移除文件中的追蹤修訂和註解

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我的文件顯示修訂

您在同事寄給您的電子郵件訊息中收到一份文件。 以這份文件為基礎來建立您想要準備的文件是個不錯的主意,因此您用新名稱儲存該文件,並且根據您的需要進行自訂。 您完全不知道同事在原始文件中留有註解,因為在您的版本中並沒有看到這些註解。

現在,您已經準備要將這份文件交給客戶,但是您想要寄給他們您自己的文件版本,而不是由原始文件、同事的註解和您的更新所彙集而成的文件。

或是,您使用 Word 中的追蹤修訂功能來追蹤您在求職信中所做的變更。 現在您想把求職信寄給未來的雇主,他應該看到的是最終的編輯結果,而不是編輯的過程。

無論是哪一種情況,當收到文件的人指出內容很難閱讀,因為有一堆刪除線、底線,旁邊還有的註解方塊時,您十分訝異。 請看, 信裡面有一個段落有三點不同處顯示刪除線,而您這次想要強調的技能是以底線文字顯示。 看來您拿到這份工作的機會渺茫。

顯示追蹤修訂的文件

當您傳送文件時此文字並不存在文件中。 Word 是怎麼找到和顯示此內容的? 要怎麼做才能讓 Word 依您想要的方式顯示?

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了解追蹤修訂功能

您可能沒有發現自己正在使用 Word 中的追蹤修訂和註解功能。 一般來說,當 Word 追蹤修訂時,會在邊界以註解方塊來顯示刪除的內容,然後以底線文字顯示插入的內容。 刪除內容以及註解 (或「註釋」),也可以內嵌的方式顯示。

隱藏追蹤修訂或註解的方法有很多種,不過在開啟 [追蹤修訂] 功能的情況下,所做的全部修訂以及所插入的全部註解在受到接受或拒絕 (以註解的情況來說,則是刪除) 之前,都將一直是文件的一部分。

 附註   隱藏追蹤修訂並不會將現有的追蹤修訂或註解從文件中刪除。 隱藏追蹤修訂反而只是方便您檢視文件,而不用費力地在刪除線、底線和註解方塊中閱讀。

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如何檢查文件的追蹤修訂和註解?

Word 2010 提供一個稱為「文件檢查」的功能,可讓您檢查文件是否有追蹤修訂、註解、隱藏文字和其他私人資訊。 若要檢查文件:

  1. 開啟要檢查追蹤修訂和註解的文件。
  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。
  3. 依序按一下 [資訊][查看問題][檢查文件]
  4. 按一下 [檢查文件] 對話方塊中的 [檢查]
  5. 檢閱檢查結果。 如果文件檢查找到註解和追蹤修訂,就會提示您按一下 [註解、修訂、版本和註釋] 旁邊的 [全部移除]
  6. 按一下 [重新檢查][關閉]

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如何移除追蹤修訂和註解?

如果要去除追蹤修訂和註解,您必須接受或拒絕變更,並刪除註解。 方法如下:

  1. [校閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組,按一下 [顯示標記] 旁邊的箭號。
    [顯示標記] 選項清單
  2. 確認下列每個項目旁邊有核取符號顯示:
  • 註解
  • 筆跡
  • 插入與刪除
  • 設定格式
  • 檢閱者 (指向 [檢閱者] 並確定已選取 [所有的檢閱者])。

如果上述任一項目旁邊沒有顯示核取符號,請按一下該項目以表示選取。

  1. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [下一個][上一個]
    [變更] 群組

  2. 請執行下列其中一項:
  • 按一下 [變更] 群組中的 [接受]
  • 按一下 [變更] 群組中的 [拒絕]
  • 按一下 [註解] 群組中的 [刪除]
  1. 重複步驟 3 和 4,直到文件中的所有追蹤修訂都已被接受或拒絕,且所有註解都已完全刪除為止。

 附註 

  • 如果您知道您要接受所有修訂,按一下 [接受],再按 [接受文件中的所有變更]
  • 如果您知道您要拒絕所有修訂,按一下 [拒絕],再按 [拒絕文件中的所有變更]
  • 若要移除所有註解,您必須將其刪除。 在 [註解] 群組中,按一下 [刪除] 旁邊的箭號,再按 [刪除文件中的所有註解]

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追蹤修訂和註解從何而來?

您可能以為自己已經移除註解或追蹤修訂,或是收到他人的文件,而不知道內含註解或追蹤修訂。 Word 如何在您不知情的情況下儲存這些項目呢?

您或是傳送該文件的人,可能為了讓文件更容易閱讀,而隱藏了追蹤修訂或註解。 但是隱藏追蹤修訂並不會將其移除。 除非您採取動作,否則修訂一直會保留在文件中。 視您的 Word 版本以及所用的設定而定,追蹤修訂或註解可能會在您或其他人開啟該文件時重新顯示。

如果您不希望其他人看到追蹤修訂和註解,請在與其他人共用文件之前,先接受或拒絕追蹤修訂,並將註解刪除。

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如何尋找隱藏的修訂和註解

隱藏追蹤修訂和註解的方法有好幾種,而這可能讓您誤以為其不在文件中。 例如:

  • [顯示供檢閱] 方塊    在 [校閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,[顯示供檢閱] 方塊會顯示您所處的檢視模式。 它還會提供其他用於檢視文件的選項。 如果您按一下 [完稿][原稿],就會隱藏追蹤修訂和註解。 若要顯示,選取 [完稿: 顯示標記][原稿: 顯示標記]
    [追蹤] 群組中的 [顯示供檢閱] 方塊
  • 顯示標記    在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,您可以使用 [顯示標記] 清單來隱藏註解和追蹤修訂。 文件中會顯示 [顯示標記] 下標有核取記號的項目,沒有核取記號的項目都會隱藏起來。 若要顯示項目,例如 [插入與刪除],在 [顯示標記] 功能表上按一下該項目。
    [顯示標記] 選項清單

為何 Microsoft Office Word 預設為顯示追蹤修訂和註解

為了防止您無意中散發含有追蹤修訂及註解的文件,根據預設,Word 會顯示追蹤修訂及註解。 [顯示完稿變更][顯示供檢閱] 方塊中的預設選項。

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魚與熊掌能否兼得?

如果您想要保留文件中的追蹤修訂或註解,且共用文件不想讓其他人看見追蹤修訂和註解,最佳的解決之道是保有不同的文件版本。

建立一個散發用的公用版本,及一個自己的私用版本。 在文件的公用版本中,如本文所述,接受或拒絕所有追蹤修訂並刪除所有註解。 而在文件的私用版本中,您可以保留已存在的追蹤修訂和註解。

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適用:
Word 2010