適用於 Word 2003 升級者之 Word 2010 中的新增功能

在 Word 2003 之後,Microsoft Word 2010 是第二個新版本的 Word。第一個是 Word 2007。這些最近的新版本引入許多有用的新功能至程式中,而且使用者介面也有重大的變更,為的就是要使 Word 提供的眾多功能更容易存取。

本文提供自 Microsoft Word 2003 之後的變更概觀。如需這些變更的可下載指南,請參閱從 Word 2003 升級至 Word 2010

What do you want to do?

提高工作效率和生產力

Word 2010 中的新 Office Fluent 使用者介面與 Word 2003 的使用者介面大有不同。功能表和工具列已經由功能區和 Backstage 檢視取代。對於使用 Word 的新手而言,此介面很直覺化。對於熟練的 Word 使用者而言,則需要重新學習一下此介面。Office Fluent 使用者介面的優點在於,可以讓使用者更輕鬆地善用 Microsoft Office 應用程式,以便能夠更快速地拿出更棒的成果。

如需互動式指南來協助您運用舊有功能表和工具列的知識,請參閱瞭解功能區及 Backstage 檢視

使用功能區找到所需的命令

新的功能區是 Office Fluent 使用者介面的元件,其中會依工作分組工具,讓您最常用的命令近在咫尺。在 Word 2010 中,您甚至可以自訂功能區,讓常用的命令都在一起。

Word 2010 功能區

圖說文字 1 索引標籤的設計以工作為導向。
圖說文字 2 各索引標籤內的群組會將工作分解成更小的子工作。
圖說文字 3 各群組中的命令按鈕可執行命令或顯示命令功能表。

全新以結果為導向的 Office Fluent 使用者介面會在您需要時,以清楚且有系統的方式呈現工具:

  • 您可從預先定義的樣式、表格格式、清單格式、圖形效果等的圖庫中選取,節省時間並充分運用強大的 Word 功能。
  • Fluent 使用者介面可讓您在文件中套用格式時無需猜測結果。格式選項庫可讓您在確認變更前,即時預覽格式在文件中的呈現。

You can use Office Labs 搜尋命令 to quickly find commands in Word 2010.

在 Backstage 檢視中掌控您的文件

在 Microsoft Office Backstage 檢視中,您可以對檔案執行所有您無法在檔案中進行的動作。Backstage 檢視是 Microsoft Office Fluent 使用者介面中的創新功能,也是可搭配功能區使用的功能,您可以在其中管理檔案,包括建立、儲存,以及檢查隱藏的中繼資料或個人資訊和設定選項。您現在可以從 Backstage 檢視預覽及列印檔案。

如需詳細資訊,請參閱 Backstage 檢視簡介

使用新的文件導覽窗格和搜尋功能在冗長的文件中找到所需內容

在 Word 2010 中,您可以在冗長文件中快速找到所需的內容。只要拖放標題,無需複製及貼上,就能輕鬆地重組文件。此外,您還可以使用漸進式搜尋功能找到內容,因此不需要明確知道您要搜尋的內容,也能找到。

如需詳細資訊,請參閱 Word 2010 的新增功能

使用 OpenType 功能微調文字

Word 2010 支援進階格式化文字功能,包括一系列的連字設定,以及您選擇的樣式集與數字格式。這些新功能可與許多 OpenType 字型搭配使用,以達到最佳印刷效果。

使用連音符號的文字

圖說文字 1 純文字
圖說文字 2 套用連音符號的文字

如需詳細資訊,請參閱字型對話方塊中的 OpenType 選項

如需其他新內容功能的詳細資訊,請參閱 Word 2010 的新增功能

按幾下滑鼠就能新增預設格式的元素

有了 Word 2010 後,您就可以使用建置組塊來新增預設格式的內容至文件。建置組塊還可讓您再使用常用的內容,以節省時間。

  • 當您處理來自特定範本類型的文件 (例如報告) 時,可以從預設格式之封面頁、重要引述、頁首及頁尾等圖件庫中選取,讓您的文件變得更美觀。
  • 若您要自訂預設格式的內容,或是您的組織常使用同一段內容 (例如免責聲明文字或客戶連絡資訊),您只需要從圖庫中按一下滑鼠選取,就能建立自己的建置區塊。

透過高影響力的圖形更有效地傳達訊息

新增的圖形與圖表功能包括立體圖案、透明、延伸陰影及其他效果。

在圖像中新增美術效果

有了 Word 2010 後,您就可以在圖片上套用精緻的「美術」效果,讓圖片看起來更像是素描、繪畫或油畫。您不需要使用其他相片編輯程式,就能輕易加強圖像的吸引力。

其他圖形增強功能包括:

  • 圖片校正可讓您微調圖像。
  • 您可以自動移除圖片中不想要的部分,例如背景。
  • 您可以快速擷取螢幕擷取畫面,在文件中併入視覺圖例。

如需在 Word 2010 中使用圖片的詳細資訊,請參閱 Word 2010 的新增功能

立即將新的外觀與風格套用至文件

樣式可讓您快速格式化文件中的主要元素,例如標題 (Heading)、標題 (Title) 及副標題。樣式是一組格式特性,例如字型名稱、大小、色彩、段落對齊方式及段落間距。使用樣式套用格式時,可以更輕易地在冗長文件中變更格式。例如,您可以僅變更單一標題樣式,而不需要變更文件中每一個標題的格式。

樣式定義會與樣式集和佈景主題設定互動,提供各種風格一致且外觀具專業水準的設計組合。您可以使用樣式集和佈景主題設定,快速變更整個文件的文字、表格及圖形外觀,以符合您喜好的樣式或色彩配置。

加入數學方程式

Word 2010 簡化了在文件中插入數學符號和公式的方式。只要到 [插入] 索引標籤並按一下 [方程式],即可從內建方程式庫選擇。您可以使用 [方程式工具] 關聯式索引標籤來編輯方程式。

輕鬆地避免拼字錯誤

當您撰寫文件以供他人閱讀時,當然不希望讓拼字錯誤模糊訊息焦點或損害到您的專業度。新的拼字檢查功能可以讓您很輕鬆就信心十足地散佈工作:

在 Office 2007 的所有 Microsoft Office system 程式中,拼字檢查功能已更為一致。這項變更的範例包含:

拼字檢查程式可以找出並標示一些關聯式拼字錯誤。您是否曾經犯過類似於以下這個錯誤: 「I will see you their.」? 在 Word 2010 中,您可以啟用 [使用關聯式拼字檢查] 選項,以協助找出及修正這種類型的錯誤。此選項適用於英文、德文或西班牙文文件的拼字檢查。如需詳細資訊,請參閱選擇拼字檢查與文法檢查的運作方式

您可以針對所建立的一份或所有文件停用拼字及文法檢查功能。

Word 無所不在

使用 Word 2010 後,您隨處都能發揮熟悉的 Word 功能。您可以使用瀏覽器及行動電話來檢視、瀏覽及編輯 Word 文件,而無損於文件的豐富性。

即使您沒有 Word 可用,只要將文件儲存在網頁伺服器上,即可在瀏覽器中使用 Word Web 應用程式開啟文件。您不但可以檢視文件,甚至還能進行變更。

如需詳細資訊,請參閱 Word Web App 簡介

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信心十足地與他人合作

Word 2010 可協助提升與同事共同作業時的效率和安全性。多位作者可以同時在 Word 中處理同一份文件。您不再需要以電子郵件附件傳送文件的複本。或者,如果您傳送文件的草稿給其他使用者,Word 2010 可以協助您有效率地收集和管理他們所做的修訂和註解。當您準備好要發佈文件時,Word 2010 可以協助您確保發佈的文件中沒有潛在尚未解決的修訂和註解。

同時處理同一份文件

在 Word 2010 中,您可以直接在 Word 中一起合作。您不必以電子郵件附件傳送,或是以 TSP_final_2_FINAL.docx 之類的名稱儲存草稿文件。您只要開啟文件,就可以開始工作。您可以看到誰正在與您一同作業,以及他們正在編輯的位置。

當您開啟共用文件時,Word 會自動快取文件,使您可以離線變更文件,當您再次上線時,Word 會自動同步處理您的變更。當您必須在辦公室外工作時,不必再擔心儲存本機複本,或回到辦公室時手動將變更合併到伺服器文件中等事。

多位作者可以同時編輯一份文件,並使彼此的變更同步處理。作者可以封鎖正在處理的文件區域。

找到並移除文件中隱藏的中繼資料和個人資訊

在您與其他人共用文件之前,可以使用 [文件檢查] 來檢查文件中是否儲存有隱藏的中繼資料、個人資訊或內容。[文件檢查] 可以找到並移除一些資訊,例如註解、版本、追蹤修訂、筆跡標註、文件摘要資訊、文件管理伺服器資訊、隱藏文字、自訂 XML 資料,以及頁首及頁尾中的資訊。[文件檢查] 可以協助您確保與其他人共用的文件不會包含任何隱藏的個人資訊或組織不想要散佈的任何隱秘內容。此外,您的組織可以自訂 [文件檢查],以新增其他類型的隱藏內容。

如需詳細資訊,請參閱透過檢查文件來移除隱藏資料及個人資訊

將數位簽章或簽名欄新增至文件

您可以在文件中新增數位簽章,以確保文件的真實性、完整性及來源。在 Word 2010 中,您可以新增隱藏的數位簽章至文件,或是插入 Microsoft Office 簽名欄,以在數位簽章外另外取得可見的簽名表示。

在 Office 文件中使用簽名欄擷取數位簽章的功能,讓組織能夠在合約等類似文件上使用無紙化簽署程序。數位簽章與紙上簽名不同,可提供確實的簽署記錄,讓您將來能夠驗證簽章。

將 Word 文件轉換為 PDF 或 XPS

Word 2010 支援將檔案匯出成下列格式:

  • 可攜式文件格式 (PDF):PDF 是版面配置固定的電子檔案格式,可以保存文件格式,而且方便共用檔案。在線上檢視或列印 PDF 格式的檔案時,PDF 格式會完全保留您想要的原始格式,而且檔案中的資料無法輕易地進行變更。如果要以商業印刷方式輸出文件,PDF 格式也相當實用。
  • XML 文件規格 (XPS):XPS 是一種電子檔格式,可以保存文件格式,並可共用檔案。在線上檢視或列印 XPS 格式的檔案時,XPS 格式會完全保留您想要的原始格式,而且檔案中的資料無法輕易地進行變更。

如需詳細資訊,請參閱儲存成 PDF 或 XPS

識別並管理具有潛在風險的文件

在 Office 2010 中,如果檔案似乎來自具有潛在風險的位置 (例如網際網路),檔案將在 [受保護的檢視] 中開啟。[受保護的檢視] 類似於任何其他唯讀檢視。[受保護的檢視] 可允許您查看文件內容,根據所得資訊決定是否要信任該檔案。

防止變更文件的最終版本

在您與其他人共用文件的最終版本之前,可以使用 [標示為完稿] 命令,讓文件成為唯讀狀態,並告知其他人您是共用最終版本的文件。當文件標示為完稿時,輸入、編輯命令及校訂標記都會停用,檢視文件的人也無法在不小心的情況下變更文件。然而,[標示為完稿] 命令並非安全性功能。任何人都可以關閉 [標示為完稿],來編輯標示為完稿的文件。

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超越文件

當電腦與檔案互連時,若要將文件儲存在小巧、穩固且可支援眾多平台的檔案中,將耗費許多成本,而這種情況越來越常見。為了因應這項需求,2010 Office 版本在 XML 支援方面進展到新的階段。新的 XML 檔案格式讓 Word 2010 的檔案變得更小、更健全,而且與資訊系統及外部資料來源密切整合。

縮減檔案大小及改善損毀復原

新的 Word XML 格式是一種經過壓縮及分段的檔案格式,可大幅減少檔案大小,並且有助於確保受損或損毀的檔案得以輕易復原。

若要深入瞭解 XML 格式的優點,請參閱 Open XML 格式與副檔名

連結文件與商務資訊

在您的企業中,您會建立文件來傳達重要的商務資料。您可以將此傳達程序自動化,節省時間並減少發生錯誤的風險。請使用新的文件控制項及資料繫結,將文件連線至後端系統,以建立會自行更新的動態智慧文件。

在文件資訊面板中管理文件摘要資訊

[文件資訊面板] 可讓您在處理 Word 文件時很容易檢視並編輯文件摘要資訊。[文件資訊面板] 會顯示在 Word 文件頂端。您可以使用 [文件資訊面板] 編輯伺服器文件的文件摘要資訊,而更新的摘要資訊會直接儲存至伺服器。

例如,您可能有一部伺服器用來追蹤文件的編輯狀態。當您完成文件的編輯時,可以開啟 [文件資訊面板],將文件的編輯狀態從 [草稿] 變更為 [完稿]。當您將文件存回伺服器時,伺服器上的編輯狀態變更也會更新。

若將文件範本儲存在 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 伺服器的文件庫中,此文件庫可能會包含儲存範本相關資訊的自訂屬性。例如,您的組織可能會要求您填入 [類別] 屬性,在文件庫中分類文件。您可以使用 [文件資訊面板],直接在 Word 環境中編輯此類屬性。

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避免遺失工作

Microsoft Office 2010 提供了功能更強大的復原工具,可在 Word 2010 發生問題或是您意外關閉程式而未儲存檔案時使用。

Office 診斷程式

安裝 Microsoft Office 2010 時,您可以授予 Microsoft Office 權限,以下載可讓 Microsoft 能夠診斷系統問題的檔案。您隨時可以在任何 Microsoft Office 程式的 [信任中心] 啟用或停用這項設定,變更會套用至所有 Office 程式。Microsoft Office 診斷程式取代了下列 Microsoft Office 2003 功能:

  • 偵測與修復
  • Microsoft Office 應用程式復原

如需詳細資訊,請參閱變更 Office 診斷程式設定

復原未儲存的工作

您現在可以更輕鬆地復原未儲存即關閉的檔案、檢閱正在使用的檔案,或使正在使用的檔案回到先前版本。就像 Word 2003 一樣,只要啟用自動回復功能,即可在處理檔案時,以您選取的間隔自動儲存版本。

現在,您可以選擇保留上一次自動儲存的檔案版本,以因應您不慎關閉未儲存檔案的情況,讓您可以在下次開啟檔案時輕鬆還原檔案。此外,當您正在使用檔案時,還可以從 Microsoft Office Backstage 檢視中存取自動儲存之檔案的清單。

如需啟用自動回復的詳細資訊,請參閱自動儲存及回復 Office 檔案

如需還原文件之自動儲存版本的詳細資訊,請參閱從 Backstage 檢視復原先前版本的檔案

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Word 2010