建立及列印大量郵件的信封

當您想要使用信封來傳送大量郵件到通訊清單時,您可以使用合併列印來建立一批信封,每一個信封都會包含清單中的一個地址。

合併列印程序大概會包含下列步驟:

  1. 設定信封 您會一次針對合併列印中的所有信封設定其版面配置。在合併列印中,用來進行這項處理的文件稱為主文件,您也可以在信封主文件中,設定您希望在每一個標籤上重複的任何內容 (如寄件者地址、公司商標或樣板文字)。
  2. 將信封連接到通訊清單 通訊清單是 Microsoft Office Word 用於合併列印中的資料來源,它是包含要列印在信封上之地址的檔案。
  3. 調整收件者的清單 Word 會針對郵寄清單中的每一個地址產生信封,如果您只想要針對郵寄清單中的某些地址產生信封,您可以選擇要併入的地址或記錄。
  4. 將稱為合併列印欄位的預留位置加入到信封 當您執行合併列印時,合併列印欄位中會填入通訊清單中的資訊。
  5. 預覽及完成合併列印 您可以先預覽每一個信封,然後再列印或傳送整組信封。

您會使用 [郵件] 索引標籤上的命令來執行合併列印。

 秘訣   您也可以使用 [合併列印] 工作窗格 (工作窗格:Office 應用程式內的視窗,可提供常用的指令。其位置及小型尺寸可讓您一邊在檔案上工作,一邊使用這些命令。)來執行合併列印,此窗格會在整個過程中逐步引導您。若要使用此工作窗格,請按一下 [郵件] 索引標籤上 [啟動合併列印] 群組中的 [啟動合併列印],然後按一下 [逐步合併列印精靈]。在此程序的步驟 1 中,按一下 [選取文件類型] 底下的 [信封]。

Word 功能區圖像

設定信封

如果您想要在信封上加入寄件者地址,可以先進行這項設定,然後再開始處理信封主文件;嘗試列印幾個測試信封來確認印表機的列印選項已正確設定,也是一個不錯的作法。

設定寄件者地址

  1. 啟動 Word。
  2. 按一下 [Office 按鈕] 按鈕圖像 ,然後按一下 [Word 選項]。
  3. 按一下 [進階]。
  4. 向下捲動,並在 [一般] 底下的 [地址] 方塊中輸入寄件者地址。
  5. Word 會儲存這個地址,以便當您每次想要在文件中插入寄件者地址時可以使用。
  6. 按一下 [確定]。

確認列印選項

在您以錯誤方式透過印表機執行一批信封之前,可以先確認印表機的選項已設定正確。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [建立] 群組中,按一下 [信封]。

Word 功能區圖像

  1. 按一下 [選項],然後按一下 [信封選項] 索引標籤。
  2. [信封大小] 方塊中,按一下符合信封大小的選項。

如果沒有任何選擇符合您的信封大小,請捲動到清單的底端,按一下 [自訂大小],然後在 [寬度] 及 [高度] 方塊中,輸入信封尺寸。

  1. 按一下 [列印選項] 索引標籤。

印表機驅動程式會傳送資訊到 Word,告知 Word 將信封裝入印表機所應該使用的方式,這項資訊會顯示在 [信封選項] 對話方塊的 [列印選項] 索引標籤上。


[信封選項] 對話方塊的 [列印選項] 索引標籤

圖說文字 1 進紙方式會決定信封的位置 (右邊、中間、左邊),也會決定是要將長邊還是短邊送入印表機中。
圖說文字 2 信封可以正面向上或正面向下,正面就是有列印地址的那一面。
圖說文字 3 如果先將信封短邊那一面送入印表機,則信封可能需要翻轉,以避免信封正面上的文字上下顛倒。

下圖的信封位於右側、正面向下、信封蓋口在上方,而且會將短邊送入印表機 (根據上面對話方塊中的設定)。

有裝入信封的印表機

以上的圖像取自 Microsoft Office Online 的訓練中心

  1. 裝入信封,如對話方塊中所指示。
  2. 按一下 [確定]。
  3. 在 [收件者地址] 方塊中輸入一些測試文字,然後按一下 [列印] 列印信封。
  4. 確認信封已正確列印。
  5. 如果信封未正確列印,請執行下列任何一項動作:
    • 參閱可用的印表機資訊,找出將信封裝入印表機的方法。
    • 更新印表機驅動程式。
    • 回到 [信封選項] 對話方塊中的 [列印選項] 索引標籤,並調整列印選項,然後再次列印信封。請重複這個程序,直到您找出會產生您想要之結果的列印選項設定為止。
  6. 當您正確列印測試信封時,請注意 [信封選項] 對話方塊中 [列印選項] 索引標籤上的設定,好讓您可以在之後的合併列印期間複製這些設定。

處理信封主文件

  1. 啟動 Word。

根據預設,會開啟一份空白的文件。請讓文件保持為開啟狀態。如果關閉文件,就無法在下一個步驟中使用命令。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,按一下 [啟動合併列印]。

Word 功能區圖像

  1. 按一下 [信封]。
  2. 按一下 [信封選項] 對話方塊中的 [信封選項] 索引標籤,然後在 [信封大小] 方塊中,按一下符合信封大小的選項。

如果沒有任何選擇符合您的信封大小,請捲動到清單的底端,按一下 [自訂大小],然後在 [寬度] 及 [高度] 方塊中,輸入信封尺寸。

  1. 在 [收件者地址] 和 [寄件者地址] 區段中進行您想要的任何格式調整。您可以在此對話方塊的 [預覽] 區段中看到版面配置設定的結果。
  2. 如果列印設定的驗證顯示您需要調整這些設定,請按一下 [列印選項] 索引標籤,然後進行必要的調整。
  3. 當您完成時,按一下 [確定]。

Word 會建立一個文件,此文件的頁面大小會調整為指定的信封大小。如果您在 Word 中有設定寄件者地址,該寄件者地址會顯示在頁面的圖文框中,還有另一個空白圖文框會包含收件者地址。若要查看圖文框界限,請在信封本文中按一下您希望收件者地址出現的位置。

繼續合併列印

如果您需要停止進行合併列印,您可以儲存信封主文件,並於之後繼續進行合併,Word 會保留資料來源和欄位資訊。如果您之前是使用 [合併列印] 工作窗格,當您繼續進行合併時,Word 會回到您在此工作窗格中的位置。

  1. 當您準備好要繼續合併時,請開啟文件。

Word 會顯示一則訊息,要求您確認是否要開啟將會執行 SQL 命令的文件。

  1. 由於這份文件是連接至資料來源,而且您希望擷取資料,因此請按一下 [是]。如果您要開啟一份您不確定是否已經連接至某資料來源的文件,請按一下 [否],避免存取可能是不安全的資料。

文件的文字會連同您插入的所有欄位一起出現。

  1. 按一下 [郵件] 索引標籤,並繼續進行您的工作。

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將信封連接到通訊清單

若要將資訊合併到信封中,您必須將信封連接到通訊清單 (也稱為資料來源或資料檔案)。如果您還沒有資料檔案,可以在合併列印的過程中建立一個資料檔案。

選擇資料檔案

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,按一下 [選取收件者]。

Word 功能區圖像

  1. 請執行下列其中一項動作:
    • 如果您想要在 Microsoft Office Outlook 中使用連絡人清單,請按一下 [從 Outlook 連絡人選取]。

顯示使用 Microsoft Office Outlook 連絡人清單的秘訣

連接至 Outlook [連絡人] 資料夾通常是一個非常直接的程序,但是有時候可能會遇到問題。以下是一些您可能會遇到的常見問題:

我找不到 Outlook 連絡人資料夾

您可能需要開啟 Microsoft Office Outlook 中的 [將此資料夾顯示為電子郵件通訊錄] 摘要資訊,或是變更您的 Outlook 使用者設定檔。

開啟 [將此資料夾顯示為電子郵件通訊錄] 摘要資訊

  1. 在 Microsoft Office Outlook 中,按一下 [到] 功能表中的 [連絡人]。
  2. 以滑鼠右鍵按一下含有您要用於合併列印之資訊的 [連絡人] 資料夾,然後按一下快顯功能表中的 [摘要資訊]。
    Outlook 中的連絡人內容
  3. 在 [Outlook 通訊錄] 索引標籤中,確認已經選取 [將此資料夾顯示為電子郵件通訊] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

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變更 Outlook 使用者設定檔

Microsoft Office Outlook 使用者設定檔就是電子郵件帳戶與通訊錄的群組;通常您只需要一個設定檔,不過如果您和別人共用電腦,或是因為不同用途而使用不同的通訊錄,您就可以設定一個以上的設定檔。如果當您開始合併列印時,您使用的設定檔未包含您要使用的 [連絡人] 資料夾,將無法使用該資料夾。

若要切換到不同的使用者設定檔,只要重新啟動 Outlook 即可,然後在提示您選擇設定檔時,選擇包含您想要用於合併列印之 [連絡人] 資料夾的設定檔。

如果系統沒有提示您輸入設定檔,而且您確定自己具有多個設定檔,那麼您可以設定 Outlook 而獲得系統提示,方法如下:

  1. 結束 Outlook。
  2. 在 [控制台] 中,切換到 [傳統檢視],然後按一下 [郵件]
  3. 按一下 [顯示設定檔]。
  4. 若要在每次啟動 Outlook 時提示您選取設定檔,請按一下 [提示使用的設定檔],然後按一下 [確定]。


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我收到與郵件用戶端和表格相關的錯誤訊息

如果您在 Word 中執行合併列印時試圖連接到您的 [連絡人] 資料夾,而 Outlook 並沒有設定為 Windows Internet Explorer 中的預設電子郵件程式,您會看到以下訊息:

「沒有預設的郵件用戶端程式,或是目前的郵件用戶端程式無法處理郵件,請執行 Microsoft Office Outlook 並設定成預設的郵件用戶端程式。」

如果您不希望在合併列印期間出現這個訊息,請執行下列動作:

  1. 結束 Word。
  2. 按一下 Internet Explorer [工具] 功能表上的 [網際網路選項],然後按一下 [程式] 索引標籤。
  3. 按一下 [電子郵件] 底下的 [Microsoft Office Outlook],然後按一下 [確定]。

再次啟動 Word、開啟合併列印文件,然後連接到 Outlook 的 [連絡人] 資料夾。


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我無法連接到公用資料夾中的 Outlook 連絡人資料夾

如果您在 Word 中開始一項合併列印作業,而且嘗試連線到 [公用資料夾] 的 [Outlook 連絡人] 資料夾,您會收到一則訊息,指出:

"此作業無法完成,因為對話或資料庫引擎故障。請稍候再試一次。"

如果您於稍後再試一次,會收到相同的訊息。

若要將 [公用資料夾連絡人] 資料夾做為合併列印的資料檔案,必須從 Microsoft Office Outlook 內部起動合併列印。

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我想要使用 Outlook Express 通訊錄當做連絡人資料夾

您不能在合併時直接連接到這種類型的通訊錄,而是要將 Microsoft Outlook Express 通訊錄以 .csv 文字檔的格式匯出,然後再連接此格式的通訊錄。

匯出 Outlook Express 通訊錄

  1. 啟動 Outlook Express。
  2. 指向 [檔案] 功能表上的 [匯出],然後按一下 [通訊錄]。
  3. 在 [通訊錄匯出工具] 對話方塊中,按一下 [文字檔 (逗點分隔)],然後按一下 [匯出]。
  4. 在 [另存匯出檔案為] 方塊中,輸入匯出的檔案名稱,然後按一下 [瀏覽]。
  5. 在 [另存新檔] 對話方塊的 [儲存於] 清單中,選擇您想要用來儲存檔案的位置,然後按一下 [儲存];將資料檔案儲存在 [我的文件] 資料夾中的 [我的資料來源] 資料夾會比較方便,Word 會在您進行合併而瀏覽資料檔案時,先在這個位置搜尋資料檔案。
  6. 按一下 [下一步],並選取您想要匯出之欄位旁邊的核取方塊,再按一下 [完成]。

 附註   在決定要匯出哪些欄位時,建議您同時考慮想要以合併列印建立的那些套印信件、電子郵件訊息或標籤。例如:如果一定不會在合併文件中包含暱稱或個人網頁,便不要匯出這些欄位。

  1. 當您收到訊息,指出匯出序程序已經完成時,請按一下 [確定]。
  2. 若要關閉 [通訊錄匯出工具] 對話方塊,請按一下 [關閉],然後結束 Outlook Express。

當您回到 Word 中執行合併列印,而且要開始連接資料檔案的步驟時,請選擇 [使用現有清單] 選項並瀏覽找出剛才匯出的 .csv 檔案。在檔案開啟前,會要求您選擇要使用哪種分隔字元來分隔通訊清單的資料欄位。請選擇 [逗號] 並按一下 [確定]。


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  • 如果您有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 資料庫或其他類型的資料檔,請按一下 [使用現有清單],然後在 [選取資料來源] 對話方塊中找到該檔案。

如果您使用的是 Office Excel,可以從任一活頁簿或活頁簿內的指定範圍中選取資料。如果是 Office Access,可以從任一資料表或已於資料庫中定義之查詢 (查詢:一種查找方法,它在資料來源所儲存的記錄中查找所有符合您命名之一組準則的記錄。查詢可以包含有助於縮小搜尋範圍的運算子、引號、萬用字元及括號。)中選取資料。至於其他的資料檔案類型,則可以在 [選取資料來源] 對話方塊中選取檔案。如果該對話方塊中沒有列出檔案,請選擇適當的檔案類型或選取 [檔案類型] 方塊中的 [所有檔案]。而在合併列印中,您可以使用下列的檔案類型:

顯示在 Office Excel 中格式化資料的秘訣

如果資料檔案是一份包含百分比、貨幣值或郵遞區號的 Office Excel 工作表,您可以使用「動態資料交換 」(DDE),從 Word 連接至 Excel 工作表,藉此保留這些資料的數字格式設定。例如,可以確保資料檔案中 07865 這個五位數的郵遞區號,不會顯示為 7865,而少了第一個零。

在連接至工作表之前,請在 Word 中執行以下動作:

  1. 按一下 [Office 按鈕] ,然後按一下 [Word 選項]。
  2. 按一下 [進階]
  3. 捲動至 [一般] 區段,選取 [開啟舊檔時確認格式轉換] 核取方塊。
  4. 按一下 [確定]。
  5. 在合併列印主文件開啟的狀態下,按一下 [郵件] 索引標籤中 [啟動合併列印] 群組內的 [選取收件者],然後按一下 [使用現有清單]。
  6. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,找到 Excel 工作表,然後按兩下該工作表。
  7. 按一下 [確認資料來源] 對話方塊中的 [透過 DDE 的 MS Excel 工作表 (*.xls)],然後按一下 [確定]。
    •  附註   如果沒有顯示 [透過 DDE 的 MS Excel 工作表 (*.xls)],請選取 [全部顯示] 核取方塊。

  8. 在 [Microsoft Office Excel] 對話方塊的 [命名或選擇儲存格範圍] 中,選取含有您要合併之資訊的儲存格範圍或工作表,然後按一下 [確定]。
    •  附註   如果您不希望每次開啟資料檔案時收到提示,可以在連接到工作表後,清除 [開啟舊檔時確認轉換] 核取方塊。

  • 如果您沒有資料檔,請按一下 [輸入新清單],然後使用開啟的表單,建立您的清單。清單會儲存成您可以重複使用的資料庫 (.mdb) 檔案。

 附註   如果您已安裝 2007 Microsoft Office system (而不是單獨安裝 Office Word 2007),您也可以使用 Microsoft Query 來建構查詢 (查詢:一種查找方法,它在資料來源所儲存的記錄中查找所有符合您命名之一組準則的記錄。查詢可以包含有助於縮小搜尋範圍的運算子、引號、萬用字元及括號。),並從外部資料來源 (外部資料來源:此資料來源包含使用者想要存取的資料,例如 Microsoft Excel 清單或 Microsoft Access 資料庫。)擷取您想要的資料。

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調整收件者的清單

當您連接到某個資料檔案時,您可能不會想要將該資料檔案中所有記錄內的資訊都合併到信封。

若要調整收件者清單或是使用資料檔案中的項目子集合,請執行下列動作:

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,按一下 [編輯收件者清單]。

Word 功能區圖像

  1. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,執行下列其中任何一項動作:
    • 選取個別的記錄    如果您的清單很短的話,這個方法最有用。請選取您要加入之收件者旁邊的核取方塊,並且清除您要排除之收件者旁邊的核取方塊。

如果您確定只要在合併中加入少數幾筆記錄,您可以清除標題列中的核取方塊,然後只選取需要的那幾筆記錄。同樣的,如果想要加入清單中的大部分記錄,可以先選取該核取方塊,然後再清除核取不需要的那些記錄。

  • 資料排序    按一下排序依據之項目的欄位標題。此清單會以字母遞增順序排序 (從 A 到 Z)。再次按一下此欄位標題,即可以字母遞減順序來排序清單 (從 Z 到 A)。

如果您需要更複雜的排序方法,按一下 [調整收件者清單] 底下的 [排序],然後在 [篩選與排序] 對話方塊的 [排序記錄] 中,選擇您偏好的排序設定。例如,如果您希望相同郵遞區號中的收件者地址按姓氏字母排序,而且所有的郵遞區號按數字順序排列,便可以使用這種排序方式。

  • 篩選記錄    如果清單含有您知道但不想在合併中看見或納入的記錄,這就很有用。在您篩選清單之後,就可以選取或清除核取方塊來納入或排除記錄。

若要篩選記錄,請執行下列動作:

  1. 按一下 [調整收件者清單] 底下的 [篩選]。
  2. 在 [篩選與排序] 對話方塊的 [篩選記錄] 索引標籤中,選擇您要用於篩選的準則。

例如,如果只要針對將澳大利亞列為國家/地區的地址來產生信封,您可以按一下 [欄位] 清單中的 [國家/地區]、[比較] 清單中的 [等於],以及 [比對值] 清單中的 [澳大利亞]。

  1. 若要進一步調整篩選,請按一下 [和] 或 [或],然後選擇更多的準則。

例如,如果只要針對位於德國慕尼黑的公司產生信封,您的篩選條件可以是 [城市] 欄位包含 [慕尼黑] 且 [公司名稱] 欄位非空白的記錄。如果您在這項篩選中使用 [或] 而不是 [和],則合併列印會包含所有慕尼黑的地址,以及包含公司名稱的所有地址 (不論城市為何)。

 附註   如果您已安裝地址驗證軟體,可以按一下 [合併列印收件者] 方塊中的 [驗證地址],驗證收件者的電子郵件地址。

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將稱為合併列印欄位的預留位置加入到信封

當您將信封連接到通訊清單之後,您便準備好可以加入預留位置來指示地址將出現在每一個信封上的位置;您也可以加入您希望在每一個標籤上重複的內容 (如圖片或寄件者地址)。

地址的預留位置稱為合併列印欄位。Word 中的欄位會對應所選之資料檔案中的欄標題。


具有欄 (類別) 與列 (記錄) 的資料檔案

圖說文字 1 資料檔案中的欄代表資訊的類別,您加入到信封的欄位就是這些類別的預留位置。
圖說文字 2 資料檔案中的列代表資訊的記錄;當您執行合併列印時,Word 會針對每一筆記錄產生信封。

將欄位放到您所設定的起始信封 (信封主文件) 中,便可指示您希望某個類別的資訊 (如姓名或地址) 出現在該位置。

插入到信封上的欄位

 附註   當您將合併列印欄位插入到信封主文件時,該欄位名稱一定會以 (« ») 符號圍住,這些 (« ») 符號並不會出現在最後的信封中,其存在只是為了讓您區分信封主文件中的欄位與一般文字。

進行合併時會產生的結果

當您進行合併時,資料檔案中第一列的資訊會取代用來建立第一個信封的欄位;資料檔案中第二列的資訊會取代用來建立第二個信封的欄位,依此類推。

將資料檔案中的資訊合併到信封

使用欄位:範例

您可以將資料檔案中的任何欄標題當做欄位加入到信封上,如此可讓您在設計信封時有更大的彈性。例如,假設您的郵寄清單是針對電子報的訂閱者,而且您的資料檔案包含 ExpireDate 一欄來儲存每一筆訂閱的到期日期;如果您先將 «ExpireDate» 欄位放在信封主文件中,然後再執行合併列印,則每一位訂閱者都會在他們的信封上看到他們自己的到期日。

您可以合併欄位,並使用標點符號加以分隔。例如,若要建立地址,您可以根據以下方式在信封主文件中設定欄位:

«First Name» «Last Name»

«Street Address»

«City», «State» «Postal code»

對於經常使用的項目,如地址區塊及祝賀行,Word 會提供綜合欄位,而好幾個欄位會構成一個群組。例如,[地址區塊] 欄位其實是由數個欄位組成的,包括名字、姓氏、街道名稱、城市與郵遞區號。

[地址區塊] 欄位中的元素

在這些綜合欄位中,您可以自訂每一個的欄位內容。例如,您可以在地址欄位中,選擇較正式的姓名格式 (Mr. Joshua Randall Jr.)。而在祝賀行欄位中,可以使用 "To",而不使用 "Dear"。

將合併列印欄位對應到資料檔案

若要確保 Word 可以在資料檔案中找到對應於每個地址元素的欄位,您必須在 Word 中將合併列印欄位對應到資料檔案中的這些欄位。

若要對應欄位,請在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入欄位] 群組中,按一下 [符合欄位]

Word 功能區圖像

會開啟 [符合欄位] 對話方塊。

[符合欄位] 對話方塊

地址元素會列於在左側,而資料檔案的欄標題會列於右側。

Word 會搜尋符合每一項元素的欄。在圖例中,Word 會自動將資料檔案的 [姓氏] (Surname) 欄對應到 [姓氏] (Last Name),但是 Word 無法比對其他元素,例如,Word 無法從這個資料檔案比對 [名字]。

在右方的清單中,可以從資料檔案中選取符合左方元素的欄。在圖例中,[名稱] 一欄現在會符合 [名字],而 [尊稱]、[唯一識別字] 和 [中間名] 可以不相符。您的合併列印信封不需要使用每一個欄位;如果您加入的欄位未包含資料檔案中的資料,則該欄位會以空的預留位置形式 (通常是一空白行或隱藏的欄位) 出現在合併的文件中。

[符合欄位] 對話方塊

輸入內容並新增欄位

您可以將樣板文字和圖片加入到您所設定的初始信封 (信封主文件) 上,這些元素在合併中的所有信封上都是相同的。例如,如果您尚未在 Word 中設定可重複使用的寄件者地址,則可以併入公司商標或寄件者地址。

新增內容

  1. 將游標放在您想要插入內容的位置上。
  2. 如果要在尚未於 Word 中設定寄件者地址時加入寄件者地址,請按一下信封上的寄件者地址區域,即會出現圖文框界限,然後在此圖文框中輸入寄件者地址。
  3. 若要加入圖片,請按一下信封上的寄件者地址區域或收件者地址區域,或是按兩下地址區域的外面,然後在 [插入] 索引標籤上,按一下 [圖例] 群組中的 [圖片];找出此圖片,然後按兩下此圖片。如果您需要調整此圖片的大小,請選取它,然後按住 SHIFT 鍵,並拖曳邊角縮放控點;拖曳邊角縮放控點會維持高度對寬度的比率。若要定位此圖片,請以滑鼠右鍵按一下此圖片,並指向快顯功能表上的 [文繞圖],然後按一下 [與文字排列] 以外的任何換行選項。

新增欄位

  1. 在您所設定的初始信封 (信封主文件) 上,按一下收件者地址區域。

圖文框框線隨即出現。

  1. 使用 [郵件] 索引標籤上的 [寫入與插入欄位] 群組。

Word 功能區圖像

  1. 加入下列任何一項:

顯示含有名稱、地址與其他資訊的地址區塊

  1. 按一下 [地址區塊]。
  2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選取您要加入的地址元素與所要的格式,然後按一下 [確定]。
  3. 如果顯示 [符合欄位] 對話方塊,表示 Word 可能無法找到地址區塊所需的某些資訊。按一下 [(不相符)] 旁邊的箭號,然後從資料來源中選取對應至合併列印所需之欄位的欄位。

顯示個別欄位

您可以插入個別欄位中的資訊,例如捐款人名單中的名字、電話號碼或捐款金額。若要快速將資料檔案中的欄位加入到信封主文件,請按一下 [插入合併欄位] 旁邊的箭號,然後按一下該欄位名稱。

如需在文件中插入個別欄位的其他選項,請執行下列動作:

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入欄位] 群組中,按一下 [插入合併欄位]。
  2. 在 [插入合併欄位] 對話方塊中,執行下列其中一項動作:
    • 若要選取可以對應至資料來源中之欄位的地址欄位 (即使資料來源的欄位不具有和您的欄位一樣的名稱),請按一下 [地址欄位]。
    • 若要選取一定會採用直接取自您資料檔中之資料的欄位,請選取 [資料庫欄位]。
  3. 在 [欄位] 方塊中,按一下您想要的欄位。
  4. 按一下 [插入],然後按一下 [關閉]。
  5. 如果出現 [符合欄位] 對話方塊,表示 Word 可能無法找到插入此欄位所需的某些資訊。請按一下 [(不相符)] 旁邊的箭號,然後從資料來源中選取對應至合併列印所需之欄位的欄位。

 附註   如果您要從 [資料庫欄位] 清單插入一個欄位,並於稍後切換到不同名稱之資料行的資料來源,那麼 Word 便無法將該欄位資訊插入合併後的文件。

顯示Office Outlook 連絡人的自訂欄位

將自訂連絡人欄位併入主文件中的唯一方法,就是從 Microsoft Office Outlook 內開始進行合併列印。首先,請先設定連絡人的檢視,使其包含您想用於合併中的欄位,然後開始進行合併列印。當您選擇您想要的設定之後,Word 會自動啟動,讓您可以完成合併。

設定包含自訂欄位的連絡人檢視

  1. 在 Outlook 連絡人的 [檢視] 功能表中,指向 [目前檢視],然後按一下 [電話清單]。
  2. 以滑鼠右鍵按一下欄位標題,然後按一下快顯功能表中的 [欄位選擇]。
  3. 在 [欄位選擇] 對話方塊頂端的下拉式清單中,選取 [資料夾中使用者定義欄位]。
  4. 從對話方塊中將您想要加入的欄位拖曳至欄位標題。一個小型的紅色箭頭會協助您將欄位放在您所要的位置上。
    將自訂欄位從 [欄位選擇] 中拖曳至 [連絡人] 資料夾檢視中

 附註   您現在可以按一下底部的 [新增],在 [欄位選擇] 對話方塊中加入新的欄位。

  1. 將所有自訂欄位加入至檢視中之後,請關閉 [欄位選擇] 對話方塊。
  2. 如要移除某個不要包括在合併列印中的欄位,請按一下 [電話清單] 檢視內欄位標題中的欄位名稱,然後將該欄位拖離欄位標題。

從 Outlook 執行合併列印

  1. 在 Outlook 連絡人中,按一下 [工具] 功能表上的 [合併列印]。
  2. 在 Outlook 連絡人中選取個別連絡人,其方式是按住 SHIFT 鍵並按一下來選取某個範圍,或是按住 CTRL 鍵並按一下來選取個別連絡人。如果您想要併入目前檢視中可見的所有連絡人,請勿點選任何連絡人。
  3. 按一下 [工具] 功能表上的 [合併列印]。
  4. 如果您已選取要併入合併列印中的個別連絡人,請按一下 [僅選取的連絡人]。如果您想要併入目前檢視中可見的所有連絡人,請按一下 [目前檢視中的所有連絡人]。
  5. 如果您已設定 [電話清單] 檢視,讓它明確顯示您想要用於合併列印中的欄位,請按一下 [目前檢視中的所有連絡人],否則請按一下 [所有連絡人欄位],讓所有連絡人欄位都可以在合併列印中使用。
  6. 如果您想要針對合併列印產生新的主文件,請按一下 [新增文件],否則請按一下 [現存文件],然後按一下 [瀏覽],尋找要當做主文件使用的文件。
  7. 如果您想要儲存已選取的連絡人和欄位,使其可以重複使用,請選取 [永久性檔案] 核取方塊,然後按一下 [瀏覽] 儲存該檔案,這些資料會以逗號分隔的資料形式儲存在 Word 文件中。
  8. 選取 [信封]。
  9. 按一下 [確定]。當此文件在 Word 中開啟時,請在 [郵件] 索引標籤上的 [寫入與插入欄位] 群組中,按一下 [插入合併欄位] 旁邊的箭號,然後按一下您想要加入至此信封主文件的欄位。

 附註 

  • 您無法以手動方式輸入功能變數字元 («« »») 或使用 [插入] 功能表上的 [符號] 命令,而必須使用合併列印。

格式化合併的資料

資料庫與試算表程式,例如:Microsoft Office Access 與 Microsoft Office Excel,將您在儲存格輸入的資訊,都儲存為未經處理的資料。 您所套用的格式,例如:字型和色彩,不會隨著未經處理的資料儲存。當您將任一資料檔的資訊匯入 Word 文件時,只會匯入原始格式,並不會同時匯入所套用的格式設定。

若要設定文件中資料的格式,請選擇該合併列印欄位,然後設定格式,如同您設定任何其他文字格式的方法。請確認選取範圍包括括住該欄位的>形箭號 (« »)。

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預覽及完成合併列印

當您將欄位加入到您所設定的初始信封 (信封主文件) 之後,您便準備好可以預覽合併列印結果;對預覽結果感到滿意之後,便可完成合併列印。

預覽合併

在實際完成合併列印之前,可以預覽信封並進行變更。

若要進行預覽,請在 [郵件] 索引標籤的 [預覽結果] 群組中,執行下列任何一項:

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  • 按一下 [預覽結果]
  • 按一下 [預覽結果] 群組中的 [下一筆記錄] 和 [前一筆記錄] 按鈕,在每一個信封中瀏覽。
  • 按一下 [尋找收件者] 來預覽特定的文件。

 附註   按一下 [郵件] 索引標籤上 [啟動合併列印] 群組中的 [編輯收件者清單],即可開啟 [合併列印收件者] 對話方塊,您可以在這裡篩選清單,或是在看到不想要併入的記錄時清除收件者。

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完成合併

您可以列印信封或是個別加以修改,您也可以列印或變更所有的信封或是信封的子集合。

列印信封

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [完成] 群組中,按一下 [完成與合併],然後按一下 [列印文件]。

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  1. 選擇是要列印整組信封、只列印目前可見的信封,還是列印整組信封的某個子集合 (根據記錄號碼指定)。

變更個別信封

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [完成] 群組中,按一下 [完成與合併],然後按一下 [編輯個別文件]。

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  1. 選擇是要編輯整組信封、只編輯目前可見的信封,還是編輯整組信封的某個子集合 (根據記錄號碼指定)。Word 會將您想要編輯的複本儲存為單一檔案,並在每一個信封之間加上分頁符號。

儲存信封主文件

請牢記一點,您所儲存的信封與您所設定的初始信封 (信封主文件) 不同。若您打算將信封主文件用於其他合併列印,則儲存信封主文件本身是很好的作法。

當您儲存信封主文件時,您也可以將它的連接儲存至資料檔案。當下次開啟這個信封主文件時,系統會提示您選擇是否要將該資料檔案中的資訊再次合併至信封主文件中。

  • 若您按一下 [是],會開啟文件,並包含第一筆合併記錄中的資訊。
  • 若您按一下 [否],信封主文件和資料檔案之間的連接會中斷;信封主文件會變成標準 Word 文件,而且會以第一筆記錄中的唯一資訊來取代欄位。

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適用:
Word 2007