另存 PDF 檔

如果您要與其他人共用 2007 Microsoft Office 檔案,但是不希望其他人變更格式,您可能需要先將檔案另存成 PDF。

本文內容


什麼是 PDF 格式?

可攜式文件格式 (PDF) 會確保列印或檢視的檔案保留您想要的原始格式。如果要使用商業印刷方式,PDF 格式也相當實用。

 重要事項   

  • 沒有 PDF 選項?Adobe Systems 下載並安裝 Acrobat。
  • 若要檢視 PDF 檔案,從 Adobe Systems 下載及安裝 Adobe Acrobat Reader 在電腦上。按一下 [Get Adobe Reader]
  • 若要建立 PDF 檔案,從 Adobe Systems 下載並安裝 Acrobat。

在 Office 程式中另存成 PDF 格式

在以下清單中,尋找您使用的 2007 Microsoft Office system 程式,進一步瞭解以 PDF 格式儲存的相關資訊。

您目前使用哪一種 程式?


Access

  1. 開啟您想要發佈成 PDF 的資料表或報表。
  2. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] 按鈕圖像 、指向 [另存新檔] 旁的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]
  3. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取檔案名稱。
  4. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]
  5. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。
  6. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:
    • 如果資料表或報表需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]
    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]
  7. 若要為檔案指定各種選項,請按一下 [選項] (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]
  8. 按一下 [發佈成 PDF 或 XPS] 對話方塊中的 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

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Excel

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] 按鈕圖像 、指向 [另存新檔] 旁的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]
  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取活頁簿名稱。
  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]
  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。
  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:
    • 如果活頁簿需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]
    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]
  6. 若要為檔案指定各種選項,請按一下 [選項] (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]
  7. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

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InfoPath

當您在 Office InfoPath 2007 中填寫表單時,請執行以下動作:

  1. [檔案] 功能表上,指向 [匯出至],然後按一下 [PDF 或 XPS]
  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取表單名稱。
  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]
  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。
  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:
    • 如果表單需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]
    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]
  6. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

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OneNote

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈成 PDF 或 XPS]
  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取檔案名稱。
  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]
  4. [頁面範圍] 旁按一下適當選項,表示您要儲存成 PDF 的筆記本範圍。
  5. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

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PowerPoint

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] 按鈕圖像 、指向 [另存新檔] 旁的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]
  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取簡報名稱。
  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]
  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。
  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:
    • 如果簡報需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]
    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]
  6. 若要為檔案指定各種選項,請按一下 [選項] (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]
  7. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

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Publisher

另存成 PDF 供共用或 Web 散佈之用

如果您想在 Web 或網路上以固定格式共用出版物,請執行以下動作:

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈成 PDF 或 XPS]
  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取出版物名稱。
  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]
  4. 按一下 [最佳化] 旁邊的 [變更]
  5. [發佈選項] 對話方塊的 [指定要如何列印或發佈此出版物] 清單中,按一下符合出版物需求的最佳化。例如,如果您要線上散佈此出版物,而且檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小的大小]。若列印品質的考量優先於檔案大小,請按一下 [高品質列印]
  6. 按一下 [進階],顯示整個對話方塊,並選取您需要的設定 (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。
  7. 按一下 [確定]
  8. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請在 [另存新檔] 對話方塊中選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。您必須在電腦上安裝 PDF 閱讀程式,而且不能選取 [發佈選項] 對話方塊中的 [商業印刷] 選項,才能使用這個核取方塊。
  9. 按一下 [儲存]

另存成 PDF 供商業印刷之用

如果要傳送出版物至商業印刷機,請執行以下動作:

  1. [檔案] 功能表上,指向 [隨身出版],然後按一下 [攜帶至商業印刷服務]
  2. 在左方窗格的 [要如何列印此出版物?] 清單中,按一下所需的選項。如果您要使用平版印刷服務,請按一下 [商業印刷]。如果您要使用專業影印店的服務,請按一下 [高品質列印]
  3. 按一下 [列印選項]
  4. [列印選項] 對話方塊中,選取所需的選項 (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]
  5. [選擇要修復的項目] 下,修復 Publisher 已識別出的任何問題。
  6. [匯出] 下選取 [建立 PDF] 核取方塊。
  7. 按一下 [儲存]
  8. 在 [隨身出版精靈] 中選取檔案的匯出位置,並按一下 [下一步]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

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Visio

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈為 PDF 或 XPS]
  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取繪圖名稱。
  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]
  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。
  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:
    • 如果繪圖需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]
    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]
  6. 若只要列印選取的頁面,或要指定其他發佈選項,請按一下 [選項] 並選取所需設定 (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]
  7. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

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Word

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] 按鈕圖像 、指向 [另存新檔] 旁的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]
  2. [檔案名稱] 欄位中,輸入或選取文件的名稱。
  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]
  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。
  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:
    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]
    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]
  6. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面範圍、選擇是否列印標記,以及選取輸出選項 (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]
  7. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

 附註   本文所述之協力廠商產品是由與 Microsoft 無關的廠商所製造,Microsoft 對這些產品的效能或可靠性不負任何暗示或其他形式的擔保責任。

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適用:
Access 2007, Excel 2007, OneNote 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Visio 2007, Word 2007