徹底移除追蹤修訂

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我的文件顯示修訂

您在同事寄來的電子郵件中收到了一份挾帶的文件。這份文件恰好可以用來建立另一份您需要用到的文件;因此,您以新的名稱儲存該文件,並且根據需要進行修改。您萬萬沒想到,您的同事居然在原始文件中留下了註解,因為您在自己的複本中並沒有看到這些註解。

現在,您已經準備要將這份文件交給客戶了,但是您想要寄給他們您自己的文件版本,而不是由原始文件、同事的註解和更新文字所彙集而成的文件。

或者,您已使用 Microsoft Office Word 2007 的 [追蹤修訂] 功能追蹤您對求職信所做的變更,現在您想要將求職信寄給未來的雇主,他們應該看到的是最後編輯結果,而不是您所經歷的思考過程。

無論是上述哪一種情況,當收件者回覆說您的文件裡包含了一堆刪除線、底線,旁邊還有一堆註解方塊,因此實在難以閱讀時,您還真是嚇了一跳。自己瞧瞧吧!您求職信中的一個段落包含三個不同重點且加上了刪除線,而您這次真正想要強調的技能則加上了底線。看來您是得不到這份工作了。 

顯示追蹤修訂的文件

當您寄出文件時並沒有這些文字。Word 是從哪裡找來這些內容,並顯示在文件中的?您該怎麼做,才能讓 Word 乖乖聽話呢?

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了解追蹤修訂功能

您可能正在使用 Word 中的 [追蹤修訂] 或 [註解] 功能,自己卻渾然不覺。在一般情況下,當 Word 進行追蹤修訂時,會將刪除的文字顯示在邊界內的註解方塊中,並為插入的文字加上底線。刪除的文字和註解 (或「註釋」) 也能以內嵌方式顯示。

雖然有很多不同的方法可以隱藏追蹤修訂或註解,不過在開啟 [追蹤修訂] 功能的情況下,所做的全部修訂以及所插入的全部註解在受到接受或拒絕 (以註解的情況來說,則是刪除) 之前,都將一直是文件的一部分。

 附註   隱藏追蹤修訂不會從文件刪除現有的追蹤修訂或註解,其目的是要方便您檢視文件,不需要和一堆刪除線、底線和註解方塊奮戰。

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如何檢查文件的追蹤修訂和註解?

Office Word 2007 提供稱為 [文件檢查] 的功能,可讓您檢查任何文件中的追蹤修訂、註解、隱藏文字和其他個人資訊。若要檢查文件:

  1. 開啟要檢查追蹤修訂和註解的文件。
  2. 按一下 [Office 按鈕] 按鈕圖像 ,指向 [準備],然後按一下 [檢查文件]
  1. 按一下 [文件檢查] 對話方塊中的 [檢查]
  2. 檢閱檢查的結果。如果 [文件檢查] 找到註解及追蹤修訂,便會提示您按一下 [註解、修訂、版本和註釋] 旁邊的 [全部移除]
  3. 按一下 [重新檢查] 或 [關閉]。

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如何移除追蹤修訂和註解?

如果要徹底移除追蹤修訂和註解,您必須接受或拒絕變更,並刪除註解。方法如下:

  1. [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [顯示標記] 旁的箭號。

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  1. 確認核取符號顯示在下列每個項目旁邊:
    • 註解
    • 筆跡
    • 插入與刪除
    • 格式設定
    • 檢閱者 (將游標指向 [檢閱者],並確認已選取 [所有的檢閱者])

如果上述任一項目旁邊沒有顯示核取符號,請按一下該項目以表示選取。

  1. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [下一個][上一個]

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  1. 執行下列其中一項動作:
    • [變更] 群組中,按一下 [接受]
  • [變更] 群組中,按一下 [拒絕]
  • [註解] 群組中,按一下 [刪除]
  1. 重複步驟 3 和 4,直到文件中的所有追蹤修訂都已被接受或拒絕,且所有註解都已完全刪除為止。

 附註 

  • 如果確定要接受所有修訂,請按一下 [接受],然後按一下 [接受文件中的所有變更]。
  • 如果確定要拒絕所有修訂,請按一下 [拒絕],然後按一下 [拒絕文件中的所有變更]。
  • 若要移除所有註解,必須刪除註解才行。請在 [註解] 群組中,按一下 [刪除] 旁邊的箭頭,然後按一下 [刪除文件中的所有註解]。

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追蹤修訂和註解從何而來?

您可能以為自己已經移除了註解或追蹤修訂,或是完全不知道別人寄來的文件中包含了註解或追蹤修訂。Word 究竟是如何在您渾然不覺的情況下,將這些項目儲存起來的呢?

您或傳送文件的人可能已隱藏追蹤修訂或註解,以使文件更容易閱讀。不過,隱藏追蹤修訂並不會將其移除,它們仍會保留在文件中,直到您採取其他動作。根據您的 Word 版本及所用設定,當您或其他人開啟文件時,這些追蹤修訂或註解可能會重新出現。

如果您不希望其他人看到追蹤修訂和註解,請在與其他人共用文件之前,先接受或拒絕追蹤修訂,並將註解刪除。

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如何尋找隱藏的修訂和註解

有幾種不同的方法可以隱藏追蹤修訂和註解,並讓您誤以為它們不在文件中。例如:

  • 顯示供檢閱方塊    在 [校閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,[顯示供檢閱] 方塊會顯示目前所在的檢視模式,也會提供用於檢視文件的其他選項。如果按一下 [完稿] 或 [原稿],便會隱藏追蹤修訂和註解。若要顯示追蹤修訂和註解,請選取 [顯示完稿變更] 或 [原始原稿標記]。

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  • 顯示標記    您可以在 [校閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,使用 [顯示標記] 清單來隱藏註解和追蹤修訂。只有在 [顯示標記] 底下標示有核取記號的項目才會顯示在文件中,沒有核取記號的項目則會隱藏起來。若要顯示某個項目 (如 [插入及刪除]),請在 [顯示標記] 功能表上按一下該項目。

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為何 Microsoft Office Word 預設為顯示追蹤修訂和註解

為了避免您不慎發佈包含追蹤修訂和註解的文件,Word 依預設會顯示追蹤修訂和註解。[顯示完稿變更] 是 [顯示供檢閱] 方塊中的預設選項。

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魚與熊掌能否兼得?

如果您想要保留文件中的追蹤修訂或註解,且希望共用文件時不會讓他人看到這些追蹤修訂和註解,最佳的解決之道便是為文件保留不同的複本。建立一份用於發佈的公用複本,並保留一份自己使用的私人複本。在文件的公用版本中,接受或拒絕所有追蹤修訂並刪除所有註解,如本文先前所述。至於文件的私人版本,則可以將追蹤修訂和註解保留不動。

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適用:
Word 2007