插入或刪除註解

您可以將註解 (註解:作者或檢閱者新增到文件的附註或註釋。Microsoft Word 在文件邊界的球形文字說明中或在 [檢閱窗格] 中顯示註解。)插入顯示於文件邊界中的註解方塊 (註解方塊:在整頁模式或 Web 版面配置檢視中,標記註解方塊在文件邊界中顯示標記元素 (如註解及追蹤修訂)。使用這些註解方塊可以輕鬆地查看並回覆檢閱者的修訂與註解。)內,也可以隱藏註解使其無法供檢視。

如果不希望註解在檢閱時出現在文件中,必須將註解刪除以清除文件中的註解。若要確定註解是否保留在文件中,請在 [校閱] 索引標籤上,按一下 [追蹤] 群組中的 [顯示標記]

您想要做什麼?


插入註解

您可以輸入註解。在 Tablet PC (Tablet PC:執行 Microsoft Windows XP Tablet PC Edition 的電腦。在 Tablet PC 中,您可以使用 Tablet 畫筆直接在螢幕上進行書寫,也可以使用畫筆來執行滑鼠功能。它也稱為 Tablet 電腦。) 上,還可以插入聲音註解或手寫註解。

輸入註解

  1. 選取要加上註解的文字或項目,或按一下文件結尾。
  2. [校閱] 索引標籤的 [註解] 群組中,按一下 [新增註解]

Word 功能區圖像

  1. 在註解方塊或 [檢閱窗格] 中輸入註解文字。

 附註   若要回應註解,請按一下其註解方塊,然後按一下 [註解] 群組中的 [新增註解]。在新的註解方塊中輸入您的回應。

插入聲音註解

如果您的電腦是 Tablet PC,則可以錄製聲音註解,聲音註解會新增為註解方塊內部的聲音物件。

在第一次新增聲音註解之前,需要先將 [插入聲音] 命令新增至 [快速存取工具列]。

  1. 按一下 [Office 按鈕] 按鈕圖像 ,然後按一下 [Word 選項]
  1. 按一下 [自訂]
  2. [由此選擇命令] 底下的清單中,選取 [所有命令]
  3. 在命令清單中按一下 [插入聲音],然後按一下 [新增]。

若要在文件中加入聲音註解,請執行下列動作:

  1. 按一下 [快速存取工具列] 上的 [插入聲音]按鈕圖像
  2. 在開啟的對話方塊中,按一下開始按鈕錄製聲音註解。
  3. 完成錄製註解時,按下停止按鈕並關閉對話方塊。
  4. 如果 Microsoft Office Word 顯示一個訊息,詢問您是否要更新聲音物件,請按一下 [是]。

若要聽取錄製的註解,請以滑鼠右鍵按一下註解方塊、指向 [錄音機文件物件],然後按一下 [播放]。

 附註   如需錄製和編輯聲音物件的詳細資訊,請參閱您的音效卡和麥克風文件。

插入手寫註解

如果您的電腦是 Tablet PC,則可以在文件中手寫註解,筆跡會加入並顯示在註解方塊內。

  1. [校閱] 索引標籤的 [註解] 群組中,按一下 [新增註解]

Word 功能區圖像

  1. 在註解泡泡中寫入註解。

頁首 頁首

刪除註解

  • 若要快速刪除單一註解,請以滑鼠右鍵按一下註解,然後按一下 [刪除註解]。
  • 若要快速刪除文件中的所有註解,請按一下文件中的註解。在 [校閱] 索引標籤上的 [註解] 群組中,按一下 [刪除] 下方的箭號,然後按一下 [刪除文件中的所有註解]

刪除特定檢閱者的註解

  1. [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [顯示標記] 旁的箭號。

Word 功能區圖像

  1. 若要清除所有檢閱者的核取方塊,請指向 [檢閱者],然後按一下 [所有的檢閱者]。
  2. 再按一下 [顯示標記] 旁邊的箭頭、指向 [檢閱者],然後按一下要刪除其註解的檢閱者名稱。
  3. [註解] 群組中,按一下 [刪除]按鈕圖像 下方的箭號,然後按一下 [刪除所有顯示的註解]

 附註   此程序會刪除所選檢閱者的所有註解,包括其在整份文件中的註解。

 秘訣   您也可以使用 [檢閱窗格] 來檢閱及刪除註解。若要顯示或隱藏 [檢閱窗格],請按一下 [追蹤] 群組中的 [檢閱窗格]。若要將 [檢閱窗格] 移到螢幕底部,請按一下 [檢閱窗格] 旁邊的箭號,然後按一下 [水平檢閱窗格]

頁首 頁首

變更註解

如果螢幕上看不到註解,請在 [校閱] 索引標籤上,按一下 [追蹤] 群組中的 [顯示標記]

Word 功能區圖像

  1. 按一下您要編輯的註解方塊內部。
  2. 執行所要的變更。

 附註 

  • 如果註解方塊已經隱藏起來,或者只顯示出部分註解,您可以在 [檢閱窗格] 中變更註解。若要顯示 [檢閱窗格],請按一下 [追蹤] 群組中的 [檢閱窗格]。若要使檢閱窗格橫跨在整個螢幕底部,而非只在螢幕下方的側邊,請按一下 [檢閱窗格] 旁邊的箭號,然後按一下 [水平檢閱窗格]
  • 若要回應註解,請按一下其註解方塊,然後按一下 [註解] 群組中的 [新增註解]。在新的註解方塊中輸入您的回應。

新增或變更註解中所使用的名稱

  1. [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [追蹤修訂] 旁邊的箭號,再按一下 [變更使用者名稱]

變更使用者名稱

  1. 按一下 [常用]
  2. [個人化您的 Microsoft Office] 底下,變更您要在自己的註解中使用的名稱或縮寫。

 附註 

  • 所有 Microsoft Office 程式都會使用您輸入的名稱及縮寫,所以,對這些設定所做的任何變更都會影響其他的 Office 程式。
  • 當您變更要在自己的註解中使用的名稱或縮寫時,只有在變更名稱或縮寫之後所輸入的註解才會受到影響,在變更名稱或縮寫之前就已經在文件中的註解並不會更新。

頁首 頁首

 
 
適用:
Word 2007