公文精靈功能齊全的工具列

有關如何使用公文精靈,請參考使用公文精靈

在編輯公文文件的環境中,提供了「公文輔助指令集」與「常用詞彙」等兩個工具列,作為您建立與編輯公文文件的好幫手。

顯示功能完整的公文輔助指令集

「公文輔助指令集」工具列涵蓋一整組編輯公文時不可或缺的便捷工具,以下將針對各個按鈕的基本操作做說明:

公文輔助指令集工具列

顯示匯入 XML 公文

當您要匯入一個電子公文檔案時,除了在公文精靈對話時,可以進行電子公文檔案的匯入操作外,也可以按一下 [公文輔助指令集] 工具列上的第一個按鈕 匯入 XML 公文 [匯入 XML 公文],即可出現如下圖所示的 [匯入公文] 對話方塊,讓您選取指定的 .DI 電子公文檔案,而自動轉換與匯入。

匯入公文對話方塊

顯示匯出 XML 公文

當然,有匯入的功能就會有匯出的需求,您也可以在完成公文文件的製作與編輯後,按一下 [公文輔助指令集] 工具列上的第二個按鈕 匯出 XML 公文 [匯出 XML 公文],即可出現如下圖所示的 [匯出公文] 對話方塊,讓您選取指定的磁碟路徑、資料夾與檔案名稱,而自動轉換並匯出為 XML 格式的電子公文檔案 (.DI)。

匯出公文對話方塊

顯示製成公文範本

此外,對於製作完成的公文文件,若是常用的公文,也可以儲存為公文範本。只要按一下 [公文輔助指令集] 工具列上的第三個按鈕 製成公文範本 [製成公文範本],如下圖所示,在 [製成公文範本] 對話方塊中,輸入 Word 範本路徑與檔案名稱即可。將公文文件儲存為公文範本的方式就如同一般 Word 文件儲存為 Word 範本般的簡單。

製成公文範本對話方塊

顯示全銜、署名與敬陳

對於特定類別的公文,都有全銜、署名與敬陳等抬頭欄位,藉由 [公文輔助指令集] 工具列上的 編輯公文全銜 [編輯公文全銜]、 編輯公文署名 [編輯公文署名]、 編輯簽的敬陳內容 [編輯簽的敬陳內容],如下圖所示,您可以直接輸入或按下拉式清單,輸入或選取機關單位的名稱與相關資料

全銜、署名與敬陳對話方塊

顯示新增段落

在段落的分隔上,可以按一下 [公文輔助指令集] 工具列上的按鈕 新增段落 [新增段落],以便增添一個新的段落標題。由於公文精靈是利用樣式來辨別段落或區段是屬於那一個欄位,因此,套用正確的樣式就格外重要,使用 [新增段落] 的好處就是讓您不必花額外的工夫就能套用正確的樣式在段落或區段上。如下圖所示,輸入完「說明」段落的內文後,按一下 [新增段落] 工具按鈕,便可輸入想要新增的段落名稱 (例如「擬辦」),如此便增加了符合樣式的新段落。

新增段落

顯示聯絡方式

公文當中的連絡方式欄位,可以指定聯絡人、電子信箱、聯絡電話或傳真電話等資料,各機關可視業務狀況彈性運用。您可以按一下 [公文輔助指令集] 工具列上的按鈕 聯絡方式 [聯絡方式],啟用如下圖所示的連絡方式對話方塊並增加一個新的連絡方式。

新增段落

顯示分項條列

撰寫公文經常會需要採用所謂條列式的文字項目,您可以藉由 [公文輔助指令集] 工具列上的 [分項條列] 按鈕,進行條列式文字項目的編號與縮排效果,如下圖所示。

分項條列

顯示蓋章戳

對於公文上要加蓋的「檔號」、「承辦單位」與「敬會」等內部轉呈或發行時使用的章戳,公文精靈利用了文字方塊所製作的特殊欄位來完成。藉由 [公文輔助指令集] 工具列上的 [蓋章戳] 按鈕來完成,如下圖所示。

蓋章戳:檔號、承辦單位與敬會

另外,由於各單位所使用之章戳都有所不同,因此,這裡所提供的只是一個基本樣式,若您需要更改章戳,則可以開啟公文精靈檔案 (在 Word 2003 中檔案名稱為「GOVDOCS3.WIZ」),然後按一下 [公文輔助指令集] 工具列上的 [蓋章戳] 按鈕,插入需要修改的章戳,在選取文件上新插入的章戳文字方框後,便可以依據自己的需求來修改樣式或調整其位置,最後再重新定義此文字方塊為自動圖文集,並覆蓋原本的自動圖文集名稱。預設的自動圖文集名稱分別為:檔號章戳為「stamp1」、承辦單位章戳為「stamp2」,敬會章戳為「stamp3」。

顯示表格式有框公文

如果公文為表格式有框公文,而您又需要編輯超過一頁以上的內容,可以考慮利用 [公文輔助指令集] 工具列上的按鈕 新增一頁有框公文 [新增一頁有框公文],如同下圖所示。除此之外,在編輯有框公文時,請多加利用工具列上的按鈕 編輯有框公文內容 [編輯有框公文內容],既快速方便,又不容易出錯。

編輯表格式有框公文

顯示主要交換表資料

為了簡化公文發文用的交換表資料的維護工作,各機關單位可以統一將會用到的「姓名」、「單位名」以及「全銜」加入主要交換表中,將其匯出成 Mroster.di 檔之後,再交給其他公文製作人員匯入,以利日後公文製作。若有此需求時,可以按一下 [公文輔助指令集] 工具列上的按鈕 編輯主要交換表資料 [編輯主要交換表資料],便可以開啟如下圖所示的 [編輯主要交換表資料] 對話方塊,進行交換表單資料的登錄、刪除、匯入與匯出。

編輯主要交換表資料對話方塊

顯示一文多發

有了主要交換表資料,若公文中的公文收受者不只一個單位,則可以利用 [公文輔助指令集] 工具列上的按鈕 一文多發 [一文多發],將受文者中所指定交換表內的各個公文收受者匯出成個別的公文 DI 檔。

顯示陳核會簽

[公文輔助指令集] 工具列上的的按鈕 陳核會簽 [陳核會簽],可以將公文文件以電子郵件的方式進行多人修改,就如同 Word 環境下的「傳閱名單收件者」功能一般。

顯示彙整

[公文輔助指令集] 工具列上的的按鈕 彙整 [彙整],則可以在多人編輯修改後,將公文文件傳回原來的傳送者時,進行彙整並檢視修訂的工作,就如同 Word 環境下的「接受或拒絕修訂」功能一般。

顯示交換處理機制

本系統也可以針對電子公文發文的交換處理機制加以設定,只要透過 [公文輔助指令列] 工具列中的按鈕 [交換處理機制],就可以如下圖所示般的選擇交換類別和加密選項。

增加或刪除常用詞彙對話方塊

以下條列交換處理機制的類別與處理方式供您參考。

  • 第一類:第三者集中處理服務
  • 第二類:點對點直接電子交換
  • 第三類:登載電子公佈欄
  • 第四類:非電子交換文稿

顯示公文中的附件

如果公文內含有附件,則公文精靈只將其檔案名稱及附件格式一起寫入所匯出的電子公文 DI 檔中,因為,公文精靈只負責公文內容的製作與呈現,但不包含附件檔案的包裝與處理或檢閱其內容。因此,在公文傳遞時,還須使用其他處理公文交換的工具來包裝附件,或者,必須自行傳遞附件檔案。

顯示常用詞彙

顯示常用詞彙工具列

為了增加編輯的工作效率,公文精靈另外提供了「常用詞彙工具列」,預設位置為螢幕左側,當中已預先設定了五種常用詞彙類別,其中包括「一般」、「期望語」、「稱謂」、「甲種發行」與「乙種發行」等。在「一般」、「期望語」與「稱謂」中即包含了各種常見的詞彙,而「甲種發行」與「乙種發行」則可以讓您加入甲、乙種發行單位的名稱。

顯示自訂詞彙

利用 [常用詞彙] 工具列上的按鈕 [詞彙增減],如下圖所示,您可以自行定義增加或刪除所要的常用詞彙,如下圖所示。

增加或刪除常用詞彙對話方塊

 
 
適用:
Word 2003