使用公文精靈

關於公文精靈工具列的詳細說明,請參考公文精靈功能齊全的工具列

在開始之前...

以下說明是以 Microsoft Windows XP 以及 Microsoft Word 2003 的使用者介面為基礎做介紹,如果您的作業系統或 Microsoft Word 版本不同,出現的畫面會有些許不同,因此如果您發現說明內容或圖示與您看到的畫面不同,請試著找對應的使用者介面或畫面。

顯示使用公文精靈建立公文

啟動公文精靈,您可以先啟動 Microsoft Word,然後,執行 [檔案] [開新檔案] 功能表指令選項,在右邊的新增文件功能窗格點選 [在我的電腦上],在進入 [範本] 對話方框後,按一下 [公文製作] 索引標籤,然後按一下 [公文精靈] 圖示,最後按 [確定] 按鈕。啟動公文精靈的方式正如同下圖所示。

啟動公文精靈

進入公文精靈的歡迎畫面之後,按一下 [下一步] 按鈕,便可以選擇要公文製作方式。譬如,選取 [製作新的公文文件] 選項,以進行新公文文件的製作。至於,要製作哪一種公文類別,則可以點選 [公文類別] 下拉式清單來選擇,如下圖所示,公文精靈所涵蓋的公文範本包括了令、函 (函、書函、交辦案件通知單、交議案件通知單、催辦案件通知單、移文單、機密文書機密等級變換或註銷建議單、機密文書機密等級變換或註銷通知單)、公告、開會通知單、簽、公文時效統計、簽稿會核單、會銜公文會辦單、書本式分類目錄與檔案目次表等類型。之後請再按一下 [下一步] 按鈕到下個步驟。

公文類別下拉式清單

接著,在行文單位畫面中,輸入全銜、受文者與署名等欄位資料,然後,按一下 [下一步] 按鈕。緊接著在公文屬性畫面中輸入相關欄位。請注意,因為不同的公文類別有著不同的版面格式與資料欄位,若選取的公文類別不同,在這兩個畫面出現的選項就會有些不同。以剛剛選擇的令為例,必須在此對話方塊中輸入發文日期、發文字號與主旨等欄位。輸入完後,請再按一下 [下一步] 按鈕到下個步驟。

公文類別下拉式清單

最後,在完成公文精靈所有步驟之後,即可按一下 [完成] 按鈕,所選定製作的公文文件隨即展現在您的面前。

公文類別下拉式清單

顯示匯入電子公文檔案

除了利用公文精靈進行公文文件的製作編輯外,您也可以將電子公文 DI 檔,直接匯入至 Microsoft Word 中。譬如,在進入公文精靈的製作方式畫面時,即可選取 [匯入公文檔] 選項,然後按 [瀏覽] 按鈕選取您要匯入的公文檔案名稱 (.DI 檔案 ),之後再按 [完成] 按鈕,如此便可以轉換並匯入電子公文 DI 檔變成 Word 文件,以便使用您熟悉的操作介面做進一步的編輯或修改。

公文類別下拉式清單

顯示智慧的 MacroButton 的功能

基本上,大多數的公文欄位,都有設定 MacroButton 的功能,也就是說,只要以滑鼠按兩下欄位名稱,即可進入該欄位的對話方框,讓使用者進行資料的選擇或輸入。譬如,在「移文單」中的「速別」欄位上按兩下,或是在「函」中的「受文者」欄位上按兩下,都會有對話方框讓你選擇公文的速別等級或是受文者。

MacroButton 下拉式清單

另外,「全銜」、「署名」、「受文者」、「正本」、「副本」、「機關地址」、「傳真」等欄位項目在輸入資料時,會自動記錄最後 26 組不同的資料,因此若要輸入相同的資料時,只要選取欲輸入的資料即可。

MacroButton 下拉式清單

此外,在輸入應具有向右或向下對齊的資料欄位時,若使用 MacroButton,則可以自動進行排列對齊。譬如,公文中的「公文時效統計表」,其中的「送達機關」、「填表日期」、「資料時間」等欄位資料,在修改編輯後都會自動向右對齊;而公文中的「函」,其內的「機關地址」、「傳真」等資料欄位,在修改編輯後也都會自動對齊。

 
 
適用:
Word 2003