利用 Visio 流程圖描繪商業程序

適用於
Microsoft Office Visio® 2003

利用 Visio 流程圖,您可以一眼看出整個商業程序。能清楚瞭解小組工作的可行性為何,以及資訊流程,還可以分析問題和發現需要改進的地方。您也可以記錄這些問題的解決方案,依照需求詳細說明或概略說明程序中的步驟。

本文說明如何:

 附註   您可以檢視標題為我現在可以清楚看到:Visio 中的商業程序 (英文)的簡短示範。本示範是 Office 示範櫥窗中許多 Visio 示範的其中之一。

為您的程序選擇適合的流程圖

下列表格會顯示哪一種類型的 Visio 流程圖適合哪一種資料類型。選擇符合您想要記錄並呈現出的商業程序流程圖。

 附註   有星號 (*) 標示的流程圖範本也可從 Microsoft Office Online 網站的「範本藝廊」下載。下載範本需要 Visio 2003。

商業程序流程圖類型 範例 (按一下可以放大) 目的
稽核圖 範例稽核圖 記錄並分析牽涉財務交易和庫存管理的程序。
基本流程圖* 範例基本流程圖 描述或分析程序、記錄程序、指出工作或資訊流程、追蹤成本和效率。在「六標準差」專案中用來記錄程序改進和程序管理。
原因與效果圖* (又稱為「石川圖」或「魚骨圖」) 範例原因與效果圖 記錄促成既定結果之因素。用來檢閱促成特定情境的因素。記錄「六標準差」和 ISO 9000 程序。
交互功能流程圖* 範例交互功能流程圖 顯示商業程序和負責該程序之組織或功能單位之間的關係。
資料流程圖 範例資料流程圖 記錄經過一系列程序或步驟的資料邏輯流程,包括外部來源和轉換資料的資料活動目的地,以及資料保留的儲存區或收集區。(僅適用 Visio Professional)。
EPC 圖 範例 EPC 圖 建立 EPC (事件驅動程序鏈) 以描繪 SAP/R3 商業程序。
故障樹分析圖 範例故障樹分析圖 顯示可能導致失敗的事件,防止再度失敗。一般是在「六標準差」程序中使用。
TQM 圖 範例 TQM 圖 建立「完全品質管理」(TQM) 流程圖,可用於商業程序再造工程、完全品質管理、連續改善和品質方案。
工作流程圖 範例工作流程圖 描述、分析和記錄資訊流程,商業程序的自動化,以及會計、管理和人力資源工作。

建立流程圖

Visio 包含 [連接器] 工具,當您新增連接器到流程圖時會自動連接圖形,並且在您四處移動它們時,可以保持圖形連接。當您建立和修訂流程圖時,[連接器] 工具可節省很多時間。

 附註   下列建立流程圖的方法無法應用到原因與效果圖和資料流程圖。如需關於這些圖表的詳細資訊,請參閱 Visio 中的 [說明]。

建立商業程序流程圖

  1. [檔案] 功能表上指向 [新增],指向 [商業程序],然後按一下 [基本流程圖]
  2. [基本流程圖圖形] 樣板拖曳 [程序] 圖形到繪圖頁上。
  3. [標準] 工具列上按一下 [連接器] 工具。

如果沒有看到 [連接器] 工具,請在 [檢視] 功能表上,指向 [工具列],然後按一下 [標準]

  1. 拖曳第二個 [程序] 圖形到繪圖頁上。圖形會自動連接。
  2. 繼續在繪圖頁上新增所有您想要的 [程序][決策][文件] 和其他圖形。

您新增到繪圖頁上的每個新圖形會連接到您新增它時所選取的圖形。

  1. [標準] 工具列上,按一下 [指標] 工具。
  2. 如果要新增文字到程序步驟,請按一下表示該步驟的圖形,然後鍵入。
  3. 要變更兩個步驟間的程序流程方向,請按一下兩個步驟間的連接器。然後在 [圖形] 功能表上,指向 [作業],再按一下 [反向翻轉]
  4. 如果要修訂流程圖的配置,請按一下要移動的圖形然後將它拖曳至新的位置。

 秘訣   如果要同時連接一系列的圖形,請按一下 [指標] 工具旁的箭號,再按 [多重選取] [多重選取] 工具 。按照您要的連接順序選取要連接的圖形之後,在 [圖形] 功能表上按一下 [連接圖形]

 附註   雖然上述的連接方法是在 Visio 中建立流程圖的最佳方法,但這並不是唯一的方式。如需關於連接類型和控制連接圖形表現方式的詳細資訊,請參閱連接程序步驟

新增文字、連結和數字

商業程序流程圖會顯示大圖示,不過您也可以新增文字或連結,來說明每一個程序步驟的相關細節。也可以格式化文字與連接器,讓流程圖更實用也更吸引人。例如,您可以變更字型大小與樣式,建立以數字或項目符號編號的程序步驟清單,以及以數字標示程序步驟。您甚至可以從步驟中連結到顯示步驟實際複雜度的支援文件。

加入文字、連結及數字,讓您的程序步驟更有意義

使用方法 情況 詳細資訊
在流程圖中新增文字及格式化文字 在流程圖步驟中新增更多詳細資訊,加強圖表的外觀。

您可以新增格式化的文字到:

  • 流程圖圖形
  • 連接器
新增一或多個導覽連結到流程圖圖形 想要從圖形直接跳到顯示圖形程序步驟詳細資訊的相關圖表、文件或網頁。

可以在圖形中新增連結至:

  • 相同圖表中的其他頁面
  • 其他圖表
  • 其他程式所建立的文件,例如 Microsoft Office Word® 和 Microsoft Office Excel®。
  • 網頁。
流程圖圖形編號 想要在編號的文件中快速找出程序步驟的參照。

新增編號的方法有:

  • 手動或自動將編號新增至已建立的流程圖圖形中。
  • 事先設定編號選項,當您將圖形拖曳至頁面時即會自動編號。

新增文字及格式化文字

新增文字到流程圖圖形或連接器線上

  • 選取流程圖圖形或連接器然後輸入。

格式化文字

  1. 按兩下其中包含想要刪除的文字的圖形。
  2. [格式] 功能表上按一下 [文字]
  3. [文字] 對話方塊,選取格式化選項。按一下 [套用] 在您離開對話方塊前先檢視變更。完成後請按一下 [確定]

新增導覽連結

新增導覽連結至流程圖圖形

  1. 選取想要新增資料的圖形。
  2. [插入] 功能表上按一下 [超連結]
  3. 請執行下列其中一項:
    • 如果要連結至網站,請在 [位址] 下輸入網站的 URL 或按一下 [瀏覽]。按一下 [網際網路位址],然後瀏覽至您網頁瀏覽器中的網站。
    • 如果要連結至文件,請在 [位址] 下按一下 [瀏覽],然後按一下 [本機檔案],瀏覽至您電腦或伺服器中的檔案,然後按一下 [開啟]
    • 如果要連結至相同圖表中的其他頁面,請將 [位址] 保留空白。在 [子位址] 下,按一下 [瀏覽] 然後選擇要連結的目的頁面
  4. [說明] 方塊中輸入想要的連結名稱。當您停留在連結上時,就會顯示這些文字。
  5. 如果要新增其他連結到相同的圖形,請按一下 [新增],然後重複步驟 1 至 3。
  6. 完成新增圖形的連結時,請按一下 [確定].

到連結的目的端

  1. 在流程圖圖形上按一下右鍵,察看已新增的連結。
  2. 按一下想要瀏覽的連結名稱。

秘訣     如果以全螢幕或顯示檢視來顯示流程圖 (在 [檢視] 功能表上按一下 [全螢幕]),圖形上的連結就會像網頁超連結一樣。

流程圖圖形編號

在目前的流程圖中新增編號

  1. 顯示繪圖頁,其中包含要新增編號的流程圖圖形。
  2. 如果您只要新增編號至特定的圖形,請選取該圖形。
  3. [工具] 功能表上,指向 [附加元件],再指向 [Visio Extras],然後按一下 [編號圖形]
  4. [一般] 索引標籤的 [作業] 下方,按一下 [自動編號]。
    • [自動編號],由左而右,由上至下自動編號繪圖頁上的圖形。
    • [手動點選],手動在想要的圖形上按一下,來控制圖形編號的順序。
  5. [指定的編號] 中,輸入開始與介於中間的編號數字,然後按一下 [確定]

 附註    在多頁的圖表中,您必須分別新增編號至頁面上的圖形。如果要顯示繪圖頁,請按一下繪圖視窗左下方的索引標籤。

建立流程圖時新增編號

  1. [檔案] 功能表中指向 [新增],再指向 [商業程序],然後按一下要建立的圖表類型。
  2. [工具] 功能表上,指向 [附加元件],再指向 [Visio Extras],然後按一下 [編號圖形]
  3. [一般] 索引標籤上,[指定的編號] 下,輸入開始與介於中間的編號數字。
  4. [作業] 下,按一下:
    • [自動編號],由左而右,由上至下自動編號繪圖頁上的圖形。
    • [手動點選],手動在想要的圖形上按一下,來控制圖形編號的順序。
  5. 選取 [放在頁面時繼續編號圖形] 核取方塊。然後按一下 [確定]
  6. 完成新增編號後,在 [工具] 功能表上按一下 [編號圖形]。清除 [放在頁面時繼續編號圖形] 核取方塊,然後按一下 [確定]

秘訣     如果要變更已自動編號圖形的順序,請按一下 [編號圖形] 對話方塊中的 [進階] 索引標籤。

連接程序步驟

使用建立流程圖中說明的 [連接器] 工具方法不容易發生錯誤。但是,最好還能瞭解更多關於連接器的資訊,因為 Visio 中使用了超過一種的圖形連接器。您可能會不經意錯誤混淆了連接器的類型,導致意外的結果,而移動了圖形的位置。

建立流程圖中說明的連接方法是圖形對圖形連接。當您移動以圖形對圖形連接的圖形時,連接器會自動改變位置以盡可能直接維持連接的方向。如果要更精確地控制連接到特定圖形的連接器,請使用點對點連接。

圖形對圖形連接

如果是圖形對圖形連接的情況,連接器的結束點會連接、黏附至整個圖形,而非圖形上特定的點。如果您移動圖形,連接器會自動調整以盡可能直接維持連接的方向。

圖形對圖形連接

點對點連接

如果是點對點連接的情況,連接器的結束點會黏附至圖形上的特定點,如果您移動圖形,連接器還是會維持連接在原來的點上。

點對點連接

如何識別連接類型

如果要檢視連接的方式為圖形對圖形或點對點,請按一下連接器來選取它。

圖形對圖形和點對點連接

按鈕圖示 如果連接器結束點變成紅色大方形,即表示為圖形對圖形連接。按鈕圖示 如果結束點變成內部有符號 (x 或 +) 的紅色小方形,即表示為點對點連接。

如何變更成不同的連接類型

如果要將圖形對圖形連接變更為點對點連接,請將連接器結束點拖曳至圖形之外,然後將它拖曳回在連接的目的圖形上,標記為藍色 x 的連接點。如果要將點對點連接變更為圖形對圖形連接,請將連接器結束點拖曳過程序步驟,直到整個圖形被紅色方塊圍繞為止。

變更連接類型

使用大型流程圖

許多程序龐大而複雜,因此流程圖大小經常超出信件尺寸頁面的列印邊界。有幾種方法可以更為簡單地使用及分享流程圖。

方法 描述
解說方式 在一頁上建立高層次流程圖。在每一個高層步驟下,於新的頁面逐層解說更詳細的流程。
換頁參考 在一頁中盡可能繪製出越多的流程圖。然後,使用換頁參考來連結流程圖接續的頁面。
頁面上的參考 盡可能繪製出越多可在頁面上移動的流程圖。然後,使用頁面上的參考,指示流程圖由頁面頂端或左方延續下去。
變更繪圖頁大小和列印 變更繪圖頁的大小來包含流程圖,然後列印圖表。

建立流程圖解說頁

  1. [檔案] 功能表上,指向 [新增],然後指向 [商業流程],再按一下要建立的流程圖類型。
  2. 藉由拖曳繪圖到繪圖頁上來建立高層次流程圖。
  3. [插入] 功能表上按一下 [新增頁面],輸入新增頁面的名稱,再按一下 [確定]
  4. 按一下視窗底部的索引標籤回到高層次流程圖頁面。
  5. 在代表要在新增繪圖頁上定義詳細程序步驟的圖形上, 建立導覽連結便可跳至新增繪圖頁。
  6. 在每一個想要逐層解說的高層次程序步驟中重複步驟 3 至 5。
  7. 拖曳圖形到新增繪圖頁來建立要逐層解說的流程圖。

使用換頁參考建立流程圖

  1. [檔案] 功能表指向 [新增],指向 [流程圖],然後按一下要建立的流程圖類型。
  2. 藉由拖曳圖形到繪圖頁來建立流程圖。繼續新增圖形,直到接近繪圖頁的底部或右邊緣。
  3. 拖曳 [換頁參考] 圖形到頁面上並將位置調整到接近邊緣,做為最後一個圖形。
  4. 按一下 [確定] 來新增 [換頁參考] 圖形到目前的頁面,然後建立擁有專屬 [換頁參考] 圖形的新繪圖頁。
  5. 選取了新繪圖頁上的 [換頁參考] 圖形後,按一下 [一般] 工具列上的 [連接器] 工具。
  6. 繼續新增流程圖圖形直到完成流程圖,或到達新增繪圖頁的邊緣為止。
  7. 如果有需要,請重複步驟 3 至 6 來新增換頁參考。

 附註   換頁參考圖形不包含在開啟使用 Visio 資料流程圖、原因與效果圖、EPC 圖和故障樹分析圖的樣板中。如果要在這些圖表中使用換頁參考圖形,您可以在 [基本流程圖圖形] 樣板中找到。在 [檔案] 功能表上,指向 [圖形],再指向 [商業程序],然後按一下 [基本流程圖圖形]

使用換頁參考瀏覽頁面

  • [換頁參考] 圖形上按兩下來瀏覽圖形參考的頁面。

使用頁面上的參考建立流程圖

  1. [檔案] 功能表上,指向 [新增],再指向 [商業程序],然後按一下要建立的流程圖類型。
  2. 藉由拖曳圖形到繪圖頁來建立流程圖。繼續新增圖形直到接近繪圖頁的較低部份或右邊緣。
  3. 拖曳 [頁面上的參考] 圖形到頁面上並將位置調整到接近邊緣,做為最後一個圖形。
  4. 選取圖形後,輸入識別的索引標籤,例如數字或字母。
  5. [編輯] 功能表上按一下 [複製],然後拖曳複製的圖形到繪圖頁的頂端或左方。
  6. 選取了新繪圖頁上的 [頁面上的參考] 圖形後,按一下 [一般] 工具列上的 [連接器] 工具。
  7. 繼續新增流程圖圖形直到完成流程圖,或到達新增繪圖頁的邊緣為止。
  8. 如果有需要,請重複步驟 3 至 7 來新增其他頁面上的參考。

 附註   頁面上的參考圖形不包含在開啟使用 Visio 資料流程圖、原因與效果圖、EPC 圖和故障樹分析圖的樣板中。如果要在這些圖表中使用換頁參考圖形,您可以在 [基本流程圖圖形] 樣板中找到。在 [檔案] 功能表上,指向 [圖形],再指向 [商業程序],然後按一下 [基本流程圖圖形]

變更繪圖頁的大小,然後列印圖表

  1. 開啟流程圖後,按一下 [指標] 工具。
  2. 將指標放在頁面邊緣,然後按 CTRL 鍵。當指標變成雙向箭頭時,拖曳頁面的邊緣。
  3. 如果要在調整頁面大小後列印,請在 [檔案] 功能表上按一下 [頁面設定]。在 [設定列印格式] 索引標籤中,按一下 [調整成 1 頁寬和 1 頁長],再按一下 [確定]

 秘訣    您可以預覽自動分頁線,並在列印前變更它們。

 
 
適用:
Visio 2003