工作流程可透過在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站中實作文件和項目的商務流程，協助人員對文件進行共同作業以及管理專案工作。工作流程可協助組織遵守一致的商務流程，而且它們也會透過管理商務流程中所包含的工作和步驟，改善組織效率和產能。這可讓執行這些工作的人員專注於執行工作，而非管理工作流程。

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• 何謂工作流程？

• Office SharePoint Server 2007 中包含的工作流程

• 自訂工作流程的支援

• 與使用工作流程有關的步驟

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何謂工作流程？

工作流程有時候會描述成產生結果的一系列工作。在 Microsoft SharePoint 產品和技術的內容中，工作流程的定義更為狹隘：透過與商務流程相關的一系列動作或工作，自動移動文件或項目。工作流程可用來透過讓組織將商務邏輯附加至 SharePoint 清單或文件庫中的文件或項目，以便以一致的方式管理組織內的常見商務流程。商務邏輯基本上是一些指示的集合，而這些指示會指定並控制對文件或項目發生的動作。

工作流程可以管理及追蹤與常見商務流程相關的人力工作，例如專案核准或文件檢閱，有效縮減協調這些流程所需的成本與時間。例如，在 Office SharePoint Server 2007 網站中，您可以將工作流程新增至文件庫，並由文件庫將文件傳送給一組人員進行核准。文件作者針對此文件庫中的文件開始工作流程時，工作流程就會建立文件核准工作，並將工作指派給工作流程參與者，然後傳送電子郵件提醒給參與者，其中會提供工作指示和待核准文件的連結。工作流程正在進行時，工作流程擁有者 (在此例中是文件作者) 或工作流程參與者，都可以檢查 [工作流程狀態] 頁面，以查看哪些參與者已完成工作流程工作。當工作流程參與者完成其工作流程工作時，工作流程即結束，並且會自動通知工作流程擁有者該工作流程已完成。

此範例中核准工作流程內的動作會遵循如下列圖例所示的程序：

工作流程不只支援現有的人力工作流程，也會擴充人員可以共同作業及使用文件、清單及文件庫的方式。網站使用者可以利用能夠從 SharePoint 清單或文件庫存取之文件或項目的可自訂表單，來開始及參與工作流程。此外，Office SharePoint Server 2007 中的工作流程功能與 2007 Microsoft Office system 緊密整合。下列工作流程工作可以在 Office SharePoint Server 2007 網站中執行，或者直接在屬於 2007 Office 版本一部分的特定用戶端程式內執行。

• 檢視文件或項目可用的工作流程清單。
• 開始文件或項目上的工作流程。
• 檢視、編輯或重新指派工作流程工作。
• 完成工作流程工作。

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Office SharePoint Server 2007 中包含的工作流程

Office SharePoint Server 2007 網站包含處理常見商務案例的許多工作流程：

• 核准   這個工作流程會將文件或項目傳送給一組人員以供核准。根據預設，核准工作流程會與文件內容類型關聯，因此會自動出現在文件庫中。根據預設，核准工作流程的版本也會與發佈網站中的 [頁面] 庫關聯，亦即可以使用該工作流程來管理發佈網頁的核准程序。
• 收集意見反應   這個工作流程會傳送文件或項目給一組人員以取得意見反應。檢閱者可以提供意見反應，經過編譯後，傳送給起始工作流程的人。根據預設，收集意見反應工作流程會與文件內容類型關聯，因此會自動出現在文件庫中。
• 收集簽章   這個工作流程會傳送 Microsoft Office 文件給一組人員，以收集這些人員的數位簽章。這個工作流程必須在屬於 2007 Office 版本一部分的用戶端程式中開始。參與者必須在相關的 Microsoft Office 程式中新增其數位簽章，以完成其簽章工作。根據預設，收集簽章工作流程會與文件內容類型關聯，因此會自動出現在文件庫中。但是，唯有文件包含一個或多個 Microsoft Office 簽章欄時，才會在文件庫中顯示該文件的收集簽章工作流程。
• 處理核准   這個工作流程支援記錄管理流程，允許參與者決定是要保留或刪除到期文件，藉此管理文件的到期和保留。處理核准工作流程主要是要在記錄中心網站內使用。
• 三態   這個工作流程可用於管理需要組織追蹤大量議題或項目的商務流程，例如客戶支援議題、潛在客戶或專案工作。
• 中文簽核流程   這個工作流程類似於核准工作流程，不過是用在指定的文件庫，並且提供使用者參與之核准流程的個人化檢視。這個工作流程提供階層式組織圖，可以從中選取核准者，並允許核准者使用圖章控制代替簽章。只有東亞版本的 Office SharePoint Server 2007，才能使用這個解決方案。
• 翻譯管理   這個工作流程會建立要翻譯的文件複本，並將翻譯工作指派給譯者，以管理手動文件翻譯流程。此工作流程只適用於翻譯管理庫。

上述每一種工作流程都能夠以許多種式方，針對您的組織自訂。例如，當您將工作流程新增至清單、文件庫或內容類型使其能夠在文件或項目上使用時，可以自訂儲存工作流程相關資訊的工作清單與歷程記錄清單。

網站使用者在文件或項目上開始工作流程時，使用者可以選擇指定參與者清單、到期日及工作指示，以進一步自訂工作流程。如需關於使用上述預先定義之工作流程的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」下方的連結。

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自訂工作流程的支援

雖然 Office SharePoint Server 2007 中可用之預先定義的工作流程可以稍微自訂以符合不同的需求，不過您的組織也可以選擇設計及開發組織之商務流程專屬的工作流程。依照商務流程需求，工作流程可以很簡單或很複雜。開發者可以建立由使用網站的人員開始的工作流程，或者建立根據事件 (例如建立或變更清單項目時) 自動開始的工作流程。如果您的組織開發及部署了自訂工作流程，這些工作流程可以擴充或代替上述之預先定義的工作流程。

有兩種方式可以建立 Office SharePoint Server 2007 的工作流程：Office SharePoint Server 2007

• 專業軟體開發人員可以使用 Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation 建立工作流程   這些工作流程包含自訂程式碼和工作流程活動。在專業開發人員建立自訂工作流程後，伺服器管理員可以將它們部署至多個網站。
• 網站設計人員可以使用 Web 設計程式，例如 Microsoft Office SharePoint Designer 2007，設計無程式碼工作流程，在特定清單或文件庫中使用   這些工作流程是從可用的工作流程活動清單中建立，建立工作流程的網站設計人員可以直接將工作流程部署至將來要在當中使用的清單或文件庫。

如果您想要開發自訂工作流程，請連絡網站管理員，了解您的組織中可用資源的相關資訊。如需開發 Office SharePoint Server 2007 之自訂工作流程的詳細資訊，請參閱 Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK，此 SDK 可以從 MSDN 上的 SharePoint Server 2007 Developer Portal 取得。

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與使用工作流程有關的步驟

在文件或清單項目上使用工作流程涉及到許多步驟。每個步驟都可以由不同角色的個人完成。例如，網站管理員可以讓工作流程在文件庫中使用、內容建立者可以開始或修改進行中的工作流程，而第三人 (例如，文件檢閱者或核准者) 可以完成工作流程工作。

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新增工作流程至清單、文件庫或內容類型

使用工作流程之前，必須先將其新增至清單、文件庫或內容類型，以便供特定位置的文件或項目使用。您必須具有 [管理清單] 權限 (權限：特定安全性設定。允許或限制存取指定項目、清單、文件庫或網站。)，才能將工作流程新增至清單、文件庫或內容類型。在大多數的情況下，這項工作會由網站管理員或管理特定清單或文件庫的人員執行。

工作流程在網站中的可用性根據它加入的位置而定：

• 如果您將工作流程直接加入清單或文件庫，那麼只有在該清單或文件庫中，工作流程才能供項目使用。
• 如果您將工作流程加入清單內容類型 (加入特定清單或文件庫的網站內容類型執行個體)，那麼工作流程只能供特定清單或文件庫的內容類型 (該內容類型關聯至此特定清單或文件庫) 項目使用。
• 如果您將工作流程加入網站內容類型，那麼該工作流程可供每個清單或文件庫 (網站內容類型執行個體加入此清單或文件庫) 的內容類型項目使用。如果您希望工作流程可供特定類型的項目，在網站集合的清單或文件庫中廣泛使用，最有效率的方式是將工作流程直接加網站內容類型。

當您將工作流程加入至清單、程式庫或內容類型時，就可以透過指定各種選項，自訂特定位置的工作流程：

• 這個工作流程執行個體的名稱
• 儲存工作流程相關工作的工作清單
• 記錄與此工作流程相關之所有事件的歷程記錄清單
• 您要開始工作流程的方式
• 個別工作流程特定的其他選項 (例如，工作如何傳送給參與者、哪些情況會完成工作流程，以及工作流程完成後要採取的動作)

當您將工作流程新增至清單、文件庫或內容類型時，只是讓特定位置的文件或項目可以使用工作流程而已，並非開始實際的工作流程。如需新增工作流程至清單、文件庫或內容類型的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」下方的連結。

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開始文件或項目上的工作流程

將工作流程新增至清單、文件庫或內容類型並提供使用之後，您可以在文件或項目上開始這個工作流程 (如果工作流程設定為允許手動開始)。若要開始工作流程，您要從文件或項目可用的工作流程清單中，選取想要的工作流程。如有必要，還必須在表單中填入工作流程要求的資訊。根據設計及設定工作流程的方式，您還可以選擇在文件或項目上開始工作流程時，自訂參與者、到期日及工作指示等選項，進一步自訂工作流程。

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修改進行中的工作流程

在項目上開始工作流程之後，您可能需要變更工作流程的行為方式。例如，工作流程開始之後，開始工作流程的人可能需要新增其他參與者。或者工作流程參與者可能需要將其工作重新指派給其他人，或者要求變更到工作流程重點的文件或項目。您可以在工作流程進行當中，修改 Office SharePoint Server 2007 內含的一些預先定義的工作流程。如果您的組織已開發和部署了自訂工作流程，系統可能也會允許對進行中的工作流程進行變更。

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完成工作流程工作

需要人員互動的任何工作流程事件，都會以工作流程工作代表。工作流程將工作指派給工作流程參與者時，工作收件者可以完成該工作，或者藉由編輯工作流程工作表單，來要求變更至工作流程本身。在 Office SharePoint Server 2007 中，工作流程參與者可以在 SharePoint 網站上完成工作流程工作，或者直接在屬於 2007 Office 版本一部分的用戶端程式內完成。工作流程參與者完成工作流程工作或要求變更至工作流程時，會促使伺服器將工作流程移動到下一個相關步驟。

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追蹤工作流程的狀態

工作流程擁有者和參與者可以透過檢查與工作流程關聯的狀態頁面，遵循工作流程的程序。此狀態頁面包含與未完成工作流程工作有關的狀態資訊。此外，它也包含與工作流程相關的記錄資訊。

Office SharePoint Server 2007 還包含報表工具，其中提供工作流程歷程記錄的彙總分析。組織可以使用此分析找出流程中的瓶頸，或者判斷某個群組是否符合指定之商務流程的效能目標。Office SharePoint Server 2007 包含許多預先定義的 Microsoft Office Excel 報表，可以搭配任何工作流程使用。此外，工作流程歷程記錄資訊是以 SharePoint 清單資料來源的形式提供，可以在 Microsoft Office Visio 2007、Microsoft Office Access 2007 或自訂商務流程監視解決方案等其他程式中使用及分析。

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