計算專案成本資訊

適用於
Microsoft Office Project 2003

您可以使用 Microsoft Office Project 2003 估計並追蹤專案的基本成本 (成本:任務、資源或工作分派或者整個專案的排程總成本。這個值有時也稱為目前成本。在 Project 中,比較基準成本通常稱為「預算」。)資訊。您可以使用幾種不同的成本類型,Project 會在專案進行時為您計算這些成本。

Project 允許哪些成本?

如何根據 Project 中的預算加以建立與追蹤?

什麼是比率型的資源成本?其計算方法為何?

如何使用成本比率表?

什麼是每次使用成本?其計算方法為何?

什麼是固定成本?其計算方法為何?

如何調節現金流量?

Project 允許哪些成本?

成本是專案排程與控制的重要觀點,因此 Project 會提供幾種不同的成本類型。您可以使用 Project 來加以輸入並追蹤下列成本類型:

可為資源輸入多種成本類型。例如,您可以輸入工時的時薪,並同時輸入出差的固定成本。

根據資源是工時資源 (人員或設備) 或是材料資源 (材料資源:用來完成專案任務的物資或其他消耗性項目。),不同的成本類型操作起來也會有所不同。若為工時資源,則會按每小時或其他時間單位來套用比率。若為材料資源,則會按指定單位 (例如噸或碼) 來套用比率。

如何根據 Project 中的預算加以建立與追蹤?

您可能有一筆由上而下的預算 (由上到下估計:使用先前類似專案的實際成本,做為估計目前專案總成本之基礎的估計方法。當專案的資訊有限時,通常會使用此方法。)可用在某個專案。不過,Project 提供的是由下而上的預算編列方式。

若要在 Project 中建立預算:

  • 首先,請輸入工資率成本、每次使用成本及固定成本。
  • 接著,請指定任務的估計工時或工期。
  • 最後,請將資源分派給任務。

接著 Project 會決定完成專案中所有任務的總估計成本。如果總計和由上而下的預算不相符,則需要調整工資率、資源分派等等。

重新調整過估計成本之後,您可以儲存比較基準計劃 (比較基準計劃:用來追蹤專案進度的原始專案計劃 [每一專案最多 11 個]。比較基準計劃是您儲存比較基準時的排程快照,而且包括任務、資源和工作分派的相關資訊。),再由此建立專案的預算。

有了預算,您就可以比較實際支出與規劃支出,將支出調整在預算內,以對成本進行更佳的管理。在大多數的情況下,您只要輸入任務的進度資訊即可,Project 會根據專案的進度來計算任務成本。您也可以視需要輸入特定成本。

 附註   有幾種方式可供追蹤檢視總成本:在 [專案資訊] 對話方塊中、在檢視中或在報表中。您可以將成本資訊匯出到其他程式進行檢閱與分析,如 Microsoft Excel。

什麼是比率型成本?其計算方法為何?

比率型的資源成本是指工時資源 (工作資源:執行工作以完成任務的人員及設備資源。工作資源會耗費時間 (小時或天) 來完成任務。)的成本 (如人員或設備),您必須為其指定標準工資率和加班工資率 (加班:超過指定資源的正常作業時間,並按照資源的加班工資率付費之排程工作分派的工時量。加班工時指出指定為加班工時之工作分派的工時數量。) (若有需要的話),通常都是以小時計算。然後,當您為某個任務分派資源時,Project 將使用您所輸入的每小時資源工資率以及完成任務所需的時間,來計算資源總成本。

Project 預設會使用標準資源比率來計算完成任務所需的總工時成本。其並不會自動將額外的時數當作加班工時來計算,除非您特別將額外的時數指定為加班工時。

因為工時一定是代表完成的總工作量,所以總工時中包含了加班工時,而不是另外新增到總工時。例如,如果某人排定要工作 40 小時,其中包括每天 8 小時的正常工時和 2 小時的加班工時,您必須分派每天 10 小時的工時,並指定其中 2 小時為加班工時。加班工時的成本可以用您為完成工作而分派的資源,所輸入的加班工資率計算出來,剩餘的工時則以標準比率來計算。

比率型的材料成本是消耗性材料資源的成本,例如建材或供應品,這類成本會指派標準比率。若要分派材料資源成本,請按材料的每個單位來設定比率,例如每碼的比率或每噸的比率。當您將材料資源分派給任務時,Project 會使用您輸入的材料資源比率以及用來完成任務的材料量,來計算總材料成本。

如何使用成本比率表?

成本比率表 (成本比率表:有關資源費率的資訊集合,包括標準工資率、加班工資率、任何每次使用成本,以及付款費率生效的日期。每個資源最多可以建立五個不同的成本比率表。)是材料與工時資源的比率與每次使用成本集合。成本比率表有五個 (A 到 E),因此如果某個資源因不同的工作而要以不同的比率支付,則您可以分派五組不同的比率。例如,與負責建造的木匠相較下,您可能會以較高的比率支付給負責上漆的木匠,因此您可以對木匠的上漆工作分派套用一個成本比率表,而建造工作分派則套用另一個成本比率表。

每個比率表中最多可達 25 列,而您可以用來輸入未來的比率變更,像是薪資率增加或材料升級。您還要指定每個比率變更生效的日期。例如,如果您知道資源在六個月後會加薪,就可以讓 Project 到時自動使用新的比率。

 附註   如果您使用 Project Professional 2003 來處理企業資源 (企業資源:組織之整個資源清單中的部分資源。企業資源可以跨專案進行共用。),則您的組織在比率表上可能有所限制。例如,組織可能已經指定比率表 A 來指定給付比率,以及比率表 B 以供非給付比率之用。如需詳細資訊,請與您的管理員連繫。

什麼是每次使用成本?其計算方法為何?

每次使用成本是使用某項資源 (例如設備) 一次的費用。除了比率型的資源成本以外,您也可以輸入每次使用成本。例如,每次使用租用設備時,除了按小時付費之外,也許還需要支付運送或安裝費用。

每次使用成本與要完成的工時無關;這是每次使用資源時,所產生的一次性成本。然而工時資源的每次使用成本會與使用的工作分派單位 (工作分派單位:資源分派至任務的工作資源時間或單位的百分比。)數目有關,而且材料資源的每次使用成本只會套用一次。例如,如果水泥匠的每次使用成本為 $100,而完成任務需要三個水泥匠,那麼成本是 $300。但對於材料資源 (如水泥) 而言,如果每次使用的運送成本為 $100,那麼即使完成該任務需要 10 噸水泥,該費用也只會支付一次。

什麼是固定成本?其計算方法為何?

固定成本是一組不論任務工期、資源已執行的工時量或工作分派單位數量為何,都會保持固定的任務成本。

 附註   如果任務花費比較多的時間,則比率型的資源成本可能會增加,但是固定成本則不會增加。例如,如果木匠是比率型成本 (支付時薪) 而且排程要以五天完成任務,但是花了七天才完成任務,所以支付給木匠的薪資會比當初規劃的還要多。如果木匠這份工作當初是以固定成本來支付,那麼不管花多少時間完成任務,成本都是一樣的。

除了比率型的資源成本以外,您也可以將固定成本分派給任務。例如,如果分派給某任務的資源也涉及差旅成本,則可以將差旅成本當成固定量加入該任務中。固定成本是包含在階段 (在摘要任務 (摘要任務:由子任務組成且彙總該些子任務的任務。請使用大綱來建立摘要任務。Project 會使用來自子任務的資訊來自動判定摘要任務資訊 [如工期和成本]。)上) 及整個專案的總成本中。

如何調節現金流量?

將成本分派給任務和資源時,您可以決定其應該進行累算 (累算方法:決定資源成本產生的時間及實際成本被記入專案的時間。您可以在任務的啟動 [開始] 或完成 [結束] 時產生成本,或在任務期間按比例分派它們 [依比例]。)的時機。如果現金流量在您的專案中是一項關鍵因素,則您可以變更個別任務的成本累算方式,以確保在您擁有可供支付的現金後才會進行累算。

除了每次使用成本一定是在任務開始時累算以外,Project 預設會按比例計算成本,並根據任務完成的百分比來計算成本累算,其即是將成本分攤在整個任務工期上。不過,如果您有在任務開始時就一次付清的款項,也可以在任務開始時進行成本累算,或如果您要等到工時完成時才支付,則可以在任務結束時再進行累算。