建立組織圖

如果您想描繪出公司或組織的上下屬關係,可以建立使用組織圖版面配置的 SmartArt 圖形,例如 [組織圖],或者也可以使用 Visio 建立組織圖。如果您有 Visio,請參閱識別要用來建立組織圖的程式文章。

您也可以在 SmartArt 圖形中,建立每個人都有相關圖片的組織圖。具有相片的組織圖不但會有專業的設計感,還可以協助同事門辨識彼此的姓名和面孔。

您想要做什麼?


建立組織圖概觀

組織圖能以圖形方式呈現出組織的管理結構,例如公司的部門經理和非管理階層的員工。您可以在 Excel、Outlook、PowerPoint 或 Word 中使用 SmartArt 圖形建立組織圖,然後將組織圖加入工作表、電子郵件訊息、簡報或文件。若要快速簡單建立組織圖,您可以在組織圖中輸入或貼上文字,然後讓文字自動定位和編排。

當您將助理方塊加入組織圖版面配置 (例如 [組織圖]) 時,會出現一個項目符號加上一條線,代表 [文字窗格] 中的助理方塊。

組織圖版面配置中有一位經理、兩名部屬以及一個助理圖案。

雖然您可以使用其他階層版面配置來建立組織圖,但只有組織圖版面配置才能使用助理方塊與首行開始版面配置。

若要讓 SmartArt 圖形快速具備精心設計的外觀及修飾,您可以變更色彩套用 SmartArt 樣式到組織圖。在 PowerPoint 2010 簡報中,還可以將組織圖製作成動畫

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建立組織圖

  1. 在文件、簡報、試算表或電子郵件訊息中的 [插入] 索引標籤上,按一下 [圖例] 群組中的 [SmartArt]

在 PowerPoint 2010 中,[插入] 索引標籤上的 [圖例] 群組。

在 PowerPoint 2010 中,[插入] 索引標籤上的 [圖例] 群組的範例。
  1. [選擇 SmartArt 圖形] 圖庫中,按一下 [階層圖],然後按一下其中一種組織圖版面配置 (如 [組織圖]),再按一下 [確定]
  2. 若要輸入文字,請執行下列其中一項:
    • 按一下 SmartArt 圖形中的方塊,然後輸入文字。

 附註   若要獲得最佳結果,請在新增了所有想要的方塊之後才使用這個選項。

  • 按一下 [文字窗格] 中的 [文字],然後輸入文字。
  • 從其他位置或程式複製文字,並按一下 [文字窗格] 中的 [文字],然後貼上文字。

 附註   如果看不到 [文字窗格],請按一下控制項。

[文字窗格] 控制項

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建立具有圖片的組織圖

  1. 在文件、簡報、試算表或電子郵件訊息中的 [插入] 索引標籤上,按一下 [圖例] 群組中的 [SmartArt]

在 PowerPoint 2010 中,[插入] 索引標籤上的 [圖例] 群組。

在 PowerPoint 2010 中,[插入] 索引標籤上的 [圖例] 群組的範例。
  1. [選擇 SmartArt 圖形] 圖庫中,按一下 [階層圖],然後按兩下 [圖片組織圖]

圖片組織圖

  1. 若要新增圖片,請在您要新增圖片的方塊中按一下圖片圖示、找出其中包含要使用圖片的資料夾、按一下圖片檔案,然後按一下 [插入]

圖片預留位置圖示。

圖片圖示
  1. 若要輸入文字,請執行下列其中一項:
    • 按一下 SmartArt 圖形中的方塊,然後輸入文字。

 附註   若要獲得最佳結果,請在新增了所有想要的方塊之後才使用這個選項。

  • 按一下 [文字窗格] 中的 [文字],然後輸入文字。
  • 從其他位置或程式複製文字,並按一下 [文字窗格] 中的 [文字],然後貼上文字。

 附註   如果看不到 [文字窗格],請按一下控制項。

[文字窗格] 控制項

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在組織圖中新增或刪除方塊

新增方塊

  1. 按一下要新增方塊的 SmartArt 圖形。
  2. 按一下最接近要新增方塊之位置的現有方塊。
  3. 在 [SmartArt 工具] 底下的 [設計] 索引標籤上,在 [建立圖形] 群組中按一下 [新增圖案] 底下的箭號,然後執行下列其中一個動作:

在 [SmartArt 工具] 底下之 [設計] 索引標籤上的 [建立圖形] 群組。

 附註   如果您沒有看到 [SmartArt 工具][設計] 索引標籤,請確認您已選取 SmartArt 圖形。您可能需要按兩下 SmartArt 圖形,才能選取它並開啟 [設計] 索引標籤。

  • 若要將方塊插入到所選取圖案的同一層但位於該方塊後方,請按一下 [新增後方圖案]
  • 若要將方塊插入到所選取圖案的同一層但位於該方塊前方,請按一下 [新增前方圖案]
  • 若要將方塊插入到所選取圖案的上一層,請按一下 [新增上方圖案]

新方塊會取代所選取方塊的位置,而所選取方塊及緊接在下面的所有方塊都會向下降低一層。

  • 若要將方塊插入到所選取圖案的上下一層,請按一下 [新增下方圖案]
  • 若要新增助理方塊,請按一下 [新增助理]

助理方塊會新增到 SmartArt 圖形同一層的其他方塊之上,但在 [文字窗格] 中會顯示成同一層的其他方塊之後。

只有組織圖版面配置才能使用 [新增助理]。階層版面配置 (如 [階層]) 無法使用該功能。

刪除方塊

若要刪除方塊,請按一下您要刪除之方塊的框線,然後按下 DELETE 鍵。

 附註 

  • 當您需要在關聯圖形中新增方塊時,請嘗試將圖案新增到所選取圖案的前面或後面,以確認您要的放置位置。
  • 若要從 [文字窗格] 新增圖案:
    1. 在圖案階層,將游標置於要新增圖案的文字結尾。
    2. 按 ENTER 鍵,然後在新圖案中輸入您要的文字。
    3. 若要新增助理方塊,請在 [文字窗格] 中選取助理方塊的同時按 ENTER 鍵。
  • 雖然在組織圖版面配置 (例如 [組織圖]) 中,無法自動用一條線將兩個最上層圖案連接起來,但您可以模仿這樣的外觀,做法是新增方塊到 SmartArt 圖形的最上層,然後畫一條線將圖案連接起來。
  • 若要移動方塊,請按一下想要移動的方塊,然後將它拖曳至新的位置。若要移動或「微調」方塊位置,請按住 CTRL 鍵同時按下鍵盤上的方向鍵。

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將實線變更為虛線

若要以虛線顯示兩個方塊之間的關係,請變更方塊之間的線條樣式。

  1. 按一下要變更線條樣式的 SmartArt 圖形。
  2. 以滑鼠右鍵按一下線條,然後按一下快顯功能表的 [格式化圖案]
  3. 按一下 [線條樣式],然後選取想要的 [虛線類型]

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變更組織圖的首行開始版面配置

首行開始版面配置會影響所選取方塊底下之所有方塊的版面配置。

  1. 在組織圖中按一下要套用首行開始版面配置的方塊。
  2. [SmartArt 工具] 底下的 [設計] 索引標籤上,按一下 [建立圖形] 群組中的 [版面配置]。然後執行下列其中一個動作:

在 [SmartArt 工具] 底下的 [設計] 索引標籤上,[建立圖形] 群組中的 [版面配置] 按鈕。

 附註   如果您沒有看到 [SmartArt 工具][設計] 索引標籤,請確認您已選取 SmartArt 圖形。您可能需要按兩下 SmartArt 圖形,才能選取它並開啟 [設計] 索引標籤。

  • 若要將所選取方塊底下的所有方塊置中,請按一下 [一般]

首行開始版面配置設為標準的組織圖

  • 若要將所選取方塊置於底下所有方塊的中央,然後底下的方塊以水平排列,每列兩個方塊,請按一下 [兩者]

首行開始版面配置設為首行由左右開始的組織圖

  • 若要將所選取方塊置於底下所有方塊的右方,然後底下的方塊以垂直排列並靠左對齊,請按一下 [首行由左開始]

首行開始版面配置設為首行由左開始的組織圖

  • 若要將所選取方塊置於底下所有方塊的左方,然後底下的方塊以垂直排列並靠右對齊,請按一下 [首行由右開始]

首行開始版面配置設為首行由右開始的組織圖

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變更組織圖的色彩

您可以將佈景主題色彩 (佈景主題色彩:在檔案中使用的一組色彩配置,佈景主題是由色彩配置、字型配置和效果配置組合而成。)所衍生的色彩組合,套用至 SmartArt 圖形中的方塊。

  1. 按一下要變更色彩的 SmartArt 圖形。
  2. [SmartArt 工具] 底下的 [設計] 索引標籤上,按一下 [SmartArt 樣式] 群組中的 [變更色彩]

在 [SmartArt 工具] 底下之 [設計] 索引標籤上的 [SmartArt 樣式] 群組

如果您沒有看到 [SmartArt 工具][設計] 索引標籤,請確認您已選取 SmartArt 圖形。您可能需要按兩下 SmartArt 圖形,才能選取它並開啟 [設計] 索引標籤。

  1. 按一下想要的色彩組合。

 秘訣   當您將滑鼠指標放在縮圖上時,可以看到色彩如何影響 SmartArt 圖形。

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變更組織圖方塊的背景色彩

  1. 以滑鼠右鍵按一下方塊的框線,然後按一下快顯功能表上的 [格式化圖案]
  2. 按一下 [填滿] 窗格,然後按一下 [實心填滿]
  3. 按一下 [色彩]按鈕圖像 ,然後按一下想要的色彩。
  4. 如果要指定透視背景色彩的程度,請移動 [透明度] 滑桿,或在滑桿旁邊的方塊中輸入數字。您可以從 0% (完全不透明,這是預設設定) 至 100% (完全透明) 調整透明度的百分比。

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將 SmartArt 樣式套用到組織圖

僅適用於 PowerPoint

[SmartArt 樣式] 是可以套用至 SmartArt 圖形中方塊的各種效果組合 (例如線條樣式、浮凸或立體),用於建立獨特的專業設計外觀。

  1. 按一下要變更 SmartArt 樣式的 SmartArt 圖形。
  2. [SmartArt 工具] 底下的 [設計] 索引標籤上,按一下 [SmartArt 樣式] 群組中想要的 SmartArt 樣式。

若要查看更多 SmartArt 樣式,請按一下 [其他] 按鈕 按鈕圖像

如果您沒有看到 [SmartArt 工具][設計] 索引標籤,請確認您已選取 SmartArt 圖形。您可能需要按兩下 SmartArt 圖形,才能選取它並開啟 [設計] 索引標籤。

 附註 

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將組織圖製作成動畫

如果您使用的是 PowerPoint,就可以將組織圖製作成動畫,以強調每個方塊、每個分支或每個階層。

  1. 按一下您要加上動畫效果的組織圖 SmartArt 圖形。
  2. [動畫] 索引標籤上,按一下 [進階動畫] 群組中的 [新增動畫],然後選取您要的動畫效果。

在 PowerPoint 2010 中,已醒目提示 [新增動畫] 的 [動畫] 索引標籤

  1. 若要變更組織圖上的動畫,使動畫依階層呈現 (例如,使相同階層的所有圖案同時出現,但在較低階層的圖案之前出現),請執行下列步驟:
    1. 選取組織圖。
    2. [動畫] 索引標籤上,按一下 [動畫] 群組中的 [效果選項],然後選取 [依層級一個接一個]

 附註    如果您將套用了動畫效果的組織圖複製到另一張投影片上,動畫效果也會跟著複製過去。

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適用:
Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010