建立 PowerPoint 2007 簡報的指南

Microsoft Office PowerPoint 2007 如果您想要建立 Microsoft Office PowerPoint 2007 簡報,但不確定從何開始,可以利用下面資訊建立內容豐富、引人注目的簡報。本文以工作為架構,內容包含每一項工作的說明,以及可用來建立簡報的程序超連結。依據簡報的複雜度而定,您可能並不需要執行本文所參照的所有程序;雖然您可以依任何順序來執行下列程序,我們還是建議依照下面所示的順序執行。

本文內容

顯示第一:規劃簡報時心中要牢記您的觀眾

規劃簡報時,要想想觀眾是誰。大部分簡報都是由簡報者現場發表,但依據您的在場或不在場情況以及簡報的目標觀眾類型而定,也可以選擇以沒有簡報者的方式來發表簡報。

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規劃要直接向觀眾發表的簡報

一般來說,直接向觀眾發表簡報是最好的方法,尤其是當您要傳達的訊息並非三言兩語就能講清楚,並且預期觀眾會提出問題的時候。

若要開始建立您打算要直接向觀眾發表的簡報,請繼續前進到「第二:開始建立簡報」

規劃沒有簡報者在場發表的簡報

基於下列其中一個原因,可考慮以沒有簡報者的方式來發表簡報:

 秘訣   簡報的收件者電腦上必須安裝 Office PowerPoint 2007 或 Microsoft Office PowerPoint Viewer 2007,才能檢視您傳送的簡報。如需詳細資訊,請參閱安裝及執行 PowerPoint Viewer


顯示第二:開始建立簡報

您可以建立空白簡報,或是編輯現有的簡報,將它改成自己要的樣子;不論是哪一種情況,都可以將來自其他簡報的投影片或投影片內容新增到您的簡報中。

如果您要讓簡報具有佈景主題 (佈景主題:統一設計元素集,藉由使用色彩、字型及圖形,來提供您文件的外觀。) (包括協調搭配的色彩、效果與字型)、版面配置 (版面配置:項目的排列方式,例如投影片上標題和副標題的文字、清單、圖片、表格、圖表、圖案和影片。)以及格式設定,可以建立及套用範本 (範本:某一檔案或一組檔案中包含以下方面的資訊,包括主題、版面和完成的簡報中的其他物件。)

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從現有簡報開始著手 若要節省時間,可以使用其他簡報中現有的一些或所有投影片。只需開啟現有的簡報,以新的檔案名稱來儲存該檔案,然後修改該簡報以符合您的需求。
從空白簡報開始著手

若要從空白簡報開始著手,請執行下列步驟:

  1. 按一下 [Office 按鈕]按鈕圖像 ,然後按一下 [開新檔案]
  2. 按一下 [範本] 底下的 [空白及最近使用的檔案],然後按兩下 [空白簡報]
  3. 在包含 [大綱][投影片] 索引標籤的窗格中,按一下 [大綱]
  4. 建立大綱。
  5. 若要加上色彩、格式設定以及一致的版面配置 (版面配置:項目的排列方式,例如投影片上標題和副標題的文字、清單、圖片、表格、圖表、圖案和影片。),請套用範本 (範本:某一檔案或一組檔案中包含以下方面的資訊,包括主題、版面和完成的簡報中的其他物件。)
  6. 儲存簡報。
建立大綱

無論您是使用空白簡報,或是從現有簡報著手,請按一下 [大綱] 索引標籤,以便組織及建立主題架構。您甚至可以從另一個程式將大綱文字插入 PowerPoint 簡報,例如 Microsoft Office Word 2007。

[大綱] 索引標籤可協助您構思資訊,並有順序地將資訊放到每一張投影片上。

若要在大綱模式中開始建立簡報,請參閱在大綱模式檢視中建立及列印簡報

套用範本

如果您要為正在規劃的一系列簡報建立統一的樣式、格式與色彩配置,請建立範本 (範本:某一檔案或一組檔案中包含以下方面的資訊,包括主題、版面和完成的簡報中的其他物件。)並將它套用到簡報。您可以重複使用這個範本,以建立具有相同外觀的新簡報。

若要經由套用內建的現有範本來開始建立簡報,請參閱套用範本至新簡報。若要自己建立範本,然後再套用此自訂範本,請參閱建立範本

儲存簡報

無論您是從空白簡報或從現有簡報著手,請先儲存簡報再繼續進行。

如需有關儲存簡報以及可用的檔案格式的詳細資訊,請參閱下列文件:

 秘訣   如需有關如何建立有用簡報的秘訣,請參閱建立及發表深刻有力簡報的秘訣


顯示第三:新增包含或不包含容的投影片

您可以經由複製及貼上位於本機電腦或某共用位置中的其他簡報的內容,以便在簡報中新增包含或不包含內容的投影片。此外,還可以在同一份簡報內建立重複的投影片,或是新增來自 PowerPoint 2007 版面配置庫的投影片。

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新增來自投影片版面配置庫的空白投影片 [常用] 索引標籤上的 [投影片] 群組中,您可以新增來自投影片版面配置庫的投影片
新增來自檔案的投影片 若要新增來自檔案的投影片,而該檔案位於伺服器、本機電腦或 CD 上,請參閱新增來自檔案的投影片
複製簡報中的投影片 若要將同一份簡報中位於某個位置的投影片複製到另一個位置,請參閱複製簡報中的投影片
複製及貼上投影片 若要複製及貼上來自其他簡報的投影片,並接受或拒絕該投影片的格式設定,請參閱複製並貼上投影片
新增來自投影片庫的投影片

如果您連線到執行 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的伺服器,就可以將投影片發佈到 SharePoint 投影片庫,並重複使用來自投影片庫的投影片。如果不知道電腦是否連線到 Office SharePoint Server 2007 伺服器,請洽詢伺服器管理員。

如需有關投影片庫的詳細資訊,請參閱共用和重複使用 PowerPoint 2007 投影片內容

複製及貼上投影片內容 若要複製及貼上投影片的部分內容,例如文字或物件 (物件:表格、圖表、圖形、方程式或其他形式的資訊。在一個應用程式中所建立的物件 (例如試算表) 及連結或內嵌於其他應用程式的物件是 OLE 物件。),請參閱使用 Office 剪貼簿複製和貼上多個項目以及使用複製格式來複製物件、工作表儲存格或文字的格式設定

顯示第四:加入圖片、圖案、圖形及其他物件

若要讓簡報更加吸引人,可以加入物件 (物件:表格、圖表、圖形、方程式或其他形式的資訊。在一個應用程式中所建立的物件 (例如試算表) 及連結或內嵌於其他應用程式的物件是 OLE 物件。) (例如 SmartArt 圖形、圖表、圖片、文字藝術師 (文字藝術師:使用現成效果建立的文字物件,您可以向其套用其他格式選項。)以及超連結 (超連結:帶有底線的有色文字或圖形,按一下即可跳至檔案、檔案中的位置、全球資訊網上的網頁,或者內部網路上的網頁。超連結也可以跳至新聞群組、Gopher、Telnet 及 FTP 網站。))、聲音及影片。

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加入 SmartArt 圖形

SmartArt 圖形是設計精美的圖形,可讓您輕鬆快速地加入簡報中以呈現資料。有很多不同的圖形版面配置 (例如循環圖、清單、流程圖、階層圖、矩陣圖等等) 可供您選擇,以便能有效地溝通隱匿於資料背後的訊息。

如需有關 SmartArt 圖形的詳細資訊,請參閱進一步了解 SmartArt 圖形,或參閱示範:使用 SmartArt 圖形為文字增添風采

如需有關在簡報中加入 SmartArt 圖形的詳細資訊,請參閱建立 SmartArt 圖形

加入圖表

請善用 2007 Microsoft Office system 的圖表功能。

若要在簡報中使用圖表來呈現資料,請參閱在簡報中使用圖表

加入圖片或美工圖案

您可以將來自像是 Microsoft Office Online 及其他美工圖案提供者、網頁或電腦上的檔案等來源的圖片與美工圖案 (美工圖案:一張現成的圖片,常顯示為點陣圖或繪製的一組圖案。)插入或複製到 Microsoft Office PowerPoint 2007 簡報中;也可以使用圖片和美工圖案做為投影片的背景。

若要加入圖片或美工圖案,請參閱插入圖片或美工圖案

加入聲音 若要在簡報進行期間播放聲音,請參閱在簡報中新增及播放聲音
在簡報中加入旁白 建立自動執行的簡報時,可以在簡報中加入旁白。請參閱新增旁白至簡報
加入影片 如需有關可以加入及播放之影片類型的詳細資訊,以及有關在發表簡報時播放影片的詳細資訊,請參閱在簡報中新增及播放影片以及設定影片選項
加入超連結 若要加入會連到另一份簡報、Word 文件、Microsoft Office Excel 工作表或網站 (可以在發表簡報時按一下滑鼠來瀏覽該網站) 的超連結,請參閱建立超連結
加入文字藝術師

文字藝術師是一個文字樣式圖庫,可讓您在簡報中加入具有裝飾效果的文字樣式,例如陰影或左右對稱 (反射) 的文字。在 PowerPoint 2007 中,您還可以將效果套用到現有文字,讓它們成為文字藝術師。

若要在簡報中加入文字藝術師,請參閱新增或刪除文字藝術師

 秘訣   若需要協助判斷使用 SmartArt 圖形或圖表以視覺化方式呈現資料的時機,請參閱什麼時候該使用 SmartArt 圖形和圖表?。若要將文字變成圖形,請參閱將投影片文字轉換成 SmartArt 圖形


顯示第五:加入頁首及頁尾

在投影片、講義或備忘稿中,使用頁首或頁尾來顯示像是投影片編號以及時間與日期等資訊。您也可以在簡報的每一張講義或備忘稿頂端加入自訂資訊,或在每一張投影片、講義或備忘稿的底部加入自訂資訊,例如標題或簡報者的姓名。

如需詳細資訊,請參閱在簡報中新增頁首或頁尾

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加入頁首或頁尾

若要在簡報的頁首或頁尾加入資訊,請參閱在簡報中新增頁首或頁尾,或參閱將投影片編號或日期與時間新增到投影片上的任何位置

 附註   您可以在備忘稿與講義中加入頁首,投影片無法加入頁首。

設定頁首或頁尾的格式、位置或大小 若要經由調整大小、調整位置,或者經由變更文字的字型、大小、色彩、大小寫或間距的方式,來變更頁首或頁尾版面配置區 (版面配置區:大部分投影片版面配置所包含之帶有點狀框線的方塊。這些方塊中包含標題及本文文字,或者諸如圖表、表格及圖片的物件。),請參閱為簡報中的頁首或頁尾設定格式和位置及調整大小

顯示第六:加入視覺效果

您可以加入像是投影片之間的切換效果、文字或物件動畫效果,以及其他視覺效果,讓簡報看起來更加有趣。

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將文字或物件製作成動畫

您可以設定超連結、文字、圖形 (包括 SmartArt 圖形)、資料庫圖表、圖表以及物件 (物件:表格、圖表、圖形、方程式或其他形式的資訊。在一個應用程式中所建立的物件 (例如試算表) 及連結或內嵌於其他應用程式的物件是 OLE 物件。)動畫 (動畫:將特殊的視覺效果或音效新增至文字或物件中。例如,您可以讓文字項目符號點自左側飛入,每次一個字,或在抽出圖片時聽到掌聲。)效果,以強調重點、控制資訊流程,並讓簡報變得更加有趣。

如需詳細資訊,請參閱將文字或物件製作成動畫

新增投影片之間的切換效果

投影片切換指的是在投影片放映模式中,從某張投影片移到下一張投影片時,類似於動畫的效果。您可以控制每一個投影片切換效果的速度,還可以加入音效。

如需詳細資訊,請參閱新增投影片之間的切換效果


顯示第七:檢拼字並請同儕提供意見

請關係人及小組成員對您的簡報草稿提供意見,將他們的意見列入考量。要將簡報傳送給任何人之前,請先檢查拼字與文法。

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查拼字、文法與文字用法

不正確的拼字、文法與文字用法可能會阻礙或誤導觀眾從簡報接收的訊息。

如需詳細資訊,請參閱檢查拼字及文法以及在同義字中查字

顯示標記並檢閱註解

建立好簡報的草稿之後,請同事檢閱草稿並加上註解與建議。

如需詳細資訊,請參閱顯示標記並檢閱註解


顯示第八:準備發表或散發簡報

正式發表簡報之前,可能需要事先練習,並建立要提供給觀眾的支援資料。下列是選擇性的工作,您可以依據發表方式、用於發表之電腦的功能,以及觀眾的需求,來選擇所需的工作。

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排練及設定簡報時間

您可以排練簡報的發表,確保能夠控制在固定時間內。排練時,可以使用投影片計時功能來記錄呈現每一張投影片所需的時間;在正式發表簡報時,就可以使用所記錄的時間自動向前切換投影片。

如需詳細資訊,請參閱排練及設定簡報時間

安裝 PowerPoint Viewer 如果要用來執行您所建立之簡報的電腦上沒有安裝 PowerPoint,那麼就必須在這部電腦上安裝 PowerPoint Viewer
建立及列印講義

您可以將簡報列印成講義的形式,在一個頁面上列印一、二、三、四、六或九張投影片,讓觀眾能夠在您發表簡報時跟上簡報進度,或是保留做為未來參考使用。

如需詳細資訊,請參閱建立及列印講義

建立及列印備忘稿

您可以建立備忘稿 (備忘稿:在備註隨附的投影片下方顯示作者備註的頁面上。),做為發表簡報時提供給自己的備忘事項,或者也可以提供給觀眾。

如需詳細資訊,請參閱建立及列印備忘稿

列印前先預覽

列印投影片、備忘稿或講義之前,可以先預覽版面,並進行任何所需的變更。

如需詳細資訊,請參閱列印前預覽版面

列印投影片

列印投影片時,PowerPoint 2007 會設定簡報中的色彩,以符合所選印表機的功能。如果印表機是設為以黑白或灰階 (灰階:由白到黑逐漸加深的一系列陰影,用來顯示或列印文字和圖片。)列印,就會以此方式列印投影片。

如需詳細資訊,請參閱列印投影片

以黑白兩色或灰階列印簡報

您可以使用彩色、灰階或黑白模式來列印整份簡報 (包括投影片、大綱、備忘稿以及給觀眾的講義),不過,大部分情況下,您可能會選擇以黑白或灰階 (灰階:由白到黑逐漸加深的一系列陰影,用來顯示或列印文字和圖片。)模式來列印。

如需詳細資訊,請參閱以黑白兩色或灰階列印簡報

另存為可攜式文件格式 (PDF (PDF: A Postscript-based electronic file format that preserves document formatting and enables file sharing.)) XML Paper Specification (XPS) 檔案 您必須先安裝某個增益集,才能在 2007 Microsoft Office system 程式中另存為 PDF 或 XPS 檔案。如需詳細資訊,請參閱啟用 PDF 和 XPS 等其他檔案格式的支援

顯示第九:發表或散發簡報

大部分簡報都是由簡報者現場發表,但依據您的在場或不在場情況以及簡報的目標觀眾類型而定,也可以選擇以沒有簡報者的方式來發表簡報。

請使用下表所列的選項,依據觀眾以及使用的發表方式來選擇可協助您發表訊息的程序。

 秘訣   如需詳細資訊,請參閱建立及發表深刻有力簡報的秘訣

工作 含有程序超連結的說明
在兩部監視器上發表簡報 如需有關從某一部監視器 (例如,位於講台上) 發表簡報,而觀眾使用另一部監視器檢視簡報的詳細資訊,請參閱使用簡報者檢視畫面在兩部監視器上進行簡報
將簡報複製到 CD、網路或本機磁碟上

當您將 PowerPoint 簡報複製到 CD、網路或電腦的本機磁碟時,也會同時複製 Office PowerPoint Viewer 2007 以及任何連結的檔案 (例如影片或聲音)。

若要將簡報以及連結的所有檔案都複製到 CD、網路或本機磁碟上的資料夾中,請參閱將簡報複製到 CD、網路或本機磁碟上

發表自訂放映 如需有關發表自訂放映 (自訂放映:簡報中的簡報,您可以將現有簡報中的投影片組合起來,如此便可以將該部分簡報播放給特定的觀眾觀看。)的詳細資訊,請參閱建立及呈現自訂放映
在簡報期間在投影片上書寫

當您使用 PowerPoint 發表簡報時,可以在投影片上畫圓圈、畫底線、畫箭號或畫其他標記,來強調重點或顯示關聯。

如需詳細資訊,請參閱在簡報期間在投影片上書寫

在簡報期間永遠顯示指標

在簡報期間,如果三秒內沒有進行任何動作,指標便會自動隱藏。當您移動滑鼠時,指標會重新出現。

如需詳細資訊,請參閱在簡報期間永遠顯示指標

將簡報發佈至網路

如果將簡報發佈至網際網路,潛在的客戶或使用者就可以隨時依需要無限制地存取這項資訊。

如需詳細資訊,請參閱將簡報發佈至網路

將相簿發佈至網路

如果將簡報的相簿發佈至網際網路,相關人士以及其他有興趣的人就可以隨時依需要無限制地存取這些相片。

如需詳細資訊,請參閱將相簿發佈至網路

將投影片發佈至投影片庫

您必須先在 Office SharePoint Server 2007 伺服器上建立投影片庫清單並具有伺服器存取權,才能將投影片發佈至投影片庫。

如需詳細資訊,請參閱共用和重複使用 PowerPoint 2007 投影片內容


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適用:
PowerPoint 2007