2007 Microsoft Office system 中的資訊版權管理 (IRM)

本文說明如何使用 2007 Microsoft Office system 提供的「資訊版權管理」(Information Rights Management，IRM)，限制文件、活頁簿及簡報等內容的權限。如需電子郵件訊息內容權限之限制方式的詳細資訊，請參閱限制電子郵件訊息中機密資訊的權限。

如需如何設定開啟或修改檔案之密碼的資訊，請參閱設定開啟或修改文件、活頁簿或簡報的密碼。另外也有其他文章說明如何使用密碼保護文件中的格式設定以及保護工作表或活頁簿元素。

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• IRM 的用途與限制
• 您可以使用 IRM 管理權限的檔案類型
• 將您的電腦設定為使用 IRM
• 下載權限
• 限制檔案內容的權限
• 使用不同的 Windows 使用者帳號管理檔案權限
• 檢視具有限制權限的內容

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IRM 的用途與限制

資訊版權管理 (IRM) 可以讓個人與管理員指定文件、活頁簿及簡報的存取權限。這可以幫助您避免機密資訊遭到未經授權的人員列印、轉寄或複製。使用 IRM 限制檔案的權限之後，由於檔案權限儲存於文件檔本身，因此無論資訊位於何處，系統都會強制執行存取與使用限制。

就個人或私人資料的傳輸而言，IRM 能夠協助個別使用者強制執行他們的個人偏好設定。此外，IRM 也會協助組織強制執行公司政策，以控管機密資訊或專利資訊的散播。

IRM 有助於：

• 防止未經授權的限制內容收件者轉寄、複製、修改、列印、傳真或剪貼內容，以從事未經授權之使用行為
• 防止他人使用 Microsoft Windows 的列印螢幕功能複製限制的內容
• 無論內容的傳送位置為何，一律加上限制
• 支援檔案到期功能，讓文件內容在經過指定期間之後便無法再行檢視
• 在公司內部強制執行控管內容之使用與發佈的公司政策

IRM 無法防止下列情況發生：

• 防止特洛伊木馬、按鍵記錄程式與特定類型間諜軟體等這一類惡意程式清除、竊取、擷取與傳輸內容
• 防止由於電腦病毒動作而遺失或損毀的內容
• 防止他人以手抄或重新打字的方式複製收件者畫面上顯示的限制內容
• 防止收件者對螢幕上顯示的限制內容拍攝數位相片
• 防止他人使用協力廠商螢幕擷取程式複製限制的內容

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您可以使用 IRM 管理權限的檔案類型

您可以在 2007 Office 版本 中，使用 IRM 在 XML Paper Specification (.xps) 檔案及下列類型檔案中管理權限：

Word 檔案

Excel 檔案

PowerPoint 檔案

 附註 

• 當這些類型檔案附加於 Office Outlook 2007 中有權限管理的電子郵件時，也會自動進行權限管理。
• 當您附加訊息檔案 (.msg) 至有權限管理的電子郵件時，該附加的訊息不會進行權限管理，IRM 不會對 .msg 檔案類型進行權限管理。

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將您的電腦設定為使用 IRM

若要在 2007 Office 版本 中使用 IRM，最低需求軟體為 Windows Rights Management Services (RMS) 用戶端 Service Pack 1 (SP1)。如果使用執行 Windows Vista 的電腦，則已經安裝 Windows Rights Management Services (RMS) 用戶端；如果使用執行 Windows XP 的電腦，則必須由您或 RMS 管理員將這套軟體安裝在電腦上。RMS 管理員可以設定公司特定的 IRM 原則，定義可以存取資訊的人員，以及電子郵件所允許的編輯等級。例如，公司系統管理員可能會定義稱為「公司機密」的權限範本，這個權限範本會指定只有公司網域內的使用者才能開啟套用該原則的電子郵件。

安裝 Windows Rights Management Services (RMS) 用戶端

1. 在 Windows XP 中，按一下 [開始] 按鈕，再按一下 [控制台]。
2. 按一下 [新增或移除程式]，再按一下 [新增或移除程式]。按一下左邊窗格中的 [新增程式]。在程式清單中，按一下 [Windows Rights Management Services 用戶端]，再按一下 [新增]。

 附註   在 [傳統檢視] 中，按兩下 [新增或移除程式]，然後在左邊窗格中，按一下 [新增程式]。在程式清單中，按一下 [Windows Rights Management Services 用戶端]，再按一下 [新增]。

或者，當您第一次嘗試開啟已經使用 IRM 管理權限的檔案時，如果您所使用的電腦沒有這套軟體，2007 Office 版本 就會提示您下載 Windows Rights Management Services 用戶端。如需有關 Windows Rights Management Services 用戶端的詳細資訊，請瀏覽 Windows 版權管理服務網站。

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下載權限

在您第一次嘗試開啟包含限制權限的文件、活頁簿或簡報時，必須連線到授權伺服器以驗證您的認證，並下載「使用權」。使用權定義您擁有的檔案存取層級。每個具有限制權限的檔案都必須執行這個程序；換句話說，如果沒有使用權，您就無法開啟具有限制權限的內容。下載權限時，Microsoft Office 必須將您的認證 (包括電子郵件地址) 以及您的權限相關資訊傳送到授權伺服器，但是包含在文件中的資訊並不會傳送到授權伺服器。如需詳細資訊，請參閱隱私權聲明。

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限制檔案內容的權限

作者可以依個別使用者、文件或群組來限制文件、活頁簿和簡報的權限 (依群組限制權限時需要有 Microsoft Active Directory 目錄服務以便展開群組)。作者可以使用 [權限] 對話方塊給與使用者「讀取」及「變更」存取權，也可以設定內容的到期日。例如，Ranjit，也就是作者，可以授予 Helena 讀取而不是變更文件的權限。然後 Ranjit 可以給與 Bobby 變更以及儲存文件的權限。Ranjit 也可以決定限制 Helena 和 Bobby 對這份文件的存取權，使這兩個人只能在文件到期之前的五天內存取文件。如需設定文件到期日的詳細資訊，請參閱設定檔案的到期日。

1. 儲存文件、活頁簿或簡報。
2. 按一下 [Office 按鈕] ，指向 [準備]，再指向 [限制權限]，然後按一下 [請勿傳送]。
3. 選取 [限制此文件的權限] 核取方塊，然後指定您希望每個使用者擁有的存取權層次。

如果管理員已經設定個別使用者無法更改的自訂權限原則，您的選擇可能就會受限。

權限等級

• 讀取     具有 [讀取] 權限的使用者可以讀取文件、活頁簿或簡報，但是沒有編輯、列印或複製的權限。
• 變更     具有 [變更] 權限的使用者可以讀取、編輯文件、活頁簿或簡報，並儲存這些項目的變更，但是沒有列印的權限。
• 完全控制     具有 [完全控制] 權限的使用者擁有完整的創作權限，而且可以對文件、活頁簿或簡報進行作者可以執行的任何動作，例如設定內容的到期日、防止列印，以及為使用者授予權限。在授權使用者對文件的權限到期之後，就只有文件作者或擁有文件之 [完全控制] 權限的使用者可以開啟該文件。作者一定擁有文件的 [完全控制] 權限。

4. 若要授予某人 [完全控制] 權限，請依序按一下 [其他選項] 和 [存取控制] 欄，再按一下箭號，然後按一下 [變更] 清單中的 [完全控制]。

5. 指定權限等級之後，按一下 [確定]。

[訊息列] 隨即出現，指出文件權限已受管制。如果需要變更文件的存取權限，請按一下 [變更權限]。

如果將具有限制權限的文件轉寄給未獲授權的人，便會出現一則內含作者電子郵件地址或網址的訊息，方便使用者要求作者授予文件的權限。

如果作者選擇不要加上電子郵件地址，則未獲授權的使用者便會收到一則錯誤訊息。

設定檔案的到期日

1. 開啟檔案。
2. 按一下 [Office 按鈕] ，指向 [準備]，再指向 [限制權限]，然後按一下 [請勿傳送]。
3. 選取 [限制此文件的權限] 核取方塊，然後按一下 [其他選項]。
4. 在 [使用者的其他權限] 下方，選取 [此文件的到期日為] 核取方塊，然後輸入日期。
5. 按 [確定] 兩次。

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使用不同的 Windows 使用者帳號管理檔案權限

1. 開啟文件、工作表或簡報。
2. 按一下 [Office 按鈕] ，指向 [準備]，再指向 [限制權限]，然後按一下 [管理認證]。
3. 請執行下列其中一項動作：
• 在 [選取使用者] 對話方塊中，選取想要使用之帳號的電子郵件地址，然後按一下 [確定]。
• 在 [選取使用者] 對話方塊中，按一下 [新增]，輸入新帳號的認證，然後按 [確定] 兩次。

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檢視具有限制權限的內容

若要使用 2007 Office 版本 檢視您具有權限的受權限管理內容，請直接開啟文件、活頁簿或簡報。

如果想要檢視您擁有的權限，請按一下 [訊息列] 中的 [檢視權限]，或按一下畫面底部狀態列中的按鈕。

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