作者：Steve Rindsberg，是 Microsoft MVP 且共同撰寫 PPTools (英文)
| 適用於 |
Microsoft Office PowerPoint® 2003
Microsoft PowerPoint® 2000 與 2002 |
您與 PowerPoint 已建立「Ate Cincinnati 的簡報」。您的檔案大小不斷增加到失去控制的程度，而且您無法找出原因。
我住在 Cincinnati。我相當喜歡這裡，所以我想要提供一點幫助。
有相當多的原因會造成您的檔案變得太大。我們將會查看發生的原因、看看要如何去修正、以及您可以做些什麼來防止再發生同樣的事。
關閉快速儲存
首先，您需要在 PowerPoint 做一些設定。在 [工具] 功能表上，按一下 [選項]，再按一下 [存檔] 索引標籤，然後清除 [允許快速儲存] 核取方塊。這樣會在每次您儲存時迫使 PowerPoint 移除簡報檔的額外資料。
在您關閉快速儲存之後，以新的檔名再一次儲存您的簡報。在 [檔案] 功能表上，按一下 [另存新檔]，在 [檔案名稱] 方塊鍵入您簡報的新版本名稱，再按一下 [確定]。
事實上，在繼續工作前儲存您簡報的另一份副本是個好主意。下列步驟有些會對您的簡報進行無法復原的變更。您會希望有一份投影片的備份副本。
注意過大的圖像檔
在大部分的案例中，圖像不需要比 1024 × 768 大很多 (請參閱我的圖像應該使用哪種解析度以供 PowerPoint 投影片放映使用？以得知其原因)。如果您的圖像比這個大，PowerPoint 檔案可能會比實際需要的大小還大。
PowerPoint 2002 及更新的版本會壓縮圖像並移除不需要的資料：
- 在圖片上按一下滑鼠右鍵，再按一下快顯功能表的 [設定圖片格式]。
- 在 [設定圖片格式] 對話方塊中，按一下 [圖片] 索引標籤，再按 [壓縮]。
- 在 [套用至] 下，請執行下列其中一項操作：
只要壓縮目前的圖片，按一下 [選取的圖片]。
要壓縮簡報中的所有圖片，按一下 [文件中的所有圖片]。
- 在 [變更解析度] 下，請執行下列其中一項操作：
如果您的簡報將會使用於螢幕上的放映，按一下 [Web/畫面]。
如果您計畫以列印的頁面來發送您的簡報，按一下 [列印]。
- 在 [選項] 下選取 [壓縮圖片] 核取方塊及 [刪除圖片的裁剪區域] 核取方塊。
- 按一下 [確定]。
- 如果出現提示，按一下 [壓縮圖片] 對話方塊中的 [套用] 。
PowerPoint 會自動為您壓縮圖片。
如果您使用 PowerPoint 2000 或之前的版本，請對您要壓縮的圖片執行下列操作：
- 按一下圖片以選取它。
- 在 [編輯] 功能表上按一下 [複製]。
- 再按一下 [編輯] 功能表中的 [選擇性貼上]。
- 請執行下列其中一項操作：
對大部分的圖像，如相片或掃瞄圖片，按一下 [JPG]。
對於有大區域相同色調的圖像，或是包含重要文字或細微的詳細資料，按一下 [PNG]。
附註 JPG 檔案通常比較小，但 JPG 的破壞性壓縮會使細線及其他細微的詳細資料變得模糊，或是在文字周圍留下「加工痕跡」(零星的奇怪色彩像素)。
- 刪除原始圖像。
注意內嵌物件、貼上或拖曳的圖形
如果可能的話，執行下列操作將圖像放進 PowerPoint 中：在 [插入] 功能表上指向 [圖片] 後，再按一下 [從檔案]。
當您從其他程式複製並貼上 (或拖曳) 圖像或包含圖像的圖形到 PowerPoint 時，PowerPoint 可能會建立內嵌的 OLE 物件。OLE 物件包含圖像的 Windows® Metafile (WMF) 圖片。PowerPoint 通常會非常有效地壓縮圖像，但它不會壓縮 WMF 的圖像，所以複製並貼上或拖曳圖像到您的檔案可能會使檔案變得相當大。
內嵌物件很容易縮小。在您不再需要編輯圖像 (按兩下) 之後，執行下列操作：在圖像上按一下滑鼠右鍵，指向快顯功能表的 [群組物件] ，然後按一下 [取消群組]。接著，馬上在圖像上再按一下滑鼠右鍵，指向快顯功能表的 [群組物件] ，然後按一下 [復原群組]。取消群組會去除 OLE 資料而只留下圖片，就是 PowerPoint 可以馬上壓縮的形式。
附帶一提，在 PowerPoint 中從一個投影片複製並貼上圖像到另一個是可以的。無論您使用圖像多少次，PowerPoint 只會儲存圖像的一個副本，所以重複使用圖像可實際協助縮小您的檔案。
也要檢查母片的投影片！
當您檢查簡報中過大的圖像及內嵌的 OLE 物件時，不要忘記與個別投影片一起檢查投影片、標題、備忘稿，以及講義母片等項目。
也請在 [備忘稿] 檢視中檢查每個備忘稿頁面 (在 PowerPoint 2000 及更新版本中，備忘稿頁面上的圖形不會在 [標準模式] 檢視下的 [備忘稿] 窗格中顯示)。
不要儲存為與 PowerPoint 95 相容的 PPT 檔案
如果您儲存任何在名稱中包含「PowerPoint 95」的格式，則包含圖像的 PowerPoint 檔案會變得非常大。這是因為 PowerPoint 97 及更新版本會壓縮圖像，但 PowerPoint 95 不會。較新版本的 PowerPoint 必須解除壓縮圖像來使它們相容於 PowerPoint 95。
因為從 PowerPoint 97 之後的所有版本都使用相同的檔案格式，除非您特別需要與只擁有 PowerPoint 95 的人員共用簡報，否則實在不需要另存為其他版本。儘管如此，更好的情況是，您可以與一般格式的 PowerPoint 簡報檔一起傳送新的 PowerPoint 2003 檢視器副本給他們。所有的檔案大小 (包含簡報檔和檢視器) 可能會一樣小或更小，而他們將可以觀看您的簡報就如您想要展示的一樣，而不是在 PowerPoint 95 版本中遺失您所有的美妙動畫及切換效果。
下載 Powerpoint 2003 Viewer
小心神秘、看不見的元件
在投影片或母片中，您懷疑會使檔案大小變大的地方：
- 若要選取投影片上的每一個東西，按一下 [編輯] 功能表上的 [全選] 或按 CTRL+A。
- 在點選每一項元件時按住 SHIFT 鍵，來清除您知道要保留而不進行變更的元件之選取。
- 按 DELETE 鍵以移除所有選取的元件，無論它們是不是可看見的。
其他方法：
- 若要放大以使您能夠查看整個投影片及其周圍的區域，在 [一般] 工具列上按一下 [顯示比例] 方塊中的箭號，然後在清單中按一下 [25%]。
- 多按幾次 TAB 鍵，依序選取投影片或母片上的每個元件。
- 如果有些在投影片之外的元件或您無法辨識的元件變成已選取，請刪除後再儲存簡報。
只嵌入您需要的字型
當您嵌入字型至簡報時，簡報可能會增大到和字型檔的大小一樣。在您決定嵌入之前，請檢查字型檔的大小。有些新的 Unicode 字型是非常龐大的！
附註 較新版本的 PowerPoint 讓您能夠只嵌入用於簡報的指定字元。這樣會明顯地縮減需要內嵌的字型資料的總數。
檢閱這些檢閱功能
PowerPoint 2002 採用一項新的檢閱功能：在 [檔案] 功能表上指向 [傳送到]，再按一下 [郵件收件者 (請檢閱)]。當您選擇此選項時，PowerPoint 檔案會保留所有原始資訊，以及收件者新增的任何變更或新資訊。檔案會在每次以任何方式變更時逐漸增大，即使這個變更是刪除資料或整個投影片也有可能。
無論誰是最初以這個方式傳送簡報的人都會變成「寄件者」；只有「寄件者」才能接受或拒絕對此檔案進行的變更。在「寄件者」進行此操作然後儲存簡報之後，檔案會變回合理的大小。
如果您是「寄件者」，這裡是您可以檢閱併合併變更的方法：
- 開啟簡報。
- 當您被詢問是否要合併變更時，按一下 [是] 。
- 套用您想要保留的變更。
- 按一下 [檢閱] 工具列上的 [結束檢閱] 。
在此處，PowerPoint 會刪除已儲存的額外檢閱資訊。
- 儲存簡報。
請確定 Outlook 沒有啟動「檢閱」功能
Outlook 可能會自動開啟檢閱功能，甚至是當您使用其他電子郵件選項來傳送簡報時。若要避免 Outlook 自動啟動此功能：
- 開啟 Outlook。
- 在 [工具] 功能表上，按一下 [選項]。
- 按一下 [偏好]，然後按一下 [電子郵件選項]。
- 按一下 [進階電子郵件選項]。
- 在 [傳送郵件時] 下，清除 [新增內容至附件以啟用 [回覆變更]] 核取方塊，然後按一下 [確定]。
摘要
PowerPoint 對於將較多的內容塞到較少的容量中是非常有效的，但是這種神奇的力量仍然有些限制。使用上述的建議，您可以協助它壓縮到最後一部分，而且仍會使您的 PowerPoint 檔案變小且有意義。
如需詳細資訊
如需快速、自動的方法來壓縮您的簡報，請參閱 PPTools：適用於 PowerPoint 進階使用者的 PowerTools (英文) ，並閱讀有關 RnR PPTools Optimizer。 或者到下載與購買 PPTools 及示範 (英文) 來下載免費的示範。
關於作者： 除了開發 PowerPoint 的增益集和以 Microsoft MVP 的身份在 PowerPoint 討論清單中回答各種難題之外，Steve Rindsberg 也是 RDP 的執行長，也就是很受歡迎的 PowerPoint 常見問題集網站的經營者 (PowerPoint 常見問題集 (英文))。他同時也是 PowerPoint 網站的 PowerTools 增益集 (PPTools (英文)) 的共同創作者 (與後續會提到 PowerPoint MVP 的 Brian Reilly 一樣)。身為一個頻繁地在國際間往來的旅客，Steve 常在最後 30 分鐘航程的飛機上建立很多簡報。
