在 PowerPoint 中使用內嵌和連結的聲音檔案

適用於
Microsoft Office PowerPoint® 2003
Microsoft PowerPoint® 2002

無論您正在公司會議極力提倡自己的想法,或是為家人團聚建立簡報性質的特別相簿,使用音效或音樂都能使您的 Microsoft PowerPoint 簡報更加出色。當您在簡報中新增音效和音樂時,必須瞭解內嵌物件與連結物件之間的差異。

連結物件與內嵌物件之間的差異

本文章中的「物件」一詞是指音效 (包括音樂片段)。物件可以是音效本身,或者它可以是包含音效的檔案。

連結物件和內嵌物件二者間的主要差異是您儲存它們的地方以及如需時,將它們放到目的地檔案 (在本狀況下,指您的簡報) 後,更新它們的方法。

連結物件     連結物件是建立和儲存在分開的來源檔案中,然後它連結到目的地檔案。因為兩個檔案連結一起,當您對其中一個檔案做變更時,所做的變更會顯示在來源和目的地檔案。

內嵌物件     內嵌物件也是建立在分開的來源檔案中,但是它是插入到目的地檔案,變成檔案的一部份。若您對原始檔案做變更,變更不會顯示在目的地檔案。

文件中的連結物件與內嵌物件

1 內嵌物件

2 連結物件

3 包含連結物件的來源檔案

如何選擇最佳檔案類型

假設您已經建立簡報,您在其中新增多個音樂檔案,可當成曲目播放。您已經設定所有切換和時間,簡報在您的電腦上放播放時非常順暢。但是您必須考慮以下問題,才能將本專案視為完成。事實上,如果您在新增音效檔案之前先考慮這些問題,可以節省您很多時間。

每一個音效檔有多大?

使用這些準則,按照大小選擇檔案類型:

  • 如果每個個別音效或音樂檔案的大小為 50 MB 或更小的話,您就能將檔案插入為連結或內嵌物件。(不過請注意:大於 100 KB 的內嵌物件可能會拖累簡報的效能)。
  • 若您的檔案超過 50 MB,就應該連結它 — 若您內嵌它,將無法在簡報中播放它。PowerPoint 允許的內嵌物件預設大小上限是 100 KB,但您可以變更成 50,000 KB (50 MB)。

我如何變更允許的大小上限?

  1. [工具] 功能表中,按一下 [選項]
  2. [一般] 索引標籤上,將 [檔案大小超過 ___ Kb 時連結音效] 設定值,增加到剛好大於您的最大音效檔的大小,最高 50,000 KB (50 MB)。
  3. 按一下 [確定]

要使用相同電腦來建立和放映簡報?

考慮以下幾點:

  • 若您計劃使用您建立簡報的電腦,放映簡報,可以插入內嵌或連結的檔案 (假設它的連結檔案是在上述的大小限制內)。
  • 若您計劃在其他電腦放映簡報,使用連結檔案時要小心。確定包含連結音效檔案的來源檔案,以及它所在的資料夾,是儲存在您會用於簡報的電腦上。否則,因為簡報不知道到什麼地方連結,而不會播放音效檔案 — 來源檔案會在其他電腦上。
  • 如果您將簡報儲存在磁片或 CD-ROM 裡時,確定連結檔案會隨您到達新電腦的方法,就是使用 [封裝成光碟] (PowerPoint 2003) 或 [隨身出版精靈] (PowerPoint 2002) 的功能。

顯示使用 [封裝成光碟]

如果要執行您的簡報、用 CD 散佈簡報,或是將簡報儲存到資料夾或網路共用中的話,您可以使用 [檔案] 功能表的 [封裝成光碟] 命令。[封裝成光碟] 會將您的簡報以及一切支援檔案,都複製到 CD、單一資料夾或網路共用 上。當您封裝簡報時,可以設定投影片放映自動播放。而且,依預設值,還會包含 Microsoft Office PowerPoint 2003 Viewer,這就表示播放 CD 的電腦並不需要安裝 PowerPoint。如需詳細資訊,請參閱說明主題關於封裝簡報及將簡報複製到 CD 上為 CD 封裝簡報

顯示使用 [隨身出版] 精靈

[隨身出版精靈] 可以將所有必要檔案都放入一個檔案以封裝簡報,如此您就能將檔案複製到磁碟機或網路位置上。從該處將檔案解除封裝到目的電腦或網路共用,並執行您的簡報。

使用 [檔案] 功能表上的 [隨身出版] 命令,就能將您的簡報及一切支援檔案,快速地複製到磁碟機或網路位置。如果要在沒有安裝 Microsoft PowerPoint 的電腦執行簡報,您也可以包含 Microsoft PowerPoint Viewer 97。如需詳細資訊,請參閱說明主題關於封裝簡報以便在其他電腦執行封裝簡報以便在其他電腦執行,以及在其他電腦解除封裝並執行簡報

是否需要變更已加入簡報的物件?

如果您想要更新已加入簡報的物件,請考慮以下幾點:

  • 若您計劃變更來源檔,請使用連結物件。當您變更來源檔,因為檔案是連結的,因此所做的變更可以在簡報中識別。
  • 若您未按照計劃變更來源檔案,請使用內嵌物件。檔案內嵌時,若您修改來源檔,目的地檔案中的資訊不會變更。

結論

若您的音效檔是 50 MB 或更小 (內嵌的音效檔) 或您在同一台電腦展現和建立簡報 (連結的檔案),可以不必使用連結或內嵌的檔案。以下是在簡報中包括音樂和音效時,幾個要注意的要領。

檔案類型 使用時機
內嵌的檔案
  • 您的檔案是 100 KB 或更小。這是建議的大小上限。您可以內嵌最大達 50 MB 的檔案,但是它會減簡報的效能。
  • 您需要巳含在該簡報中的所有內容。
  • 您未計劃變更來源檔案。
連結檔案
  • 您計劃使用同一台電腦建立和顯示您的簡報。
  • 您的檔案很大。
  • 您計劃變更來源檔案。
 
 
適用:
PowerPoint 2003