儲存郵件

Microsoft Outlook 提供數個選項可以用於儲存電子郵件訊息。例如,您可以將收到的郵件儲存為硬碟上的檔案,或將撰寫中的郵件儲存為草稿,然後於稍後完成。

您想要做什麼?


將收到的郵件另存為檔案

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。
  2. 按一下 [另存新檔]
  3. 在 [儲存位置] 清單中,按一下要儲存檔案的位置。
  4. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入此檔案的名稱。
  5. 在 [檔案類型] 清單中,按一下想要的檔案類型。

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變更儲存郵件所用的預設檔案格式

Outlook 2010 支援 Unicode,這種字元編碼標準可以使用單一字元集來代表世界上幾乎所有的書面語言。如果您是在跨國組織中工作,或者與在其他語言之電腦上使用 Outlook 的使用者共用郵件及項目,可以善用 Outlook 中的 Unicode 支援。

如果您要依預設以 Unicode 編碼儲存郵件,請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。
  2. 按一下 [選項]
  3. 按一下 [郵件]
  4. 選取 [儲存郵件] 底下的 [使用 Unicode 格式] 核取方塊。

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將收到的郵件另存為 Microsoft Word 文件

Outlook 2010 無法直接將電子郵件訊息另存為 Microsoft Word 文件檔案。但您可以將郵件內容複製到 Word 文件。

您只能複製郵件本文或同時加入郵件標頭。標頭資訊包括 [寄件者][收件者][副本][主旨] 列的資訊。

複製郵件本文

  1. 開啟郵件或按一下 [閱讀窗格] 中的郵件本文。
  2. 按下 CTRL+A 鍵選取整個郵件本文。
  3. 按下 CTRL+C 鍵將內容複製到 Windows 剪貼簿。
  4. 開啟 Word 文件。
  5. 按下 CTRL+V 鍵將內容從 Windows 剪貼簿貼至文件。
  6. 按一下 [檔案] 索引標籤。
  7. 按一下 [儲存]

儲存標頭和本文

  1. 請執行下列其中一項:

 附註    此步驟會將標題資訊放入郵件本文,讓您可以在稍後的步驟中複製兩者的內容。您不會真正地轉寄此郵件。

  • 如果您未將郵件開啟到其原有視窗中,請在 [常用] 索引標籤的 [回覆] 群組中,按一下 [轉寄]
  • 如果已將郵件開啟到其原有視窗中,請在 [郵件] 索引標籤的 [回覆] 群組中,按一下 [轉寄]
  1. 按下 CTRL+A 鍵選取整個郵件本文。
  2. 按下 CTRL+C 鍵將內容複製到 Windows 剪貼簿。
  3. 開啟 Word 文件。
  4. 按下 CTRL+V 鍵將內容從 Windows 剪貼簿貼至文件。
  5. 按一下 [檔案] 索引標籤。
  6. 按一下 [儲存]
  7. 此時您可以關閉內含已複製郵件內容的 Outlook 視窗。

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將收到的郵件另存為 PDF 或 XPS 檔案

您無法使用 Outlook 2010 將郵件直接儲存為 PDF 檔案。但您可以依照將收到的郵件另存為 Microsoft Word 文件一節所述,使用 Word 儲存郵件,然後再將新文件另存為 PDF 檔案。

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將郵件另存為範本

使用電子郵件範本傳送內含不需要隨郵件改變之資訊的郵件。您可以撰寫郵件,並將其儲存為範本,然後在每次需要時加以使用。在以郵件形式傳送範本之前,只需在其中加入新的資訊即可。

 秘訣    如需如何使用範本的詳細資訊,請參閱根據範本傳送電子郵件

  1. [常用] 索引標籤的 [新增] 群組中,按一下 [新增電子郵件]

鍵盤快速鍵    若要建立新的郵件,請按 CTRL+SHIFT+M 鍵。

  1. 在郵件本文中輸入想要的內容。
  2. 在郵件視窗中,按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [另存新檔]
  3. [另存新檔] 對話方塊中,按一下 [檔案類型] 清單中的 [Outlook 範本 ]
  4. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入範本的名稱,然後按一下 [儲存]。

根據預設,範本會儲存在下列資料夾中:

  • Windows 7 與 Vista    c:\Users\使用者名稱\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates
  • Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\使用者名稱\Application Data\Roaming\Microsoft\Templates

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儲存您想要稍後完成的郵件為草稿

預設會將已建立但尚未傳送的郵件自動儲存到 [草稿] 資料夾。您可以在稍後重回 Outlook 尋找尚未送出的郵件。

若要以手動方式儲存郵件的草稿,請執行下列其中一項:

  • 按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]
  • 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [儲存]

若要回到已儲存的草稿並繼續撰寫郵件,請執下列動作:

  • [郵件] 的功能窗格中,按一下 [草稿],然後按兩下郵件。

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變更儲存草稿的時間間隔或位置

根據預設,未完成的郵件會每隔三分鐘儲存到 [草稿] 資料夾。不過,您可以變更此時間間隔或位置。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。
  2. 按一下 [選項]
  3. 按一下 [郵件]
  4. [儲存郵件] 底下,執行下列其中一個或多個動作:
    • 變更儲存草稿的位置    
      • [儲存至此資料夾] 清單中,按一下 [草稿][收件匣][寄件備份][寄件匣]
    • 變更儲存草稿的頻率    
      • [在指定的分鐘數過後,自動儲存尚未傳送的郵件] 方塊中,輸入介於 1 和 99 間的數字。

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適用:
Outlook 2010