Outlook 2010 中的基本工作

Office 2010 快速入門 此處有一些您可以在 Microsoft Outlook 2010 中執行的基本工作。

如果此處未列出您所需的資訊,請使用上方的搜尋方塊。

本文內容


什麼是 Outlook?

Microsoft Outlook 2010 提供優質的商務和個人電子郵件管理工具,全球的 Microsoft Office 使用者超過五億。有了 Outlook 2010 版本,您會獲得更豐富的體驗,滿足在辦公室、家裡和學校的通訊需求。

從重新設計的外觀到進階電子郵件組織、搜尋、通訊和社交功能,Outlook 2010 提供您保持生產力並與個人和商務網路保持聯繫的世界級體驗。

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新增電子郵件帳戶

使用 Outlook 2010 傳送及接收電子郵件訊息前,您必須先新增並設定電子郵件帳戶。如果您在安裝 Outlook 2010 的同一台電腦上已經使用過舊版的 Microsoft Outlook,帳戶設定會自動匯入。

若這是您第一次使用 Outlook,或是在新的電腦上安裝 Outlook 2010,即會自動啟動「自動帳戶設定」功能,協助您設定電子郵件帳戶的設定。此設定僅需要您的姓名、電子郵件地址及密碼。若您的電子郵件帳戶無法自動設定,則必須手動輸入其他的必要資訊。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。
  2. 按一下 [帳戶資訊] 下的 [新增帳戶]

Backstage 檢視和 [新增帳戶] 命令

如需詳細資訊,請參閱新增或移除電子郵件帳戶

 附註    若要新增 Windows Live Hotmail 帳戶,請參閱在 Outlook 中使用 Windows Live Hotmail 帳號

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建立新的電子郵件訊息

Outlook 2010 可讓您利用豐富的功能及自訂,與一位或多位收件者通訊。

  • [郵件][常用] 索引標籤上,按一下 [新增] 群組中的 [新增電子郵件]

功能區上的 [新增電子郵件] 命令

鍵盤快速鍵    若要建立電子郵件訊息,請按 CTRL+SHIFT+M。

如需詳細資訊,請參閱建立電子郵件訊息

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轉寄或回覆電子郵件訊息

  • [常用][郵件] 索引標籤上,按一下 [回覆] 群組中的 [回覆][全部回覆][轉寄]

功能區上的 [回覆] 群組

 附註    索引標籤的名稱取決於您是在郵件清單中選取郵件或在獨立的視窗中開啟郵件。

若要從 [收件者][副本] 行中移除名稱,請按一下該名稱,然後按下 DELETE。若要新增收件者,請按一下 [收件者][副本][密件副本] 方塊,並輸入收件者。

如需詳細資訊,請參閱回覆或轉寄電子郵件訊息

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新增附件至電子郵件訊息

檔案可以附加至電子郵件訊息。而且,其他 Outlook 項目,例如訊息、連絡人或工作,也可以包含在您傳送的訊息中。

  1. 建立訊息,或是針對現有訊息按一下 [回覆][全部回覆][轉寄]
  2. 在郵件視窗的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [附加檔案]

功能區上的 [附加檔案] 命令

如需詳細資訊,請參閱在電子郵件訊息中附加檔案或項目

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開啟或儲存電子郵件訊息附件

您可以從 [讀取窗格] (讀取窗格:可在 Outlook 中預覽項目的視窗 (不需開啟它)。要在閱讀窗格中顯示項目時,請按一下該項目。) 或開啟的郵件中開啟附件。開啟或檢視附件之後,您可以選擇儲存至磁碟機。如果訊息有一個以上的附件,您能以群組形式一次儲存多個附件,或一次儲存一個附件。

開啟附件

  • 按兩下附件。

儲存附件

  1. 按一下 [讀取窗格] 或已開啟訊息中的附件。
  2. [附件] 索引標籤上,按一下 [動作] 群組中的 [另存新檔]。您也可以用滑鼠右鍵按一下附件,然後按一下 [另存新檔]

功能區上的 [另存新檔] 命令

如需詳細資訊,請參閱開啟及儲存附件

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新增電子郵件簽名至訊息

您可以為電子郵件訊息建立個人化的簽名,其中可以包含文字、圖像、電子名片 (電子名片:關於某連絡人的特定資訊檢視,形式類似於紙本的名片,並能插入郵件中。)、標誌或甚至手寫簽名的圖像。

建立簽名

  1. 開啟新郵件。在 [郵件] 索引標籤的 [包括] 群組中,按一下 [簽章],然後按一下 [簽名]

功能區上的 [簽名] 命令

  1. 按一下 [電子郵件簽名] 索引標籤上的 [新增]

新增簽名

  • 在新郵件的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [簽名],然後按一下您要的簽名。

功能區上的 [簽名] 命令

如需詳細資訊,請參閱建立及新增郵件簽名

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建立行事曆約會

約會係指在行事曆中排定的活動,不涉及邀請其他人或預約資源。

  • [行事曆][常用] 索引標籤上,按一下 [新增] 群組中的 [新增約會]。或者,您也可以用滑鼠右鍵按一下行事曆格線中的時間區塊,然後按一下 [新增約會]

功能區上的 [新增約會] 命令

鍵盤快速鍵    若要建立約會,請按 Ctrl+Shift+A。

如需詳細資訊,請參閱排定約會

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排定與其他人的會議

會議是包含其他人員的約會,同時有可能包含會議室等資源。對您會議邀請的回應會出現在 [收件匣] 中。

  • [行事曆][常用] 索引標籤上,按一下 [新增] 群組中的 [新增會議]

功能區上的 [新增會議] 命令

鍵盤快速鍵    若要從 Outlook 中的任一資料夾建立新會議邀請,請按 CTRL+SHIFT+Q。

如需詳細資訊,請參閱排定與其他人的會議

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設定提醒

您可以針對各種項目,包括電子郵件訊息、約會及連絡人,設定或移除提醒。

約會或會議

在已開啟項目中,於 [約會][會議] 索引標籤的 [選項] 群組下,按一下 [提醒] 下拉式清單,選取要在約會或會議開始前多久時間出現提醒。若要關閉提醒,則選取 [無]

電子郵件訊息、連絡人及工作

  • [常用] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [待處理],然後按一下 [新增提醒]

功能區上的 [新增提醒] 命令

 秘訣    您可以利用提醒,快速地將電子郵件標示為待辦事項。只要以滑鼠右鍵按一下郵件清單中的 [標幟狀態] 欄即可。或者,如果已開啟郵件,可以在 [郵件] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中按一下 [待處理],然後按一下 [新增提醒]

如需詳細資訊,請參閱設定或移除提醒

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建立連絡人

連絡人可以簡單的只包含姓名及電子郵件地址,或是包含更多詳細資訊,例如街道地址、多個電話號碼、圖片、生日及任何其他與連絡人有關的資訊。

  • [連絡人][常用] 索引標籤上,按一下 [新增] 群組中的 [新增連絡人]

功能區上的 [新增連絡人] 命令

鍵盤快速鍵    若要從 Outlook 中的任一資料夾建立新連絡人,請按 CTRL+SHIFT+C。

如需詳細資訊,請參閱建立或新增連絡人

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建立工作

  許多人將待辦事項清單記在紙上、試算表中,或合併使用紙本與電子方式。在 Microsoft Outlook 中,您可以將各種清單合併成一份清單、設定提醒與追蹤工作進度。

  • [工作][常用] 索引標籤上,按一下 [新增] 群組中的 [新增工作]

功能區上的 [新增工作] 命令

鍵盤快速鍵    若要建立新的工作,請按 CTRL+SHIFT+K。

如需詳細資訊,請參閱建立工作及待辦事項

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建立記事

記事為電子形式的便利貼。您可以使用記事來記下問題、想法、提醒以及任何您會寫在紙上的內容。

  • [記事] 中,按一下 [新增] 群組中的 [新記事]

功能區上的 [新記事] 命令

鍵盤快速鍵    若要建立記事,請按 Ctrl+Shift+N。

如需詳細資訊,請參閱建立記事

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列印電子郵件訊息、連絡人、行事曆項目或工作

您可以列印個別的項目,例如電子郵件訊息、連絡人或行事曆項目,或者放大檢視,例如行事曆、通訊錄或 [郵件] 資料夾中的內容清單。

無論是從 [郵件]、[行事曆] 或其他 Microsoft Outlook 資料夾列印,程序都一樣,在 [Backstage 檢視] 中可看到所有的列印設定及功能。按一下 [檔案] 索引標籤開啟 [Backstage 檢視]。

  1. 按一下您要列印的 Outlook 項目或資料夾。
  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。
  3. 按一下 [列印]

如需詳細資訊,請參閱在 Outlook 中進行列印

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適用:
Outlook 2010