追蹤待處理的電子郵件訊息

為電子郵件訊息加上標幟,可協助追蹤您所傳送之郵件的回應,並追蹤您所收到的郵件。在任何一種情況下,您都可以加入提醒警示。

您想要做什麼?


加註提醒收件者追蹤之標幟

如果您對電子郵件訊息需要即時回應,傳送訊息給收件者時請使用標幟。

 秘訣    請謹慎使用此功能。有些收件者可能不喜歡在他們的 Outlook 加上提醒。

  1. 在尚未 [傳送] 電子郵件之前,在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [待處理],然後按一下 [自訂]
  2. 按一下 [收件者的標幟]
  3. [收件者的標幟] 底下,按一下 [標幟為] 清單中的標幟。
  4. 根據預設,提醒會隨著工作一起出現。若要傳送沒有提醒通知的標幟,請取消選[提醒] 核取方塊。

收件者收到的標幟文字會顯示在資料列 (資料列:開啟的電子郵件、約會、連絡人或工作頂端附近的橫幅。提醒您郵件已回覆或轉寄,並告知您使用「即時訊息」之連絡人的線上狀態等等。)中。

[資料列] 中顯示給收件者的標幟和提醒。

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加註提醒自己追蹤之標幟

如果您必須追蹤即將傳送的電子郵件訊息,請為自己設定提醒。

  1. 在尚未 [傳送] 電子郵件前,在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [待處理]
  2. 按一下標幟以選擇想要何時顯示此郵件的提醒。

根據預設,您可以使用開始日期、到期日及提醒等標幟:

標幟 開始日期 到期日 提醒
今天 目前日期 目前日期 今天工作日結束前的一個小時
明天 目前日期再加上一天 目前日期再加上一天 目前日期的開始時間再加上一個工作天
本週 目前日期再加上兩天,但在本週最後一個工作天之前 本週最後一個工作天 目前日期的開始時間再加上兩個工作天
下週 下週第一個工作天 下週最後一個工作天 下週第一個工作天的開始時間
沒有日期 沒有日期 沒有日期 目前日期
自訂 目前日期 目前日期 目前日期

此外,按一下 [自訂] 以建立清單上未顯示的 [開始日期][到期日]。按一下 [確定] 關閉對話方塊。

收件者收到的標幟文字會顯示在資料列中。

 附註   如果想以指定 [開始日期][到期日] 或透過變更提醒通知的顯示時間,來進一步自訂標幟,請遵循加註提醒自己及收件者追蹤之標幟一節中的步驟進行。您可以取消選取 [收件者的標幟] 核取方塊,而自訂只有自己看得到的標幟。

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加註提醒自己及收件者追蹤之標幟

若要同時替自己與收件者在新郵件上加註標幟,請執行下列作業:

  1. [郵件] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [待處理]
  2. 按一下 [收件者的標幟]

若要傳送沒有提醒通知的標幟,請取消選取 [提醒] 核取方塊。

  1. 選取 [我的標幟] 核取方塊,並且視需要選取 [提醒] 核取方塊。
  2. 您可以指定 [我的標幟][開始日期][到期日]
  3. [標幟為] 清單中,按一下您想顯示的標幟文字。您也可以在方塊中輸入自訂文字,然後按 ENTER 鍵。

 附註   如果您使用 IMAP 電子郵件帳戶,則無法變更標幟文字或設定 [開始日期][到期日]

  1. 如果已選取 [提醒] 核取方塊中的 [我的標幟][收件者的標幟],您可以指定要啟動提醒的時間。
  2. 按一下 [確定]

標幟文字會出現在資料列中。

附有 [待處理] 提醒之郵件的資料列

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尋找加註標幟郵件的回應

在傳送加註標幟的郵件之後,您可以搜尋回應。

 附註   根據預設,已傳送的郵件會儲存在 [寄件備份] 資料夾中。若使用 Microsoft Exchange 帳戶,並將已傳送項目移至 Outlook 資料檔 (.pst),則不論是手動或是透過 [自動封存],都無法使用此項功能。

  1. 請執行下列其中一項:
    • 開啟 [寄件備份] 資料夾中的原始郵件。
    • 開啟 [待辦事項列] 中的已傳送標幟郵件。
    • 開啟回覆原始郵件的任何郵件,按一下資料列,然後再按一下 [開啟原始標幟郵件]
  2. 按一下 [資料列],然後按一下 [尋找相關訊息]

[進階尋找] 對話方塊隨即開啟,並且開始搜尋回應您加註標幟之郵件的訊息。

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停止追蹤電子郵件交談

不再需要追蹤郵件時,您可以清除郵件上的標幟。

請執行下列其中一項:

  • 您在尚未傳送的郵件上已加註標幟,但是現在想要移除該標幟    
    1. 在郵件草稿中的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [待處理]
    2. 按一下 [清除標幟]
  • 您傳送的郵件中已為自己或他人加註標幟,但是現在想要移除該標幟    

請執行下列其中一項:

  • 從 [待辦事項列] 刪除加註標幟的郵件。

這同時也會從 [郵件] 資料夾刪除此郵件。

  • 以滑鼠右鍵按一下郵件出現在 Outlook 的任意處,然後按一下 [標示完成][清除標幟]

 附註   郵件的收件者仍會看到該標幟。移除標幟只會影響您自己。

  • 出現標幟提醒,而且您想要移除標幟    
  • 當提醒通知出現時,以滑鼠右鍵按一下它,然後按一下 [標示完成][清除標幟]

顯示請告訴我 [標示完成][清除標幟] 的差別

標示完成   雖然該項目仍標示有待處理標幟,但是現在會顯示刪除線。如果將 [待辦事項列] 或 [工作] 設定為顯示所有工作及待辦項目,而不論是否已經完成,則除非從 [郵件] 資料夾刪除該郵件,否則您仍會看到它。

清除標幟   此標幟從郵件中移除後,[待辦事項列] 與 [工作] 之類的檢視中,便不會再有曾顯示的郵件記錄。

若要保留已完成項目的記錄,請使用 [標幟完成]。但是一旦刪除郵件之後,該項目將會從所有 Outlook 檢視中完全消失。

  • 加註標幟的郵件回應已送達,而您想要移除該標幟    
  1. 在 [讀取窗格] 或開啟的郵件中按一下資料列,然後按一下 [開啟原始標幟郵件]
  2. [郵件] 索引標籤上,按一下 [追蹤] 群組中的 [待處理]
  3. 按一下 [清除標幟]

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為您所收到的郵件加上標幟

您可以為所收到的郵件加註標幟,以提醒自己稍後進行追蹤或採取動作。若要為收到的郵件加註標幟,請執行下列其中一項:

  • 在郵件清單中,按一下郵件旁的標幟欄。

除非您已變更預設標幟,否則它的 [開始日期][到期日] 都是今天。

  • 在郵件清單中,以滑鼠右鍵按一下郵件旁的標幟欄。選取工作的到期日。

例如,按一下 [下週] 會將 [開始日期] 設為下週一,並將 [到期日] 設為下週五。按一下 [自訂] 即不會在清單中顯示 [開始日期][到期日]

在您按一下 [確定] 之後,資料列會顯示標幟文字。

加註標幟的郵件會出現在 [待辦事項列]、[工作] 及行事曆的 [每日工作清單] 中。

根據預設,您可以使用下列標幟選項。

標幟 開始日期 到期日 提醒
今天 目前日期 目前日期 今天工作日結束前的一個小時
明天 目前日期再加上一天 目前日期再加上一天 目前日期的開始時間再加上一個工作天
本週 目前日期再加上兩天,但在本週最後一個工作天之前 本週最後一個工作天 目前日期的開始時間再加上兩個工作天
下週 下週第一個工作天 下週最後一個工作天 下週第一個工作天的開始時間
沒有日期 沒有日期 沒有日期 目前日期
自訂 目前日期 目前日期 目前日期

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適用:
Outlook 2010