自動回覆郵件

您可以設定 Microsoft Office Outlook 2007 來傳送自動回覆給寄電子郵件給您的一些或所有人。

如果是使用 Microsoft Exchange Server 2007 帳戶,您應該使用 [郵件答錄機助理員]。請參閱使用郵件答錄機助理員自動回覆郵件

顯示我如何知道是否具有 Microsoft Exchange Server 帳戶?

查看是否使用 Exchange Server 帳戶最簡單的方法就是,開啟您的 [收件匣] 資料夾,然後查看 [工具] 功能表上是否有 [郵件答錄機助理員] 命令。如果顯示此命令,請按一下此功能表底部的展開按鈕 展開按鈕 ,以便顯示 [工具] 功能表上的所有命令。

[工具] 功能表上的 [郵件答錄機] 命令

如果沒有 [郵件答錄機助理員] 命令,您很可能不是使用 Exchange Server 帳戶,而無法使用 [郵件答錄機助理員]。本文提供替代方法,可以為所有電子郵件帳戶自動回覆郵件,請跳到步驟 1:建立郵件範本


如果沒有 Exchange Server 帳戶,您可以結合 Outlook 電子郵件範本與 Outlook 規則,複製出只有 Exchange Server 帳戶使用者才能運用的 [郵件答錄機助理員] 功能。使用這項結合功能,您就可以使用您的電子郵件帳戶來傳送自動回覆給內送郵件。

 重要事項   您必須讓電腦維持開機狀態,並讓 Outlook 維持在執行中狀態,才能傳送自動回覆。

步驟 1:建立郵件範本

 秘訣   從 Microsoft Office Online 下載正式 (英文)非正式 (英文)郵件答錄機訊息範本。

  1. 指向 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [郵件]
  2. [選項] 索引標籤上,按一下 [格式] 群組中的 [純文字]
  3. 在郵件本文中,輸入您要當做自動回覆傳送的訊息。
  4. 在郵件視窗中,按一下 [Office 按鈕]按鈕圖像 ,然後按一下 [另存新檔]
  5. [另存新檔] 對話方塊的 [檔案類型] 清單中,按一下 [Outlook 範本 (*.oft)]
  6. [檔案名稱] 方塊中,輸入郵件範本的名稱,然後按一下 [儲存]

步驟 2:建立規則,自動回覆新的電子郵件

執行下列其中一項操作:

  1. [工具] 功能表上,按一下 [規則及通知]
  2. [規則及通知] 對話方塊中,按一下 [新增規則]
  3. 按一下 [從空白規則開始] 底下的 [當郵件送達時進行檢查],然後按 [下一步]
  4. 選取 [您要檢查的條件是?] 底下的 [僅傳送給我] 核取方塊以及您想要的任何其他準則,然後按 [下一步]
  5. 當您看到一個對話方塊通知您,這個規則將會套用到您所收到的每一封郵件時,請按一下 [是]
  6. 選取 [您處理郵件的方式是?] 底下的 [使用特定範本回覆] 核取方塊。
  7. 按一下 [步驟 2: 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)] 底下的 [特定的範本]
  8. [選取回覆範本] 對話方塊上,按一下 [查詢] 方塊內的 [檔案系統中的使用者範本]
  9. 選取您在上一節中所建立的範本,然後按一下 [開啟]
  10. [下一步]
  11. 您也可以選擇針對此自動回覆規則的任何例外狀況選取其核取方塊。
  12. [下一步]
  13. [步驟 1: 指定規則的名稱] 底下,輸入此自動回覆規則的名稱,然後按一下 [完成]

 秘訣   請考慮建立 Outlook 工作或待辦事項提醒,協助您記得在想要停止傳送自動回覆時關閉此規則。

在單一工作階段期間,[規則精靈] 中的 [使用特定範本回覆] 規則只會將自動回覆傳送一次給每一個寄件者,這條規則可讓 Outlook 避免重複傳送回覆給寄出多封郵件給您的單一寄件者。在工作階段期間,Outlook 會追蹤記錄已經回覆過的使用者清單;但是,如果您結束 Outlook 後再重新啟動,則會重設已收到自動回覆的寄件者清單。

 重要事項   為了要讓 [規則精靈] 能夠自動傳送回覆,Outlook 必須在執行中,而且必須設定為定期檢查新的郵件。

關閉自動回覆

若要關閉上述步驟 2 中建立的規則,請執行以下操作:

  1. [工具] 功能表上,按一下 [規則及通知]
  2. [電子郵件規則] 索引標籤上,取消選取 [名稱] 下您所要關閉規則的核取方塊。

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適用:
Outlook 2007