Outlook 自動封存簡介

您的 Microsoft Outlook 信箱在建立或收到項目 (項目:項目是包含 Outlook 中資訊的基本元素 (類似於其他程式中的檔案)。項目包括電子郵件、約會、連絡人、工作、日誌項目、備忘錄、張貼的項目及文件。)時會逐漸成長。為了讓您的信箱容易管理,您需要另一個位置儲存 (封存) 重要但是不常使用的舊項目。您還需要自動將這些舊項目移動到封存位置的方法,以及捨棄內容已經過期不再有效的項目。自動封存會為您處理這些程序。

依照預設,會在排定的時間間隔開啟並自動執行自動封存,清除資料夾中舊的與過期的項目 (已經到達使用期限的項目)。舊項目是已經到達您所指定封存期限的項目,可能包括指派給您之專案的原始電子郵件。過期項目是某個日期之後內容不再有效的郵件和會議項目,例如行事曆上仍然出現的四個月之前的會議。雖然過期日是選擇性的,您可以在建立項目時或是之後定義過期日。當項目過期時,就無法使用,並會在上面標示刪除線。

封存也是在另一個位置備份和儲存 Outlook 項目一個很好的方式。您可以使用自動封存,或手動封存您的項目。

如需使用自動封存、手動封存項目貨尋找和儲存封存項目的詳細資訊,請參閱文章最後的連結清單。

更多資訊


自動封存對項目進行的動作

自動封存會將過期 (超過使用期限) 的項目,從其在 Outlook 的原始位置移到封存檔案資料夾。您也可以為過期時要刪除的項目設定選項。封存檔是一種特別的資料檔類型。

 重要事項   進一步了解排序和刪除項目

  • 項目都會儲存在封存位置,除非您變更一個或多個自動封存設定,選擇刪除過期項目。移到封存位置後的項目不能自動刪除,只能在移到封存位置前自動刪除。一旦封存,就只能手動刪除。
  • 如果選擇了將項目永久刪除的選項,會自動刪除過期的項目。這些項目並不會被封存。例如,按一下 [刪除過期的項目 (僅用於電子郵件資料夾)] 選項後,您電子郵件資料夾 (例如收件匣、寄件匣或草稿等資料夾) 中,所有超過使用期限的郵件訊息都會遭到刪除,而不會獲得封存。

第一次執行自動封存時,Outlook 會在下列位置自動建立封存檔案:

  • Windows Vista    

C:\Users\使用者名稱\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Windows XP    

C:\Documents and Settings\使用者名稱 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

如果您沒有看見 [Local Settings] 資料夾或 [Local] 資料夾,它們可能是隱藏的。

顯示如何顯示隱藏的資料夾?

  • Windows Vista    
    1. 在 Windows 中,按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]
    2. 按一下 [外觀及個人化]

 附註   如果您在 [傳統檢視] 中使用 [控制台],請按兩下 [資料夾選項],跳到步驟 4。

  1. 按一下 [資料夾選項]
  2. [檢視] 索引標籤的 [進階設定] 下,於 [檔案和資料夾][隱藏檔案和資料夾] 下,選取 [顯示所有檔案和資料夾]
  • Microsoft Windows XP    
  1. 按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]
  2. 按一下 [資料夾選項]

資料夾選項

  1. 按一下 [檢視] 索引標籤,再按 [顯示隱藏的檔案及資料夾] 選項。

Outlook 第一次封存項目之後,您可以從位於功能窗格 (功能窗格:可供您存取用來組織資訊之資料夾的欄位。按一下資料夾即可顯示當中所包含的項目。功能窗格也會包含 [我的最愛資料夾] 區段,以及可用來在 [郵件]、[行事曆]、[工作] 以及其他檢視之間進行切換的按鈕。)的 Outlook 資料夾清單 (資料夾清單:可顯示您信箱中可用的資料夾。若要檢視子資料夾,請按一下資料夾旁的加號 (+)。如果資料夾清單未顯示,則在 [移至] 功能表上按一下資料夾清單。)中的 [封存資料夾],在檔案中直接存取項目。如果您有需要,也可以為個別資料夾建立封存檔。

當您開啟 [封存資料夾],您會看到 Outlook 維持您現有的資料夾結構。如果您選擇要封存的資料夾之上有上層資料夾,該上層資料夾會在封存檔案中建立;但是不會封存上層資料夾中的項目。這樣,封存檔與信箱間會存在完全一樣的資料夾結構。即使資料夾是空的,封存之後也會保留。您處理項目的方式與處理主要信箱中項目的方式相同。如果您想要將已封存的項目移回主要信箱,可以將封存檔案中的所有項目匯入原始資料夾或其他指定的資料夾,或手動移動或複製個別項目。

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變更自動封存的設定

您可以使用兩組自動封存設定,通用設定和每個資料夾的設定。通用設定又稱為預設設定,通用設定決定是否執行自動封存,以及預設對於任何 Outlook 資料夾 ([連絡人] 除外,此資料夾不需要自動封存) 中的項目所採取的動作。每個資料夾設定會取代預設設定,讓您以不同的方式封存個別資料夾。如果您沒有指定特定資料夾的自動封存設定,該資料夾便不會進行封存。預設設定和每個資料夾設定僅會套用至目前的信箱。如果您有需要,也可以手動封存項目。

套用自動封存設定

圖說文字 1 於啟動之後每:選擇您要多久執行一次自動封存。同時封存許多項目,可能會降低您電腦的效能。因此,最好選擇可以縮短自動封存程序的時間範圍。請根據您在特定時間內通常會收到多少項目而定,調整時間範圍。自動封存執行前先提示:如果您要 Outlook 在自動封存 Outlook 項目之前顯示提示訊息,請選擇此選項。您可以在看到提示訊息時,按一下 [否] 取消自動封存作業。
圖說文字 2 刪除過期的項目 (僅用於電子郵件資料夾):根據預設不會選取這個選項。您可以選擇在電子郵件訊息使用期限到期時,刪除電子郵件訊息。[草稿] 和 [收件匣] 項目的預設期限為 6 個月,[寄件備份] 為 3 個月,但是您可以使用 [清除項目 - 早於] 選項變更這些期限。
圖說文字 3 封存或刪除舊項目:如果您要自動封存刪除部分或全部的過期項目,必須選擇此選項。此選項可以啟用其他選項,讓您決定已屆使用期限的項目哪些要封存、哪些要刪除。然後,您可以選擇要套用到封存和刪除的其他設定。

 附註   在 [自動封存] 對話方塊中,「資料夾」是指 Outlook 主要功能區域 (例如 [行事曆] 資料夾和 [工作] 資料夾) 以及個別電子郵件資料夾。這是因為您的行事曆和工作項目儲存在其個別的 [行事曆][工作] 資料夾中。

圖說文字 4 在資料夾清單中顯示封存資料夾:選擇此選項後,[封存] 資料夾會與其他工作資料夾同時列在功能窗格中。在主要 [封存] 資料夾中,您可以開啟子資料夾並檢視您封存的項目。檢視封存的項目時,您可以檢查是否封存了正確的項目,還可以將任何需要的項目拖放回工作資料夾。
圖說文字 5 清除項目 - 早於:以天、週或月為單位,為您要封存項目的時間選擇預設設定。您可以設定一天到 60 個月的期限。除非您已經另外指定設定,否則「清除」表示封存 (儲存) 項目,而不是「刪除」項目。
圖說文字 6 將舊項目移到:在執行 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 作業系統的電腦上,這個位置的預設設定不同。

Windows Vista:C:\Users\使用者\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst。

Windows XP:C:\Documents and Settings\使用者 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst。

如果您要為封存項目設定其他目的地,可以瀏覽並設定不同的位置。項目在到達使用期限之後,會移到這個位置。

 附註   除非您開啟資料夾並手動刪除項目,否則不會刪除封存在自訂位置的項目。

圖說文字 7 永久刪除舊項目:這個選項立即刪除過期的項目,而不會將項目移到預設位置、您指定的另一個資料夾或 [刪除的郵件] 資料夾。
圖說文字 8 將此設定套用至所有的資料夾:這個選項會將自動封存設定 (包括您所做的變更) 套用到所有的資料夾。若要為一個或多個資料夾指定不同的設定,請勿選擇這個選項。請改為遵照顯示在按鈕 (說明如何為個別資料夾指定設定的按鈕) 底下的指示。您也可以在<為個別資料夾變更自動封存設定>一節找到這些指示。對特定資料夾進行的變更只會套用到該資料夾。
圖說文字 9 保留原則資訊:貴組織的系統管理員可能會設定保留原則,決定您信箱項目的自動封存時間和方式。您可以在這裡檢視原則,但必須具備適當的權限才能變更這些原則。

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封存項目使用的使用期限和日期

 附註   除了自動封存設定之外,信箱中的項目也可能受限於組織採行的保留原則。保留原則鼓勵使用者只在公司原則所定義的固定期限之內保留文件和項目。這些原則優先於自動封存設定。

資料夾的預設使用期限為:

  • [收件匣][行事曆][工作][記事][日誌][草稿]:6 個月
  • [寄件備份][刪除的郵件]:2 個月
  • [寄件匣]:3 個月

 附註   您所建立的資料夾若包含與 [收件匣][行事曆][工作][記事][日誌] 相同類型的項目,也會受限於六個月的使用期限。

Microsoft Outlook 會根據不同的項目類型決定項目的使用期限。

電子郵件訊息    收到的日期或最後修改的日期/時間,兩者中較晚者。

行事曆項目    約會、事件或會議日期或最後修改的日期/時間,兩者中較晚者。週期性項目不會自動封存。

工作    完成的日期或最後修改的日期/時間。沒有標示為完成的工作不會自動封存。指派給他人的工作只會在標示為完成後封存。

記事    最後修改的日期/時間。

日誌項目    日誌項目建立的日期或最後修改的日期/時間。

連絡人    不封存。

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適用:
Outlook 2007