新增問候語到郵件

電子郵件溝通已發展出獨特的風格與格式,往往不會講究過多的繁文縟節。這類非正式溝通與書寫或預印信件相較之下,有著天壤之別。這項特色在商業書信方面尤其明顯。將問候語新增到郵件中,就電子郵件來說並不一定是必須或預期的要求。但是,您也可以視需要加入傳統的問候語,像是將問候語 (如:賀詞) 和尊稱 (如:先生、女士等) 加入任何郵件的本文中。

當然,您可能認為問候語的使用與電子郵件沒有直接的關聯。您是否希望收件者在開啟郵件之前,能夠知道此郵件跟什麼主題有關?您是否希望在郵件中能夠自動加入特定的結語?也許您會希望在電子郵件中使用傳統的信件問候語和頁面格式。如果是這樣的話,請看看下面這些內容是否對您有任何幫助。

您想要做什麼?


新增簡介文字到主旨方塊

您可以新增簡介文字到郵件的 [主旨] 方塊中。一般來說,在郵件開啟之前,都能在收件者的 [收件匣] 中看到這項資訊,讓收件者知道此郵件大概與什麼主題有關。當建立新的郵件時,您可以輸入任何您想在 [主旨] 方塊中顯示的資訊。

  • 在 Microsoft Outlook 中,開啟新的郵件,並且在 [主旨] 方塊中輸入您想要的文字。

顯示在我的郵件中看不到 [主旨] 方塊

除非寄件者在他們的電子郵件中使用自訂的郵件格式,否則您應該會在他們的郵件中看到 [主旨] 方塊。如果在所接收到之郵件的頂端看不到完整的郵件標題 (郵件標題:摘要資訊,您將其下載到您的電腦,以判定是否要從伺服器下載、複製或刪除整個郵件。標題包括這些欄位:[主旨]、[寄件者]、[收到日期]、[重要性]、[附件] 及 [大小]。),可能是因為您已經變更了標題的預設設定。

變更郵件標題設定

  • 在您收到的郵件中,到 [郵件] 索引標籤的 [動作] 群組內,按一下 [其他動作],然後按一下 [郵件標題]。如此將會開啟或關閉該項設定。

 附註   [郵件標題] 命令將會影響您 [收件匣] 中的所有郵件。


 附註   如果您收到沒有 [主旨] 行的郵件,當您回覆或轉寄該封郵件時,您可以視需要在 [主旨] 方塊中輸入主旨。如果您回覆或轉寄該郵件時將 [主旨] 方塊保留空白,則 [主旨] 方塊只會分別顯示 RE: 或 FW:。

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在外寄郵件中建立並加入簽名

您可以為電子郵件訊息建立個人化的簽名,其中包含文字、您的電子名片 (電子名片:關於某連絡人的特定資訊檢視,形式類似於紙本的名片,並能插入郵件中。)以及公司商標或其他圖像。

您還能夠視不同需要,建立不同簽名。您也可以設定 Microsoft Office Outlook 自動將簽名加入外寄的郵件,或選擇在撰寫新郵件時視需要手動加入簽名。



步驟 1:建立簽名

  1. 開啟 [簽名] 功能表 在新郵件的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [簽名],然後按一下 [簽名]
  2. [電子郵件簽名] 索引標籤上,按一下 [新增]
  3. 輸入簽名的名稱,然後按一下 [確定]。
  4. [編輯簽名] 方塊中,輸入您要包含在簽名中的文字。

開始新的簽名

  1. 若要格式化文字,請選取文字,然後使用樣式和格式化按鈕選取您想要的選項。

 附註 

顯示進一步了解不同的郵件格式

Microsoft Office Outlook 2007 支援三種郵件格式:

  • 純文字     這是所有電子郵件應用程式都支援的格式。您可以設定 Outlook 只以純文字格式開啟您收到的郵件。純文字不支援粗體、斜體、彩色字型或其他文字格式。此外,也不支援在郵件本文中直接顯示圖片 (不過,您可以將圖片以附件加入)。
  • Rich Text Format (RTF)     您可以在使用 Microsoft Exchange 的組織內,使用 RTF 傳送郵件。不過,Microsoft 建議您使用 HTML 格式。RTF 格式支援的文字格式包括項目符號、對齊方式和連結物件。當您將郵件傳送給網際網路收件者時,Outlook 會依預設自動將 RTF 格式郵件轉換為 HTML,以便維持郵件格式並確保附件完整。Outlook 還會自動格式化會議與工作要求以及含有投票按鈕的郵件,讓這些項目得以完整傳送到網際網路上的其他 Outlook 使用者,而不受限於郵件的預設格式。
  • HTML     這是 Outlook 預設的郵件格式,同時也是建立類似傳統文件的郵件 (包含多種字型、色彩和清單項目) 時,最適用的格式。根據預設,只要您選擇允許格式設定的選項 (HTML 或 RTF),郵件都會以 HTML 格式傳送。因此只要使用 HTML,就可以確保您所看到的郵件外觀與收件者看到的完全相同。

 附註   當您回覆郵件時,Outlook 會保留原始郵件的格式。不過,如果您選取了 [以純文字讀取所有標準郵件] 選項,回覆時 Outlook 會套用純文字格式。或者,您可以在回覆前按一下 [資訊列],將郵件格式改成 [HTML][RTF 文字]。如果您變更了郵件的格式,新的顯示格式也會套用到回覆。

如需變更郵件格式的相關資訊,請參閱將郵件格式變更為 HTML、RTF 或純文字


  1. 如果要在文字旁加入元素,請將滑鼠游標放在要顯示元素的地方,然後執行下列任何一項動作:
選項 方法 附註
加入電子名片 按一下 [名片],然後按一下 [歸檔為] 清單中的連絡人,再按一下 [確定] 只要將名片加入簽名,就能快速呈現您專屬的特定連絡資訊。
加入超連結 按一下 [插入超連結] 按鈕,瀏覽到所需超連結,然後按一下選取超連結,再按一下 [確定]
插入圖片

按一下 [圖片] 按鈕,瀏覽到所需超圖片,然後按一下選取圖片,再按一下 [確定]

適用於圖片的常見圖像檔格式包括:.bmp、.gif、.jpg 和 .png。

如需加入手寫簽名圖像的資訊,請參閱:

  1. 簽名建立完成之後,按一下 [確定]。

 附註   您剛建立或修改過的簽名不會出現在目前已經開啟的郵件訊息中;您必須在郵件中手動插入簽名。如需詳細資訊,請參閱<步驟 2:將簽名加入郵件>。


步驟 2:將簽名加入郵件

您可以設定在外寄郵件中自動加入簽名,或視需要手動插入簽名。

 附註   您僅可以在每個電子郵件訊息插入一個簽名;不能包含多個簽名。如果您要包含更多資訊,請建立一個具有所有資訊的簽名,然後使用新的名稱來儲存。

    自動插入簽名

    1. [簽名] 功能表 在新郵件的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [簽名],然後按一下 [簽名]
    2. [選擇預設的簽名] 底下的 [電子郵件帳戶] 清單中,按一下您要使用該簽名的電子郵件帳戶。
    3. [新郵件] 清單中,選取您要的簽名。

選取您要加入的簽名

  1. 如果您想要在回覆和轉寄的郵件中包含簽名,在 [回覆/轉寄] 清單中選取簽名。如果不要包含,選取 [無]
  2. 按一下 [確定]。

    手動插入簽名

  1. 選取您要的簽名 在新郵件中的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [簽名],然後選取您所要使用的簽名。

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為郵件建立手寫簽名

如果要在電子郵件訊息中傳送您的手寫簽名,可以將手寫文字圖像加入 Outlook 電子郵件簽名中。

將手寫簽名重現為圖像的方法包括:

  • 掃描簽名
  • 將簽名拍攝成數位相片

重現手寫簽名圖像後,使用常見圖像檔格式 (例如 .bmp、.gif、.jpg 或 .png) 儲存圖像。

 附註   如果要使用在 Tablet PC 上製作的手寫簽名,請參閱在 Tablet PC 上建立電子郵件訊息的手寫簽名

建立簽名

  1. [簽名] 功能表 在新郵件的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [簽名],然後按一下 [簽名]
  2. [電子郵件簽名] 索引標籤上,按一下 [新增]

 秘訣   您也可以將手寫簽名圖像加入現有的電子郵件簽名中。只要按一下您要修改的簽名,將滑鼠游標放在您要加入手寫簽名的地方,然後遵循步驟 4 到 7 即可。

  1. 輸入簽名的名稱,然後按一下 [確定]
  2. [編輯簽名] 區段中,按一下 [插入圖片]
  3. 瀏覽至手寫簽名圖像檔、按一下以選取檔案,再按一下 [插入]
  4. 您可以選擇新增其他元素,例如文字、您的電子名片 (電子名片:關於某連絡人的特定資訊檢視,形式類似於紙本的名片,並能插入郵件中。)或其他圖像。如需建立簽名的詳細資訊,請參閱上節中的在外寄郵件中建立並加入簽名
  5. 簽名建立完成之後,按一下 [確定]

 附註   您剛建立或修改的簽名不會出現在目前已經開啟的郵件中;您必須在郵件中插入簽名。如需詳細資訊,請參閱上節中的步驟 2:將簽名加入郵件

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使用 Outlook 郵件中的信件範本

如果想要以更傳統的商務 (或其他) 類型格式建立電子郵件,您可以自行輸入或使用範本。Microsoft Office Word 2007 提供許多商務和個人的信件範本,涵蓋各種不同的產業、目的、事件、大綱和工作。當您瀏覽 Microsoft Office Online 網站上的「範本」時,也可以找到許多其他類型的信件、信紙、標籤、訂單和行事曆。

選取和下載範本之後,只需要將它剪貼到 Outlook 郵件中,並依需求進行自訂即可。

如需使用 Word 範本的詳細資訊,請參閱使用 Word 範本

Word 商務信件範本

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適用:
Outlook 2007