使用 Microsoft Outlook 個人資料夾備份工具

個人資料夾備份工具提供快速且簡便的方法,將您選擇的 Outlook 資訊備份至硬碟、網路伺服器或共用上。

本文內容


關於個人資料夾檔案 (.pst) 及備份工具

本文章是為「Microsoft Outlook 個人資料夾備份」工具所撰寫,其可於 Microsoft Office Online 中下載

除非所使用的是 Microsoft Exchange Server 電子郵件帳戶或 HTTP 帳戶 (例如 Windows Live Mail),否則所有的 Outlook 資料都會儲存於個人資料夾檔案 (.pst) 中。即使是使用 Microsoft Exchange Server 或 Windows Live Mail 帳戶,也可以將資料備份到 .pst 檔案,這表示將檔案儲存在本機電腦上,而不是儲存在電子郵件伺服器上。

每個 .pst 檔案都含有所有 Outlook 資料夾,包括 [收件匣][行事曆][連絡人]。您可以有單一的 .pst 檔案 (通常稱為「個人資料夾」,位於 [資料夾清單] 中),但是也可以有其他 .pst 檔案,以供封存使用。您可以利用「個人資料夾備份」工具來備份任一或所有這些 .pst 檔案。

備份資訊後,您就可以將這些 Outlook 資料的複本複製到抽取式媒體,例如 CD 或 DVD。所備份的檔案即是原始檔案的完整備份,並且會以相同的檔案格式來儲存。您將會收到定期的提醒來通知您應該備份檔案。

 附註 

  • 「個人資料夾備份」工具僅會備份 .pst 檔案。如果您有 Exchange Server 信箱,則您的伺服器信箱資料夾必須由 Exchange Server 管理員定期備份。
  • 若您是使用含英文版本之東亞作業系統的 Microsoft Office,則無法使用此下載。

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比較個人資料夾備份、匯出及封存

有三種方式可備份您的 Outlook 電子郵件訊息、連絡人、約會、工作、記事及日誌項目,分別是個人資料夾備份工具、匯出及封存。 

個人資料夾備份工具    是用來將您的整個 .pst 檔案或檔案複製到硬碟、網路伺服器或共用上。

匯出    是用來建立包含 Outlook 資訊的檔案,但原始資料仍會保留在您的資料夾中。您一次只能夠匯出一個資料夾。

封存    是用來移動您想從資料夾中備份出來的項目。

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安裝 PST 備份工具

  1. 結束 Outlook。
  2. 藉由 按一下 [下載] 來從 Microsoft Office Online 網站下載工具,並遵循對話方塊中的指示。

 附註   若要變更語言,請在 [變更語言] 清單中選取一種語言,按一下 [Go],再按 [下載]。

  1. 若要啟動安裝程式,按兩下您硬碟上的 Pfbackup.exe 程式檔。
  2. 請遵循螢幕上的指示來完成安裝。
  3. 啟動 Outlook。

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使用 PST 備份工具

 秘訣   在開始備份程序之前,您可能想要先檢查 .pst 檔案的大小。如果您的 .pst 檔案中有多個資料夾,則必須選取上層資料夾,來決定所有資料夾的總檔案大小。

本節內容


備份您的個人資料夾

您想備份的個人資料夾檔案 (.pst) 必須開啟。如果可於 [資料夾清單] 中看到該檔案,則表示它已開啟。

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [備份]。

顯示遺失 [備份] 命令。

不是未安裝 [個人資料夾備份] 工具,就是已經移除。請安裝 [個人資料夾備份] 工具。

 附註    您可能需要從 Microsoft Office Online 網站下載「個人資料夾備份」。

指定要備份的資訊

圖說文字 1 列出將包含在備份中的個人資料夾檔案 (.pst)。
圖說文字 2 顯示上次完成備份的時間。
圖說文字 3 [選項] 按鈕就是您可設定備份提醒的位置 (並包含「個人資料夾」檔案),也是儲存備份的檔案位置。
圖說文字 4 您可以開啟預先建立的備份。
  1. 按一下 [選項]。

備份選項

圖說文字 1 選取該核取方塊可指定要使用提醒。您可以指定 1 至 999 之間的任意天數。
圖說文字 2 選取您想要備份之每個「個人資料夾」檔案的核取方塊。
圖說文字 3 檔案位置即是要將您的資料複製至該處的位置。您的原始資料將不會移動或有所變更。完成備份後,您就可以使用 [Windows 檔案總管] 來到該位置,並查看該備份檔案,或是將它複製到抽取式媒體,例如 CD、DVD、可攜式硬碟或可攜式記憶體裝置。
  1. 在 [備份這些個人資料夾檔案] 清單中,選取您想備份之每個項目的核取方塊。
  2. 變更所顯示的 .pst 檔案名稱。或者,若是要選取不同的資料夾,則按一下 [瀏覽] 來瀏覽至您想要的位置,再按 [開啟]。

 附註   .pst 檔案的預設檔名及儲存位置會顯示在 [檔案位置] 方塊中。

  1. 若要讓 Microsoft Outlook 自動提醒您要製作此檔案的備份,請選取 [每 n 天提醒我製作備份] 核取方塊,再輸入 1 至 999 之間的天數。
  2. 按一下 [確定]。
  3. 按一下 [儲存備份]。

 附註   所選取的項目在您結束 Outlook 後才會備份。

開啟或關閉備份提醒

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [備份]。
  2. 按一下 [選項]。
  3. 請執行下列其中一個動作:
    • 若要開啟備份提醒,請選取 [每 n 天提醒我製作備份] 核取方塊,再輸入 1 至 999 之間的天數。
    • 若要關閉備份提醒,則清除 [每 n 天提醒我製作備份] 核取方塊。
  4. 按一下 [確定]。

變更個人資料夾檔案的備份位置

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [備份]。
  2. 按一下 [選項]。
  3. 在 [備份這些個人資料夾檔案] 清單中,按一下您想變更其備份位置的檔案,再變更 [將上面所選取的檔案備份至此位置] 方塊中的位置。
  4. 按一下 [確定]。
  5. 按一下 [儲存備份]。

移除 PST 備份工具

  1. 結束 Outlook。
  2. 請執行下列其中一項:
    • Microsoft Windows Vista    
      1. [控制台] 中,按一下 [程式] 底下的 [解除安裝程式]
      2. 選取 [Microsoft Outlook 個人資料夾備份],然後按一下 [移除]
      3. 按一下 [是],確認您要解除安裝此軟體。
      4.  附註   如果正在使用傳統檢視,請依序按兩下 [程式]、按兩下 [已安裝的程式]、選取 [Microsoft Outlook 個人資料夾備份],然後按一下 [移除]。按一下 [是],確認您要解除安裝此軟體。

    • Microsoft Windows Server 2003 或 Windows XP    
  1. 在 [控制台] 中,按一下 [新增或移除程式]。

 附註   如果您是使用 [傳統] 檢視,則按兩下 [新增或移除程式]。

  1. [安裝/解除安裝] 索引標籤上的程式清單中,尋找並選取 [Microsoft Outlook 個人資料夾備份]
  2. 按一下 [變更/移除]。
  3. 按一下 [是],確認您要解除安裝此軟體。

檢視個人資料夾備份狀態

  • 在 [檔案] 功能表上,按一下 [備份]。 在 [個人資料夾備份] 對話方塊中,您可以看到目前已設定要備份的個人資料夾檔案,以及上次作備份的日期。

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從備份中還原項目

本節內容


開啟個人資料夾檔案的備份複製

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [備份]。
  2. 按一下 [開啟備份]。
  3. 按一下您想要開啟的個人資料夾檔案,再按 [開啟]。

 附註   若不使用「個人資料夾備份」工具,也可以開啟 .pst 檔案。在 Outlook 中,您可以於 [檔案] 功能表上開啟 Outlook 資料檔案。

儲存 .pst 檔案的位置

當您建立 .pst 檔案時,它會儲存於 Outlook 本機設定資料夾中。

  • Microsoft Windows Vista    

c:\users\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

您可能需要修改 [Windows 檔案總管] 中的預設檢視,才能查看隱藏的資料夾。

顯示作法

  1. 在 Windows 中,按一下 [開始] 按鈕,再按一下 [控制台]
  2. [選取類別目錄] 中,按兩下 [效能及維護]

 附註   如果您在 [控制台] 中使用 [傳統檢視],請跳到下一個步驟。

  1. 按一下 [請參閱] 底下的 [檔案類型]

 附註   如果您在 [控制台] 中使用 [傳統檢視],請按兩下 [資料夾選項]

  1. 按一下 [檢視] 索引標籤。
  2. [進階設定] 底下的 [檔案及資料夾] 下,按一下 [隱藏檔案和資料夾] 底下的 [顯示隱藏的檔案及資料夾]
  • Microsoft Windows Server 2003、Microsoft Windows XP    

c:\Documents and Settings\Profiles\user name\Local Settings\Application Data

您可能需要修改 [Windows 檔案總管] 中的預設檢視,才能查看隱藏的資料夾。

顯示作法

  1. 按一下 [開始],再按 [我的電腦]。
  2. 在 [工具] 功能表上,按一下 [資料夾選項]。
  3. 按一下 [檢視] 索引標籤,再按 [顯示隱藏的檔案和資料夾] 選項。

還原資料

您想要復原的資料總量可決定您還原備份資料的方法。如果您想復原:

  • 如果您想要復原不小心刪除或變更的少數項目,請開啟該檔案,再從備份檔案裡,將該項目移動或複製到您原始的檔案中。
    1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [開啟],再按 [Outlook 資料檔案]。
    2. 按一下您想開啟的 .pst 檔案,再按 [確定]。

與資料檔案相關聯的資料夾名稱會出現在 [資料夾清單] 中。若要檢視 [資料夾清單],請按一下 [到] 功能表上的 [資料夾清單]。根據預設,該資料夾會命名為 [個人資料夾]。

  • 按一下滑鼠右鍵,再按 [關閉],來關閉該備份檔案。
  • 如果您想要復原多個項目或整個資料夾,請匯入檔案的備份。如果您不需要取代整個資料夾,可以篩選項目,以獲得您想要的項目。或是可以將整個資料夾匯入,再指定是否要取代重複的項目。
  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [匯入及匯出]。
  2. 按一下 [從其他程式或檔案匯入],再按一下 [下一步]。
  3. 按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)],再按一下 [下一步]。
  4. 在 [要匯入的檔案] 方塊中,指定您想匯入之 .pst 檔案的路徑及檔案名稱。

顯示如果您忘了儲存備份的位置

  1. 在 [檢視] 功能表上,按一下 [資料夾清單]。
  2. 以滑鼠右鍵按一下您想決定其位置之 .pst 檔案的上層資料夾。
  3. 在捷徑功能表上,按一下 [<檔案名稱> 內容],再按 [進階]。位置資訊將會顯示在 [路徑] 方塊中。

顯示如果您收到錯誤訊息:「無法開啟個人資料夾檔案 (.pst) <file name>。該檔案可能與此版本的 Outlook 不相容,或是已損毀」,

請嘗試從 Outlook [檔案] 功能表開啟該 .pst 檔案。如果您收到「檔案 <file name> 與此版的 [個人資料夾] 資訊服務不相容。請和電子郵件管理員連絡」錯誤訊息,則表示該 .pst 檔案包含 Unicode 資訊。Microsoft Office Outlook 2003 及更新版本可支援 Unicode。如果您是使用更早版本的 Outlook,則無法存取該檔案。如果您收到指出檔案無法讀取或已損毀的錯誤訊息,則請嘗試使用 Outlook 收件匣修復工具。

  1. 選擇下列其中一項:

以匯入的項目取代重複的項目    所匯入之檔案中的資料將複寫現存的資料。

允許建立重複的項目    將不會複寫現有的資料,且重複的項目將新增至目前的 Outlook 資料夾中。

不要匯入重複的項目    將會保留現有的資料,並且檔案中重複的資訊將不會複製到目前的 Outlook 資料夾中。

  1. 遵循 [匯入及匯出精靈] 中剩餘的指示。
  • 如果您想要復原整個 .pst 檔案,請結束 Outlook,並使用 Windows 的 [搜尋] 命令尋找並重新命名受損的 .pst 檔案。製作備份 .pst 檔案的複本,再以受損之原始檔案的名稱來命名該複本。此檔案必須位於與原始 .pst 檔案相同的目錄中。重新啟動 Outlook。
 
 
適用:
Outlook 2007