有效使用密件副本

適用於
Microsoft Office Outlook® 2003

您可以將收件者名稱列在 [密件副本] 欄位中,在電子郵件訊息中隱藏收件者的名稱。如果您決定使用密件副本 (BCC,原文為 Blind Carbon Copy),以下是一些必須留意的事項。

如需密件副本的詳細資訊,請參閱郵件訊息中的副本和密件副本有何用意 (英文)

事前提醒

如果您在使用密件副本時遇到問題,以下是一些提示:

  • 從郵件內部開始    顯示或隱藏 [密件副本] 欄位的指令,只能從新郵件的內部使用。
  • 瞭解您的電子郵件編輯器類型    顯示 [密件副本] 欄位的方式取決於您所使用的電子郵件編輯器。

如需詳細資訊,請參閱教學:使用 [密件副本],讓特定收件者的名稱不會出現在 [收件者] 行中 (英文)顯示或隱藏密件副本欄位

使用密件副本的最佳練習

  • 進行準備    在使用密件副本之前,請確定您預定的收件者會接收郵件。收件者可能需要採取一些步驟,將您建立為安全的寄件者 (或是安全的收件者,如果您的名稱在密件副本的 [收件者] 欄位中)。

為何需要這樣做?使用密件副本是垃圾郵件發信者的慣用技倆。因此,許多垃圾郵件篩選會將使用密件副本的郵件標幟為垃圾郵件。如果您所預定的收件者沒有將您的名稱新增到 Outlook 的 [安全的寄件者] 清單中,您的郵件可能會直接移到垃圾郵件資料夾,或是對等的資料夾中。

如需在 Outlook 中設定垃圾郵件篩選的詳細資訊,請參閱將名稱加入 [安全的寄件者] 或 [安全的收件者] 清單教學:熟悉垃圾郵件篩選 (英文)

  • 在對通訊群組清單使用密件副本之前慎重考慮    針對使用規則將電子郵件排序到資料夾的收件者,如果您將通訊群組清單的名稱列在 [密件副本] 欄位,會對他們造成不便。由於這些規則以 [收件者][副本] 欄位中的通訊群組清單名稱為依據,您的郵件並不會根據這些規則排序。

如需通訊群組清單的詳細資訊,請參閱建立通訊群組清單

  • 瞭解您的限制    對於能在郵件的 [收件者][副本][密件副本] 欄位中輸入的名稱數量,許多電子郵件服務提供者都有設定限制。例如,您的電子郵件服務提供者可能會限制每封郵件最多只能有 100 個電子郵件地址。如果這些地址能夠分散到 [收件者][副本][密件副本] 欄位中,請記得 [密件副本] 欄位中的名稱將佔總限制量的一部分。請詢問您的電子郵件服務提供者,有關帳號原則的資訊。

使用密件副本的概念

  • 維護收件者清單的隱私性    密件副本可以尊重收件者的隱私,讓收件者在不暴露身份的情況下獲知郵件內容。例如,如果您要將一項職缺公告傳送給許多人員,您可以使用 [密件副本] 來維護潛在求職者的身份隱私。

祕訣    請考慮使用 Word 的合併列印 (英文) 做為密件副本的替代方法。運用合併列印,您可以將相同的電子郵件快速地傳送給個別的收件者。合併列印可以讓您寄出大量郵件,而且只需要在郵件的 [收件者] 行中加入一個名稱。

  • 協助控制混亂的通訊    在以下狀況中,為通訊群組清單或大量名稱使用密件副本非常有用。

假設您在 [收件者] 欄位中列入大量的人名並傳送郵件。隨著討論開始熱絡起來,每個人都要發表意見。由於許多收件者都以「請停止對此郵件全部回覆」的意見回覆,郵件的數量大幅增加。問題在於當他們這樣做的時候,卻都按了一下 [全部回覆]。要控制 [全部回覆] 選項的使用,方法之一就是回覆通訊群組清單的名稱,並將該名稱放到 [密件副本] 欄位中。例如,您可以按一下 [回覆],只將您的名稱放到 [收件者] 欄位,再將通訊群組清單移至 [密件副本] 欄位,並撰寫內容如下的郵件:

「我很感謝大家針對這個問題的意見。如果您有更進一步的評論,請直接對我回覆 (我將通訊群組清單放在 [密件副本] 欄位中以減少全部回覆的郵件)」。

祕訣    如果您將郵件傳送給使用 Outlook 的其他人員,您可以一次防止他們使用 [全部回覆]。如需詳細資訊,請參閱防止電子郵件收件者使用全部回覆或轉寄

  • 減少垃圾郵件    雖然垃圾郵件發信者喜歡使用密件副本,他們卻不希望您也這麼做。如果您將收件者的名稱列入 [密件副本] 欄位以隱藏其名稱,他們就沒辦法從您的郵件複製收件者的電子郵件地址了。
 
 
適用:
Outlook 2003