備份 Outlook 電子郵件

適用於
Microsoft Office Outlook® 2003

經常備份任何重要的資料永遠是個好主意。備份電子郵件的其中一個方法是使用「Outlook 自動封存」功能。封存表示在固定的排程間隔下,將郵件移至封存資料夾。

本文所敘述的是另一種備份檔案的方法,是關於將郵件資料夾的內容匯出至 [匯入及匯出精靈]。這個動作將會建立備份 .pst 檔案。您可以將 .pst 檔案複製到 CD 或 DVD 上,以妥善保存,或將資料移動至另一台裝有 Outlook 的電腦 (個人資料夾檔案 (.pst):電腦上儲存郵件及其他項目的資料檔。您可以指定 .pst 檔做為電子郵件的預設傳送位置。還可以使用 .pst 來組織及備份項目,以保證安全。)

顯示將郵件備份至 .pst 檔案

 重要事項   您不應將由多種語言或由系統字碼頁不支援的語言建立的項目 (項目:項目是包含 Outlook 中資訊的基本元素 (類似於其他程式中的檔案)。項目包括電子郵件、約會、連絡人、工作、日誌項目、備忘錄、張貼的項目及文件。)匯出到不支援 Unicode 的檔案類型。例如,如果您已在「Microsoft Outlook 個人資料夾檔案 (.pst)」以多種語言建立項目,那麼就不應將此項目匯出到「Microsoft Outlook 97-2002 個人資料夾檔案 (.pst)」。後者的檔案類型並不支援 Unicode。因此,所有在非項目本文的文字欄位 (如 [收件者][主旨] 及連絡人項目的 [連絡人姓名][商務電話] 屬性) 中,包含非系統字碼頁支援的語言字元之項目,將不會被正確地解譯,並會顯示成問號 (?) 及其他無法辨識的文字。

  1. [檔案] 功能表上,按一下 [匯入及匯出]
  2. 按一下 [匯出至檔案],再按 [下一步]
  3. 在清單中按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)],再按 [下一步]
  4. 按一下要備份的郵件資料夾。如果資料夾包含子資料夾,請選取 [含子資料夾] 核取方塊,然後按 [下一步]
  5. [匯出的檔案儲存為] 之下,按一下 [瀏覽] 後,再指定備份檔案的名稱及位置,例如 「郵件備份」
  6. 如果您要備份之前已經備份過的 .pst 檔案,按一下下列任一項目:

以匯出的項目取代重複的項目    匯出檔案中的資訊將覆寫現有的資料。

允許建立重複的項目    將不會覆寫現有的資料,而且重複的資訊將新增至備份檔案中。

不要匯出重複的項目    將會保留現有的資料,並且資料夾中重複的資訊將不會複製到備份檔案。

  1. 按一下 [完成]

其他您可能想執行的動作

現在您擁有了郵件的備份檔案,可能會想執行下列動作:

  • 開啟資料檔案 在 Outlook 查看它的內容。
  • 為了防止硬碟發生問題,您可能希望使用「個人資料夾備份」工具來 複製備份檔案 。然後您可以 將 Outlook 備份檔案複製到 CD、DVD 或其他卸除式媒體。備份檔案會是原始檔案的確切副本,並且會以相同的檔案格式儲存。您可以接收定期提醒以備份您的檔案。
  • 如果現有的 .pst 檔案中的郵件已被傳送,而您想要將此郵件從備份 .pst 檔案中新增至現有的 .pst 檔案,請使用 [匯入及匯出精靈] 來匯入備份 .pst 檔案。

顯示做法

  1. [檔案] 功能表上,按一下 [匯入及匯出]
  2. 按一下 [從其他程式或檔案匯入],再按 [下一步]
  3. 按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)],再按 [下一步]
  4. [要匯入的檔案] 方塊中,指定您想匯入之 .pst 檔案的路徑及檔案名稱。
  5. 按一下下列任一項目:

以匯入的項目取代重複的項目    匯入檔案中的資訊將覆寫現有的資料。

容許建立重複的項目    將不會覆寫現有的資料,且重複的資訊將新增至目前的 Outlook 資料夾中。

不要匯入重複的項目    將會保留現有的資料,並且檔案中重複的資訊將不會複製到目前的 Outlook 資料夾中。

  1. 遵循 [匯入及匯出精靈] 中剩餘的指示。

 重要事項   您不應將由多種語言或由系統字碼頁不支援的語言建立的項目匯出到不支援 Unicode 的檔案類型。例如,如果您已在「Microsoft Outlook 個人資料夾檔案 (.pst)」中以多種語言建立了項目,那麼就不應將此項目匯出到「Microsoft Outlook 97-2002 個人資料夾檔案 (.pst)」。後者的檔案類型並不支援 Unicode。因此,所有在非項目本文的文字欄位 (如 [收件者][主旨] 及連絡人項目的 [連絡人姓名][商務電話] 屬性) 中,包含非系統字碼頁支援的語言字元之項目,將不會被正確地解譯,並會顯示成問號 (?) 及其他無法辨識的文字。

  • 如果您剛購買了一台新電腦,而且想要使用備份的 .pst 檔案,來建立新的電子郵件帳號,您可以從舊電腦來 重新連接備份資料 至新的電腦。
 
 
適用:
Outlook 2003