「在我的工作生活中，效率是競賽的代名詞：我組織原始資料所花的精力越少，我可以專注於實行的時間就越多。OneNote 是多年夢想的組織與協同作業解決方案。」

Scott Bright 是以西雅圖為基地的產品開發顧問小組 - Synapse Product Development, LLC 的首席。和公司其他人一樣，Scott 有很多職稱，包括程式經理、會計經理、IS 經理以及設計工程師。

在 Microsoft Office OneNote 2003 之前，Scott 和同事依賴 Microsoft Outlook® 安排時間、與他人通信，以及追蹤工作 — 而且他們在紙上做筆記。將這些筆記輸入文件或電子郵件，複寫執行項目至 Outlook 實在很花時間。

客戶會議中關於專案的重大細節和計畫，同樣是記在紙上。如果時間允許，會輸入筆記並儲存在員工電腦的文件夾或資料夾。記錄並組織這些筆記是耗時的工作 — 而且公司中沒有人有多餘的時間。但是若沒有人執行此管理工作，就無法保證將重要資訊記錄或儲存成可以輕易分享的格式。

Scott 相信他的公司需要更有效率的方法來組織和追蹤客戶開發專案，以及在團隊中分享構思。他們需要一種軟體程式，可以提供彈性的工作環境，同時提供程式的協同作業和組織層面，就像 Microsoft Office Outlook® 2003 和 Microsoft Office Word 2003 — 不會抑制創造力。

之後，Scott 發現 OneNote。自從他第一次使用程式的那一天起，他的筆記習慣就變得更有組織、更有效率。OneNote 很快地成為所有專案計畫活動的便利交流中心。現在，Scott 將 OneNote 視為成基礎資訊的儲存庫，用來組織專案和人員以及執行工作 — 他的部分同事也已經開始使用 OneNote。

 附註   您必須安裝 Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1，才能使用其中的某些功能。如要進一步瞭解 Service Pack 及其下載相關資訊，請參閱 OneNote 2003 的 Service Pack 功能。

使用 OneNote 組織專案以及執行工作

身為工程師和顧問，Scott 的業務優先順序是為客戶開發建設性解決方案。要完成此目的，他必須在會議中以有組織和適時的方式，與公司適當人員溝通細節以及執行項目。Scott 現在與客戶、開發團隊或 Synapse 管理部門開會時，使用 OneNote 做筆記，一邊計畫專案，一邊解決業務開發以及營運議題。他的十指掌握所有資訊，他可以輕輕鬆鬆與團隊成員溝通執行項目，並透過電子郵件分享筆記。現在讓我們看看 Scott 如何組織他的筆記本、擷取資訊以及與他人分享該資訊。

組織：從知識庫開始到採購單

Scott 的筆記本包含特定主題的資料夾與節，都是他與客戶、團隊或二者開會時所做的筆記。如此讓他擁有所有業務互動的自動歷史記錄。任何時間產生的問題都可以透過 OneNote 的搜尋功能，輕易的參考。利用垂直邊緣上的頁面索引標籤以及頂端一排的資料夾和節索引標籤，可以輕易地瀏覽專案、客戶、會議以及特定議題。

Scott 筆記本的節和資料夾可以執行的範圍，包括一般知識庫到家事管理 — 包括雜貨採購單的區域！身為工程師，Scott 依賴他從專業生涯中蒐集的各種大量技術和設計資訊。因此，Scott 建立一個稱為「知識庫」的資料夾。他使用這個資料夾來儲存可能不屬於特定專案，不過在很多不同專案的開發過程中，可能隨時用得到的資訊。以下示範圖片顯示 Scott 組織知識庫資料夾的方式。

不像紙上筆記或檔案系統，Scott 的知識庫資料夾可以輕輕鬆鬆地搜尋。他唯一要做的就是記住他要尋找的概念中，其中某一個字，然後使用 OneNote 的關鍵字搜尋找到它。很快地，包含該字的頁面都會顯示出來。

在 Scott 的 OneNote 筆記本中，其他的資料夾和節包括：

• 會議筆記：  此資料夾分成多個節，記載不同的內部會議類型，包括業務開發和策略。
• 專案管理：  此資料夾包含一個節，用於記載他的每一位客戶。他和客戶或開發團隊於會議中所做的筆記，會儲存在這些節中。
• 個人專案：  此資料夾包含一些用於房產專案以及採購單的節。
• 快速筆記：  此為快速筆記的預設 OneNote 節，Scott 用來儲存網路研究時所做的筆記，或者他想先快速記錄資訊，以後才在筆記本中組織這些資訊。
• Pocket PC 筆記：  在 Scott 的 Windows 行動 Pocket PC 所做的筆記，以及在 Smartphone 錄製的錄音筆記都會複製到這節中。當使用 Tablet PC 做筆記不方便或不適當時，Scott 可以在 Pocket PC 快速做出筆記，或是在 Smartphone 進行錄音。下次將這些裝置連接到電腦時，筆記和錄音便會自動轉移到 OneNote。

用各種格式擷取筆記

OneNote 提供 Scott 和其他工程師在腦力激盪時需要的彈性。在 OneNote，他們能以草圖、區塊圖、手寫筆記以及構思反映圖表技術等等形式來擷取構思。以下示範圖片顯示 Scott 筆記本的區塊圖。

在活頁筆記本、紙張、白板或甚至便利貼中記下的草圖或筆記，更難以集中化以及供其他人使用，而且它們一般很容易遺失。OneNote 的繪圖和手寫功能可以讓使用畫筆輸入裝置或 Tablet 個人電腦的工程師，按照他們想像的方式做筆記，也可以將這些筆記儲存在中央位置。如此更容易共享和搜尋腦力激盪和專案計畫筆記。

包含錄音與錄影可使工程師筆記本的內容大為增強。在 OneNote 錄製的產品示範、測試案例或使用方案的錄影或錄音，都可能對以後的參考極為有用。此外，用來補充手寫或鍵入筆記的會議或示範錄音，也能豐富與其他人分享資訊的體驗。

使用 OneNote 和 Outlook 分享資訊

由於 OneNote 和 Microsoft Office Outlook® 2003 之間的緊密整合，Scott 依靠這兩種程式做為他的主要工作工具。他使用 OneNote 做為每天的日誌，其中保存著與工程相關的所有筆記 — 包括概念草圖、快速圖解、機械操作以及軟體程序的流程圖 — 以及和管理問題相關的筆記，例如：專案規劃細節和資源分派。

Scott 使用筆記標幟來標示他或其他團隊成員需要注意，或是在稍後追蹤的項目。筆記標幟摘要會快速提取他與同事的待辦事項。Scott 根據這些項目，從 OneNote 建立 Outlook 工作，並將這些傳送給適當的人員，或是為自己儲存起來。在下列圖例中，您可以看到 Scott 的工作在 OneNote 中標上標幟，然後傳送至他的 Outlook 工作資料夾。

鼓勵全體公司協同作業

Scott 已經目睹 OneNote 如何改進公司內部的資訊分享。以前，他瞭解到紙上記載的重要與革新資訊，可能對於開發專案不會有實質幫助。但是現在，Scott 團隊中的每個人都已開始將 OneNote 當成每天的日誌、記錄、草稿簿，以及構思的儲存區。他們透過電子郵件或共用的網路位置，以 OneNote 檔案的形式交換資訊。

一些人員已經開始舉行共用的筆記製作工作階段，在分享的筆記頁面上同時繪圖或輸入，一切都在即時進行 — 不論身在何處都不受影響。設計概念工程的共同作業，通常都是視覺的體驗，除非整個團隊都能觀看、貢獻並評論各種想法，要邁向專案里程碑是相當困難的。共用的筆記製作工作階段消除了通訊的障礙 (例如在團隊成員無法親自會面時)。每個人不論是在會議室的近距離，或是正在出外辦事，都能繼續共同作業，並讓公司的專案持續進展。

儘管 Scott 一向職務繁忙，使用 OneNote，卻讓他變得更有效率，而且因為更容易溝通重要資訊，還增進了整個組織的資訊流通量。OneNote 讓工程師擁有腦力激盪的自由 — 同時減輕追蹤、填寫及組織工作的負擔，這些都是在紙張上做筆記時所必須執行的項目。透過 OneNote 頁面的分享，交互和內部團隊的相互溝通已經變得更有效率，而且共同作業也變得比以往容易得多。由於使用了 OneNote，Scott 和一些同事現在可以投入更多時間為客戶開發革新的解決方案，而且瞭解更有可能使用會讓公司領先同業的資訊，也讓他在休閒時更能安心。