作者：Matt Cannard

您希望那些圍繞電腦螢幕的便利貼統統消失？或者您可能在與小組成員分享手書筆記時遭遇挫折：您可以影印，但是這樣就沒有人擁有電子副本。而且還有推促自己在會議結束後把筆記輸入電腦的挑戰。如果您跟我一樣參加許多會議、追蹤許多專案，並且要做許多筆記，就可能已經體驗到相同的問題。

OneNote：我的過去和未來的顧問生涯

作為顧問，提昇客戶的價值是我的首要事務，這表示我需要將時間專注在具有附加價值的活動，而不是抄寫筆記。我嘗試過多種不同的電子筆記技術，但是沒有一種可以提供紙筆的彈性，同時又能讓我輕鬆地與他人分享我的筆記 — 這種情形直到我發現 OneNote，Microsoft 的新筆記程式，才有所改變。

 附註   您必須安裝 Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1，才能使用其中的某些功能。如要進一步瞭解 Service Pack 及其下載相關資訊，請參閱 OneNote 2003 的 Service Pack 功能。

發現 OneNote 之前，我在紙張筆記本上書寫筆記，因為我偏好紙張給我的彈性，可以建立圖形又可以自由自在地在紙張任何地方做筆記。這種方法的缺點是速度慢。我已經花費大部份的職場生涯在電腦上了，所以我打字比寫字更快，但我發現我無法將打字的動力與畫筆和紙張的自由性結合一體。

若要分享我的手寫筆記，我必須輸入電子文件，它也浪費珍貴的工作時間。為了要匯整交辦事項，我必須每天在新的頁面上重寫，以便統合和追蹤新增的項目以及完成的舊項目。

最近，我放下筆和紙張，開始使用 OneNote。結果令人振奮。不僅 OneNote 成為每日不可少的工具，而且現在我的小組也開始使用它了。我們交換 OneNote (.one) 檔案，當成每日通訊的一部份，節省時間又提高效率。現在我花更多的時間達成業務目標，更少時間去為如何分享資訊發愁。

讓您的筆記有條不紊

在某些方面，OneNote 很像內含不同「節」的多主旨筆記，用於儲存不同主題的相關資訊，但是 OneNote 的大優點便是您收集資訊的組織，是按階層而且是可以自訂的。資料夾、節和頁面可以容易地新增、刪除、重新命名或移動。這些資料夾和「節」中的每一個頁面，也可以追加子頁面，如此您可以用來新增更多關於特殊主旨或會議的資訊。此外，OneNote 的整個組織結構可以透過瀏覽而得知，讓您能一眼檢視筆記中的所有「節」，不必搜尋成堆的紙張筆記。

請注意，從許多不同的來源都能收集到儲存在您筆記本中的筆記。例如：您可以將資訊剪下並貼上筆記本中的頁面，並從網頁或文件擷取畫面圖像。在做筆記時，您甚至可以將文件插入為筆記本中的圖片，以便用來參照。例如，如果要為即將舉行的會議研究 Microsoft Office PowerPoint® 簡報，就只需要將簡報插入您的筆記本，並在 OneNote 做出相關的筆記。如此就能針對會議，在同一個位置合併您的筆記。

不過對我來說，在 OneNote 擷取資訊的最有用方式，就是透過我的 Pocket PC。我通常都會四處走動，並在會議不時進出，這時候我身邊沒有膝上型電腦，(或者不是使用膝上型電腦的適當時刻)，我就可以在 Pocket PC 做出筆記，並在以後將筆記複製到 OneNote。

在會議中協同合作

對於準備會議，OneNote 實在是絕佳幫手。在會議之前，我將會議詳細資料從 Microsoft Office Outlook® 2003 行事曆複製到 OneNote。OneNote 讓您能將 Outlook 會議詳細資料，例如：日期、位置、與會者及議程，直接從 Outlook 約會插入到您的筆記。會議進行時，我可以從膝上型電腦透過投影機，將會議議程投影至白板上。我也可以在具有會議詳細資料的頁面上，輸入或撰寫筆記並繪製圖表，然後與會者者可以評論我所收集的資訊。最棒的一點是在會議結束時，我不必從白板複製任何項目，我的筆記已經在 OneNote 之中。然後，我可以用電子郵件將筆記傳送給所有的與會者。與會者可以回應他們覺得在筆記中遺漏的任何事物，或是提供其他看法以及後續追蹤事項。

運用這些方式，OneNote 在我的會議中加強了共同作業，並且讓小組快速識別及封存關鍵點，以備將來用於參考，進而增加了小組的效率。下列圖例顯示我在部門會議所做的筆記範例。您會注意到我新增了筆記標幟，以便更容易地組織我的工作與優先順序。在下一節中，我會談到與 Microsoft Office Outlook® 2003 一同使用筆記標幟，來和其他人員溝通工作與交辦事項。

將您的筆記與其他人共用

OneNote 不僅使做筆記輕而易舉；也允許您用各種方法，與其他人分享這些筆記。其中包括將您的筆記張貼至共用網路位置，以便讓他人閱讀，例如：Microsoft Windows® SharePoint™ Services 網站、與他人一起進行的即時筆記時段中的共用筆記頁面，或是將筆記作為電子郵件中的附件傳送出去。

 附註   所有這些共用選項，都可以在 OneNote 的 [與其他人員共用] 工作窗格中方便地存取。

例如，我的一個客戶使用 SharePoint 站台來張貼和檢閱他的所有文件。這是一種與他人共同作業和通訊的極佳方式。您可以張貼在 OneNote 做的會議筆記，SharePoint 站台也提供檢閱這些筆記的便利封存。

如果我要與外出或位於不同位置的小組成員進行即時共同作業，我可以展開共用的筆記製作工作階段，邀請我的小組成員參與，然後兩人在相同的 OneNote 頁面上同時鍵入或繪圖。在彼此腦力激盪或解釋概念而需要視覺提示時，這種做法尤其有用。在進行共用的筆記製作工作階段時，我也發現用電話討論題材的同時，在 OneNote 的頁面上繪圖是相當有用的。還好能在 OneNote 進行共同作業，否則我可能會在電子郵件訊息的來往傳送，以及前往不同地點舉行會議上頭，浪費掉不少時間。

除了能將您的筆記張貼到共用網路位置，或是舉行共用的筆記製作工作階段，您也可以將筆記以電子郵件訊息的附件傳送。我使用 Outlook 2003 並結合筆記標幟來追蹤筆記中的工作。我在筆記上新增「待辦事項」標幟以代表交辦事項，然後從 OneNote 對每個事項建立 Outlook 工作，為每項工作指定一名小組成員，再將工作傳送給負責的成員。

使用 OneNote 筆記樣式以維持組織性

OneNote 筆記樣式是以清晰一致的格式來維持組織性，並且分享資訊的絕佳方式。我所經常使用的一種 OneNote 筆記樣式類型就是「專案總覽」筆記樣式。

作為顧問，我的工作就是提議專案，並在這些專案啟動以後讓它們順利進行。「專案總覽」筆記樣式提供重要專案詳細資料的清單，我和我的小組在進行專案的整個過程中分享這份清單，並且也在和客戶進行狀態會議時參照這份清單。我喜歡開啟「專案總覽」筆記樣式，在指定欄位直接輸入資訊的便利。我也喜歡能夠自訂 OneNote 筆記樣式以符合特定需要的彈性。筆記樣式在我的諸多專案中提供了一致性。

秘訣

請到 Microsoft Office Online 範本首頁尋找額外的 OneNote 筆記樣式，在 [開新檔案] 工作窗格中，按一下 [Office Online 上的筆記樣式]。

使用快速筆記

OneNote 包括一種稱為快速筆記的功能。快速筆記是一種迷你的 OneNote 視窗，讓您在其他程式工作時，也可以快速作筆記。

秘訣

如果 OneNote 尚未執行，則藉由按一下 Microsoft Windows 工作列最右邊通知區域的 OneNote 圖示即可開啟快速筆記。在 Tablet PC 上，您可以藉由按 Windows 標誌按鍵 +N 即可開啟快速筆記。

我使用快速筆記寫下想到的交辦事項，也將網址、影像、文字，甚至檔案位置 (任何在繼續工作時想要追蹤的事物) 拖曳到我的快速筆記。在以下的圖像中，您可以在瀏覽器視窗的頂端，看到進行中「待辦事項」清單的範例。

如同您所看到的，OneNote 可以讓我在思緒湧現時抓住靈感，而不會中斷我的工作流程。這正是身兼數職者的夢想。

總結

OneNote 是做會議筆記、組織會議筆記以及共用會議筆記的好工具。如此一來，OneNote 每天增加更多生產力時數。因為我已經可以使用我在會議中收集的資訊，所以我也可以做更正式的決策。而且最後，OneNote 提供的資訊共享功能，提高小組配合力，即使我們身處不同的地方。身為諮詢師，我認為對於我的客戶是件好事。而且有利於客戶的，同樣有利於我。

Matt Cannard 是西雅圖技術和行銷諮詢公司的資深諮詢師，該公司的專業是應用科技、入口網站和內容解決方案，以及整合行銷。