當您開啟 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007、Microsoft Office PowerPoint 2007 或 Microsoft Office Access 2007，或在 Microsoft Office Outlook 2007 中建立新郵件時，您會發現程式視窗已經改變，舊的功能表和工具列設計已經被取代了。您要如何使用這項豐富的新設計呢？請繼續讀下去，看看 Microsoft Office 如何變得更簡單、更好用。

提供您所要求的簡便性

當您第一次使用最愛用的 Office 程式時，可能會感覺稍微有點不太習慣。您使用多年的 Office 現在看起來不太一樣了。當然，您可能會感到有點茫然。請堅持下去，帶著一點茫然，看看究竟有些什麼改變。花不了多少時間，您就會發現這個新設計很好用，一點都不困難。事實上，這就是 Microsoft Office 使用者介面，完全針對 Microsoft Office 使用者 (可能也包括您) 對程式的要求而開發的：要讓程式更容易使用，而且更容易找到命令。

更容易找到指令

有關於指令更容易找到的一個例子就是您在視窗上方所看到呈現多樣面貌的群組化按鈕。您不需要再到處尋找指令，您需要的指令現在很容易就找到。現在您不再使用隱藏的工具列搭配分散在不同功能表或不同面板中各種指令，而是擁有一個控制中心，把所有必要指令集中起來並視覺化。按鈕也不再採用下拉方式，而是永遠都固定在那兒。

只顯示您要用的指令

您可能會想：「把所有指令放在一起，而且都看得見？那不是佔滿了整個視窗？」沒錯，所以 Office 重新設計時還有一項目標：要減少做為主要指令 (最常使用的指令組) 的指令數目，而且要將它們縮減為您最常使用的指令。

Microsoft 實用性工程師發現，使用 Office 的人喜歡有一組他們不斷反覆使用的核心指令。這些指令現在都被放在最顯著的位置。

[貼上] 指令就是一個例子。它是 Office 中最常用的指令之一，何不讓它以及與其他相關指令 [剪下] 和 [複製] 享有視窗中最高的優先地位呢？這樣，這些指令就不用和一系列不相關的指令一起放在功能表或工具列上。您使用過的指令會放在最順手的地方。請記住：您喜歡的功能並沒有消失，只是按照您使用它們的頻率重新做了些安排。

組織各種指令來支援核心工作

現在，指令更容易找到，並且依照使用的頻率減少了數目。但是它們是按照什麼方式組織的呢？

它們是依照您在特定 Office 程式中執行的「核心工作」而組織的，實際的運作方式如下：「功能區」 - 橫跨視窗上方包含所有指令的寬帶，可為每種程式劃分核心工作，而每一種工作會由一個「索引標籤」表示。例如，Word 中的主要工作是寫作，所以程式中首先出現的索引標籤就是 [寫入] 索引標籤。您在撰寫文件時需要用到的主要指令都會收集在這個索引標籤中，例如字型格式和文字樣式。

注意   [貼上]、[剪下] 和 [複製] 指令都會出現在這個索引標籤上。這些都是經常使用的指令，而且邏輯上應配合 Word 的主要核心工作：寫作。當您按一下其他索引標籤時，「功能區」也會隨著改變，讓它更容易顯示代表 Word 中其他核心工作的指令。例如，[插入] 索引標籤涵蓋了您要用來插入各種項目的指令，包括圖形和圖案、超連結、標題，以及文字藝術師。接下來的 [版面配置] 索引標籤則包含用來組織和格式化頁面的所有指令。

您在其他 Microsoft Office 2007 系統程式中也會發現類似的組織方式，第一個索引標籤包括了最重要的工作類型。例如，Excel 的主要索引標籤稱為 [工作表]。PowerPoint 的則是 [投影片]。對 Access 而言則是 [資料]，而對 Outlook 而言，它就成了 [寫入]，用來支援撰寫新郵件。

群組：大型工作中的指令

讓我們仔細看看索引標籤上有些什麼：依據功能安排成指令組的許多指令。這些指令組也稱為「群組」，您可以將它們比作以往的工具列。不過它們的優點是在您執行某種類型的工作時，將可能用到的所有指令集合在一起，讓您在視覺上感到非常方便。

例如，[寫入] 索引標籤包括了一個稱為 [快速格式化] 的群組，會顯示許多附有視覺化範例的文字樣式，並且能以您所指向的樣式預覽選取的文字。

指令更多，但只在您需要的時候出現

不在索引標籤之主要群組中的那些指令呢？現在的做法並不是讓每一項指令都一直顯示，有些指令只會在回應您的動作時出現。例如，在 PowerPoint 中，在您插入圖片之後，所有圖案對齊和順序的指令就會出現，而不再隱藏在子功能表中。

當您要儲存或復原時

Office 並未捨棄所有的工具列。為了支援您經常執行的動作 (例如儲存和復原)，特別設計了 [快速存取工具列] (QAT)。它的預設版本只有幾個指令，但是您可以輕易地將它自訂為包含任何指令。只要用滑鼠右鍵按一下您要新增的指令，然後選取 [新增至快速存取工具列]，就會看到這個指令的圖示出現在第一個索引標籤的左邊。

切換檢視

熟練的 Office 使用者都很習慣在程式視窗中切換檢視，例如在 Word 的 [標準模式] 和 [整頁模式] 檢視之間進行切換，或在 PowerPoint 的 [標準模式] 和 [投影片放映] 檢視之間進行切換。現在每一種 Office 程式都在視窗的右下方包括了 [檢視選取器]。它還附帶了 [檢視] 功能表，同樣包括了在程式內排列視窗的各種指令。

熟悉的項目

[檔案] 功能表仍然存在，上面有一些您熟悉的指令，另外也加了一些用於檔案管理、清除及散佈的新選項。按一下某些群組旁邊的加號，就可以開啟您熟悉的「對話方塊」，以便查看群組中各項指令更詳細或進階的選項。有時候看起來熟悉，但是已經簡化了，當您按下某個指令時，「工作窗格」(例如 Word 中的 [樣式] 工作窗格) 就會自動開啟，協助您完成工作。

在畫面運用方面如何呢？

功能區是可以調整的，甚至能夠適應平板電腦尺寸的螢幕。當螢幕解析度降低時，它可以顯示較小的索引標籤和群組。功能區在高解析度的大螢幕效果非常好，能允分展現它設計上的各種優勢。

愈是新功能，愈是容易上手

新發行的 2007 系統中還有許多令人振奮的新功能等著您去探索。當您使用這些程式時愈熟練，就愈能發現其中細節的奧妙：

• 開始製作您的檔案

  當您開始新文件、工作表、投影片放映或資料庫時，您會得到全螢幕的彩色視窗可以使用。從範本目錄選擇或選擇 Office Online 文章的連結，可以讓您立刻始編撰工作。或者用您所習慣的方式，啟動新檔案或現有的檔案。

• 完成您的檔案

  [檔案] 功能表現在更為豐富了。它位於「功能區」上左角的位置，具有您所需要的各種基本指令：儲存、另存新檔及列印。您也可以在這裡選取程式的各項設定，例如列印、拼字檢查，及預設檔案檢視。

  此外，您也可以在這裡檢查檔案是否含有修訂標記或其他私人資訊，並且可以從這裡將檔案散佈到共用的工作區。

• 鍵盤快速鍵

  所有用 CTRL 啟動的鍵盤快速鍵都一律保留，功能鍵也是一樣。

  用 ALT 啟動的新快速鍵在畫面上都有明確的指示。只要按住 ALT，Office 就會顯示每個索引標籤、群組和指令的代表字母。

  注意：   您也可以依照喜好選取程式設定，按照 Office 2003 中的方式啟用 ALT 的相關快速鍵。

• 檔案格式

  在 2007 版本中，Word、Excel 和 PowerPoint 都是採用 Microsoft Office 開啟 XML 格式，這意味著它們現在的預設檔案格式是以 XML (可延伸標記語言) 為基礎。這項變更的好處包括：提升檔案的安全性、降低損毀的機率、縮減檔案大小，而且可以跨越多種儲存及擷取系統分享資料。您還可以選擇以舊版的格式儲存 Microsoft Office 2007 的系統檔案，但是您將無法使用這些新優點。

  至於文件、試算表及簡報，現在的預設檔案格式會在副檔名最後加一個 "x" 表示它是 XML，如果將檔案儲存為範本，也是這種情況：您會看到原來的範本副檔名，後面再加上一個 "x"，例如在 Excel 中，副檔名為：.xlsx。如果您的檔案含有程式碼或巨集，您就必須用新的啟用巨集檔案格式進行儲存。對 Word 文件而言，副檔名為 .docm；對 Word 範本而言，副檔名為 .dotm。壓縮檔也有兩種版本：不含程式碼的檔案 (.docx、.xlsx 和 .pptx) 和啟用巨集的檔案 (.docm、.xlsm、.pptm 及其他)。

• 版本相容性

  如果您開啟以之前 Office 版本所建立的檔案，程式會詢問您是否要將它轉換成新格式。如果您回答 [是]，文件將會以新的 XML 格式儲存。如果您回答 [否]，檔案則會保留原來的格式。您可以在 Microsoft Office 2007 系統中開啟和處理這個檔案，但是將無法使用某些新功能。

  如果您使用舊版的 Office，而收到以新發行的 2007 版本建立的檔案，您必須下載轉換程式，以便讀取並編輯以 Microsoft Office 2007 system 建立的檔案。您可以從這裡下載轉換程式。

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