許多 2007 Microsoft Office system 程式所建立的檔案都可以儲存成「可攜式文件格式」(PDF)，這是常見的共用文件格式。

 附註   您必須先安裝增益集，然後才可以從 2007 Microsoft Office system 程式另存成 PDF 或 XPS 檔案。如需詳細資訊，請參閱啟用 PDF 和 XPS 等其他檔案格式的支援。

---

• PDF 格式概觀

• 在 Office 程式中另存成 PDF 格式

---

PDF 格式概觀

PDF 是固定版面配置的電子檔案格式，可以保存文件格式，而且具有檔案共用的功能。在線上檢視或列印 PDF 檔案時，可以確保檔案格式與您希望的一樣，而且其他使用者無法輕易地複製或變更檔案中的資料。如果要以商業印刷方式輸出文件，PDF 格式也相當管用。

若要檢視 PDF 檔案，電腦上必須安裝 PDF 讀取程式。其中一種讀取程式是由 Adobe Systems 所提供的 Acrobat Reader。

將檔案儲存成 PDF 後，便無法直接以 2007 Office 版本 程式修改該 PDF 檔案。您必須以建立該檔案的 2007 Office 版本 程式修改原始 2007 Office 版本 檔案，然後將該檔案再次儲存成 PDF。

 頁首

---

• Microsoft Office Access 2007

• Microsoft Office Excel 2007

• Microsoft Office InfoPath 2007

• Microsoft Office OneNote 2007

• Microsoft Office PowerPoint 2007

• Microsoft Office Publisher 2007

• Microsoft Office Visio 2007

• Microsoft Office Word 2007

---

Microsoft Office Access 2007

1. 開啟想要發佈成 PDF 的資料表或報告。
2. 按一下 [Office 按鈕]、指向 [另存新檔] 旁的箭號，然後按一下 [PDF 或 XPS]。
3. 在 [檔案名稱] 清單中，輸入或選取檔案名稱。
4. 按一下 [檔案類型] 清單中的 [PDF]。
5. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。您必須在電腦上安裝 PDF 讀取程式，才能使用這個核取方塊。
6. 在 [最佳化] 旁，依據您重視的是檔案大小或列印品質，執行下列其中一項動作：
   • 如果資料表或報表需要較高的列印品質，請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。
   • 如果檔案大小的考量優先於列印品質，請按一下 [最小值 (線上發佈)]。
7. 若要為檔案指定各種選項，請按一下 [選項] (如需這些選項的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」一節中的連結)。按一下 [確定]。
8. 按一下 [發佈成 PDF 或 XPS] 對話方塊中的 [發佈]。

 頁首

Microsoft Office Excel 2007

1. 按一下 [Office 按鈕]、指向 [另存新檔] 旁的箭號，然後按一下 [PDF 或 XPS]。
2. 在 [檔案名稱] 清單中，輸入或選取活頁簿名稱。
3. 按一下 [檔案類型] 清單中的 [PDF]。
4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。您必須在電腦上安裝 PDF 讀取程式，才能使用這個核取方塊。
5. 在 [最佳化] 旁，依據您重視的是檔案大小或列印品質，執行下列其中一項動作：
   • 如果活頁簿需要較高的列印品質，請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。
   • 如果檔案大小的考量優先於列印品質，請按一下 [最小值 (線上發佈)]。
6. 若要為檔案指定各種選項，請按一下 [選項] (如需這些選項的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」一節中的連結)。按一下 [確定]。
7. 按一下 [發佈]。

 頁首

Microsoft Office InfoPath 2007

當您在 Office InfoPath 2007 中填寫表單時，請執行以下動作：

1. 在 [檔案] 功能表上指向 [匯出至]，然後按一下 [PDF 或 XPS]。
2. 在 [檔案名稱] 清單中，輸入或選取表單名稱。
3. 按一下 [檔案類型] 清單中的 [PDF]。
4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。您必須在電腦上安裝 PDF 讀取程式，才能使用這個核取方塊。
5. 在 [最佳化] 旁，依據您重視的是檔案大小或列印品質，執行下列其中一項動作：
   • 如果表單需要較高的列印品質，請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。
   • 如果檔案大小的考量優先於列印品質，請按一下 [最小值 (線上發佈)]。
6. 按一下 [發佈]。

 頁首

Microsoft Office OneNote 2007

1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈成 PDF 或 XPS]。
2. 在 [檔案名稱] 清單中，輸入或選取檔案名稱。
3. 按一下 [檔案類型] 清單中的 [PDF]。
4. 在 [頁面範圍] 旁按一下適當選項，表示您要儲存成 PDF 的筆記本範圍。
5. 按一下 [發佈]。

 頁首

Microsoft Office PowerPoint 2007

1. 按一下 [Office 按鈕]、指向 [另存新檔] 旁的箭號，然後按一下 [PDF 或 XPS]。
2. 在 [檔案名稱] 清單中，輸入或選取簡報名稱。
3. 按一下 [檔案類型] 清單中的 [PDF]。
4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。您必須在電腦上安裝 PDF 讀取程式，才能使用這個核取方塊。
5. 在 [最佳化] 旁，依據您重視的是檔案大小或列印品質，執行下列其中一項動作：
   • 如果簡報需要較高的列印品質，請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。
   • 如果檔案大小的考量優先於列印品質，請按一下 [最小值 (線上發佈)]。
6. 若要為檔案指定各種選項，請按一下 [選項] (如需這些選項的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」一節中的連結)。按一下 [確定]。
7. 按一下 [發佈]。

 頁首

Microsoft Office Publisher 2007

另存成 PDF 供共用或網站散佈之用

如果您想在網站或網路上以固定格式共用出版物，請執行以下動作：

1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈成 PDF 或 XPS]。
2. 在 [檔案名稱] 清單中，輸入或選取出版物名稱。
3. 按一下 [檔案類型] 清單中的 [PDF]。
4. 按一下 [最佳化] 旁的 [變更]。
5. 在 [發佈選項] 對話方塊的 [指定要如何列印或發佈此出版物] 清單中，按一下符合出版品需求的最佳化。例如，如果您要線上散佈本出版品，而且檔案大小的考量優先於列印品質，請按一下 [最小值]。若要列印品質的考量優先於檔案大小，請按一下 [高品質列印]。
6. 按一下 [進階] 顯示整個對話方塊，並選取您所需要的設定 (如需這些選項的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」一節中的連結)。
7. 按一下 [確定]。
8. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案，請在 [另存新檔] 對話方塊中選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。您必須在電腦上安裝 PDF 讀取程式，而且不能選取 [發佈選項] 對話方塊中的 [商業印刷] 選項，才能使用這個核取方塊。
9. 按一下 [儲存]。

另存成 PDF 供商業印刷之用

如果要傳送出版品至商業印刷機，請執行以下動作：

1. 在 [檔案] 功能表上，指向 [隨身出版]，然後按一下 [攜帶至商業印刷服務]。
2. 在左方窗格的 [要如何列印此出版物] 清單中按一下所需的選項。如果您要使用平版印刷服務，請按一下 [商業印刷]。如果您要使用高階影印機，請按一下 [高品質列印]。
3. 請按一下 [列印選項]。
4. 在 [列印選項] 對話方塊中，選取所需的選項 (如需這些選項的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」一節中的連結)。按一下 [確定]。
5. 在 [選擇要修復的項目] 底下，修復 Publisher 已識別出的任何問題。
6. 在 [匯出] 下選取 [建立 PDF] 核取方塊。
7. 按一下 [儲存]。
8. 在 [隨身出版精靈] 中選取檔案的匯出位置，並按一下 [下一步]。

 頁首

Microsoft Office Visio 2007

1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈為 PDF 或 XPS]。
2. 在 [檔案名稱] 清單中，輸入或選取繪圖名稱。
3. 按一下 [檔案類型] 清單中的 [PDF]。
4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。您必須在電腦上安裝 PDF 讀取程式，才能使用這個核取方塊。
5. 在 [最佳化] 旁，依據您重視的是檔案大小或列印品質，執行下列其中一項動作：
   • 如果繪圖需要較高的列印品質，請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。
   • 如果檔案大小的考量優先於列印品質，請按一下 [最小值 (線上發佈)]。
6. 若只要列印選取的頁面，或要指定其他發佈選項，請按一下 [選項] 並選取所需設定 (如需這些選項的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」一節中的連結)。按一下 [確定]。
7. 按一下 [發佈]。

 頁首

Microsoft Office Word 2007

1. 按一下 [Office 按鈕]、指向 [另存新檔] 旁的箭號，然後按一下 [PDF 或 XPS]。
2. 在 [檔案名稱] 清單中，輸入或選取文件名稱。
3. 按一下 [檔案類型] 清單中的 [PDF]。
4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。您必須在電腦上安裝 PDF 讀取程式，才能使用這個核取方塊。
5. 在 [最佳化] 旁，依據您重視的是檔案大小或列印品質，執行下列其中一項動作：
   • 如果文件需要較高的列印品質，請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。
   • 如果檔案大小的考量優先於列印品質，請按一下 [最小值 (線上發佈)]。
6. 按一下 [選項] 設定列印頁面範圍、選擇是否列印標記，以及選取輸出選項 (如需這些選項的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」一節中的連結)。按一下 [確定]。
7. 按一下 [發佈]。

 附註   本文所述之協力廠商產品是由獨立於 Microsoft 的廠商所製造，Microsoft 對這些產品的效能或可靠性不負任何暗示或其他形式的擔保責任。

 頁首