巨集揭密:何謂巨集以及如何使用巨集

社群參與者 作者: Stephanie Krieger,文件製作專家

適用於:
Microsoft Office System 2003 Editions

您曾經花費太多時間在 Microsoft Office 程式中的重複性工作上,並且思考著一定有更好的方法嗎?或許您需要重新格式化 Word 文件中冗長的多份資料表,或是重新組織 Excel 工作表中的資料;或許您需要對數個類似的 Visio 頁面或 PowerPoint 投影片做相同的變更。如果您覺得上述或類似的工作很熟悉,那麼您就需要開始學習巨集了。

您可能在開啟 Office 文件時看過巨集警告,因此巨集會讓您聯想到病毒或程式設計等嚇人的術語。嗯,您應該要知道大部份的巨集不僅無害,還可以大幅節省時間。而且,巨集的建立和使用比您想像的容易多了。

在本頁中:

何謂巨集?

巨集是只要按一下即可套用的指令的集合。它們可以自動化您可以在程式中執行的幾乎所有工作,甚至可讓您執行您想像不到的工作。

巨集是一種程式設計嗎?

雖然巨集是程式設計,但是您不需要成為開發人員或具有程式設計的知識就可以使用它們。大部份可以在 Office 程式中建立的巨集是利用稱為 Microsoft Visual Basic for Applications (通常稱為 VBA) 的語言所撰寫。本文中要討論的類型便是 VBA 巨集。

何時以及為什麼要使用巨集?

巨集可以節省時間,並擴充您每天使用的程式功能。它們可以用於自動化重複的文件製作工作、簡化繁瑣的工作或建立解決方案,例如,自動化您和同事會定期使用的文件建立工作。有使用 VBA 經驗的人可以使用巨集來建立自訂的增益集 (包含範本、對話方塊甚至儲存資訊) 供重複使用。

請使用本文中的範例來格式化 Word 文件中的多份資料表。假設您的文件中有 50 份資料表需要重新格式化。即使您是進階使用者,就算格式化一份資料表只需要五分鐘,也要超過四個小時才能完成這項工作。如果您錄製巨集來格式化資料表,然後編輯該巨集以重複整份文件中的變更,便可以在數分鐘而非數小時的時間內完成這項工作。

如何建立巨集?

在許多 Office 程式中,您可以用錄製一連串動作或撰寫巨集的方式來建立巨集。

錄製巨集

錄製巨集幾乎就和開關錄音機一樣簡單。當您使用巨集錄製器時,它會根據您所執行的動作來為您自動撰寫巨集。在 Office 中,您可以在 Word、Excel、PowerPoint、Visio 和 Project 中錄製巨集。

例如,讓我們試著為本文開始時提到的第一項工作錄製巨集 — 重新格式化 Word 文件中冗長的數份資料表。雖然您可以套用資料表樣式來完成許多資料表格式設定,但是您可能也需要套用無法作為樣式的部份格式設定,例如,資料表的寬度或資料表列的高度。

如果要錄製此巨集,請從將插入點放在要格式化的第一份資料表中開始,然後執行下列動作:

  • [工具] 功能表上按一下 [巨集],然後按一下 [錄製新巨集]
  • [錄製巨集] 對話方塊中 (如此處所示),可以命名巨集、將巨集指定至工具列或快速鍵以方便存取、自訂儲存巨集的位置、為巨集加上說明以供日後參考。或者,如果您想要的話,也可以暫時跳過上述所有步驟,只要按一下 [確定] 以開始錄製。

[錄製巨集] 對話方塊

  1. 您可以重新命名自動指定的巨集數字名稱。巨集名稱可以包括字母和數字,但不得有空格。
  2. 根據預設,錄製的新巨集會儲存在名為 Normal.dot 的通用範本中。您也可以將巨集儲存在現用的文件或範本或另一個自訂範本中。
  3. 您可以將巨集指定為可從工具列或使用快速鍵來存取。如果跳過這個部份,也可以在建立巨集之後再進行指定。
  4. 巨集說明包括日期和錄製巨集的使用者名稱。您可以依需要編輯此說明。

在按一下 [確定] 之後,會開啟有 [停止錄製]按鈕圖像[暫停錄製]按鈕圖像 兩個按鈕的小工具列。

  • 請執行資料表格式化所需要的各個步驟。例如,您可能會套用資料表樣式、將資料表的寬度設定為可用頁寬的 50%、選取資料表,然後移除所有資料表列的列高設定。當您完成要套用至需要格式化資料表上的格式設定時,請按一下 [停止錄製] 按鈕。
  • 現在您可以在文件的任何一份資料表中按一下,然後執行此巨集,以自動重複您在第一份資料表中執行的所有動作。

注意     如果您沒有將巨集指定至工具列或快速鍵,可以透過 [巨集] 對話方塊來存取。若要這樣做,請在 [工具] 功能表上按一下 [巨集],然後按一下 [巨集]。從 [巨集名稱] 清單中選取巨集,然後按一下 [執行]

撰寫巨集

在可以錄製巨集的 Office 程式,以及 Access、Outlook、FrontPage 和 Publisher 中,您可以撰寫自己的 VBA 巨集。如果要撰寫巨集,您必須對 VBA 稍有認識,但您可能會很驚訝它是如此簡單:您只要使用該程式,一切就水到渠成了。VBA 就是自動化您每天使用的功能。例如在 Word 中,VBA 術語包括文件、資料表、段落或章節等。

撰寫巨集或編輯已錄製的巨集可讓您為巨集增加更多的功能。以上面的巨集錄製範例為例,您可以加入所謂的迴圈來編輯該錄製的巨集 — 迴圈是一種簡單的 VBA 程式碼,可讓巨集將格式設定套用至文件的所有資料表上,而不必為各資料表分別執行巨集。

撰寫或編輯 VBA 巨集最大的優點之一是,一旦您知道如何在一種 Office 程式中撰寫些許的 VBA,就可以善加利用這些知識在其他的 Office 程式中撰寫或編輯巨集。雖然特定功能的術語不同,但是設定巨集所需知道的語言或新增功能 (例如,迴圈) 在使用 VBA 的任何程式中都是完全相同的。

祕訣    先錄製巨集,然後在 Visual Basic 編輯器中查看該巨集是開始學習 VBA 的好方法。若要這樣做,請在 [工具] 功能表上,按一下 [巨集],然後按一下 [巨集]。從 [巨集名稱] 清單中選取您錄製的巨集,然後按一下 [編輯]

巨集安全性如何?

雖然大部份的巨集是無害且有助益的,巨集仍然是一個重要的安全性問題。惡意建立的巨集中會包含具破壞性的程式碼,並對文件或系統造成傷害。

為了保護系統和檔案,請勿啟動來源不明的巨集。如果要保有啟動或停用巨集的選擇,並同時存取任何想要使用的巨集,請將您 Office 程式中的巨集安全性設定為「中」。如此便可在您開啟含有巨集的檔案時,隨時提供啟動或停用巨集的選項;同時也可以讓您執行所選擇的任何巨集。

如果要在提供 VBA 巨集的 Office 程式中設定巨集安全性,請在 [工具] 功能表上,按一下 [巨集],然後按一下 [安全性]。選取您喜好的 [安全性層級],然後按一下 [確定]。請注意,我們不建議將安全性設定為「低」。

簡介下列應用程式中的巨集:

Word

您可以在 Word 中錄製或撰寫巨集。

如果您是 Word 的進階使用者,而且知道如何錄製巨集,Word 是最適合開始學習如何編輯及撰寫巨集的地方,因為 Word VBA 使用了許多您已經知道且每天使用的術語。

Excel

巨集在 Excel 中非常普遍,因為它們可以大幅擴充您經常使用的功能。Excel 巨集的用途十分廣泛,可應用於自動化一般工作或建立自訂功能。

如需立即可用的絕佳 Excel 巨集範例,請參閱下面兩篇 Microsoft 知識庫文件:

如果您有在 Excel 中錄製和使用巨集的經驗,而且想要開始撰寫和編輯 Excel 巨集,請試試看這個有關迴圈的訓練課程。

PowerPoint、Visio 和 Project

就像 Word 和 Excel 一樣,您也可以在 PowerPoint、Visio 和 Project 中錄製或撰寫巨集。

Access

巨集在 Access 中十分重要,因為它們可以大幅擴充您的資料庫功能。雖然您在 Access 中無法錄製巨集,但是您可以在 Access VBA 中撰寫程式碼或使用稱為「巨集建立幫手」的工具來建立巨集。Access 提供數種選項來幫助您建立所需要的自動化,VBA 只是其中一種。

FrontPage 和 Publisher

就像 Word、Excel、PowerPoint 和 Visio 一樣,您可以在 FrontPage 或 Publisher 中撰寫巨集,以節省執行重複工作的時間;或是在 FrontPage 中建立並使用可擴充程式功能的增益集。


關於作者

Stephanie Krieger 是一位文件製作專家,專長為使用 Microsoft Office System 來建立解決方案,也是《Microsoft Office Document Designer》的作者。Stephanie 為數個 Microsoft 網站撰寫文章,包括 Microsoft At Work (英文) 和 Office Online,而且經常錄製 Office System 網路廣播。如需其他的 Office 秘訣,請造訪她的部落格 (英文)。