壓縮或解壓縮檔案

適用於
Microsoft Office System

壓縮的檔案

為何壓縮檔案?

與原始檔案相較,將檔案壓縮之後所建立的壓縮版本,其大小將會大幅減少。檔案的壓縮版本具有 .zip 副檔名。例如,假定您將大小是 6.5 MB 的 Government Proposal.doc 這份 Microsoft Office Word 文件進行壓縮,則建立的 Government Proposal.zip 檔案會減少至 2.5 MB。壓縮前後的大小差距最多的檔案類型,是以文字為主的檔案類型,如 .txt、.doc 和 .xls,以及採用非壓縮檔案類型的圖形檔案如 .bmp。某些圖形檔案包括 .jpg 和 .gif 檔案等均已使用壓縮,所以壓縮前後的檔案大小差距很少。此外,佈滿圖形檔案的 Word 文件和幾乎都是文字的文件相比,前者的大小減少程度不如後者。

 附註   建立 .zip 檔案也稱為「封存」,但是這與 Microsoft Office Outlook 封存功能毫無關聯。

壓縮檔案的一些好處包括:

  • 節省儲存空間。壓縮大型檔案可以省下 80% 的硬碟空間或更多。
  • 檔案愈小愈能大幅縮短電子郵件傳輸時間。
  • 如果您的信箱空間有限,想要保存的電子郵件訊息檔案愈小愈有利。
  • 多數壓縮工具可讓您加密檔案及保護機密資料,尤其是透過電子郵件傳送的時候。
  • 如此一來,您便可以傳送和接收像是 .exe 檔案的電子郵件附件,否則基於安全因素,這類檔案通常會被 Outlook 封鎖
  • 多數壓縮工具支援分片壓縮功能,這表示您可以在抽取式磁碟上建立 .zip 檔案,且一旦磁碟空間不足,工具將視需要提示您插入另一片磁碟,然後再繼續執行。
  • 多數壓縮工具可讓您建立自我解壓縮封存。這些封存是您指定的可執行檔 (.exe),用於壓縮和封裝檔案。如果您按一下可執行檔將它開啟,.exe 就能自行解壓縮內部的檔案並產生原始檔案。

 附註   依據預設,Outlook 會封鎖 .exe 附件。

壓縮工具製造商

市面上有一些絕佳的壓縮工具,具有完善的說明系統和支援網站,包括:PentaZip (英文)PicoZip (英文)PKZip (英文)PowerArchiver (英文)StuffIt (英文)WinZip (英文)

 附註   您可以在「Microsoft Windows® 類別目錄」和「Microsoft Office 服務商場」找到一些這類工具。如需詳細資訊,請看本篇文章中的「請參閱」一節。

如果您不確定應該使用哪種工具,大多數程式均提供 30 天期限的試用版,您可以免費下載試用這些工具。

 重要事項   本篇文章僅提供一般資訊。如需有關功能及操作程序步驟的特定資訊,請參閱壓縮工具隨附的文件。某些壓縮工具同時具有「傳統」介面及易於使用的「精靈」介面。大多數軟體廠商除了在網站上公佈常見問題集文章和其他指南之外,壓縮工具本身還提供說明系統。

與 Windows 檔案總管整合

當您在 Microsoft Windows XP 上安裝完成後,許多壓縮工具將與 Windows 檔案總管整合,因此如果您用滑鼠右鍵按一下檔案,快顯功能表便會出現壓縮指令。

按一下右鍵出現快顯功能表

壓縮檔案

若要建立 .zip 檔案,請用滑鼠右鍵按一下檔案,譬如 Government Proposal.doc,再按一下快顯功能表指令,譬如 [加入到 Zip 檔案][加入到封存],即可建立 Government Proposal.zip。壓縮工具的快顯功能表通常也提供 [設定][選項] 等指令,讓您存取壓縮工具的選項設定。

解壓縮檔案

若要解壓縮檔案,請用滑鼠右鍵按一下檔案,譬如 Government Proposal.zip,再從快顯功能表上按一下 [解壓縮]

與 Outlook 整合

大多數壓縮工具均與 Outlook 整合,以協助您傳送和接收 .zip 檔案附件。

傳送壓縮的附件

如果您要傳送附件,譬如 .zip 檔案,請執行下列步驟:

  1. 在 Outlook 中,開啟新郵件。
  2. 按一下郵件本文,再按一下 [插入檔案]按鈕影像
  3. 執行下列其中一項操作:
    • 如果 .zip 檔案 (像是 Government Proposal.zip) 已經存在,請按兩下該檔案將它插入到郵件中。
    • 如果 .zip 檔案不存在,請用滑鼠右鍵按一下您要壓縮的檔案 (像是 Government Proposal.doc),再從快顯功能表上按一下以電子郵件傳送 .zip 檔案的壓縮工具指令。如此一來,檔案便會轉換成 .zip 檔案 (如 Government Proposal.zip),再插入到郵件中。
  4. 撰寫您的訊息,然後按一下 [傳送]

按一下右鍵出現快顯功能表

自動以 .zip 檔案格式傳送所有附件

如果您想透過一般方式附加 Government Proposal.doc 這類常見檔案,但是希望永遠以 Government Proposal.zip 格式傳送,則可設定大多數壓縮工具幫您自動完成。請參閱工具的選項設定和說明文件。

 重要事項   如果您不想自動壓縮附件,請在壓縮工具中關閉該項設定。假使這種行為持續,請確定您並未執行其他壓縮工具或增益集程式。請在 [工具] 功能表上,按一下 [選項]。在 [其他] 索引標籤中,按一下 [進階選項]。在 [進階選項] 對話方塊中,按一下 [COM 增益集]。在 [現有的增益集] 清單中,檢查是否有任何工具導致這種行為。如果有,請取消選取工具名稱旁邊的核取方塊將它停用,或按一下工具之後再按 [移除]

開啟壓縮的附件

若要開啟壓縮的附件,請按兩下該附件。

Outlook 附件

  • 當您在 [開啟郵件附件] 對話方塊中按一下 [開啟] 時,壓縮工具如果設定為自動解壓縮檔案,便會自動幫您解壓縮附件;這通常是預設的設定。
  • 如果您按一下 [儲存],則可使用 Windows 常見的 [另存新檔] 對話方塊,將 .zip 檔案儲存到所需的位置。

Windows XP 壓縮的資料夾

Windows XP 內建基本的壓縮能力,因此您可以使用 [壓縮的 (zipped) 資料夾] 功能來壓縮檔案。使用這個功能壓縮過的資料夾會顯示為帶有拉鍊的資料夾圖示。

Zip 壓縮的資料夾

您可以先建立壓縮的資料夾,再移動或複製檔案到該資料夾來壓縮檔案;或者也可以用滑鼠右鍵按一下檔案、從快顯功能表上指向 [傳送],再按一下 [壓縮的 (zipped) 資料夾]

壓縮的 (zipped) 資料夾

使用 [壓縮的 (zipped) 資料夾] 功能來壓縮資料夾並不會降低電腦效能。壓縮的資料夾可以移到電腦上任何磁碟或資料夾,而您也可以處理壓縮的資料夾和它所包含的檔案或程式,就像使用並未壓縮過的資料夾一樣。

您可以直接從壓縮的資料夾開啟檔案,或是開啟檔案之前先予以解壓縮。

解壓縮所有檔案

 附註   您可以直接從壓縮的資料夾執行一些程式,而不需要先行解壓縮。不過,如果您想執行的程式和其他檔案具有相依性,就必須先將它們解壓縮。

您可以在 [檔案及資料夾工作] 窗格中按一下 [以電子郵件傳送這個檔案],透過電子郵件傳送壓縮的資料夾。

以電子郵件傳送這個檔案

如果您使用 Windows 傳統檢視,可以用滑鼠右鍵按一下檔案、從快顯功能表上指向 [傳送到],再按一下 [郵件收件者]

現在您是否已經準備好開始壓縮和解壓縮檔案呢?千萬記住,本篇文章中的資訊只談論基本概念。大多數壓縮工具所提供的功能,比這裡介紹的還要多。請造訪本篇文章稍早提及的若干網站,找到最適合您的壓縮工具。

 
 
適用:
Access 2003, Excel 2003, FrontPage 2003, InfoPath 2003, OneNote 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003, Publisher 2003, Word 2003