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您可以使用 Microsoft Query 從外部來源擷取資料。使用 Microsoft Query 從您的企業資料庫 (資料庫：與特定主旨或用途有關的資料集合。在資料庫中，特定實體的相關資訊 (如員工或訂單) 是用資料表、記錄及欄位來加以歸類。)與檔案擷取資料，就不需要重新輸入要在 Excel 中分析的資料。您也能夠在每當資料庫以新資訊更新時，從原始來源資料庫自動重新整理 Excel 報表與摘要。 您想要做什麼？
深入了解 Microsoft Query使用 Microsoft Query，您可以連線到外部資料來源、從這些外部來源選取資料、再將這些資料匯入到您的活頁簿，並且視需要更新資料，讓您的工作表資料與外部來源中的資料保持同步。 可以存取的資料庫類型 您可以從數種類型的資料庫 (包括 Microsoft Office Access、Microsoft SQL Server 及 Microsoft SQL Server OLAP Services) 擷取資料，也可以從 Excel 活頁簿及文字檔擷取資料。 Microsoft Office 所提供的驅動程式，讓您能夠從下列資料來源 (資料來源：用來連接資料庫的一組儲存的「來源」資訊。資料來源可包括資料庫伺服器名稱及位置、資料庫驅動程式名稱，以及您登入時資料庫需要的資訊。)擷取資料：
您也可以使用 ODBC 驅動程式 (開放式資料庫連接 (ODBC) 驅動程式：用來連接特定資料庫的程式檔案。每個資料庫程式 (如 Access 或 dBASE) 或資料庫管理系統 (如 SQL Server) 都需要不同的驅動程式。)或其他製造商的資料來源驅動程式 (資料來源驅動程式：用來連接到特定資料庫的程式檔。每個資料庫程式或管理系統都需要不同的驅動程式。)，從此處未列出的資料來源 (包括其他類型的 OLAP 資料庫) 擷取資訊。如需安裝 ODBC 驅動程式或此處未列出之資料來源驅動程式的詳細資訊，請參閱資料庫的文件，或連絡資料庫廠商。 從資料庫選取資料 您必須建立查詢才能從資料庫擷取資料。查詢是指由您提出的關於外部資料庫中儲存之資料的問題。例如，如果您的資料儲存在 Access 資料庫中，您可能想要知道特定產品的區域銷售量。您可以只選取需要分析的產品和區域，便可擷取其中的部分資料。 運用 Microsoft Query，即可選取需要的資料欄，並且只將這些資料匯入到 Excel 中。 只要執行一項操作，即可更新工作表 如果您的 Excel 活頁簿包含外部資料，無論何時資料庫發生變更，您都能夠更新 (更新：更新來自外部資料來源的資料。您每次更新資料時，都會看到資料庫中資訊的最新版本，包括對資料所作的任何變更。)資料以更新分析結果，而不需要重新建立您的摘要報表及圖表。例如，您可以建立每月銷售摘要，並在得到每個月的新銷售量時加以更新。 Microsoft Query 如何使用資料來源 在設定資料庫特有的資料來源後，您可以隨時使用這個資料來源對選取和擷取資料庫中的資料，而不需要重新輸入所有的連線資訊。Microsoft Query 會使用資料來源來連線至外部資料庫，並且顯示可以您可以使用哪些資料。而在您建立查詢並將資料傳回 Excel 後，Microsoft Query 便會對 Excel 活頁簿提供查詢與資料來源資訊，讓您能在需要更新資料時重新連線到資料庫。 使用 Microsoft Query 匯入資料 若要使用 Microsoft Query 將外部資料匯入至 Excel，請遵循下列步驟，而這些步驟將在下列各節中詳述。 連線至資料來源什麼是資料來源？ 資料來源是已儲存的資訊集，可以讓 Excel 和 Microsoft Query 連線到外部資料庫。當您使用 Microsoft Query 設定資料來源時，便會指定資料來源的名稱，然後提供資料庫或伺服器的名稱和位置、資料庫的類型，以及登入與密碼資訊。這些資訊也包含 OBDC 驅動程式或資料來源驅動程式的名稱，也就是對特定類型資料庫進行連線的程式。 若要使用 Microsoft Query 設定資料來源：
完成這些步驟後，您的資料來源名稱便會出現在 [選擇資料來源] 對話方塊中。 使用查詢精靈定義查詢使用查詢精靈進行大多數查詢 [查詢精靈] 可以從資料庫的不同資料表與欄位，輕易選取與收集資料。您可以使用 [查詢精靈] 選取所要包含的資料表與欄位。當精靈識別出一個資料表中的主索引鍵欄位，以及第二個資料表中的相同名稱欄位時，便會自動建立內部聯結 (查詢作業，會根據相同的欄位值，指定兩個資料表中列的合併)。 您也可以使用精靈來排序結果集，並進行簡單的篩選。在精靈的最終步驟中，您可以選擇將資料傳回 Excel，或是進一步修改 Microsoft Query 中的查詢。在建立查詢之後，即可在 Excel 或 Microsoft Query 中執行這項查詢。 若要啟動 [查詢精靈]，請執行下列步驟。
直接在 Microsoft Query 中進行其他類型的查詢 如果想要建立的查詢比查詢精靈能夠建立的查詢還要複雜，則可以直接在 Microsoft Query 中建立查詢。您可以使用 Microsoft Query 檢視並變更在查詢精靈中開始建立的查詢，或是建立新的查詢而不使用精靈。想要建立會執行下列處理的查詢時，請直接在 Microsoft Query 中建立查詢：
若要啟動 Microsoft Query，請執行下列步驟。
重新使用與共用查詢 在 [查詢精靈] 和 Microsoft Query 中，您都能將查詢儲存為可以修改、重新使用及共用的 .dqy 檔案。Excel 可以直接開啟 .dqy 檔案，讓您或其他的使用者能從相同的查詢建立其他的外部資料範圍。 若要從 Excel 開啟或儲存查詢：
如果您要開啟某個已存在的查詢，而且已經開啟 Microsoft Query，請按一下 Microsoft Query 的 [檔案] 功能表，然後按一下 [開啟查詢]。 如果您按兩下某個 .dqy 檔案，Excel 便會開啟並執行該查詢，然後將結果插入到新的工作表中。 如果想要共用以外部資料為基礎的 Excel 摘要或報表，您可以為其他使用者提供包含外部資料範圍的活頁簿，或是建立一個範本 (範本：您建立並用作其他類似活頁簿基礎的活頁簿。您可以建立活頁簿及工作表的範本。活頁簿的預設範本為 Book.xlt。工作表的預設範本為 Sheet.xlt。)。這個範本可以讓您儲存摘要或報表，而不需要儲存外部資料，因此檔案容量會比較小。而使用者開啟報表範本時，便會擷取外部資料。 在 Excel 中使用資料在查詢精靈或 Microsoft Query 中建立查詢之後，就可以將資料傳回 Excel 工作表。然後，資料會成為可以格式化及重新整理的外部資料範圍 (外部資料範圍：引入工作表、但來自 Excel 外部 (如資料庫或文字檔案) 的資料範圍。在 Excel 中，您可以格式化該資料，或將其用於計算，就像對其他資料所做的一樣。)或樞紐分析表 (樞紐分析表：從不同來源 (包含 Excel 的外部來源) 摘要及分析資料 (如資料庫記錄) 的互動式、跨表格 Excel 報表。)。 格式化擷取的資料 在 Excel 中，您可以使用如圖表或自動小計的工具，來呈現並摘要由 Microsoft Query 擷取的資料。您可以格式化資料，而且當您更新外部資料時，仍然能夠保留您的格式設定。您可以使用自己的欄標籤而非欄位名稱，並且自動新增列號。 Excel 可以自動格式化您在範圍結尾輸入的新資料，以便符合之前的列。Excel 也可以自動複製在之前列中重複的公式，並將這些公式延續到其他的列。 附註 為了延續到範圍中的新列，格式與公式必須至少出現在之前五列的三列中。 您可以隨時開啟 (或關閉) 這個選項：
重新整理外部資料 重新整理外部資料時，會執行查詢以擷取符合您規格的任何全新或已變更資料。您可以重新整理 Microsoft Query 及 Excel 中的查詢。Excel 提供重新整理查詢的數種選項，包括在每次開啟活頁簿時重新整理資料，以及定時自動重新整理資料。正在重新整理資料時，您仍然可以繼續使用 Excel，也可以檢查狀態。如需詳細資訊，請參閱更新連線 (匯入) 的資料。 |
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