如果您要寄送大量郵件給記錄在 Microsoft Office Excel 工作表 (工作表:Excel 中用來儲存及處理資料的主要文件。亦稱作試算表。工作表包括組成欄及列的儲存格，通常儲存在活頁簿中。)中的通訊清單，可以使用 Microsoft Office Word 合併列印。合併列印程序會建立一張郵寄標籤供您列印，且列印出來的每一個標籤都含有清單中的一個地址。
若要建立和列印郵寄標籤，必須先在 Excel 中準備工作表資料，然後使用 Word 設定、組織、檢閱和列印郵寄標籤。
秘訣 如果您的電腦上安裝了 Microsoft Office Access，則可以從 Excel 將通訊清單匯出至 Access，然後使用 Access 來建立及列印郵寄標籤。如需詳細資訊，請參閱在 Excel 與 Access 之間交換 (複製、匯入、匯出) 資料和在 Access 中建立郵寄標籤。
您想要做什麼？
步驟 1：準備 Excel 中的工作表資料進行合併列印
在 Excel 中，您的通訊清單必須與合併列印所需的表格式結構相符。
- 在工作表上，執行下列動作以排列通訊清單：
秘訣 例如，使用欄標題如「名字」、「姓氏」、「地址」和「城市」，而不要使用「欄 1」、「欄 2」、「欄 3」和「欄 4」。
秘訣 如果您將名字和姓氏儲存在不同欄中，也可以使用合併列印來建立套印信件，以名字稱呼每一位收件者。您也可以加入一個稱呼欄，例如先生或女士。
- 只包含內含資料的列和欄。通訊清單中不要包含空白列和欄，因為當您在 Word 中設定合併列印標籤時，所建立的標籤清單空白列和欄之後可能不完整。
- 若要在合併列印時找出並選取通訊清單，請執行下列動作以定義通訊清單的名稱 (名稱:代表儲存格、儲存格範圍、公式或常數值的字或字串。請使用容易理解的名稱。例如，用「產品」來指示難以理解的範圍，如 Sales!C20:C30。)：
- 在工作表上，選取整份通訊清單，包括內含欄標題的儲存格。
- 在 [公式] 索引標籤上，按一下 [已定義之名稱] 群組中的 [定義名稱]。
- 在 [名稱] 方塊中輸入通訊清單的名稱，例如 Holiday_Cards，然後按一下 [確定]。
秘訣 名稱的第一個字元必須是字母，而且字與字之間不能為空白。請以底線字元 (_) 取代空白。
- 請儲存並關閉活頁簿。
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步驟 2：在 Word 中設定合併列印的標籤
您只要對合併列印中的所有標籤，設定一次標籤的版面配置。在合併列印中，您為版面配置所設定的文件稱為標籤的主文件 (或標籤主文件)。在此文件中，您也可以設定要在每一個標籤上重複的內容，例如在出貨標籤上顯示公司標誌或您的回郵地址。
您可能買了某家標籤紙供應商的一包標籤紙，例如 Avery、AOne 或 Formtec。每張紙的大小都是一定的，而且有特定數目的標籤是特定的尺寸。
若要設定標籤主文件，請將標籤的尺寸對照您要使用的工作表上的標籤之尺寸。
- 啟動 Word。
根據預設會開啟一份空白文件。請不要關閉這份空白文件，否則您將無法使用接下來的指令。
- 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中，按一下 [啟動合併列印]。
- 按一下 [標籤]。
- 在 [標籤選項] 對話方塊中，您有幾個選擇。
![[標籤選項] 對話方塊](http://officeimg.vo.msecnd.net/zh-tw/files/500/443/ZA010132138.gif "[標籤選項] 對話方塊")
您要用來列印標籤的印表機類型。
生產標籤紙的供應商。
對應至標籤紙外包裝上列印的標籤編號的號碼。
[標籤選項] 對話方塊中的選項沒有我所購買之標籤紙的標籤編號。
您還是可以列印標籤，只要進行一些自訂工作即可。
- 首先，仔細測量您的標籤紙上的標籤大小，然後記錄測量結果以及一張標籤紙上有多少個標籤。
附註 請小心測量標籤的大小。標籤的實際大小可能會比製造商所標示的還小一點。例如一個 1 x 2 英吋的標籤，實際上可能只有 15/16 英吋高、1 15/16 英吋寬。
- 在 [標籤編號] 清單中，選取接近您的標籤大小的標籤類型。
如果在 [標籤編號] 方塊中沒有看到可以使用的替代標籤類型，您還是可能使用列出的其他標籤。如果沒有看到符合您需要的標籤，可以建立一個新的標籤尺寸。
- 按一下 [詳細資料]，然後比較每一張的標籤的尺寸和標籤數目 (在雷射或噴墨印表機上所列印的標籤，此類印表機又稱為頁式印表機)，或是標籤表單上的欄數目 (在點陣式印表機上列印的標籤，比類印表機又稱為連續進紙印表機)。
- 請執行下列其中一項動作：
- 如果尺寸和標籤版面配置與您的標籤相符，請使用選取的標籤。
- 如果尺寸和標籤版面配置與您的標籤相符，請按一下 [取消]。
- 在 [標籤選項] 對話方塊中，按一下印表機類型 ([連續進紙印表機] 或 [頁式印表機])，然後按一下 [新標籤]。
- 在 [標籤名稱] 方塊中輸入名稱、選取高度、寬度、邊界和標籤的其他選項，然後按一下 [確定]。
新標籤在 [標籤編號] 方塊中會顯示為 [標籤名稱 - 自訂]。標籤也會新增至 [其他/自訂] 類別。當您下次使用自訂標籤時，請選取 [標籤樣式] 清單中的 [其他/自訂]。
- 選取了想要的標籤選項後，按一下 [確定]。
Word 會建立一個文件，使用表格來配置標籤。如果您在版面配置中沒有看到線段分隔標籤，請按一下 [表格工具] 下的 [版面配置] 索引標籤，然後按一下 [表格] 群組中的 [檢視格線]。
中斷和繼續合併列印
如果您要中斷合併列印的工作，可以像儲存任何文件一樣的儲存標籤主文件，稍後再繼續合併。Word 對保留您所儲存之文件中的資料來源和欄位資訊。如果您在停止合併時使用的是 [合併列印] 工作窗格，則當您繼續合併時 Word 會回到工作窗格中您原來所在的位置。
- 當您準備好繼續合併時，請開啟所儲存的標籤主文件。
Word 會顯示一個訊息方塊，請您確認是否要開啟文件並執行 SQL 指令 (SQL 指令會將 Word 連接至您的 Excel 來源檔)。
- 按一下 [是] 連接至您的 Excel 來源檔，並擷取您的通訊清單。
顯示標籤主文件的文字以及您所插入的任何欄位。
- 按一下 [郵件] 索引標籤，然後繼續工作。
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步驟 3：將工作表資料連結至合併列印中的標籤
若要將地址資訊合併至標籤中，您必須將標籤連接至內含通訊清單的工作表。
- 如果這是您第一次連接至工作表，請執行下列步驟：
- 按一下 [Office 按鈕]
，然後按一下 [Word 選項]。
- 按一下 [進階]。
- 捲動至 [一般] 區段，並選取 [開啟舊檔時確認格式轉換] 核取方塊。
- 按一下 [確定]。
- 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中，按一下 [選取收件者]，然後按一下 [使用現有清單]。
- 在 [選取資料來源] 對話方塊中找出 Excel 工作表，然後在工作表上按兩下。
- 按一下 [確認資料來源] 對話方塊中的 [MS Excel 工作表透過 DDE (*.xls)]，再按 [確定]。
附註 如果您在清單中沒有看到 [MS Excel 工作表透過 DDE (*.xls)]，請選取 [全部顯示] 核取方塊。
- 在 [Microsoft Office Excel] 對話方塊的 [命名或選擇儲存格範圍] 中，選取內含您要合併之資料的儲存格範圍或工作表，然後按一下 [確定]。
附註 標籤現在已連接至工作表資料，但是標籤紙仍然是空白的。如果有需要，您可以按照步驟 4 的描述，定義收件者清單，或按照步驟 5 的說明，將預留位置填入標籤做為地址資訊。
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步驟 4：定義您要包含在標籤中的收件者清單
Word 會為郵寄清單中的每一個地址產生一個標籤。如果您只要為郵寄清單中的某些地址建立標籤，可以選擇要包含哪些地址 (記錄)。
如果要縮小收件者清單的範圍，或使用資料檔中的記錄子集合，請執行下列步驟：
- 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中，按一下 [編輯收件者清單]。
- 在 [合併列印收件者] 對話方塊中，執行下列步驟：
- 選取個別記錄 這個方法適用於較短的清單。選取您要包含的收件者旁邊的核取方塊，然後取消選取您不要包含的收件者旁邊的核取方塊。
秘訣 如果已知您只要在合併中包含幾筆記錄，您可以取消選取標題列中的核取方塊，然後只選取您要的記錄。同樣的，如果您要包含清單中大部分的記錄，請選取標題列中的核取方塊，然後取消選取您不要包含的記錄的核取方塊。
- 資料排序 按一下要做為排序依據的欄位標題。Word 會以字母順序遞增的方式 (從 A 到 Z) 排序清單。再按一下同一個欄位標題，就會以遞減的方式 (從 Z 到 A) 排序清單。
若要指定更多進階排序選項，按一下 [調整收件者清單] 下的 [排序]，然後在 [篩選與排序] 對話方塊中選取 [資料排序] 索引標籤上的排序喜好設定。例如，您可以指定同一個郵遞區號的收件者地址必須按照姓氏字母排列，郵遞區號則是按照數字順序列出。
- 資料篩選 當清單中包含您不想看到或不想包含在合併中的記錄時，適用這個方法。在篩選清單後，您可以選取或取消選取核取方塊，以包含或不包含特定記錄。
若要篩選記錄，請執行下列步驟：
- 按一下 [調整收件者清單] 下的 [篩選]。
- 在 [篩選與排序] 對話方塊中的 [資料篩選] 索引標籤上，選取您要用來篩選記錄的準則。
例如，如果只要產生地址在澳大利亞的標籤，請按一下 [欄位] 清單中的 [國家/地區]、[邏輯比對] 清單中的 [等於] 以及 [比對值] 清單中的「澳大利亞」。
- 若要進一步調整篩選條件，請按一下 [和] 或 [或]，然後選取更多準則。
例如，如果只要為慕尼黑的公司產生標籤，請指定記錄的 [城市] 欄位內含「慕尼黑」，且 [公司名稱] 欄位不能是空白。如果您在篩選中使用 [或] 而不是 [和]，則合併列印中除了會有所有慕尼黑的地址外，還會有內含公司名稱的所有地址，不論城市是否為慕尼黑。
附註 如果您的電腦上安裝了地址驗證軟體，可以按一下 [合併列印收件者] 對話方塊中的 [驗證地址]，以驗證收件者的地址。
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步驟 5：使用地址資訊的預留位置填入標籤
當您執行合併列印時，合併列印欄位會填上地址清單中的資訊。
當您將標籤連結至通訊清單時，就可以加入預留位置，代表每一個標籤上會顯示地址的位置。您也可以輸入要重複出現在每一張標籤上的文字，例如在出貨標籤上顯示公司標誌或您的回郵地址。
地址的預留位置稱為「合併列印功能變數」。Word 中的合併列印功能變數，對應於您在資料檔案中所選擇的欄標題。
資料檔中的欄代表資訊的類別。您加入至標籤的合併列印功能變數，就是這些類別的預留位置。
資料檔中的列代表資訊的記錄。當您執行合併列印時，Word 會為每一筆記錄產生一個標籤。
在標籤主文件中所設定的原始標籤內放入一個合併列印功能變數，代表您要在該位置顯示某個類別的資訊，例如姓名或地址。
附註 當您將合併列印功能變數插入至標籤主文件中時，欄位名稱一定會被欄位符號 (« ») 包圍。這些欄位符號不會顯示在最終標籤中 - 這個符號只是用來幫助您區別標籤主文件中的欄位和一般文字。
合併時會發生的情形
當您執行合併列印時，資料檔的第一列中的資訊會取代第一個標籤中的欄位。然後資料檔的第二列中的資訊會取代第二個標籤中的欄位，依此類推。
使用欄位：範例
當您設計標籤時，可以將資料檔中的任何欄位標題連結至標籤中的欄位。
例如，假設您有一個電子報訂閱者清單，而且您的資料檔中有一個名稱為 ExpireDate 的欄，用來儲存每一個訂閱的到期日。如果您在執行合併前在標籤主文件中插入一個 «ExpireDate» 欄位，這項資訊就會加入至每一個郵寄標籤中。
您可以使用標點符號來結合以及分隔欄位。例如，若要建立地址，您可以在標籤主文件中設定欄位如下：
«名字» «姓氏»
«街道地址»
«市/鎮» «省/市» «郵遞區號»
針對經常使用的組合，例如地址區塊和問候行，Word 提供複合欄位，可以將欄位群組在一起。例如，[地址區塊] 欄位就是幾個欄位的組合，包括名字、姓氏、街道、市/鎮和郵遞區號。
您可以在每一個複合式欄位中自訂內容。例如，您可以在地址中選取正式的姓名格式 (Mr. Roger Harui)。至於問候行，您可能比較想用 "To"，而不用 "Dear"。
將合併列印功能變數對應至您的資料檔
若要確定 Word 可以在您的資料檔案中找到對應於每一個地址元件的欄，您可能需要將 Word 中的合併列印功能變數對應至資料檔中的欄。
若要對應這些欄位，請在 [郵件] 索引標籤上，按一下 [書寫與插入欄位] 群組中的 [符合欄位]。
會開啟 [符合欄位] 對話方塊。
地址的元件會列在左邊。資料檔的欄位標題會列在右邊。
Word 會搜尋符合每一個元素的欄。正如圖示，Word 會自動將資料檔的「姓氏」(Surname) 欄對應至 [姓氏] (Last Name)，但 Word 無法對應其他元素，例如 [名字]。
在右邊的清單中，您可以在資料檔案中選取符合左邊元素的欄。在圖示中，「名字」(Name) 一欄與 [名字] (First Name) 相符。[尊稱]、[唯一識別字] 和 [中間名] 這幾欄可以不相符，因為合併列印標籤不需要使用每一個欄位。如果您加入一個欄位且其中不包含資料檔中的資料，則此欄位在合併的文件中就會顯示成空白的預留位置 - 通常是空白行或空格。
![[符合欄位] 對話方塊](http://officeimg.vo.msecnd.net/zh-tw/files/228/073/ZA010132942.gif "[符合欄位] 對話方塊")
輸入內容並加入欄位
- 在標籤主文件中所設定的原始標籤中，按一下您要插入欄位的地方。
- 使用 [郵件] 索引標籤上的 [書寫與插入欄位] 群組。
- 新增下列任一項：
地址區塊，內含姓名、地址及其他資訊
- 按一下 [地址區塊]。
- 在 [插入地址區塊] 對話方塊中，選取您需要的包含的地址元素和要套用的格式，然後按一下 [確定]。
- 如果顯示 [符合欄位] 對話方塊，代表 Word 找不到完成地址區塊所需的某些資訊。請按一下 [(不相符)] 旁的箭頭，然後在資料來源中選取欄位，此欄位必須對應於合併列印所需的欄位。
個別欄位
您可以插入個別欄位中的資訊，例如名字、電話號碼或捐款人清單中的捐款金額。若要快速從資料檔案將欄位加入至標籤主文件中，請按一下 [插入合併欄位] 旁的箭頭，然後按一下欄位名稱。
若要在文件中插入其他選擇性欄位，請執行下列步驟：
- 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入欄位] 群組中，按一下 [插入合併欄位]。
- 在 [插入合併欄位] 對話方塊中，執行下列其中一項操作：
- 若要選取地址欄位，此欄位會自動對應於資料來源中的欄位 (即使這些欄位中的姓名和 Word 中欄位的姓名不相同)，請按一下 [地址欄位]。
- 若要選取的欄位一定會直接使用資料檔案中某一欄的資料，請按一下 [資料庫欄位]。
- 在 [欄位] 方塊中，按一下您要的欄位。
- 按一下 [插入]，然後再按一下 [關閉]。
- 如果顯示 [符合欄位] 對話方塊，代表 Word 找不到需要的資訊以插入欄位中。請按一下 [(不相符)] 旁的箭頭，然後選取資料來源中的欄位，此欄位必須對應於合併列印所需的欄位。
附註 如果您插入 [資料庫欄位] 清單中的一個欄位，但後來切換到另一個資料來源，而這個來源不含相同名稱的欄，Word 就無法將此欄位資訊插入至合併的文件中。
Microsoft Office Outlook 連絡人中的自訂欄位
若要在標籤主文件中包括 Outlook 中的自訂連絡人欄位，您必須從 Outlook 中啟動合併列印。啟動 Outlook 後，指定您要在合併中使用的欄位以組織連絡人的資訊，然後啟動合併列印。選擇了您要的設定後 Word 就會自動啟動，您就可以完成合併了。
設定內含自訂欄位的連絡人檢視
- 在 Outlook 連絡人中的 [檢視] 功能表上，指向 [目前檢視]，然後按一下 [電話清單]。
- 請用滑鼠右鍵按一下欄位標題，再按一下 [欄位選擇]。
- 在 [欄位選擇] 對話方塊頂端的下拉式清單中，選取 [資料夾中使用者定義欄位]。
- 從對話方塊中將您要加入的欄位拖曳至欄位標題。此時會顯示一個紅色的箭頭，幫助您將欄位放在您要的位置裡。
![將自訂欄位從 [欄位選擇] 拖曳至 [連絡人] 資料夾檢視中](http://officeimg.vo.msecnd.net/zh-tw/files/704/031/ZA001151406.gif "將自訂欄位從 [欄位選擇] 拖曳至 [連絡人] 資料夾檢視中")
附註 您可以按一下底部的 [新增]，在 [欄位選擇] 對話方塊中加入新的欄位。
- 將所有自訂欄位都加入至檢視中後，請關閉 [欄位選擇] 對話方塊。
- 若要移除不要包含在合併列印中的欄位，請按一下 [電話清單] 檢視中欄位標題裡的欄位名稱，然後將不要的欄位拖曳至欄位標題的外面。
從 Outlook 執行合併列印
- 在 Outlook 連絡人中，按住 SHIFT 鍵並點選一個範圍以選取該範圍內的個別連絡人，或按住 CTRL 鍵再一一點選個別連絡人。如果您要包含檢視中目前可見的所有連絡人，請不要點選任何連絡人。
- 在 [工具] 功能表上，按一下 [合併列印]。
- 如果您選取了要包含在合併列印中的個別連絡人，請按一下 [僅選取的連絡人]。如果您要包含檢視中目前可見的所有連絡人，請按一下 [目前檢視中的所有連絡人]。
- 如果您將 [電話清單] 檢視設定為，顯示要在合併列印中使用的正確欄位，請按一下 [目前檢視中的所有連絡人]。否則，請按一下 [所有連絡人欄位]，使所有連絡人欄位都可以在合併列印中使用。
- 若要為合併列印產生新的主文件，請按一下 [新增文件]。否則，請按一下 [現有文件]，然後按 [瀏覽] 以找出要做為主文件的文件。
- 若要儲存您選取要重複使用的連絡人與欄位，請選取 [永久性檔案] 核取方塊，然後按一下 [瀏覽]。Outlook 會將資料以逗號分隔的資料形式，儲存在 Word 文件中 (如果是 Word 2007 則為 .doc 或 .docx)。
- 選取 [郵寄標籤]。
- 按一下 [確定]。在 Word 中開啟文件後，在 [郵件] 索引標籤上，按一下 [書寫與插入欄位] 群組中的 [插入合併欄位]，然後按一下您要加入至標籤主文件中的欄位。
- 以您想要的方式完成設定第一個標籤後，按一下 [書寫與插入欄位] 群組中的 [更新標籤]。
Word 會將第一個標籤的版面配置複製到所有其他標籤。
附註
格式化合併的資料
資料庫與試算表程式 (例如 Access 和 Excel) 會將您在儲存格中輸入的資訊，儲存成「原始資料」。您在 Access 或 Excel 中所套用的格式 (例如字型及色彩) 不會和原始資料一起儲存。當您將資料檔中的資訊合併至 Word 文件中時，所合併的是未套用格式的原始資料。
若要將文件中的資料格式化，請選取合併列印功能變數並加以格式化，就像格式化任何文字的方式一樣。請確定這個選擇包括了包圍該欄位的欄位符號字元 (« »)。
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步驟 6：預覽及列印標籤
將欄位加入至您在標籤主文件中所配置的原始標籤後，就可以預覽合併列印結果。滿意預覽的結果後，就算完成合併列印及列印標籤。然後您就可以保留標籤主文件以便日後使用。
預覽合併列印。
真正完成合併列印之前，您可以預覽標籤並加以變更。
若要預覽標籤，請在 [郵件] 索引標籤的 [預覽結果] 群組中，執行下列任一操作：
- 按一下 [預覽結果]。
- 按一下 [郵件] 索引標籤上 [預覽結果] 群組中的 [下一筆記錄] 和 [前一筆記錄] 按鈕，一頁一頁查看每一個標籤。
- 按一下 [尋找收件者]，預覽特定標籤文件。
附註 如果您看到不想包含在內的記錄，請在 [郵件] 索引標籤上，按一下 [啟動合併列印] 群組中的 [編輯收件者清單] 以開啟 [合併列印收件者] 對話方塊，您可以在此篩選清單或移除合併中的收件者。
附註 Word 會使用表格，在頁面上排列標籤。當您一頁一頁查看標籤時，現用的記錄會顯示在表格的第一個儲存格中，而後續記錄會顯示在後續的儲存格中。
完成合併列印
若要列印標籤，請執行下列動作：
- 在 [郵件] 索引標籤的 [完成] 群組中，按一下 [完成與合併]，然後按一下 [列印文件]。
- 選擇要列印整組標籤、只列印目前可見的標籤，或特定標籤子集。
若要變更個別標籤，請執行下列動作：
- 在 [郵件] 索引標籤的 [完成] 群組中，按一下 [完成與合併]，然後按一下 [編輯個別文件]。
- 選擇要編輯整組標籤、只編輯目前可見的標籤，或特定標籤子集。Word 會將您要編輯的標籤儲存至另一個檔案。
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步驟 7：儲存標籤以供日後使用
請記住，您儲存的合併標籤，與您在標籤主文件中所配置的原始標籤是分開的。若您打算將標籤主文件用於其他合併列印，建議您保留標籤主文件。
當您保留標籤主文件時，也會保留文件與資料檔的連結。下次開啟標籤主文件時，Word 會提示您選擇是否要將資料檔的資訊再次合併至標籤主文件中。
- 若您按一下 [是]，文件會開啟並包含合併的第一筆記錄中的資訊。
- 若您按一下 [否]，Word 會中斷標籤主文件和資料檔之間的連結，將標籤主文件重新格式化成為標準的 Word 文件，並以第一筆記錄中的唯一資訊取代欄位。
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