使用共用活頁簿以進行共同作業

您可以建立共用活頁簿 (共用活頁簿:為允許網路上的多位使用者同時檢視及進行變更而設定的活頁簿。儲存活頁簿的每位使用者均可查看其他使用者所做的變更。),並將它放置到可多人同時編輯內容的網路位置。例如,如果工作群組中的每一位使用者都處理多個專案,並且需要了解各自的專案狀態,那麼此群組可以使用共用活頁簿來追蹤專案的狀態。之後,所有相關使用者便可以在相同的活頁簿中輸入他們的專案資訊。

身為共用活頁簿的擁有者,您可以從共用活頁簿中移除使用者以及解決衝突修訂,對活頁簿進行管理。當整合完所有的修訂後,您則可以停止共用活頁簿。

共用 Excel 資料

您想要做什麼?


共用活頁簿

  1. 建立新的活頁簿並輸入任何想要提供的資料,或者開啟想要讓多個使用者進行編輯的現有活頁簿。

 附註   在共用活頁簿中並不支援全部的功能。如果想要包含下列任何一項功能,您必須在將活頁簿另存成共用活頁簿之前先新增這些功能:合併的儲存格 (合併儲存格:藉由組合兩個或多個所選儲存格而建立的單一儲存格。合併儲存格的儲存格參照是原始選取範圍中左上方的儲存格。)設定格式化的條件 (設定格式化的條件:指定條件為真時 Excel 自動套用到儲存格的格式 (如儲存格陰影或字型色彩)。)資料驗證 (資料驗證:Excel 的一種功能,可用來定義對能夠或應該在儲存格中輸入哪些資料的限制;顯示提示使用者進行正確輸入的訊息;以及通知使用者不正確的輸入。)、圖表、圖片、物件 (包括繪圖物件)、超連結 (超連結:帶有底線的有色文字或圖形,按一下即可跳至檔案、檔案中的位置、全球資訊網上的網頁,或者內部網路上的網頁。超連結也可以跳至新聞群組、Gopher、Telnet 及 FTP 網站。)、分析藍本、大綱 (大綱:對其詳細資料列或欄分組以便您建立摘要報表的工作表資料。大綱可彙總整個工作表或工作表的選取部分。)、小計、資料表 (運算列表:顯示一個或多個公式中取代不同值的結果的儲存格範圍。有兩種類型的運算列表:單輸入表與雙輸入表。)樞紐分析表 (樞紐分析表:從不同來源 (包含 Excel 的外部來源) 摘要及分析資料 (如資料庫記錄) 的互動式、跨表格的 Excel 報表。)、活頁簿與保護活頁簿以及巨集。在將活頁簿共用之後,無法對這些功能進行變更。

顯示共用活頁簿中不支援的功能

您無法在共用活頁簿中 但或許可以執行下列動作
建立 Excel 表格
插入或刪除一組儲存格 您可以插入整列或整欄
刪除工作表
合併儲存格或分割合併儲存格
新增或變更格式化條件 當儲存格值變更時現有的格式化條件會繼續出現,但您無法變更這些格式或是重新定義條件
新增或變更資料驗證 當輸入新值時會繼續驗證儲存格,但您無法變更現有的資料驗證設定
建立或變更圖表或樞紐分析圖報表 您可以檢視現有的圖表及報表
插入或變更圖片或其他物件 您可以檢視現有的圖片及物件
插入或變更超連結 現有的超連結將可繼續作用
使用繪圖工具 您可以檢視現有的繪圖及圖形
指定、變更或移除密碼 現有的密碼仍然生效
保護或取消保護工作表或活頁簿 現有的保護仍然生效
建立、變更或檢視分析藍本
群組或大綱資料 您可以繼續使用現有的大綱
插入自動小計 您可以檢視現有的小計
建立資料表 (運算列表:顯示一個或多個公式中取代不同值的結果的儲存格範圍。有兩種類型的運算列表:單輸入表與雙輸入表。) 您可以檢視現有的資料表
建立或變更樞紐分析表 您可以檢視現有的報表
撰寫、錄製、變更、檢視或指定巨集 您可以執行無須存取無法作用的功能之巨集。您可以記錄共用活頁簿的運算至儲存在另一個非共用活頁簿上的巨集上。
新增或變更 Microsoft Excel 4 對話方塊工作表
變更或刪除陣列公式 (陣列公式:針對一或多組值執行多個計算,然後傳回單一結果或多個結果的公式。陣列公式括在大括弧 { } 中,且藉由按 CTRL+SHIFT+ENTER 輸入。) 現有的陣列公式會繼續正確計算
使用資料表單加入新的資料 您可以使用資料表單來尋找記錄

處理 XML 資料,包括:

  • 匯入、重新整理及匯出 XML 資料
  • 新增、重新命名或刪除 XML 對應
  • 將儲存格對應到 XML 元素
  • 使用 [XML 來源] 工作窗格、XML 工具列或是 [資料] 功能表上的 XML 指令
  1. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [共用活頁簿]

Excel 功能區圖像

  1. 選取 [編輯] 索引標籤上的 [允許多人同時修改活頁簿,且允許合併活頁簿] 核取方塊。
  2. 在 [進階] 索引標籤上,選取要用來追蹤及更新變更的選項,然後按一下 [確定]。
  3. 執行下列其中一項動作:
    • 如果是新的活頁簿,請在 [檔案名稱] 方塊中輸入名稱。
    • 如果是現有的活頁簿,請按一下 [確定] 儲存活頁簿,然後按一下 [Office 按鈕] 按鈕圖像 ,再按一下 [另存新檔]
  4. 在執行 Windows Vista 的電腦上    
    • [網址列] 中選取可存取所提及使用者的網路位置,然後按一下 [儲存]

在執行 Microsoft Windows XP 的電腦上    

  • 在 [儲存位置] 方塊中,選取可讓預期使用者存取的網路位置,然後按一下 [儲存]。

 附註   您應該使用一個共用網路資料夾,而不是 Web 伺服器。

  1. 如果活頁簿包含其他活頁簿或文件的連結,請驗證這些連結並更新任何中斷的連結,然後按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存] 按鈕圖像 ,或按 CTRL+S。

快速存取工具列

顯示如何驗證並更新其他活頁簿或文件的連結

  1. [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [編輯連結]

Excel 功能區圖像

 附註   若檔案沒有包含連結資訊,就無法使用 [編輯連結] 指令。

  1. 按一下 [檢查狀態] 驗證清單中所有連結的狀態。

 附註   如果連結數目很多,或是如果連結的來源活頁簿是在網路位置上而且網路速度緩慢,那麼這個動作可能要花上一些時間。

  1. 檢查 [狀態] 欄中的狀態,然後按一下連結再採取必要的動作。
如果狀態是 請採取這個動作
確定 不需要採取任何動作。連結的作用正常且處於最新狀態。
不詳 按一下 [檢查狀態] 更新清單中所有連結的狀態。

連結使用物件連結與嵌入 (OLE) (OLE:可用來在程式間共用資訊的程式整合技術。所有 Office 程式均支援 OLE,所以可透過已連結及嵌入的物件共用資訊。)動態資料交換 (DDE) (動態資料交換 (DDE):已建立的通訊協定,用來在 Microsoft Windows 程式之間交換資料。)

 附註   Microsoft Office Excel 無法檢查這些連結類型的狀態。

錯誤: 找不到來源 按一下 [變更來源],然後選取另一個活頁簿。
錯誤: 找不到工作表 按一下 [變更來源],然後選取另一個工作表。有可能已經移動過或重新命名來源。
警告: 未更新值 按一下 [更新數值]。活頁簿開啟時,連結不會更新。
警告: 按一下 [開啟來源],然後按 F9 鍵來計算活頁簿 活頁簿可能設定為手動計算。若要將活頁簿設定為自動計算,請按一下 [Office 按鈕] 按鈕圖像 ,然後按一下 [Excel 選項]。在 [公式] 類別中,按一下 [計算選項] 底下的 [自動]
在開啟來源活頁簿之後,才可以解析某些名稱 按一下 [開啟來源],然後切回到目的活頁簿 (目的檔案:在其中插入連結或內嵌物件的檔案。來源檔案包含用於建立物件的資訊。變更目的檔案中的資訊,不會更新來源檔案中的資訊。),再按一下 [檢查狀態]。如果仍無法解決問題,請確認沒有拼錯或漏掉名稱。切換至來源活頁簿,然後在 [公式] 索引標籤上,按一下 [具名儲存格] 群組中的 [名稱管理員],再尋找名稱。
警告: 按一下 [開啟來源] 在開啟來源之後,才可以更新連結。
來源開啟 無法檢查連結的狀態。
值更新自 file name 不需要採取任何動作。已經更新該值。
警告: Excel 無法決定連結的狀態 來源可能沒有包含工作表,或者可能以不支援的檔案格式儲存來源。請按一下 [更新數值]。

 附註 

  • 除非您鎖定儲存格並保護工作表來限制存取,否則所有對網路共用位置有存取權的使用者都對共用活頁簿有完整存取權。若要保護共用活頁簿,請在 [校閱] 索引標籤上,按一下 [變更] 群組中的 [保護且共用活頁簿]。當保護共用活頁簿時,您可以設定所有使用者必須輸入的密碼,這樣才能開啟活頁簿。
  • 若要編輯共用活頁簿,所有使用者必須在電腦上安裝有以下其中一個程式:Microsoft Office Excel、Microsoft Excel 97 (含) 以後版本或 Microsoft Excel 98 for Macintosh (含) 以後版本。
  • 在共用活頁簿中並不支援全部的 Excel 功能。如需詳細資訊,請參閱上表「共用活頁簿中不支援的功能」。

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編輯共用活頁簿

在開啟共用活頁簿後便可以輸入並變更資料,就和在一般活頁簿中所做的工作一樣。

  1. 開啟共用活頁簿。

顯示如何開啟共用活頁簿

  1. 按一下 [Office 按鈕 ] 按鈕圖像 ,然後按一下 [開啟舊檔]
  2. 在執行 Windows Vista 的電腦上    
    • [網址列] 中,找出共用活頁簿儲存的網路位置,然後按一下共用的活頁簿。

在執行 Microsoft Windows XP 的電腦上    

  • 在 [查詢] 方塊中,找出存放共用活頁簿的網路位置,然後按一下共用活頁簿。
  1. 按一下 [開啟]。

 秘訣   您也可以前往存放共用活頁簿的位置,按兩下共用活頁簿將它開啟。

  1. 按一下 [Office 按鈕] 按鈕圖像 ,然後按一下 [Excel 選項]
  1. [常用] 類別中 [個人化您的 Office] 底下的 [使用者名稱] 方塊中,輸入要用來識別共用活頁簿中之工作的使用者名稱,然後按一下 [確定]
  2. 照常在工作表中輸入並編輯資料。

 附註   您將不能夠新增或變更:合併儲存格、設定條件化格式、資料驗證、圖表、圖片、物件包含繪圖物件、超連結、分析藍本、大綱、小計、資料表、樞紐分析表、保護活頁簿和工作表和巨集。

  1. 依照個人需要做任何篩選 (篩選:僅顯示清單中滿足您指定之條件的列。使用 [自動篩選] 指令,可顯示符合一個或多個特定值、計算的值或條件的列。)設定及列印格式設定。根據預設值,每一個使用者的設定是分別儲存的。

 秘訣   每當開啟活頁簿時,您也可以使用該活頁簿擁有者所做的篩選設定及列印格式設定。

顯示如何使用原始的篩選設定及列印格式設定

  1. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [共用活頁簿]

Excel 功能區圖像

  1. [進階] 索引標籤上,取消選取 [加入個人檢視畫面] 底下的 [列印格式設定][篩選設定] 核取方塊,然後按一下 [確定]
  1. 若要儲存對活頁簿所做的修訂,並查看自您上次存檔以來其他使用者所儲存的修訂,請按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存] 按鈕圖像 ,或按 CTRL+S。

快速存取工具列

如果出現 [解決衝突] 對話方塊,請解決該項衝突。

 秘訣   若要解決衝突,請參閱本主題的解決共用活頁簿中的衝突修訂

 附註 

  • 您可以在 [共用活頁簿] 對話方塊 ([校閱] 索引標籤、[變更] 群組、[共用活頁簿] 按鈕) 的 [編輯] 索引標籤上,查看還有誰開啟活頁簿。
  • 您可以在 [共用活頁簿] 對話方塊的 [進階] 索引標籤上的 [檔案更新的時機] 底下,選擇對其他使用者的修訂進行定期自動更新之後是否儲存檔案。

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從共用活頁簿中移除使用者

如果需要,您可以從共用活頁簿上中斷使用者。

 附註   在中斷使用者前,請確認使用者已在活頁簿上完成了工作。如果移除作用中的使用者,任何未儲存的工作就會遺失。

  1. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [共用活頁簿]

Excel 功能區圖像

  1. 在 [編輯] 索引標籤上的 [下列使用者正在共用這個檔案] 清單中,檢閱使用者的名稱。
  2. 按一下要中斷的使用者名稱,然後按一下 [移除使用者]。

 附註   雖然這個動作會從共用活頁簿上中斷使用者,但它無法阻止使用者再次編輯共用活頁簿。

  1. 若要刪除已移除使用者的個人檢視設定,請執行下列動作:
    1. 按一下 [檢視] 索引標籤之 [活頁簿檢視] 群組中的 [自訂檢視模式]

Excel 功能區圖像

  1. 在 [檢視] 清單中,選取其他使用者的檢視,然後按一下 [刪除]。

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解決共用活頁簿中的衝突修訂

當兩個使用者同時編輯相同的共用活頁簿,並且嘗試儲存會影響相同儲存格的修訂時,就會發生衝突。Excel 只可以在該儲存格中保留其中一個修訂。當第二個使用者儲存活頁簿時,Excel 會顯示 [解決衝突] 對話方塊。

  1. 在 [解決衝突] 對話方塊中,檢視由其他使用者所做的每一項修訂及衝突修訂的資訊。
  2. 若要保留您或另一個使用者的修訂並前往下一個衝突修訂,請按一下 [使用我做的修訂] 或 [使用別人的修訂]。

若要保留您所有的其餘修訂或是保留其他使用者的修訂,請按一下 [所有地方皆使用我做的修訂] 或 [所有地方皆使用別人做的修訂]。

  1. 若要使您的修訂覆寫所有其他使用者的修訂,但不要再次顯示 [解決衝突] 對話方塊,請執行下列動作:
    1. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [共用活頁簿]

Excel 功能區圖像

  1. 按一下 [進階] 索引標籤上 [當有衝突發生時] 底下的 [以正要被儲存的修訂為準],然後按一下 [確定]
  1. 若要檢視您或其他使用者解決過去衝突的方式,請執行下列動作:
  1. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [追蹤修訂],再按一下 [標示修訂處]
  1. 選取 [修訂時間] 清單中的 [全部]。
  2. 取消選取 [修訂者] 和 [修訂處] 核取方塊。
  3. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊,然後按一下 [確定]。
  4. 「歷程」工作表 (「歷程」工作表:在共用活頁簿中列示追蹤之變更的獨立工作表,包含進行變更的人員姓名、變更的時間及位置、刪除或取代的資料,以及如何解決衝突。)上將捲軸捲動到右側,檢視 [動作類型][未執行的動作] 欄。

 附註   保留的修訂衝突會在 [動作類型] 中顯示 [勝]。在 [未執行的動作] 欄中的列號則會以有關未保留的衝突修訂資訊 (包括任何刪除的資料) 來識別列。

 秘訣   若要儲存活頁簿備份及其所有的修訂,按一下 [解決衝突] 對話方塊上的 [取消],接著按一下 [Office 按鈕] 按鈕圖像[另存新檔],然後輸入此檔案的新名稱。

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停止共用活頁簿

在停止共用活頁簿之前,請確認所有其他使用者都已完成了工作,否則任何未儲存的工作就會遺失。因為同時也會刪除變更歷程記錄 (變更歷程記錄:共用活頁簿中保存之過去編輯作業中所作變更的相關資訊。此類資訊包括進行變更的人員姓名、變更的時間,以及變更的資料內容。),所以您可能要從列印歷程記錄工作表 (「歷程」工作表:在共用活頁簿中列示追蹤之變更的獨立工作表,包含進行變更的人員姓名、變更的時間及位置、刪除或取代的資料,以及如何解決衝突。)或將它複製到其他活頁簿來開始工作。

  1. 若要保留歷程記錄資訊的複本,請執行下列動作:
    1. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [追蹤修訂],再按一下 [標示修訂處]

Excel 功能區圖像

  1. 選取 [修訂時間] 清單中的 [全部]。
  2. 取消選取 [修訂者] 和 [修訂處] 核取方塊。
  3. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊,然後按一下 [確定]。
  4. 執行下列其中一項或兩項動作:
    • 若要列印歷程記錄工作表,請按一下 [Office 按鈕] 圖像按鈕 ,然後按一下 [列印]
    • 若要將歷程記錄複製到另一個活頁簿,請選取要複製的儲存格,然後在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [複製] 按鈕圖像 ,切換到另一個活頁簿,再按一下要放置複製資料的位置,然後在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [貼上] 按鈕圖像

Excel 功能區圖像

  1.  附註   因為可能不會將這個歷程記錄資料套用到活頁簿的以後版本,所以您可能也要儲存或列印目前的活頁簿版本。例如,儲存格位置 (包括列號) 在複製的歷程記錄中可能不再是現在的位置。

  1. 在共用活頁簿中的 [校閱] 索引標籤上,按一下 [變更] 群組中的 [共用活頁簿]。
  2. 在 [編輯] 索引標籤上,確認您是唯一出現在 [下列使用者正在共用這個檔案] 清單中的使用者。

 秘訣   若要移除任何其他的使用者,請參閱本主題的從共用活頁簿中移除使用者

  1. 取消選取 [允許多人同時修改活頁簿,且允許合併活頁簿] 核取方塊。

 附註   如果無法使用此核取方塊,您必須先取消保護活頁簿。若要移除共用活頁簿保護,請執行下列動作:

  1. 按一下 [確定] 關閉 [共用活頁簿] 對話方塊。
  2. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [取消保護共用活頁簿]
  1. 如果出現提示,請輸入密碼 (密碼:一種可限制對活頁簿、工作表或部分工作表存取權的方法。Excel 密碼最多可有 255 個字母、數字、空格及符號。設定及輸入密碼時,必須正確鍵入大寫及小寫字母。),然後按一下 [確定]
  2. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按一下 [共用活頁簿]
  1. 取消選取 [編輯] 索引標籤上的 [允許多人同時修改活頁簿,且允許合併活頁簿] 核取方塊。
  1. 當出現有關對其他使用者所產生之影響的提示時,請按一下 [是]。

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適用:
Excel 2007