合併彙算多個工作表中的資料

若要從個別的工作表摘要及回報結果,可以從個別的工作表將資料合併彙算到主工作表中。這些工作表可以和主工作表位於同一個活頁簿中,也可以位於其他活頁簿中。當您在合併彙算資料時,其實是將資料組合起來,以便能更輕鬆地進行定期或臨時更新與彙總。

例如,如果工作表內容是記載各區辦公室的支出數目,您可能需要使用合併彙算這個功能,將這些數字整理至企業的支出工作表。此主工作表可能包含銷售總額與平均值、目前的存貨水準以及整個企業銷售額最高的產品。

若要合併彙算資料,請使用 [資料] 索引標籤上 [資料工具] 群組中的 [合併彙算] 指令。

您想要做什麼?

如果您想要... ...
以完全相同的順序和位置排列所有工作表中的資料 依照位置合併彙算
在個別的工作表採用不同的組織方式,但使用相同的列標籤與欄標籤,以便主工作表能找到資料 依照類別合併彙算
使用具有儲存格參照或正要合併之其他工作表的立體參照 (立體參照:對跨活頁簿中兩個或兩個以上工作表之範圍的參照。)的公式 (因為沒有可依賴的一致位置或類別) 依照公式合併彙算
使用樞紐分析表取代合併彙算 使用樞紐分析表來合併資料

依照位置合併彙算

  1. 在個別的工作表上設定要合併彙算的資料。

顯示如何設定資料

  • 確定每個範圍的資料都使用清單 (清單:一系列包含相關資料的列,或一系列使用 建立清單 指令指定用作資料工作表的列。)格式:在每一欄的第一列中包含類似內容的標籤,而且清單中沒有空白的列或欄。
  • 將每一個範圍放置在不同的工作表上。不要將它放置在您想要產生合併彙算結果的工作表上。
  • 確定每個範圍都具有相同的版面配置。
  • 為每個範圍命名:選取整個範圍,然後在 [公式] 索引標籤上,按一下 [具名儲存格] 群組中 [為範圍命名] 旁的箭號,然後在 [名稱] 方塊中輸入範圍名稱。
  1. 在主工作表中,按一下要顯示合併彙算資料區域的左上角儲存格。

 附註    確定您在這個儲存格的右方及下方,為合併彙算的資料預留了足夠的儲存格。如有需要會在區域中填入 [合併彙算] 指令。

  1. [資料] 索引標籤的 [資料工具] 群組中,按一下 [合併彙算]

Excel 功能區圖像

  1. [函數] 方塊中,按一下您想要 Microsoft Office Excel 用來合併彙算資料的彙總函數 (彙總函數:一種計算,可合併一個樞紐分析表或一個合併資料表中的來源資料,或在清單或資料庫中插入自動小計時進行的計算。彙總函數的範例包括 Sum、Count 及 Average。)
  2. 如果工作表在其他活頁簿中,請按一下 [瀏覽] 找到該檔案,然後按一下 [確定] 關閉 [瀏覽] 對話方塊。

檔案路徑是在 [參照] 方塊中輸入,後面再加上驚嘆號。

  1. 輸入您為範圍命名的名稱,然後按一下 [新增]。依序對每個範圍重複這項動作。
  2. 決定您要更新合併彙算的方式。執行下列其中一項操作:
    • 若要設定合併彙算在來源資料變更時自動更新,請選取 [與來源資料連結] 核取方塊。

 重要事項   只有當工作表在其他活頁簿中時,才能選取這個核取方塊。選取這個核取方塊之後,就無法變更合併彙算中所包含的儲存格及範圍。

  • 若要設定合併彙算,以便能變更所包含的儲存格及範圍,用手動方式更新合併彙算,請取消選取 [與來源資料連結] 核取方塊。
  1. 將 [標籤名稱來自] 底下的方塊保留空白。Excel 不會將來源範圍內的列標籤或欄標籤複製到合併彙算中。如果合併彙算的資料需要標籤,可以從其中一個來源範圍複製,或是以手動方式輸入。

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依照類別合併彙算

  1. 在個別的工作表上設定要合併彙算的資料。

顯示如何設定資料

  • 確定每個範圍的資料都使用清單 (清單:一系列包含相關資料的列,或一系列使用 建立清單 指令指定用作資料工作表的列。)格式:在每一欄的第一列中包含類似內容的標籤,而且清單中沒有空白的列或欄。
  • 將每一個範圍放置在不同的工作表上。不要將它放置在您想要產生合併彙算結果的工作表上。
  • 確定您想要合併的欄標籤或列標籤使用相同的拼字和大小寫;例如,標籤 Annual Avg. 和 Annual Average 是不同的,因此不會合併彙算。
  • 為每個範圍命名:選取整個範圍,然後在 [公式] 索引標籤上,按一下 [具名儲存格] 群組中 [為範圍命名] 旁的箭號,然後在 [名稱] 方塊中輸入範圍名稱。
  1. 在主工作表中,按一下要顯示合併彙算資料區域的左上角儲存格。

 附註    確定您在這個儲存格的右方及下方,為合併彙算的資料預留了足夠的儲存格。如有需要會在區域中填入 [合併彙算] 指令。

  1. [資料] 索引標籤的 [資料工具] 群組中,按一下 [合併彙算]

Excel 功能區圖像

  1. [函數] 方塊中,按一下您想要 Excel 用來合併彙算資料的彙總函數 (彙總函數:一種計算,可合併一個樞紐分析表或一個合併資料表中的來源資料,或在清單或資料庫中插入自動小計時進行的計算。彙總函數的範例包括 Sum、Count 及 Average。)
  2. 如果工作表在其他活頁簿中,請按一下 [瀏覽] 找到該檔案,然後按一下 [確定] 關閉 [瀏覽] 對話方塊。

檔案路徑是在 [參照] 方塊中輸入,後面再加上驚嘆號。

  1. 輸入您為範圍命名的名稱,然後按一下 [新增]。依序對每個範圍重複這項動作。
  2. 決定您要更新合併彙算的方式。執行下列其中一項操作:
    • 若要設定合併彙算在來源資料變更時自動更新,請選取 [與來源資料連結] 核取方塊。

 重要事項   只有當工作表在其他活頁簿中時,才能選取這個核取方塊。選取這個核取方塊之後,就無法變更合併彙算中所包含的儲存格及範圍。

  • 若要設定合併彙算,以便能變更所包含的儲存格及範圍,用手動方式更新合併彙算,請取消選取 [與來源資料連結] 核取方塊。
  1. 選取 [標籤名稱來自] 底下的核取方塊,指出標籤在來源範圍中的位置:[頂端列]、[最左欄] 或兩者皆是。

 附註 

  • 各來源範圍間的任何標籤若不相符,合併彙算時會被當做個別的列或欄處理。
  • 確定不需要合併彙算的類別都只具有唯一的標籤,而且這些標籤只出現在唯一的來源範圍中。

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依照公式合併彙算

  1. 在主工作表上,複製或輸入合併彙算資料的欄標籤或列標籤。
  2. 按一下您要包含合併彙算資料的儲存格。
  3. 輸入公式,其中包括想要合併彙算之資料所在的每個工作表上的來源儲存格參照或立體參照。關於儲存格參照,請執行下列其中一項動作:

如果要合併彙算的資料位於不同工作表的不同儲存格中    

  • 輸入具有其他工作表之儲存格參照的公式,每張個別的工作表使用一個儲存格參照。例如,若要在主工作表的儲存格 A2 合併彙算來自 Sales (位於儲存格 B4)、HR (位於儲存格 F5) 和 Marketing (位於儲存格 B9) 三個工作表的資料,您會輸入下列公式:

使用儲存格參照合併彙算三個工作表之儲存格的公式

秘訣    如果不想手動在公式內輸入如 Sales!B4 這類的儲存格參照,請在需要參照的位置輸入公式,按一下該工作表的索引標籤,然後再按一下該儲存格。

如果要合併彙算的資料位於不同工作表的相同儲存格中    

  • 輸入具有立體參照的公式,使用一個範圍的工作表名稱當做參照。例如,若要在主工作表的儲存格 A2 合併彙算來自 Sales 到 Marketing 這幾個工作表的資料,您會輸入下列公式:

使用立體參照合併彙算三個工作表之儲存格的公式

 附註   如果活頁簿設定為自動計算公式,當個別工作表中的資料變更時,依照公式進行的合併彙算都會自動更新。

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使用樞紐分析表來合併資料

您可以從多個合併彙算範圍建立樞紐分析表 (樞紐分析表:從不同來源 (包含 Excel 的外部來源) 摘要及分析資料 (如資料庫記錄) 的互動式、跨表格 Excel 報表。)。這個方法類似與依照類別進行合併彙算,但其提供更靈活的方式來重新組織類別。如需詳細資訊,請參閱將多張工作表彙總成為一份樞紐分析表報表

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適用:
Excel 2007