排序範圍或表格中的資料

排序資料是資料分析中重要的部分。您可能想要以字母順序來排列名稱的清單、從最高到最低的層級彙整產品存貨的清單,或者根據顏色或圖示排列資料列的順訊。排序資料可協助您能快速看出同時更了解資料、組織並找出您要的資料,最後能夠更有效的進行決策。

 附註   如果要找出儲存格範圍或表格中頂端或底端的值,例如前 10 名的成績、或是倒數 5 名的銷售量,可以使用 [自動篩選] 功能或設定格式化的條件。如需詳細資訊,請參閱篩選範圍或表格中的資料新增、變更或清除條件化格式

您想要做什麼?


了解排序

您可以在一欄或多欄中依據文字排序 (A 到 Z 或 Z 到 A)、依據數字排序 (最小到最大或最大到最小),以及依據日期和時間排序 (最舊到最新以及最新到最舊)。也可以依據自訂清單 (例如大、中、小) 或依據格式 (包括儲存格色彩、字型色彩或圖示集) 進行排序。大部分排序作業是欄排序,但也可以依據列排序。

排序準則與活頁簿一起儲存,每次開啟 Excel 表格 (而非儲存格範圍) 的活頁簿時,都能重新套用排序。如果想要儲存排序準則,以便開啟活頁簿時可以定期重新套用排序,使用表格是很好的作法。就多欄排序或需要花費很長時間才能建立的排序而言,該作法特別的重要。

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排序文字

  1. 選取儲存格範圍中英數字元資料的欄,或確定作用儲存格位在包含英數字元資料的表格欄中。
  2. [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選]

Outlook 功能區圖像

  1. 請執行下列其中一項動作:
    • 若要以遞增英數字母順序排序,按一下 [從 A 到 Z 排序]。
    • 若要以遞減英數字母順序排序,按一下 [從 Z 到 A 排序]。
  2. 此外,還可以執行區分大小寫的排序。

顯示如何依據大小寫排序

  1. [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [排序與篩選],再按一下 [自訂排序]
  1. 按一下 [排序] 對話方塊中的 [選項]。
  2. 選取 [排序選項] 對話方塊中的 [大小寫視為相異]。
  3. 按兩次 [確定]。

問題:檢查所有資料是否儲存成文字格式    如果要進行排序的欄包含儲存成數值的數字及儲存成文字的數字,那麼您需要將它們全部設定為文字。否則,儲存成數值的數字會排在儲存成文字的數字前面。若要將所有選取的資料設定為文字格式,在 [常用] 索引標籤上,按一下 [字型] 群組中的 [儲存格格式: 字型] 按鈕,然後按一下 [數值] 索引標籤,再按一下 [類別] 底下的 [文字]

問題:刪除所有前置空格    在某些情況下,從其他應用程式匯入的資料前面可能會有空格。在排序前請先刪除其前置空格。

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排序數字

  1. 選取儲存格範圍中數值資料的欄,或確定作用儲存格位在包含數值資料的表格欄中。
  2. [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],然後執行下列其中一項動作:
    • 若要從低到高的數字排序,按一下 [從 A 到 Z 排序]。
    • 若要從高到低的數字排序,按一下 [從 Z 到 A 排序]。

問題:檢查所有數字資料是否儲存成數值格式    如果結果與預期的不同,則欄中可能包含儲存成文字而非數值格式的數字。例如,從某些會計系統匯入的負數或輸入時以 ' (單引號) 開頭的數字會儲存成文字。如需詳細資訊,請參閱將儲存成文字的數值轉換成數值

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排序日期或時間

  1. 選取儲存格範圍中日期或時間的欄,或確定作用儲存格位在包含日期或時間資料的表格欄中。
  2. 選取儲存格或表格範圍中日期或時間的欄。
  3. [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],然後執行下列其中一項動作:
    • 如要從較早到較晚的日期或時間排序,按一下 [從 A 到 Z 排序]。
    • 如要從較晚到較早的日期或時間排序,按一下 [從 Z 到 A 排序]。

問題:檢查日期及時間資料是否儲存成日期或時間格式    如果結果與預期的不同,則欄中可能包含儲存成文字而非日期或時間格式的日期或時間。若要 Excel 正確排序日期及時間,欄中的所有日期及時間必須儲存成日期或時間序列值。如果 Excel 無法以日期或時間格式辨識某一個值,則該日期或時間是以文字格式儲存。如需詳細資訊,請參閱將儲存成文字的日期轉換成日期

 附註    如果要依據星期的天數排序,請將儲存格的格式設定為顯示星期的天數。如果要依據星期的名稱排序,而不考慮實際的日期,請使用 TEXT 函數將日期轉換為文字。但是,TEXT 函數會傳回文字值,因此排序作業是根據英數字母資料來進行。如需詳細資訊,請參閱以星期幾來顯示日期

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依據儲存格色彩、字型色彩或圖示排序

如果已經依據儲存格色彩或字型色彩手動或視情況設定儲存格範圍或表格欄的格式,您也可以依據這些色彩進行排序。您也可以依據透過條件化格式所建立的圖示集進行排序。

  1. 選取儲存格範圍中的資料欄,或確定作用儲存格位在表格欄中。
  2. [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [排序與篩選],再按一下 [自訂排序]

Outlook 功能區圖像

[排序] 對話方塊隨即顯示。

  1. 在 [欄] 底下的 [排序方式] 方塊中選取想要排序的欄。
  2. 在 [排序對象] 底下,選取排序類型。執行下列其中一項操作:
    • 若要依據儲存格色彩排序,選取 [儲存格色彩]
    • 若要依據字型色彩排序,選取 [字型色彩]
    • 若要依據圖示集排序,選取 [儲存格圖示]
  3. [順序] 底下,按一下按鈕旁邊的箭號,然後根據格式類型,選取儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示。
  4. 在 [順序] 底下,選取您要的排序方式。執行下列其中一項操作:
    • 若要將儲存格色彩、字型色彩或圖示移動到頂端或左側,為欄排序選取 [最上層],而且為列排序選取 [左側]
    • 若要將儲存格色彩、字型色彩或圖示移動到底端或右側,為欄排序選取 [最底層],而且為列排序選取 [右側]

 附註   儲存格色彩、字型色彩或圖示排序並沒有預設的順序,您必須為每一個排序作業定義所要的順序。

  1. 若要指定排序要依據的下一個儲存格色彩、字型色彩或圖示,按一下 [新增層級],然後重複步驟 3 到 5。

請確認你在 [次要排序方式] 方塊中選取相同的欄並在 [順序] 下指相同的選取範圍。

在每個您要包含在排序作業中新增的儲存格色彩、字型色彩或圖示重複這些動作。

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依據自訂清單排序

您可以使用自訂清單以使用者自訂的順序排序。Excel 提供星期的天數、一年的月份等內建的自訂清單,也可以建立您自己的自訂清單。

  1. 或者,建立自訂清單。

顯示如何建立自訂清單

  1. 在儲存格範圍中輸入要排序的值,並從上到下以所要排序的順序輸入。例如:
A
1 最高價
2
3 最低價
  1. 選取您剛才輸入的範圍。在上面的範例中,則會是選取儲存格 A1:A3。
  2. 按一下 [Office 按鈕] 按鈕圖像 ,然後按一下 [Excel 選項],按一下 [常用] 類別,再按一下 [使用 Excel 時最常用的選項] 底下的 [編輯自訂清單]
  3. 按一下 [自訂清單] 對話方塊中的 [匯入],然後按兩次 [確定]

 附註 

  • 只能根據值 (文字、數字及日期或時間) 來建立自訂清單,不能根據格式 (儲存格色彩、字型色彩及圖示) 來建立自訂清單。
  • 自訂清單的最大長度為 255 個字元,而且第一個字元不可以是數字。
  1. 選取儲存格範圍中的資料欄,或確定作用儲存格位在表格欄中。
  2. [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [排序與篩選],再按一下 [自訂排序]

Outlook 功能區圖像

[排序] 對話方塊隨即顯示。

  1. 在 [欄] 底下的 [排序方式] 或 [次要排序方式]方塊中選取想要依據自訂清單排序的欄。
  2. 選取 [順序] 底下的 [自訂清單]。
  3. 選取 [自訂清單] 對話方塊中想要的清單。在前面的範例中,則會是按一下 [最高價]、[中]、[最低價]
  4. 按一下 [確定]。

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排序列

  1. 選取儲存格範圍中的資料列,或確定作用儲存格位在表格欄中。
  2. [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [排序與篩選],再按一下 [自訂排序]

Outlook 功能區圖像

[排序] 對話方塊隨即顯示。

  1. 按一下 [選項]。
  2. 在 [排序選項] 對話方塊中,按一下 [方向] 底下的 [循列排序],然後按一下 [確定]。
  3. 在 [欄] 底下的 [排序方式] 方塊中選取想要排序的列。
  4. 執行下列其中一項動作:

依據值    

  1. 選取 [排序對象] 底下的 [值]。
  2. [順序] 之下執行下列其中一項動作:
    • For text values, select A to Z or Z to A.
    • 如果是數值,請選取 [最小到最大][最大到最小]
    • 如果是日期或時間值,請選取 [最舊到最新][最新到最舊]

依據儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示    

  1. 選取 [排序對象] 底下的 [儲存格色彩]、[字型色彩] 或 [儲存格圖示]。
  2. 按一下按鈕旁的箭號,然後選取儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示。
  3. 選取 [順序] 底下的 [左側] 或 [右側]。

 附註    排序屬於工作表大綱一部分的列時,Excel 會排序最高層級的群組 (層級 1),這樣即使詳細資料列或欄為隱藏狀態,詳細資料列或欄才會存放在一起。

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依據欄或列以外的項目排序

欄或列中的資料若要以相同的值進行分組,而且稍後在具有相同值的群組中以其他的欄或列來排序,您可能需要依據一個以上的欄或列來排序。例如,如果有一個「部門」及一個「員工」的欄,您可以先針對「部門」進行排序 (將相同部門的員工分到相同的群組),然後再依據名稱進行排序 (將每個部門中的名稱依照字母順序排列)。最多可以排序 64 個欄。

 附註   若要得到最佳的結果,排序的儲存格範圍內最好具有欄標題。

  1. 使用兩個以上的資料欄選取儲存格範圍,或確定作用儲存格位在具有兩個以上欄的表格中。
  2. [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [排序與篩選],再按一下 [自訂排序]

Outlook 功能區圖像

[排序] 對話方塊隨即顯示。

  1. 在 [欄] 底下的 [排序方式] 方塊中選取第一個想要排序的欄。
  2. 在 [排序對象] 底下,選取排序類型。執行下列其中一項操作:
    • 若要依據文字、數值或日期及時間排序,選取 [值]。
    • 若要依據格式排序,選取 [儲存格色彩]、[字型色彩] 或 [儲存格圖示]。
  3. 在 [順序] 底下,選取您要的排序方式。執行下列其中一項操作:
    • 如果是文字值,請選取 [A 到 Z][Z 到 A]
    • 如果是數值,請選取 [最小到最大][最大到最小]
    • 如果是日期或時間值,請選取 [最舊到最新][最新到最舊]
    • 若要依據自訂清單排序,選取 [自訂清單]。
  4. 若要新增排序依據的另一欄,按一下 [新增層級],然後重複步驟 3 到 5。
  5. 若要複製排序依據的欄,選取該項目然後按一下 [複製層級]
  6. 若要刪除排序依據的欄,選取該項目然後按一下 [刪除層級]

 附註   清單中最少必須保留一個項目。

  1. 若要變更排序欄內的順序,選取一個項目然後按一下 [向上] 或 [向下] 箭號來變更其順序。

清單中較高層級的項目會比較低層級的項目先排序。

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依據儲存格範圍中的單欄排序,但不影響其他的欄

 警告    使用這項功能時,請務必小心。依據範圍中的單欄進行排序,可能會產生與您預期不符的結果,例如造成該欄中的儲存格與同一列中的其他儲存格分離。

 附註   在表格中無法執行下列程序。

  1. 在包含兩個以上欄的儲存格範圍中選取欄。
  2. 若要選取想要排序的欄,按一下欄標題。
  3. [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],然後按一下其中一個可用的排序命令。
  4. 這時會出現 [排序警告] 對話方塊。
  5. 選取 [依照目前的選取範圍排序]。
  6. 按一下 [排序]。
  7. 在 [排序] 對話方塊中選取任何其他想要的排序選項,然後按一下 [確定]。

如果結果與您的預期不符,按一下 [復原] [復原] 按鈕

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深入了解排序相關的常見問題

排序資料時如果得到未預期的結果,請執行下列動作:

檢查公式傳回的值是否變更    如果已儲存的資料包含一個或多個公式,工作表重新計算時這些公式的傳回值可能會變更。如果發生這個狀況,請確認您重新套用排序或重新執行排序的動作以取得最新的結果。

排序前先取消隱藏列和欄    當欄進行排序時,隱藏的欄並不會移動;當列進行排序時,隱藏的列也不會移動。排序資料前,建議先取消隱藏欄及列。

檢查本機設定    排序方式會隨本機設定的不同而改變。請確認您電腦上 [控制台] 的 [地區設定] 或 [地區及語言選項] 中具有適當的本機域設定。如需變更本機設定的詳細資訊,請參閱 Windows [說明] 系統。

只在一列中輸入欄標題    如果需要使用多行標籤,在儲存格中請讓文字自動換列顯示。

開啟或關閉標題列    當您排序列時,若要更容易了解資料的意義,最好能具有標題列。根據預設,排序作業中並不會包含標題中的值。此外,您可能需要開啟或關閉標題,如此排序作業中就可以包含或不包含標題中的值。請執行下列其中一項動作:

  • 若因資料的第一列是欄標題而要將它排除在排序外,在 [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],再按一下 [自訂排序],然後選取 [我的資料有標題]
  • 若因資料的第一列不是欄標題而要將它包含在排序內,在 [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],再按一下 [自訂排序],然後清除 [我的資料有標題]

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適用:
Excel 2007