從儲存格範圍中建立下拉式清單

資料驗證下拉式清單的範例 您可以建立有效輸入項目的下拉式清單,使資料輸入更容易或是限制只能輸入所定義的部分項目,而該清單是由活頁簿上別處的儲存格所編譯而成。為儲存格建立下拉式清單時,會在該儲存格中顯示一個箭號。若要在該儲存格中輸入資訊,請按一下箭號,然後按一下所要的輸入項目。

若要從儲存格範圍中建立下拉式清單,請使用 [資料] 索引標籤上 [資料工具] 中的 [資料驗證] 命令。

  1. 若要為下拉式清單建立有效輸入項目,請在一欄或一列中輸入項目,而在清單中不可有空白儲存格。例如:
  A
1 業務部
2 財務部
3 研發部
4 資訊管理部
  1.  附註   您可能想要依照資料出現在下拉式清單中的順序來排序資料。

  2. 如果您要使用另一個工作表,在該工作表上輸入清單,然後定義該清單的名稱 (名稱:代表儲存格、儲存格範圍、公式或常數值的字或字串。請使用容易理解的名稱。例如,用「產品」來指示難以理解的範圍,如 Sales!C20:C30。)

顯示如何定義名稱

  1. 選取要有下拉式清單的儲存格。
  2. [資料] 索引標籤的 [資料工具] 群組中,按一下 [資料驗證]

Excel 功能區圖像

[資料驗證] 對話方塊隨即顯示。

  1. 按一下 [設定] 索引標籤。
  2. 在 [儲存格內允許] 方塊中,按一下 [清單]。
  3. 若要指定有效輸入項目的清單位置,請執行下列其中一項動作:
  • 如果清單是在目前工作表上,請在 [來源] 方塊中輸入清單的參照。
  • 如果清單是在不同的工作表上,請在 [來源] 方塊中輸入為清單定義的名稱。

在前述兩種情況下,請確定參照或名稱前有等號 (=),例如,輸入「=ValidDepts」。

  1. 確定已選取 [儲存格內的下拉式清單] 核取方塊。
  2. 若要指定儲存格是否可以保留空白,請選取或清除 [忽略空白] 核取方塊。
  3. 按下儲存格時,選擇性顯示提示訊息。

顯示如何顯示輸入訊息

  1. 按一下 [提示訊息] 索引標籤。
  2. 確定已選取 [當儲存格被選取時,顯示提示訊息] 核取方塊。
  3. 輸入訊息的標題及文字 (最多 225 個字元)。
  1. 指定要 Microsoft Office Excel 在發現資料輸入錯誤時的回應方式。

顯示如何指定對無效資料的回應

  1. 按一下 [錯誤提醒] 索引標籤,並確定已經選取 [輸入的資料不正確時顯示警訊] 核取方塊。
  2. 選取下列其中一個 [樣式] 方塊選項:
    • 若要顯示不會阻止輸入不正確資料的資訊訊息,請按一下 [資訊]。
    • 若要顯示不會阻止輸入不正確資料的警告訊息,請按一下 [警告]。
    • 若要避免輸入不正確的資料,請按一下 [停止]。
  3. 輸入訊息的標題及文字 (最多 225 個字元)。

 附註   如果您不輸入標題或文字,標題會預設為 Microsoft Excel,而訊息預設為:您輸入的值不正確,使用者可輸入此儲存格的值會受到限制。

 附註 

  • 下拉式清單的寬度是根據含有資料驗證的儲存格寬度來決定。您可能需要調整該儲存格的寬度,以避免將大於下拉式清單寬度的有效項目寬度截斷。
  • 下拉式清單中最多可以有 32,767 個項目。
  • 如果驗證清單是另一個工作表上,而您不想要讓使用者看到這個驗證清單或是對它進行變更,則可以考慮隱藏或保護該工作表。
 
 
適用:
Excel 2007