關於匯入資料

藉由匯入資料,您不必重複輸入要在 Microsoft Excel 中分析的資料。也可以在每次更新資料庫時,自動透過來源資料庫中的資料來更新 Excel 報表和合併彙算資料。

匯入資料

顯示從資料庫和檔案匯入資料

您可以藉由以下方式,將大部分的資料來源匯入 Excel:按一下 [資料] 功能表上的 [匯入外部資料],按一下 [匯入資料],然後在 [選定資料來源] 對話方塊中選擇您要匯入的資料。

當您按下 [選定資料來源] 對話方塊中的 [新增來源] 時,即會出現一個資料連接精靈,您可以用此精靈從外部資料連接匯入資料,這是 [選定資料來源] 對話方塊中沒有提供的。這些來源可能包括 OLE DB 資料來源 (包括 OLAP cubes 和交換伺服器) 以及系統管理員所提供的任何資料來源。您無法篩選或結合資料連接精靈中的資料。

當您使用資料連接精靈匯入資料時,其預設的連接方式便是透過 OLE DB 提供者。您可以在 Internet Explorer 中開啟結果的 .odc (office 資料連線) 檔案以進行檢視,且如果該檔案未指向 OLAP 資料來源,您還可以在 Excel、記事本或其他 Microsoft Office 應用程式中編輯該檔案。

[資料連線精靈] 也提供對資料來源的存取,稱為「資料擷取服務」。資料擷取服務是安裝於 Windows SharePoint Services 上,用於連接和擷取資料的網頁服務。若要使用資料擷取服務,用戶端應用程式 (如 Excel) 會透過 HTTP (HTTP:在全球資訊網上傳遞資訊的網際網路通訊協定。讓具有用戶端程式的使用者可以輸入 URL (或者按一下超連結),並從網頁伺服器擷取文字、圖形、聲音及其他數位資訊。),將查詢要求傳送至 Windows SharePoint Services 上的資料擷取服務。資料擷取服務會將該要求傳送至資料來源,然後以 XML 格式將傳回的資料傳回用戶端應用程式。從 Excel 中的資料擷取服務匯入資料會自動在工作表中建立資料繫結 XML 清單。將資料繫結 XML 清單新增至工作表後,您可以使用 [資料] 功能表之 XML 子功能表上的命令,或 [XML 與清單] 工具列來更新資料、編輯查詢或設定與 XML 清單相關的 XML 對應內容。

Windows SharePoint Services 的預設安裝會提供用於連接至 SharePoint 清單中之資料的資料擷取服務。SharePoint 網站管理員可以安裝 Microsoft Office Web Parts and Components 來新增 Microsoft SQL Server 及 Microsoft Business Solutions 的其他資料擷取服務。Microsoft Office Web Parts and Components 的安裝程式可在 Microsoft Office Online 下載專區上取得。

 附註   若要將外部資料 (外部資料:儲存在 Excel 外部的資料。例如,在 Access、dBASE、SQL Server 或網頁伺服器建立的資料庫。)帶入 Microsoft Excel 中,您必須有該資料的存取權。如果您要存取的外部資料來源不在本機電腦上,則必須連絡資料庫管理員以詢問密碼、使用者權限或其他連線資訊。

顯示用 Microsoft Query 匯入資料

在大部分的情況中,您都可以使用上面所描述的 [匯入資料] 命令來匯入資料。只有當您需要執行特殊的查詢工作時,才需要使用 Query 或其他程式,如以下情況:

Microsoft Query 提供一個簡單的開端,讓您可以輕易從 Excel 中進行存取,以執行這些特殊的查詢工作。

您可以使用 Query 來設定 ODBC 資料來源以取得資料。在 Query 中,您可以利用查詢精靈來建立一個簡單的查詢 (查詢:Query 或 Access 中一種尋找記錄的方法,這些記錄可以回答您有關資料庫中儲存之資料的特定問題。),或者您可以在 Query 中使用進階的篩選條件來建立較複雜的查詢。您可以從 Excel 中存取 Query,或者在樞紐分析表和樞紐分析圖精靈中建立一個查詢。

您亦可以將動態資料交換 (DDE) (動態資料交換 (DDE):已建立的通訊協定,用來在 Microsoft Windows 程式之間交換資料。) 與 Query 一起使用。有關 DDE 的詳細資訊,請參閱 Query 說明。

若要使用 Query 匯入資料,您必須先:

有關詳細資料,請參閱 Query 說明。

顯示從 Web 匯入資料

您可以藉由指向 [資料] 功能表上的 [匯入外部資料],並按一下 [新增 Web 查詢] 來匯入源自於網頁中的資料。但您必須能夠透過公司的內部網路或電腦上的數據機或網路存取全球資訊網 (全球資訊網 (WWW):網際網路的多媒體分支,不僅可呈現文字,還可以呈現圖形、聲音及視訊。在網路上,使用者可以使用超連結輕鬆地在各項目、網頁或網站之間跳換。),或是可以查詢區域的 HTML 或 XML 來源。

顯示使用 Visual Basic for Applications (VBA) 匯入資料

您可以使用 Visual Basic for Applications (Visual Basic for Applications (VBA):Microsoft Visual Basic 的巨集語言版本,可用來撰寫 Microsoft Windows 應用程式,並已內建於數種 Microsoft 程式中。) 巨集 (巨集:可用來自動化工作的動作或一組動作。巨集以 Visual Basic for Applications 程式設計語言記錄。)來取得對外部資料來源的存取權。

根據資料來源,您將可以使用 ActiveX 資料物件 (ActiveX Data Objects (ADO):與 OLE DB 相容資料來源通訊,以連接、擷取、操作和更新資料的資料存取介面。)資料存取物件 (Data Access Objects (DAO):與 Microsoft Jet 及 ODBC 相容資料來源通訊,以連接、擷取、操作及更新資料及資料庫結構的資料存取介面。)以利用 VBA 來取得資料。

如果您要使用於 Excel 5.0 或更早版本中所建立的巨集,請按一下 [工具] 功能表,再按 [增益集],然後確定 [ODBC 增益集] 核取方塊已經選取。

有關建立 Visual Basic for Applications 巨集的詳細資訊,請參閱 Visual Basic 說明 (Microsoft Visual Basic 說明:若要在 Excel 中取得 Visual Basic 的說明,請指向 [工具] 功能表上的 [巨集],再按一下 [Visual Basic 編輯器]。在 [說明] 功能表上按一下 [Microsoft Visual Basic 說明]。)

 附註   當您錄製一個包含查詢的巨集時,即使選擇在背景中執行查詢,Excel 仍不會在背景中執行該查詢。若要變更已錄製的巨集,使其可以在背景中執行,請在 Visual Basic 編輯器中編輯這個巨集,並將 QueryTable 物件的更新方法從 "BackgroundQuery := False" 變更為 "BackgroundQuery := True"。

重新整理資料和命名範圍

顯示重新整理資料

Excel 提供了多種選項可重新整理已匯入的資料,包括:在開啟活頁簿時重新整理資料,或每隔一段時間自動重新整理資料。重新整理資料時,您仍然可以繼續使用 Excel,也可以檢查重新整理的狀態。

如果外部資料來源 (資料來源:用來連接資料庫的一組儲存的「來源」資訊。資料來源可包括資料庫伺服器名稱及位置、資料庫驅動程式名稱,以及您登入時資料庫需要的資訊。)需要密碼 (密碼:文字、片語或字元字串,可用來防止未經授權而存取資料庫。若要取得資料庫的存取權,您必須正確輸入密碼。)才能存取資料,那麼您可以設定每次重新整理外部資料範圍 (外部資料範圍:引入工作表、但來自 Excel 外部 (如資料庫或文字檔案) 的資料範圍。在 Excel 中,您可以格式化該資料,或將其用於計算,就像對其他資料所做的一樣。)時,自動輸入密碼。

當外部資料範圍擴大且傳回其他的記錄後,Excel 可以在資料範圍內或附近的欄位中填入公式,這樣它們就能一直都位於正確資料的附近。

您也可以選擇新增資料至工作表的方式。

顯示命名外部資料範圍

Excel 會自動命名外部資料範圍,方式如下:

如果您工作表中有一個以上的外部資料範圍是來自相同來源,則系統將為這些範圍編號。例如,MyText、MyText_1、MyText_2 等等。

您亦可以在 [資料範圍屬性] 對話方塊中變更外部資料範圍的名稱。

 
 
適用:
Excel 2003