如何處理數字編碼中的開頭零和精確度

有時候您可能會在 Office Excel 資料中使用行動電話、呼叫器號碼和郵遞區號,這些數字有什麼共通點?每一個數字都不是用來計算,但您可能還是要將它們儲存為數字,很可惜!Excel 會移除您可能要原樣保留的開頭零。下文說明如何讓 Excel 以您所要的方式處理數字編碼中的開頭零。

如果使用信用卡號或其他含 16 位數以上的數字編碼,就必須使用文字格式,因為 Excel 最多只能有 15 位數的精確度,而且會將第 15 位數以後的任何數字捨去成零。

本文內容


數值格式會依預設移除開頭零

數字編碼會以多種方式進入 Excel 活頁簿中,您可以直接輸入,或是從其他程式複製並貼上,或者,也可以開啟文字檔案,或從資料來源 (如 Access 資料庫) 匯入資料。在多種情況下,Excel 會將這些數字編碼轉換成一般或數字格式,這些格式的預設行為都是移除任何開頭零,而且依數字的長度而定,使用科學記法,因為 Excel 是將數字編碼視同其他數字處理,但是您知道其實這些是數字編碼,開頭零必須維持原地不動。

數字編碼 虛構範例 預設行為
(
依儲存格寬度而異)
呼叫器號碼 012345678 12345678
1.2E+07
行動電話 0014255550177 14255550177
1.4E+10
郵遞區號 00123 123

如果處理的是一長串數字編碼清單,您甚至可能會沒看到發生了這種情形,所以一定要知道有這個問題存在,尤其是當資料用於其他程式中時。雖然您可以將數字格式轉換成文字格式,您可能不想將數字轉換成文字,特別是如果您有大批長數字時,因為這樣可能會增加活頁簿的大小。

使用自訂或特殊格式以保留開頭零

對於包含低於 16 位數的數字編碼,如果您只要在活頁簿中解決這個問題,因為並沒有其他程式用此活頁簿做為資料來源,您可以使用自訂或特殊格式來保留開頭零。

此外,您也可以在數字編碼中,使用短破折號分隔一些數字,只要將這些短破折號加入自訂格式即可。例如,若要讓電話號碼更容易看清楚,您可以在國際碼、國家/地區碼、區域碼、前置碼,以及最後幾個號碼之間加上短破折號。

數字編碼 虛構範例 數字格式
和新行為
呼叫器號碼 012345678 000-00-0000 
012-34-5678 
行動電話 0012345556789 00-0-000-000-0000 
00-1-234-555-6789 
郵遞區號 00123 00000 
00123 

程序    

  1. 選取您想要格式化的儲存格或儲存格範圍 (範圍:工作表上的兩個或多個儲存格。範圍中的儲存格可以相鄰或不相鄰。)

顯示如何選取儲存格或範圍

若要選取 請執行此操作
單一儲存格 按一下儲存格或按方向鍵以移至儲存格。
某範圍的儲存格

按一下範圍中的第一個儲存格,再拖曳至最後的儲存格。或是按住 SHIFT 鍵,再按下方向鍵以延伸選取範圍。

您也可以選取範圍中的第一個儲存格,再按下 F8 鍵以使用方向鍵延伸選取範圍。如果要停止延伸選取範圍,再度按下 F8 鍵即可。

大範圍內的儲存格 按一下範圍中的第一個儲存格,然後按住 SHIFT 鍵,再按一下範圍中的最後一個儲存格。您可以捲動視窗,以顯示最後一個儲存格。
工作表中的所有儲存格

按一下 [全選] 按鈕。

[全選] 按鈕

如果要選取整個工作表,您也可以按下 CTRL+A 鍵。

 附註   如果工作表包含資料,使用 CTRL+A 鍵會選取目前範圍。第二次按下 CTRL+A 鍵則會選取整個工作表。

不相鄰的儲存格或儲存格範圍

選取第一個儲存格或儲存格範圍,然後按住 CTRL 鍵,再選取其他儲存格或範圍。

您也可以選取第一個儲存格或儲存格範圍,再按下 SHIFT+F8 鍵將其他不相鄰的儲存格或範圍加入選取範圍。要停止將儲存格或範圍加入選取範圍,再次按下 SHIFT+F8 鍵即可。

 附註   您必須先取消整個選取範圍,才能取消不相鄰選取範圍中的儲存格或儲存格範圍選取範圍。

整列或整欄

按一下列或欄標題。

顯示列標題與欄標題的工作表

 列標題
 欄標題

您也可以選取第一個儲存格,再按下 CTRL+SHIFT+ 方向鍵 (對列為向右鍵或向左鍵,對欄則為向上鍵或向下鍵) 以選取一列或一欄的儲存格。

 附註   如果列或欄中包含資料,使用 CTRL+SHIFT+ 方向鍵的選取範圍會到列或欄中最後一個已使用的儲存格。再次按下 CTRL+SHIFT+ 方向鍵即可選取整列或整欄。

相鄰的列或欄 跨列或欄標題進行拖曳。或是選取第一列或第一欄,然後按住 SHIFT 鍵並選取最後一列或欄。
不相鄰的列或欄 按一下選取範圍中的第一列或欄的欄或列標題,然後按住 CTRL 鍵,並按一下其他要加入選取範圍的列或欄的標題。
列或欄中的第一個或最後一個儲存格 選取列或欄中的儲存格,再按下 CTRL+ 方向鍵 (對列為向右鍵或向左鍵,對欄則為向上鍵或向下鍵)。
Microsoft Office Excel 資料表中的第一個或最後一個儲存格

按下 CTRL+HOME 鍵即可選取工作表或 Excel 清單中的第一個儲存格。

按下 CTRL+END 鍵即可選取工作表或 Excel 清單中包含資料或格式設定的最後一個儲存格。

工作表最後一個已使用的儲存格 (右下角) 選取第一個儲存格,然後按下 CTRL+SHIFT+END 鍵,將選取範圍延伸至工作表中最後一個已使用的儲存格 (右下角)。
工作表的開頭 選取第一個儲存格,然後按下 CTRL+SHIFT+HOME 鍵,將儲存格的選取範圍延伸至工作表的開頭。
選取少於或多於使用中選取範圍的儲存格 按住 SHIFT 鍵,並按一下想包含在新選取範圍中的最後一個儲存格,作用中儲存格 (作用中儲存格:您開始鍵入資料時在其中輸入資料的選定儲存格。一次僅一個儲存格處於使用中。作用中儲存格的四周有粗框線包圍。)和您按下的儲存格之間的矩形區域會成為新的選取範圍。

 秘訣   如果要取消某個儲存格選取範圍,按一下工作表上的任何儲存格即可。


  1. [常用] 索引標籤上,按一下 [數值] 旁邊的 [對話方塊啟動器]按鈕圖像

Excel 功能區圖像

  1. [類別] 方塊中按一下 [自訂],然後在 [類型] 方塊中輸入數字格式,如 000-00-0000 做為呼叫器數字編碼格式,或 00000 做為郵遞區號格式。

 秘訣   您也可以按一下 [特殊],然後選取 [郵遞區號][郵政劃撥帳號][電話號碼],或 [行動電話、呼叫器號碼]

如需有關自訂編碼的詳細資訊,請瀏覽 [請參閱] 區段。

使用公式或計算結果欄

如果您是使用其他程式開啟活頁簿做為資料來源,應該先確認,查看該程式如何處理開頭零。例如,活頁簿中有一份地址清單,您要用來做為 [合併列印] 操作的資料來源,而其中一欄是郵遞區號,具有自訂格式 00000,Office Access 會保留開頭零,但 Office Word 會移除開頭零。在此情況下,您就可以指定計算結果欄做為 [合併列印] 操作中的郵遞區號欄位,以確保不會移除開頭零。

數字編碼 虛構範例
(
在儲存格 A1 )
TEXT 函數
和新行為
呼叫器號碼 012345678 =TEXT(A1,"000-00-0000")
012-34-5678
行動電話 0012345556789 =TEXT(A1,"00-0-000-000-0000")
00-1-234-555-6789
郵遞區號 00123 =TEXT(A1,"00000")
00123

信用卡號編碼會捨去

還有更進一步的複雜性:Excel 最高精確度是 15 位有效數字,也就是說,任何包含 16 位數以上的數字 (如信用卡號碼),最後一位數都會捨去為零。

數字編碼 虛構範例 預設行為
(
依儲存格寬度而異)
信用卡 0123456789012345 1.23457E+14

即使您使用自訂數字格式,數字仍然會在沒有開頭零的情形下捨入為零。

數字編碼 虛構範例 數字格式
和新行為
信用卡
(含開頭零)
0123456789012345 0000-0000-0000-0000
0123-4567-8901-2345
信用卡
(不含開頭零)
1234567890123456 0000-0000-0000-0000
1234-5678-9012-3450

若是 16 位數以上的數字編碼,您必須使用文字格式。

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將數字編碼轉換成文字格式

若要將數字編碼 (如信用卡號碼) 轉換成文字格式,可以執行下列操作:

使用單引號字元

若只是一小組數字,您可以在數字編碼前面輸入單引號字元 ('),然後將開頭零加回去。

匯入文字資料時將數字轉換成文字

在文字匯入精靈 (在 [資料] 索引標籤上的 [取得外部資料] 群組中,按一下 [從文字]) 的步驟 3 中,您可以選取包含信用卡號碼的資料欄,然後明確地選擇 [文字] 欄資料格式。

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適用:
Excel 2007