在 Excel 與 Access 之間交換 (複製、匯入、匯出) 資料

在 Microsoft Office Access 與 Microsoft Office Excel 之間交換資料的方式有幾種。

  • 若要將 Access 的資料帶入 Excel,可以複製 Access 資料工作表的資料並貼到 Excel 工作表、從 Excel 工作表連接到 Access 資料庫,或將 Access 資料匯出至 Excel 工作表。
  • 若要將 Excel 的資料帶入 Access,可以複製 Excel 工作表的資料並貼到 Access 資料工作表、將 Excel 工作表匯入 Access 資料表,或從 Access 資料表連結到 Excel 工作表。

 附註 

  • 「匯入」一詞在 Excel 和 Access 代表著兩種不同的意義。在 Excel 中,匯入是指永久連接到可以重新整理的資料。在 Access 中,匯入則是指將資料帶入 Access 一次,但不會建立永久資料連線。
  • 您不能將 Excel 活頁簿儲存成 Access 資料庫。無論是 Excel 或 Access,都沒有提供以 Excel 資料建立 Access 資料庫的功能。
您想要做什麼?


在 Excel 中使用 Access 資料

您可能會想在 Excel 活頁簿中使用 Access 資料,以便利用其資料分析與圖表功能、彈性的資料編排與版面配置,或 Access 所沒有的許多功能。

將 Access 資料複製到 Excel

從 Access 中,您可以複製資料工作表檢視的資料,然後將資料貼到 Excel 工作表。

  1. 啟動 Access,然後開啟包含要複製記錄的資料表、查詢或表單。
  2. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [檢視],然後按一下 [資料工作表檢視]。
  3. 選取要複製的記錄。

如果要選取特定欄,請拉過相鄰的欄標題。

  1. [常用] 索引標籤上,按一下 [剪貼簿] 群組中的 [複製]按鈕圖像

Excel 功能區圖像

快速鍵  您也可以按 CTRL+C 鍵。

  1. 啟動 Excel,然後開啟要貼上資料的工作表。
  2. 按一下要第一個欄位名稱出現的工作表區域左上角。

為確保複製的記錄不會取代現有的記錄,請確定您在工作表中所按的儲存格下方或右方沒有資料。

  1. [常用] 索引標籤上,按一下 [剪貼簿] 群組中的 [貼上]按鈕圖像

快速鍵  您也可以按 CTRL+V 鍵。

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將 Access 資料匯出至 Excel

您可以使用 Access 中的匯出精靈,將 Access 資料庫物件 (如資料表、查詢或表單) 或檢視中的選定記錄匯出至 Excel 工作表。執行匯出操作時,可以儲存詳細資料以供日後使用,甚至排定在指定的間隔自動執行匯出操作。

以下是從 Access 匯出資料至 Excel 的常見情況:

  • 部門或工作群組使用 Access 與 Excel 處理資料。您將資料儲存在 Access 資料庫中,但是使用 Excel 分析資料與發送分析結果,同時,團隊目前只有在需要時才將資料匯出至 Excel,而您想要讓這個程序更有效率。
  • 您是 Access 的長期使用者,但是管理階層卻偏好使用 Excel 檢視報告。您必須每隔一段固定時間將資料複製到 Excel,因此希望能自動化這個程序以節省時間。

如需從 Access 匯出資料至 Excel 的詳細資訊,請參閱 Access 的 [說明] 系統。

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從 Excel 連接到 Access 資料

若要將可重新整理的 Access 資料帶入 Excel,您可以與 Access 資料庫建立連線 (通常儲存在 Office 資料連線檔案 (.odc) 中),然後從資料表或查詢擷取所有資料。連線到 Access 資料 (而不進行匯入) 的主要好處是能夠在 Excel 中定期分析這些資料,而無須從 Access 重複複製或匯出資料。在連線到資料後,只要原始的 Access 資料庫更新了新的資訊,您也可以從該資料庫自動整理 (或更新) Excel 活頁簿。例如,您可能想要更新每個月發送的 Excel 摘要預算報表,讓報表包含當月的資料。

  1. 按一下要從 Access 資料庫放入資料的儲存格。
  2. 在 [資料] 索引標籤中,按一下 [取得外部資料] 群組中的 [從 Access]。

Excel 功能區圖像

  1. 在 [查詢] 清單中,找到並按兩下要匯入的 Access 資料庫。

在 [選取資料表] 對話方塊中,按一下要匯入的資料表或查詢,然後按一下 [確定]。

  1. 在 [匯入資料] 對話方塊中,進行下列作業:
  2. 按一下 [確定]。

Excel 會將外部資料範圍放在您指定的位置。

如需連接到資料的詳細資訊,請參閱連接 (匯入) 外部資料

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在 Access 中使用 Excel 資料

您可能會想在 Access 資料庫中使用 Excel 資料,以便利用 Access 的資料管理、安全性或多使用者功能。雖然 Access 有許多實用的功能,但有兩個功能對 Excel 資料特別有用:

  • 報表    如果您熟悉如何設計 Access 報表,而想利用這種報表彙總和整理 Excel 資料,便可建立 Access 報表。例如,您可以建立更具彈性的報表,例如群組和摘要報表、列印標籤及圖形報表。
  • 表單    如果您要使用表單尋找或顯示 Excel 中的資料,可以建立 Access 表單。例如,您可以建立 Access 表單並以不同於工作表欄順序的順序顯示欄位,或可以更容易在螢幕上檢視一長列的資料。

如需使用 Access 表單及報表的詳細資訊,請參閱 Access 的 [說明] 系統。

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將 Excel 資料複製到 Access

從 Excel 中,您可以複製工作表檢視的資料,然後將資料貼到 Access 資料工作表。

 附註   如果將工作表多個欄位的資料貼到資料工作表,請確定欄符合要複製資料的順序。將多個欄位的資料貼到表單時,Access 會將資料貼到與來源欄位同名的欄位,無論在表單上的順序為何。如果要複製的資料包含目標表單所沒有的欄位,Access 會詢問是否只要貼上名稱相符的欄位。如果沒有相符的欄位名稱,Access 會根據目標表單的 Tab 鍵順序貼上欄位,但這可能不是您想要的順序。如果來源的欄位名稱與目標的欄位名稱不同,最好能將資料貼到資料工作表而非表單。

  1. 啟動 Excel,然後開啟包含要複製資料的工作表。
  2. 選取要複製的列。
  3. [常用] 索引標籤上,按一下 [剪貼簿] 群組中的 [複製]按鈕圖像..

Excel 功能區圖像

快速鍵  您也可以按 CTRL+C 鍵。

  1. 啟動 Access,然後開啟要貼上列的資料表、查詢或表單。
  2. 按一下 [資料工作表] 索引標籤,在 [檢視] 群組中按一下 [檢視],然後按一下 [資料工作表檢視]

Access 功能區圖像

  1. 請執行下列其中一個動作:
    • 若要取代記錄,請選取這些記錄,然後按一下 [常用] 索引標籤上的 [剪貼簿] 群組,再按一下 [貼上]按鈕圖像

Access 功能區圖像

快速鍵  您也可以按 CTRL+V 鍵。

  • 若要將資料附加成為新記錄,請按一下 [常用] 索引標籤上的 [剪貼簿] 群組,然後按一下 [編輯] 功能表上的 [貼上新增]。

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將 Excel 資料匯入 Access

若要將 Excel 資料儲存在 Access 資料庫中,然後在 Access 中使用和維護該資料,可以匯入資料。匯入資料時,Access 會將資料儲存在新的或現有的資料表,而不會變更 Excel 中的資料。在匯入操作期間,一次只能匯入一個工作表。若要從多個工作表匯入資料,請針對每一個工作表重複執行匯入操作。

以下是將 Excel 資料匯入 Access 的常見情況:

  • 您使用 Excel 已經很有經驗,想要進一步使用 Access 處理這筆資料。而且也想要將 Excel 工作表中的資料移至一個或多個新的 Access 資料庫中。
  • 您的部門或工作群組使用 Access,但是偶爾會收到 Excel 格式的資料,必須將該資料與 Access 資料庫合併。您希望在收到這些 Excel 工作表時,將它們匯入資料庫。
  • 您使用 Access 管理資料,但是團隊中其他成員傳給您的週報表是 Excel 活頁簿。您想要提高匯入程序的效率,確定資料在每週特定時間匯入資料庫中。

如需將資料從 Excel 匯入 Access 的詳細資訊,請參閱 Access 的 [說明] 系統。

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從 Access 連結到 Excel 資料

您可以將 Excel 範圍以資料表的方式連結到 Access 資料庫。比方說,如果打算繼續在 Excel 中維護該範圍,但又希望能從 Access 使用該範圍時,便可使用這種方法。這種連結是從 Access 資料庫建立,而不是從 Excel。

當您連結至 Excel 工作表或具名範圍時,Access 會建立連結至來源儲存格的新資料表。您在 Excel 中對來源儲存格所做的任何變更,都會反映到連結資料表。不過,您無法編輯 Access 中對應資料表的內容。如果您要新增、編輯或刪除資料,則必須在來源檔案中進行變更。

以下是從 Access 連結至 Excel 工作表的常見情況:

  • 您希望資料繼續保留在 Excel 工作表中,但是仍然能夠使用 Access 強力的查詢和報表功能。
  • 您的部門或工作群組使用 Access,但是您處理的外部來源資料是在 Excel 工作表中。您不想要維護外部資料的複本,但是希望能在 Access 中使用它。

如需從 Access 連結 Excel 的資料,請參閱 Access 的 [說明] 系統。

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適用:
Excel 2007