在工作表中建立資料清單的大綱

如果您有想要分組及摘要的資料清單 (清單:一系列包含相關資料的列,或一系列使用 建立清單 指令指定用作資料工作表的列。),可以建立大綱,其中最多可包含八個階層,每一個階層代表一個群組。階層越深,代表階層的大綱符號 (大綱符號:可用來變更已建立大綱之工作表檢視的符號。按加號、減號及表示大綱層級的數字 1、2、3 或 4,即可顯示或隱藏詳細資料。)編號就越高,每一個內部階層都會顯示其相鄰外部階層 (由編號較低的大綱符號代表) 的詳細資料 (詳細資料:對於自動小計及工作表大綱而言,詳細資料是依摘要資料合計的小計列或欄。詳細資料通常與摘要資料相鄰,位於其上方或左側。)。使用大綱,可以快速顯示摘要列或欄,也可以顯示每個群組的詳細資料。您可以建立列的大綱 (如以下範例所示)、欄的大綱或列與欄的大綱。


大綱清單

依地區及月份分組之銷售資料的大綱列,顯示數個摘要列及詳細資料列。
圖說文字 1 若要顯示某個階層的列,按一下適當的一二三 大綱符號。
圖說文字 2 階層 1 包含所有詳細資料列的總銷售量。
圖說文字 3 階層 2 包含每個地區每個月的總銷售量。
圖說文字 4 階層 3 包含詳細資料列 (目前只能看到詳細資料列 11 至 13)。
圖說文字 5 若要展開或摺疊大綱中的資料,按一下加號減號 大綱符號。

您想要做什麼?


建立列的大綱

  1. 確定每個欄的第一列都有標籤,每個欄都包含相似的內容,且該範圍內沒有空白列或空白欄。
  2. 選取範圍內的儲存格。
  3. 排序組成群組的欄。

如需排序的詳細資訊,請參閱排序某個範圍或表格中的資料

  1. 插入摘要列。

若要依列建立資料的大綱,摘要列必須包含參照該群組之每個詳細資料列中儲存格的公式。執行下列其中一個動作:

使用小計命令插入摘要列    

  • 使用 [小計] 命令,可以將 SUBTOTAL 函數插入每個詳細資料列群組的正下方或正上方,並自動建立大綱。如需詳細資訊,請參閱在工作表的資料清單中插入小計

插入自己的摘要列    

  • 將含有公式的摘要列插入每個詳細資料列群組的正下方或正上方。
  1. 指定摘要列位於詳細資料列的下方還是上方。

顯示如何指定摘要列位置

  1. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [大綱] 對話方塊啟動器。

Excel 功能區圖像

  1. 若要指定彙總列位於詳細資料列的上方,清除 [彙總列置於詳細資料的下方] 核取方塊。若要指定彙總列位於詳細資料列的下方,則選取 [彙總列置於詳細資料的下方] 核取方塊。
  1. 建立資料的大綱。執行下列其中一個動作:

顯示自動建立資料的大綱

  1. 如有必要,選取範圍中的儲存格。
  2. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組] 旁邊的箭頭,然後按一下 [自動建立大綱]

Excel 功能區圖像

顯示手動建立資料的大綱

 重要事項    手動分組大綱階層時,最好顯示所有資料,以避免列的分組不正確。

  1. 建立外部群組的大綱。

顯示如何建立外部群組的大綱

  1. 選取所有從屬摘要列,以及該列的相關詳細資料。

在下面的範例中,列 6 包含列 2 至列 5 的小計,列 10 包含列 7 至列 9 的小計,而列 11 包含總計。若要分組列 11 的所有詳細資料,選取列 2 至列 10。

  A B C
1 地區 月份 銷售量
2 東部 三月 $9,647
3 東部 三月 $4,101
4 東部 三月 $7,115
5 東部 三月 $2,957
6 東部 三月總計 $23,820
7 東部 四月 $4,257
8 東部 四月 $1,829
9 東部 四月 $6,550
10 東部 四月總計 $12,636
11 東部總計   $36,456

 重要事項   請勿將摘要列 11 併入選取範圍。

  1. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組]

Excel 功能區圖像

大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

  1. 或者,建立內部巢狀群組的大綱。

顯示如何建立內部巢狀群組的大綱

  1. 針對每個內部巢狀群組,選取包含摘要列之列旁邊的詳細資料列。

在下面的範例中,若要分組具有摘要列 6 的列 2 至列 5,選取列 2 至列 5。若要分組具有摘要列 10 的列 7 至列 9,則選取列 7 至列 9。

  A B C
1 地區 月份 銷售量
2 東部 三月 $9,647
3 東部 三月 $4,101
4 東部 三月 $7,115
5 東部 三月 $2,957
6 東部 三月總計 $23,820
7 東部 四月 $4,257
8 東部 四月 $1,829
9 東部 四月 $6,550
10 東部 四月總計 $12,636
11 東部總計   $36,456

 重要事項   請勿將該群組的摘要列併入選取範圍。

  1. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組]

Excel 功能區圖像

大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

  1. 繼續選取及分組內部的列,直到已在大綱中建立想要的所有階層為止。
  2. 如果您要將列取消群組,請選取列,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]

 附註   不移除整個大綱,也可以將大綱的所有範圍取消群組。請先按住 SHIFT 鍵,然後再按一下群組的加號方塊減號方塊 ,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]

 重要事項   如果在詳細資料為隱藏時將大綱取消群組,則詳細資料列可能仍然為隱藏。若要顯示資料,請按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏列旁邊的可見列號。在 [常用] 索引標籤上,按一下 [儲存格] 群組中的 [格式],指向 [隱藏與取消隱藏],然後按一下 [取消隱藏列]

頁首 頁首

建立欄的大綱

  1. 確定每個列的第一欄都有標籤,每個列都包含相似的內容,且該範圍內沒有空白列或空白欄。
  2. 選取範圍內的儲存格。
  3. 排序組成群組的列。

如需排序的詳細資訊,請參閱排序某個範圍或表格中的資料

  1. 將含有公式的摘要欄插入每個詳細資料欄群組的正右方或正左方。

 附註   若要依欄建立資料的大綱,摘要欄必須包含參照該群組之每個詳細資料欄中儲存格的公式。

  1. 指定摘要欄位於詳細資料欄的右方還是左方。

顯示如何指定摘要欄位置

  1. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [大綱] 對話方塊啟動器。

Excel 功能區圖像

  1. 若要指定摘要欄位於詳細資料欄的左方,清除 [彙總欄置於詳細資料的右方] 核取方塊。若要指定彙總欄欄位於詳細資料欄的右方,則選取 [彙總欄置於詳細資料的右方] 核取方塊。
  1. 建立資料的大綱。執行下列其中一個動作:

顯示自動建立資料的大綱

  1. 如有必要,選取範圍中的儲存格。
  2. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組] 旁邊的箭頭,然後按一下 [自動建立大綱]

Excel 功能區圖像

顯示手動建立資料的大綱

 重要事項    手動分組大綱階層時,最好顯示所有的資料,以避免欄的分組不正確。

  1. 建立外部群組的大綱。

顯示如何建立外部群組的大綱

  1. 選取所有從屬摘要欄,以及該欄的相關詳細資料。

在下面的範例中,欄 E 包含欄 B 至欄 D 的小計,欄 I 包含欄 F 至欄 H 的小計,而欄 J 包含總計。若要分組欄 J 的所有詳細資料,請選取欄 B 至欄 I。

  A B C D E F G H I J
1 地區 一月 二月 三月 Q1 四月 五月 六月 Q2 H1
2 東部 371 504 880 1,755 186 653 229 1,068 2,823
3 西部 192 185 143 520 773 419 365 1,557 2,077
4 北部 447 469 429 1,345 579 180 367 1,126 2,471
5 南部 281 511 410 1,202 124 750 200 1,074 2,276

 重要事項   請勿將摘要欄 J 併入選取範圍。

  1. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組]

Excel 功能區圖像

大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

  1. 或者,建立內部巢狀群組的大綱。

顯示如何建立內部巢狀群組的大綱

  1. 針對每個內部巢狀群組,選取包含摘要欄之欄旁邊的詳細資料欄。

在下面的範例中,若要分組具有摘要欄 E 的欄 B 至欄 D,選取欄 B 至欄 D。若要分組具有摘要欄 I 的欄 F 至欄 H,則選取欄 F 至欄 H。

  A B C D E F G H I J
1 地區 一月 二月 三月 Q1 四月 五月 六月 Q2 H1
2 東部 371 504 880 1,755 186 653 229 1,068 2,823
3 西部 192 185 143 520 773 419 365 1,557 2,077
4 北部 447 469 429 1,345 579 180 367 1,126 2,471
5 南部 281 511 410 1,202 124 750 200 1,074 2,276

 重要事項   請不要將該群組的摘要欄併入選取範圍。

  1. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組]

Excel 功能區圖像

大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

  1. 繼續選取及分組內部欄,直到已在大綱中建立想要的所有階層為止。
  2. 如果您要將欄取消群組,請選取欄,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]

Excel 功能區圖像

  1.  附註   不移除整個大綱,也可以將大綱的所有範圍取消群組。請先按住 SHIFT 鍵,然後再按一下群組的加號方塊減號方塊 ,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]

 重要事項   如果在詳細資料為隱藏時將大綱取消群組,則詳細資料欄可能仍然為隱藏。若要顯示資料,請按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏欄旁邊的可見欄名。在 [常用] 索引標籤上,按一下 [儲存格] 群組中的 [格式],指向 [隱藏及取消隱藏],然後按一下 [取消隱藏欄]

頁首 頁首

顯示或隱藏大綱資料

  1. 如果您沒有看見大綱符號 一二三加號減號 ,請按一下 [Office 按鈕]按鈕圖像 ,然後按一下 [Excel 選項],再按一下 [進階] 類別,接著選取 [顯示這個工作表區段] 底下的工作表,以及選取 [若套用大綱,則顯示大綱符號] 核取方塊。
  2. 執行下列一項或多項:

顯示或隱藏群組的詳細資料    

  • 若要顯示群組內的詳細資料,按一下該群組的加號方塊
  • 若要隱藏群組內的詳細資料,按一下該群組的減號方塊

將整個大綱展開或摺疊至特定階層    

  • 一二三 大綱符號中,按一下想要的階層編號,即會隱藏較低階層的詳細資料。

例如,如果大綱有四個階層,可以按一下 三 ,隱藏第四個階層,而顯示其餘的階層。

顯示或隱藏所有大綱詳細資料    

  • 若要顯示所有詳細資料,按一下一二三 大綱符號中的最低階層。例如,如果有三個階層,則按一下三
  • 若要隱藏所有詳細資料,按一下一

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使用樣式自訂大綱

Microsoft Office Excel 會在大綱列使用樣式 (樣式:式設定特性的組合,例如以集合命名及儲存的字型、字型大小及縮排。當您套用樣式時,會同時套用該樣式中的所有格式設定指示。),如 RowLevel_1 及 RowLevel_2。Excel 也會在大綱欄使用樣式,如 ColLevel_1 及 ColLevel_2。這些樣式會使用粗體、斜體及其他文字格式,區分資料中的摘要列或欄。如果變更其中每一種樣式的定義方式,就能夠套用不同的文字及儲存格格式,以自訂大綱的外觀。您可以在建立大綱時或在建立大綱之後,將樣式套用至大綱。

執行下列一項或多項:

將樣式自動套用至摘要列或摘要欄    

  1. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [大綱] 對話方塊啟動器。

Excel 功能區圖像

  1. 選取 [自動設定樣式] 核取方塊。

將樣式套用至現有的摘要列或摘要欄    

  1. 選取要套用大綱樣式的儲存格。
  2. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [大綱] 對話方塊啟動器。

Excel 功能區圖像

  1. 選取 [自動設定樣式] 核取方塊。
  2. 按一下 [套用樣式]。

 附註   您也可以使用自動格式設定 (自動格式設定:您可以套用至資料範圍的內建儲存格格式集合 (如字型大小、圖樣及對齊方式)。Excel 會判定所選範圍的摘要及詳細程度並套用對應的格式。)設定大綱資料的格式。

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複製大綱資料

  1. 如果您沒有看見大綱符號 一二三加號減號 ,請按一下 [Office 按鈕]按鈕圖像 ,然後按一下 [Excel 選項],再按一下 [進階] 類別,接著選取 [此工作表的顯示選項] 區段底下的工作表,以及選取 [若套用大綱,則顯示大綱符號] 核取方塊。
  2. 使用大綱符號一二三減號加號 ,可以隱藏不想複製的詳細資料。

如需詳細資訊,請參閱顯示或隱藏大綱資料一節。

  1. 選取摘要列的範圍。
  2. [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [尋找與選取],再按一下 [到]

Excel 功能區圖像

  1. 按一下 [特殊目標]
  2. 按一下 [可見儲存格]
  3. 按一下 [確定],然後複製資料。

頁首 頁首

隱藏或移除大綱

 附註   隱藏或移除大綱時,不會刪除任何資料。

隱藏大綱

  1. 如果您沒有看見大綱符號 一二三加號減號 ,請按一下 [Office 按鈕]按鈕圖像 ,然後按一下 [Excel 選項],再按一下 [進階] 類別,接著選取 [此工作表的顯示選項] 區段底下的工作表,以及選取 [若套用大綱,則顯示大綱符號] 核取方塊。
  2. 按一下一二三 大綱符號中的最高編號,顯示所有資料。
  3. 按一下 [Office 按鈕]按鈕圖像 ,然後按一下 [Excel 選項],再按一下 [進階] 類別,然後選取 [此工作表的顯示選項] 區段底下的工作表,再清除 [若套用大綱,則顯示大綱符號] 核取方塊。

移除大綱

  1. 按一下工作表。
  2. [資料] 群組中,按一下 [大綱] 群組中,按一下 [取消群組] 旁邊的箭頭,然後按一下 [清除大綱]

Excel 功能區圖像

  1. 如果列或欄仍然為處於隱藏狀態,則按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏列及欄兩邊的可見列或欄標題,然後在 [常用] 索引標籤的 [儲存格] 群組中,指向 [格式] 指令上的 [隱藏及取消隱藏],再按一下 [取消隱藏列][取消隱藏欄]

 重要事項   如果在詳細資料處於隱藏狀態時移除大綱,則詳細資料列或欄可能仍然處於隱藏狀態。若要顯示資料,請按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏列及欄旁邊的可見列號或欄名。在 [常用] 索引標籤上,按一下 [儲存格] 群組中的 [格式],指向 [隱藏及取消隱藏],然後按一下 [取消隱藏列][取消隱藏欄]

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建立具有圖表的摘要報表

假設要建立僅顯示總計以及該總計圖表的資料摘要報表,通常可以執行下列動作:

  1. 建立摘要報表。
    1. 建立資料的大綱。

如需詳細資訊,請參閱建立列的大綱建立欄的大綱一節。

  1. 按一下大綱符號一二三加號減號 ,隱藏詳細資料而只顯示總計,如下面的列大綱範例所示:

只顯示總計列的大綱清單

  1. 如需詳細資訊,請參閱顯示或隱藏大綱資料一節。
  2. 建立摘要報表的圖表。
  1. 選取要建立圖表的摘要資料。

例如,若只要建立王大德與何大樓之總計,而非全部總計的圖表,可以選取上面範例中的儲存格 A1 至 C11。

  1. 建立圖表。

例如,如果使用 [圖表精靈] 建立圖表,則該圖表會如下列範例所示。

以小計資料建立的圖表

 附註   如果顯示或隱藏資料大綱清單中的詳細資料,則也會同時更新圖表,以顯示或隱藏資料。

如需詳細資訊,請參閱建立圖表顯示圖表中隱藏的工作表資料

頁首 頁首

 
 
適用:
Excel 2007