使用 Access 或 Excel 來管理您的資料

Emma Nelson 著

適用於
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Access 2002
Microsoft Excel 2002

關於 Microsoft Excel 或 Microsoft Access 的使用我並沒有特別偏好,但是管理資料的最佳程式有時候是您想不到的。

如果您想要以最佳的效能和準確性來存取和更新您的資訊,選擇正確的程式就顯得相當重要。在這個專欄中,讓我們來談談如何挑選最適合您資料的程式。

在 Access 和 Excel 您可以:

  • 執行強大的「查詢」來排序和篩選您的資料。
  • 執行先進的「計算」來衍生您想要的資訊。
  • 使用「樞紐分析表®」和 「Microsoft 樞紐分析圖® 檢視」來與您的資料互動。
  • 產生您的資料「報表」並以多種格式檢視。
  • 輕鬆使用「表單」來新增、變更、刪除和瀏覽您的資料。
  • 建立 Microsoft Word「合併列印」,例如,大量製造地址標籤。
  • 連接到「外部資料」並且不需匯入即可檢視、查詢和編輯。
  • 建立「Web 網頁」將您的資料顯示為唯讀,或以可更新的格式存取。
  • 從外部資料庫 (Access、Microsoft SQL Server™) 和其他檔案類型 (.txt 或 .htm) 匯入資料。

這兩個程式皆以資料欄組織資料,也稱為「欄位」,可以儲存特定種類的資訊,或「資料類型」。在每一個資料欄的上方,第一個儲存格是用來顯示資料欄標籤。在詞彙上的不同是在 Excel 稱為「列」,在 Access 則稱為「紀錄」。

例如,您可以建立人事資料表。您的清單可能以五個資料欄來組織員工的 ID 號碼、名字、姓氏、辦公室的電話號碼和僱用日期。每一個資料欄最上方的儲存格列會包含文字標籤以說明資料。

為什麼要比較?

這是一個好問題。畢竟,Excel 不是一個資料庫管理系統。它是一個試算表軟體,並且以儲存格的列和欄來儲存資訊單位,稱為「工作表」。Excel 最常執行的工作是清單的管理,例如電話號碼和人事資料。相較之下,Access 以看起來和工作表十分相似的「表格」儲存資料,但卻是設計來進行儲存在其他表格和位置,甚至是其他表格資料欄的複雜查詢。

因此,雖然兩個程式皆可以妥善管理資料,但依您管理的資料類型和您想要的處理方式,每一個程式各有其明顯的優點。

您做決定的關鍵在於:資料之間是否有關連?

如果您可以在單一的表格或工作表中,以邏輯的方式儲存資料,就這麼做。按照邏輯,每一個資料欄中的資料是直接相關,並且只需存在於 Access 或 Excel 中的單一、平面的表格。資料應該以相同的檢視存在和更新。這種類型的資料,包含在單一頁或工作表 (非多重) 稱為「平面」或「非關連性」資料。前面提到的人事範例是適當的例子。您不會在一個表格中儲存員工的姓氏,而在另一個表格中儲存名字。


“「Excel 最普遍的工作是管理清單。如果您可以在單一的工作表或表格中,以邏輯的方式儲存資料,就這麼做。」”

但是,如果您的資料需要儲存在一個以上的表格中,那麼您需要「關聯式」資料庫。基本上每一個表格就是資料類型的說明 (例如客戶的訂單)。如果您要求關連式資料庫,您已分辨出資料中的「一對多關係」。例如,如果您有一個客戶訂單資料庫,有一個表格會包含客戶姓名,而另一個會包含客戶訂單,而且一個客戶可能有許多訂單。此外,您可能想要有另一個訂單詳細資料的表格,因為每一個訂單可能有多重產品線項目。Access 是關連式資料庫的最佳儲存方式。

您是否注意到資料大小和有效組織資料困難度之間的直接關係?您的資料越多,您越有可能將它儲存在 Access 的多重表格中。為了幫助您管理並正確保存資料,Access 和 Excel 提供您「獨特的識別項」。在 Access 中,「主索引鍵」(在表格的「設計」檢視中可見的鑰匙圖示) 獨特地識別每一個記錄。在 Excel 中,每一列皆有編號,且每一欄以字母表示,所以每一個儲存格或儲存格的範圍有一個「位址」,例如 B5。在生活中,身份證號碼是您最獨特的識別項。


“「在 Access 中,您有主索引鍵。在 Excel 中,您有儲存格位址。 在生活中,您有身份證號碼。這些獨一無二的編碼,是您最佳的識別工具。」”

您是否曾經注意到,看醫生或打電話給保險公司時,他們詢問您身份證號碼和姓名的方式?姓氏和全名通常不是獨一無二的。獨特的識別項總是數字。數字保存資料的完整性,並且不容許在儲存格中複製您無法辨識的記錄或資料 (稱為 Null 值)。數字識別項在搜尋或排序資料時,也提供最快的擷取方式。

什麼時候使用 Access

下列情況,請使用 Access:

  • 您需要以「關聯式」資料庫 (多重表格) 來儲存資料。
  • 您在未來可能需要在原本為平面或非關聯式資料組中「新增更多表格」。

例如,如果您想要追蹤客戶的資訊,例如:姓名、地址和電話號碼,但是資訊可能因客戶的行動,如訂單而增加,那麼考慮以 Access 開始您的資料專案。

  • 您有「非常大量的資料」(數千個項目)。例如,如果您在大型的公司上班並須要儲存人事資料,那麼請用 Access。

例如,如果您在大型的公司上班並須要儲存人事資料,那麼請用 Access。

  • 您的資料大多數為「長文字字串類型」(不是數字或定義為數字)。
  • 您依賴「多重外部資料庫」來衍生和分析所需的資料。例如,如果您需要定期從 Access 資料庫匯入或匯出資料,最合理的作法就是在 Access 中工作使相容性達到最大。

例如,如果您需要定期從 Access 資料庫匯入或匯出資料,最合理的作法就是在 Access 中工作使相容性達到最大。

  • 您需要與外部大型的資料庫,例如以 Microsoft SQL Server 建立的資料庫維持「經常的連結性」。
  • 您想要執行「複雜的查詢」。

例如,如果您在接收客戶訂單的大型公司工作,您可能必須查詢儲存在 SQL Server 資料庫的客戶姓名,同時在 Access 中接收新的客戶訂單。您可以在 Access 的「表格」檢視中維持連結到 SQL Server 資料庫。您新增或或查詢客戶名稱時,您是以 SQL Server 資料庫來工作,但是新訂單的詳細資料是儲存在本機的 Access 表格中。

  • 您有「許多人」在資料庫中作業,並且想要更穩定的選項來公開資料以利更新。例如,Access 提供「資料頁」給較為技術性的使用者,並提供「表單」以方便使用。

例如,Access 提供「資料頁」給較為技術性的使用者,並提供「表單」以方便使用。

什麼時候使用 Excel

下列情況,請使用 Excel:

  • 您需要平面或「非關聯式」的資料檢視 (您不需要有多重表格的關連式資料庫)。特別是在資料大多為「數字」時,例如,如果您想要為特定的年份維護財務預算。

特別是在資料大多為「數字」時,例如,如果您想要為特定的年份維護財務預算。

  • 想要主要對資料進行「計算」及「統計比較」,例如,如果您想要顯示公司預算中的成本/收益分析。
  • 您知道「資料庫的大小」(不超過 15,000 列)。

保護您在 Access 和 Excel 的資料

不論您選擇的是哪一個程式,知道如何保護您的資料是很重要的。這裡有一些秘訣:

  • 每次更新您的資料時,建立「備份副本」。
  • 避免包含資料的列和欄中出現「空白儲存格」。
  • 儘量使用 [顯示/隱藏選項] 以移除重要資料可能被看到的機會。
  • 控制「使用者存取」您的資料以保護資料。「安全」措施包括:
    • 加密
    • 密碼保護
    • 使用者等級權限
    • 數位簽章
    • 唯讀權限

如需關於保護資料的詳細資訊,可在這些程式中搜尋 [說明]。


關於作者

Emma Nelson 是 Office 說明小組的作者並協助開發新一版 Office 的社群和內容功能。


 
 
適用:
Access 2003, Excel 2003