在 Access 中管理客戶訂單

適用於
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access 2002

身為一家小型企業的經營者,您是否需要一些協助?您是否慣於將自己的客戶訂單記錄在索引卡上或是目錄本中 - 甚至是儲存在 Microsoft Office Word 2003 文件中?現在就是停止這一切瘋狂的行徑,並提升您的效率的時候了。管理客戶資料最有效的方式,莫過於將客戶資料存放在 Access 資料庫中。幸運的是,Access 已經為您準備好了「客戶訂單項目」資料庫 (英文)。本文將會告訴您如何使用它。

下載客戶訂單項目 (英文) 範本。

「客戶訂單項目」資料庫範本 (英文) 能讓您輕鬆地新增、變更或刪除下列資料:

  • 公司資訊,例如連絡人姓名、電話和傳真號碼,以及街道地址、送貨地址和網站位址。
  • 客戶訂單資訊,例如訂單日期和送貨日期、負責接單的員工,以及付款方式。
  • 每筆訂單的詳細資訊,例如客戶購買的產品、銷售數目、折扣 (如果有的話) 以及總價。
  • 您公司的特定資訊,例如員工姓名和您公司的地址。
  • 送貨方式和付款方式,例如快遞公司的名稱 (例如 UPS) 和信用卡資訊。

以上列出的所有資訊均包含在 Access 內部的資料表中,並能透過一個簡單好用的介面加以存取。這個介面叫做「切換表單」。只要使用切換表單上的前四個按鈕,就可以瀏覽至不同的表單,並於其中加入您所需要的客戶資料 (稱為「記錄」)。此外,只要按一下切換表單中的 [檢視報表],就可以檢視依據您的資料編譯而成的報表,例如依據客戶和客戶付款情況編譯而成的訂單報表。您可以隨時按一下切換表單上的 [Exit Database] ,以關閉您的 Access 資料庫。

切換表單能讓您輕鬆輸入訂單。

 附註   在開始使用您的 Customer Order Entry 資料庫之前,您通常必須先將自己不需要的範例資料刪除。但在某些表單中,您可能不需要刪除範例資料,而是只需要更新表單中的欄位即可。例如,如果您想要將 [付款方式] 資料表中的信用卡名稱從 VISA 更新為 American Express,則您並不需要刪除 VISA 記錄。只要將您的插入點置於包含 VISA 項目的付款方式欄位中,再將它更新為 American Express 即可。接著,請按一下 [關閉]。

顯示將範例資料從您的客戶訂單資料庫中刪除

  1. 按一下切換表單上的按鈕,開啟 [Add or Delete a Customer] 或 [Add or Delete an Order or Details] 表單。
  2. 使用箭頭按鈕向前或向後移至您想要刪除的記錄,再按一下 [刪除],然後在確認對話方塊中按一下 [是]
  3. 使用箭頭按鈕移至下一步您想要刪除的記錄,再按一下 [刪除],然後重複此步驟,直到您已將需要從資料庫中移除的記錄全部刪除為止。
  4. 將需要移除的記錄全數刪除之後,請按一下 [關閉]。

顯示瀏覽您的資料庫

使用箭頭按鈕,在資料庫中的不同記錄之間前後移動。

使用這些按鈕瀏覽並新增記錄。

1 移至資料庫中的下一筆記錄。
2 移至資料庫中的最後一筆記錄。
3 移至資料庫中最後一筆記錄之後的空白記錄,好讓您可以輸入一筆新的記錄。

顯示在您的客戶訂單資料庫中新增記錄

在新增客戶訂單之前,請先確認該份訂單是針對現有客戶或新客戶。如果是針對新客戶,則您必須為該客戶建立一筆記錄,然後才能為該客戶新增訂單記錄,就像為其他現有客戶新增訂單記錄一樣。

為新的客戶新增記錄

  1. 在切換表單上,按一下 [Add or Delete a Customer]
  2. [Add or Delete a Customer] 表單上,按一下 [新增記錄]。
  3. 輸入您的資料,再按 TAB 鍵前往下一個欄位。
  4. 在每個欄位中輸入資料,然後按一下 [關閉]。
  5. 如果要新增另一名客戶,請按一下 [新增記錄],並重複步驟 1 到 4。

新增客戶訂單

  1. 在切換表單上,按一下 [Add or Delete an Order and Details]
  2. [Add Order and Order Details] 主表單上,按一下 [新增記錄]。
  3. 輸入您的資料,再按 TAB 鍵前往下一個欄位。

 附註 

  • 如果要修正自己不小心打錯的字,請按 BACKSPACE 鍵。
  • 如果要取消您在目前欄位中的變更,請按 ESC 鍵。如果要取消您在整份表單中的變更,請在移出該欄位之前,再按一次 ESC 鍵。
  1. 在主訂單表單中輸入所有資料之後,請將插入點置於 [產品] 欄位中 (位於 [訂單明細] 下方的子表單中),再選取一個產品。
  2. 按 TAB 鍵前往下一個欄位,並依序在每個欄位中輸入資料,然後按一下 [關閉]。

 附註   當您移至下一筆記錄時,Access 會自動為您儲存變更。

顯示變更您公司的送貨和付款資訊

  1. 按一下對應的切換表單按鈕,開啟您所需要的表單,然後按一下 [新增記錄]。
  2. [Shipping Method] 欄位中輸入或更新您的資料。
  3. 按 TAB 鍵前往下一個欄位,並依序在每個欄位中輸入資料,然後按一下 [關閉]。

顯示為您的資料採取安全性措施,並管理檔案大小

每當您開啟 Access 資料庫並於其中進行處理時,檔案大小便會增加。這是因為當您在處理資料和物件時 (例如刪除資料和物件時),檔案便會變得越來越零碎,導致磁碟空間的使用效率越來越低落。這時若能壓縮您的資料庫,將能重新排列您磁碟機上的檔案儲存情況,讓資料庫效能得以最佳化。

對資料庫進行壓縮,並不會影響資料表或檢視等資料庫物件的完整性。自動編號功能也不會受到影響。然而,如果您已從資料表的結尾刪除了具有 [自動編號] 欄位的記錄,則當您對資料庫進行壓縮時,將會重新設定自動編號的值。當您新增下一筆記錄時,其自動編號值將會大於資料表中上一筆未刪除記錄的自動編號值。

除了定期壓縮您的資料庫以外,您還應該隨時保留一份最新的複本。每當您更新或修改自己的資料庫時,就請製作一份備份。如此一來,如果您下次在使用資料庫時發生了資料損毀的情況,就有最新的複本可供您使用。

顯示壓縮您的資料庫

  1. 當您準備要壓縮位於伺服器上或共用資料夾中的共用 Access 資料庫時,請先確認沒有任何人開啟該資料庫。
  2. [工具] 功能表上,將游標指向 [資料庫公用程式],再按一下 [壓縮及修復資料庫]

顯示將您的資料庫轉換為其他版本的 Access

唯一需要轉換 Access 2000 客戶訂單資料庫的情況,就是當您電腦上安裝的 Access 版本並非 Access 2000 時。您可以透過 Access 2000,將您的資料庫轉換為 Access 2002 或 Access 97 格式。如需有關如何在 Access 中進行檔案轉換的詳細資訊,請參閱 Microsoft Access 說明。

顯示將 Access 2000 客戶訂單資料庫轉換為 Access 2002 或 Access 97 格式

  1. 在 Access 中的 [工具] 功能表上 (這裡的 Access 指的是檔案的轉換目標版本),將游標指向 [資料庫公用程式],按一下 [轉換資料庫],再按一下您想要的檔案格式。
  2. 在 [檔案名稱] 方塊中,為您想要在舊版 Access 中建立的新資料庫輸入名稱,然後按一下 [儲存]
 
 
適用:
Access 2003