從 Word 大綱建立 PowerPoint 簡報

適用於:
Microsoft Office PowerPoint® 2003
Microsoft PowerPoint® 2002 及 2000
Microsoft Office Word 2003

在本文中


開始之前

本文內說明的所有範例和概念都是以 Office Word 2003 和 Office PowerPoint 2003 為主 (兩者都是 Microsoft Office 2003)。這些技術應該也適用於這兩種程式的舊版,但筆者尚未加以測試。那麼,就讓我們開始進行本文的其他部分。

快速入門

Word 通常會做為某個概念在基礎階段時的記事板。一般人經常會在 Word 中建立計劃及記錄靈感做為大綱,以便稍後進行修改和細部調整,用來做為手冊、新聞稿及簡報的內容。在本文中,我們將討論一些概念,以幫助您將合適的 Word 內容製作成 PowerPoint 完整簡報。

Microsoft 提供一個簡單的方式,讓您從 Word 文件建立 PowerPoint 簡報,但您必須在同一部電腦上同時安裝這兩種程式。在 Word 的 [檔案] 功能表上,指向 [傳送到],再按一下 [Microsoft Office PowerPoint]。這樣就會開啟 PowerPoint 並顯示基本簡報,其中包含 Word 文件內的文字。如果您使用現有的 Word 文件嘗試執行這項程序,可能會得到不太令人滿意的結果。這是因為 PowerPoint 只接受 Word 文件中特定的格式樣式,該格式會自動轉換為 PowerPoint 標題、文字和項目符號。

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範例練習

讓我們建立一個範例 Word 大綱來進一步說明。

開啟 Word 並輸入下列內容:

投影片 1

第 1 行

第 2 行

第 3 行

儲存文件,然後指向 [檔案] 功能表上的 [傳送到],再按一下 [Microsoft Office PowerPoint]。PowerPoint 將會在背景中開啟,並顯示至少四張投影片,而且每一張的標題皆符合上述四行的內容。不過這不是我們想要的樣子!

正確方式

  1. 關閉 PowerPoint 並回到 Word 文件。
  2. 選取包含文字 [投影片 1] 的第一行。
  3. [格式] 工具列的 [樣式] 清單中,按一下 [標題 1] (或按一下 [樣式及格式] 工作窗格中的 [標題 1])。

如果看不到 [格式] 工具列,請指向 [檢視] 功能表上的 [工具列],然後按一下 [格式]

  1. 以同樣的方式選取其他三行,然後按一下 [樣式] 清單中的 [標題 2] 樣式。
  2. 儲存 Word 文件。
  3. [檔案] 功能表上,指向 [傳送到],再按一下 [Microsoft Office PowerPoint]

如果您正確執行所有步驟,將會發現 PowerPoint 已建立單一投影片的簡報,且文字區中包含一個標題和三個項目符號,就像傳統簡報一樣!

您可以針對所有內容,在 Word 中分別使用 [標題 1] 和 [標題 2] 樣式建立多個標題和項目符號。這些內容會分別轉譯為 PowerPoint 簡報中的多張投影片。

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其他選項

我們剛才學會了從 Word 中將 Word 樣式轉換為 PowerPoint 元素。[標題 1] 樣式會轉換成 PowerPoint 中的 [標題文字]。同樣地,[標題 2] 樣式會變成項目符號 1。

同樣地:

[標題 3] 會變成項目符號 2 (子項目符號)。

[標題 4] 會變成項目符號 3 (子項目符號的子項目符號),以此類推。

注意事項

Word 文件中設定為 [內文] 樣式的文字 (已套用樣式者) 將不會匯入 PowerPoint。

您可以將 [標題 2] 樣式套用至整份文件,快速地變更 Word 格式。之後再將 [標題 1] 套用至文件中您要指定為 PowerPoint [標題文字] 的部分。

如果您使用的是 PowerPoint 2000,可在 Microsoft 知識庫文章<PowerPoint PPT2000: 匯入 Word for Windows 文件>中獲得詳細資訊。

結語

使用 Word 大綱建立的簡報是非常基本的形式,其中包含純文字內容,並使用黑色的預設字型與白色背景的投影片。不過您鮮少會以這麼簡單的樣式呈現簡報。

有一個十分簡單的方式,可以為這樣的簡報增添美麗的外觀:

您可以在 Ppted 網站 (英文)Indezine: The PowerPoint Ezine(英文) 中找到許多可下載或線上購買的 PowerPoint 連結。

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適用:
PowerPoint 2003, Word 2003, PowerPoint 2002, PowerPoint 2000