通知每一個人我不在辦公室的時間

您可以在 Microsoft Office Outlook 2007 行事曆中輕鬆地將時間標示為「忙碌」或「不在辦公室」,但是當您休假時,要如何讓同事清楚看到您所標示的時間呢?而當您的同事不在辦公室時,您要如何一目了然呢?

本文將說明如何使用自訂的全天會議邀請來通知每個人,而不影響收件者的行事曆上可以參與的空閒時間。

您想要做什麼?


將您的休假時間加入到同事的行事曆上

當您在您的行事曆上將時間標示為「不在辦公室」時,您的同事如果嘗試安排和您開會,就會看到這項資訊。但是,如果您可以事先將您不在的時間一次通知給每一個人,而不影響他們的空閒/忙碌狀態或弄亂他們的行事曆,這樣不是很好嗎?這項處理的作法是將您的資訊以全天事件的形式出現在他們的行事曆上;但是,這個全天事件會顯示為可用的時間,與通常設定為「忙碌」的一般全天事件不同。如此一來,同事的空閒/忙碌可用狀態將不受影響。

 附註   會議邀請的設計是要在 Outlook 使用者之間傳送,您的組織及公司必須使用 Microsoft Exchange Server 2000、Microsoft Exchange Server 2003 或 Microsoft Exchange Server 2007,才能讓您在 Outlook 中撰寫會議邀請時看到其他人的排程。如果您的組織及公司不使用 Microsoft Exchange,請在將您的休假排程顯示給組織及公司外的人知道一節中尋找替代方法。

  1. 指向 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [會議邀請]

快速鍵  若要建立新的會議邀請,請按下 CTRL+SHIFT+Q 鍵。

  1. [主旨] 方塊中,輸入描述。
  2. [地點] 方塊中,輸入描述。
  3. [開始時間][結束時間] 清單中,選取您不在辦公室的開始與結束時間。如果是休假,這通常是全天的時間,在此情況下,請選取 [全天] 核取方塊。

全天事件是指從當天午夜持續到隔天午夜的 24 小時事件。

 附註   Outlook 預設會使用電腦上的目前時區設定來進行排程。如果您想要根據另一個時區來排程您不在辦公室的時間,請在 [會議] 索引標籤上,按一下 [選項] 群組中的 [時區]

  1. [選項] 群組中,針對 [顯示為] 按一下下拉式清單方塊中的 [空閒]

 重要事項   您必須手動將此設定從預設值 [忙碌] 變更為 [空閒],如此可讓會議邀請的收件者接受此會議邀請,並將您的休假時間加入到他們的行事曆上,而不會佔用他們行事曆上的任何時間;收件者的行事曆仍然會在您休假的期間顯示可供排程的空閒時間。

  1. 輸入您想要與收件者共用的任何資訊。
  2. 按一下 [收件者],然後在 [選擇與會者及資源] 對話方塊的 [搜尋] 方塊內,輸入您想邀請來參加會議的人員或資源名稱。如果您使用 [其他欄] 選項進行搜尋,請按一下 [搜尋]
  3. 從結果清單中選取名稱,然後按一下 [出席者],再按一下 [確定]
  4. 如果您要通知其他人您將有一連串週期性的時間不在辦公室,請在 [會議] 索引標籤上,按一下 [選項] 群組中的 [週期],然後選取週期模式,再按一下 [確定]

當您將週期模式加入到會議邀請時,[會議] 索引標籤會變成 [週期性會議]

  1. [會議] 索引標籤上,按一下 [顯示] 群組中的 [約會]
  2. 按一下 [傳送]

當您傳送此會議邀請時,如果將 [顯示為] 設為 [空閒],則此事件會出現在同事的 Outlook 行事曆中每一天的最上方,這只有視覺提醒的功用,而不會佔用任何工作時間。

 附註   如果您未選取 [全天],此事件會顯示在時間格線中,而不會出現在當天的最上方;但是,仍會將它標示為可用的時間。

不過,事情可能尚不止於此,通常您還會想要在自己的行事曆中將這段時間顯示為 [不在辦公室]。若要瞭解其作法,請參閱下一節在您的行事曆上標出休假時間

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在您的行事曆上標出休假時間

如果您遵循上一節的步驟,您所送出的會議邀請已標示為可用的時間,以免佔用其他人行事曆上的時間;但是,您自己的行事曆上也會將這段時間標示為可用。您現在需要為自己建立另一個約會,好讓其他人看到您在指定的這段期間是不可用的。

當您傳送原始會議邀請之後,常見的一個錯誤是在您的行事曆上開啟此會議邀請項目,並將 [顯示為] 設定從 [空閒] 變更為 [不在辦公室]。您可能認為這樣做只會在您的行事曆上變更此事件,讓它顯示為 [忙碌],但實際上卻會傳送更新給此會議邀請的每一位收件者,將 [空閒] 變更為 [不在辦公室],而之前您所做的步驟都會前功盡棄。正確的作法是必須在您的行事曆上建立重複的約會,而且要將 [顯示為] 設為 [不在辦公室]

當其他人使用 Outlook 行事曆來安排會議和其他事件時,他們可以看到您的可用狀態,除非您變更您的行事曆權限來防止他人看到。一般來說,約會、會議和事件都會將 [顯示為] 設定為 [忙碌]。您也可以建立 [顯示為] 設定為 [不在辦公室] 的項目;設定為 [不在辦公室] 的項目會視為與設為 [忙碌] 的項目類似,也就是說,其他人不應該預期您在這段時間會可用。在外觀上,這兩種類型是不同的,設為 [不在辦公室] 的項目會呈現紫色,而設為 [忙碌] 的項目則會以藍色佈景主題來識別,外觀上的差異有助於強調您不可用的原因。例如,您可以移動衝突的 [忙碌] 項目,但或許無法或不願意變更 [不在辦公室] 項目 (例如,您的休假)。

  1. 在行事曆中,指向 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [約會]
  2. [主旨] 方塊中,輸入您的名稱,然後輸入「休假」,您也可以使用 [主旨] 方塊來指定任何其他類型的休假。
  3. [開始時間] 中,按一下您的休假開始的日期 (或其他休假的開始日期)。
  4. [結束時間] 中,按一下您的休假結束的日期 (或其他休假的結束日期)。
  5. 選取 [全天] 核取方塊。
  6. [顯示為] 設定變更為 [不在辦公室]
  7. 按一下 [儲存後關閉]

 附註   您可能會考慮刪除送給其他人的原始會議邀請 (只能從您的行事曆刪除);或者,您也可以將它留在您的行事曆中,如此一來,當您的計劃變更時,就可以用它來輕鬆地傳送更新或取消通知。

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將您的休假排程顯示給組織及公司外的人知道

不論您是使用 Exchange、POP3、IMAP 還是 Windows Live Mail 帳戶,您都可以將行事曆資訊與可存取電子郵件或網際網路的任何人共用。

本節內容



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將行事曆儲存為 iCalendar 檔案

行事曆可以當做附件傳送到電子郵件,這些附件不會連結回來源行事曆,所以永遠都不會更新。例如,您可能與另一家公司的某個人合作,而這個人無法存取您的 Outlook 空閒/忙碌資訊來得知您何時有空開會;在這種情況下,您可傳送具有行事曆快照的電子郵件,行事曆快照會出現在電子郵件的本文中,並當做 iCalendar 檔案附件。如果收件者執行的是 Office Outlook 2007,此 iCalendar 檔案附件會以 Outlook 行事曆的格式開啟。

  1. [行事曆] 中,選取某個行事曆,讓它成為檢視中的使用中行事曆。
  2. [檔案] 功能表上,按一下 [另存新檔]
  3. [檔案名稱] 文字方塊中,輸入此 iCalendar 檔案的名稱,這應該是一個容易辨識而且對您和收件者具有意義的名稱。

行事曆名稱、日期範圍和詳細資料層次的摘要會出現在 [其他選項] 的旁邊;如果您對此摘要感到滿意,請繼續進行步驟 8,否則請繼續進行步驟 4。

  1. 按一下 [其他選項]
  2. [日期範圍] 清單中,選擇要併入 iCalendar 檔案中之行事曆資料的數量,或是按一下 [指定日期],輸入自訂日期範圍。

 附註   如果您選擇大的日期範圍或選取 [整個行事曆],您可能會建立大型的 iCalendar 檔案。

  1. [詳細資料] 清單中,選擇要對收件者顯示的詳細資料數量,預設會選取 [僅可與會時間] 選項。

 附註   除非您變更 [進階] 底下的隱私權選項,否則不會有任何選項包含標示為私人的項目。

  1. 您也可以選擇按一下 [顯示],查看 [進階] 選項。
    • 包含標示為私人的項目詳細資料     這個選項需要將 [詳細資料] 設定為 [有限的詳細資料][完整詳細資料]。將會註明有私人項目存在,但是不會共用進一步的資訊。
    • 在行事曆項目內包含附件     這個選項需要將 [詳細資料] 設定為 [完整詳細資料]。將會包含行事曆項目上的所有附件 (例如,試算表)。

 附註   這個選項可能會讓 iCalendar 檔案大小大幅增加。

  1. 按一下 [確定],再按一下 [儲存]

如果您的行事曆未包含任何項目,則會出現一個對話方塊,讓您有機會取消儲存此 iCalendar 檔案。

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將行事曆發佈到 Office Online

您可以將您的 Office Outlook 2007 行事曆發佈到 Microsoft Office Online 來加以共用。Office Online 提供一個免費的管道來共用行事曆,並可讓您控制哪些人可以存取行事曆。此外,即使您未使用 Exchange 帳戶,仍然可以在 Office Online 上發佈或檢視行事曆。如果您使用 POP3 (POP3:用於從網際網路電子郵件伺服器擷取電子郵件的一般通訊協定。)IMAP (網際網路訊息存取通訊協定) (IMAP (網際網路訊息存取通訊協定):IMAP 和只提供一個伺服器 [收件匣] 資料夾的網際網路電子郵件通訊協定 (如 POP3) 不同,IMAP 允許在伺服器上建立多個資料夾,以儲存並組織可供多台電腦存取的郵件。) 電子郵件帳戶 (這些是個人或小型企業最常用的電子郵件帳戶類型),使用 Office Online 就是共用行事曆資訊的一個絕佳方式。

  1. [行事曆]功能窗格 中,以滑鼠右鍵按一下您想要發佈的行事曆。

 附註   如果您在 [最小化] 檢視中使用功能窗格 (功能窗格:可供您存取用來組織資訊之資料夾的欄位。按一下資料夾即可顯示當中所包含的項目。功能窗格也會包含 [我的最愛資料夾] 區段,以及可用來在 [郵件]、[行事曆]、[工作] 以及其他檢視之間進行切換的按鈕。),請在功能窗格中按一下 [行事曆] 按鈕 按鈕圖像 ,然後按一下功能窗格,再以滑鼠右鍵按一下您要發佈的行事曆。

 秘訣   如果您要發佈預設的行事曆,請在功能窗格中按一下 [發佈我的行事曆],然後繼續進行步驟 3。

  1. 指向快顯功能表上的 [發佈至網際網路],然後按一下 [發佈到 Office Online]
  2. 如果這是您第一次發佈行事曆到 Office Online,您必須使用 Windows Live ID 帳戶來註冊 Office Online。如果您沒有免費的 Windows Live ID 帳戶,可以建立一個帳戶。請遵循螢幕上的指示進行。
  3. [時間範圍] 旁邊,選取您想要共用行事曆的天數。

日期範圍螢幕畫面

  1. 按一下 [詳細資料] 旁邊的箭號,並選擇您想要共用的詳細資料數量。如果您要的話,可以選取 [只顯示我的工作時間內的時間] 核取方塊,將共用的詳細資料限制為 Outlook 內指定的工作時間。

行事曆詳細資料

  1. [權限] 旁邊,選擇您的行事曆資訊只能由指定的人加以檢視,還是使用 Office Online 的任何人都可加以搜尋及檢視。
    • 只有受邀請的使用者可以檢視此行事曆     如果您按一下這個選項,當您發佈行事曆到 Office Online 之後,會開啟一封 Outlook 共用電子郵件,您可以將此共用電子郵件傳送給您想要授予行事曆存取權的每一個人。此共用郵件會自動包含該行事曆的連結,如果您要的話,也可以輸入一則訊息。
    • 任何人都可以在 Office Online 檢視及搜尋此行事曆     如果您按一下這個選項,知道行事曆連結的任何人都可以檢視它。使用者不需要 Windows Live ID 帳戶,也可以登入服務。此外,Office Online 使用者可以在搜尋行事曆時找到此行事曆。
  2. 如果您要發佈任何人都可以檢視及搜尋的行事曆,請在 [描述] 方塊中輸入此行事曆的描述,這項資訊有助於其他 Office Online 使用者找到您的行事曆。

預設會定期更新這個行事曆,而此行事曆的變更會在下一次手動或自動傳送/接收時,發佈到 Office Online。根據預設,每一個 [傳送/接收] 群組的每一次傳送/接收之間會有 30 分鐘的間隔;如果您將自動傳送/接收間隔變更為少於 20 分鐘,則會以最低的 20 分鐘間隔來傳送對 Office Online 的行事曆更新。

若要上載這個行事曆,而且永遠都不要提供更新,請按一下 [進階],然後按一下 [單次上載: 不會上載更新]

  1. 按一下 [確定]

在共用行事曆之後,功能窗格中的行事曆圖示會變更,如底下所示。

共用行事曆

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將行事曆發佈到 WebDAV 伺服器

如果您想要與其他人共用行事曆和可用狀態資訊,但是未使用類似 Exchange 的軟體應用程式,則發佈到 WebDAV 伺服器將會非常實用。

全球資訊網分散式撰寫及版本處理 (WebDAV) 是 HTTP (超文字傳輸協定) (HTTP (超文字傳輸協定):您從網際網路存取網頁時使用的通訊協定。Outlook 將 HTTP 用作電子郵件通訊協定。) 的擴充,它可讓您在網頁伺服器上建立及修改文件。當做行事曆發佈目標的伺服器必須支援 WebDAV 通訊協定,不是所有網頁伺服器都支援 WebDAV。即使您可以使用檔案傳輸通訊協定 (FTP (FTP:一種通訊協定,讓使用者可在網路上的遠端位置之間傳輸檔案。此通訊協定也允許使用者使用 FTP 指令 (如列出檔案及資料夾),以使用遠端位置上的檔案。)) 或直接儲存到通用命名慣例 (UNC) (通用命名慣例 (UNC):檔案的命名慣例,提供與機器無關的檔案尋找方法。與指定磁碟機代號及路徑的命名方法不同,UNC 名稱使用語法 \\server\share\path\filename。) 路徑 (例如 \\server\teamdocuments),並不表示可以使用 WebDAV。您的伺服器管理員或 Internet 服務供應商 (ISP (ISP:一種商務行為,提供對網際網路的存取,以使用諸如電子郵件、聊天室或全球資訊網等服務。部分 ISP 是跨國性的,提供在許多位置的存取:而其他 ISP 僅限指定地區使用。)) 可以告訴您,您想要使用的伺服器上是否支援 WebDAV。

  1. [行事曆]功能窗格 中,以滑鼠右鍵按一下您想要共用的行事曆。
  2. 指向快顯功能表上的 [發佈至網際網路],然後按一下 [發佈到 WebDAV 伺服器]
  3. [位置] 方塊中,輸入此 WebDAV 伺服器的位置和資料夾。
  4. [時間範圍] 旁邊,選取您想要共用行事曆的天數。
  5. 按一下 [詳細資料] 旁邊的箭號,並選擇您想要共用的詳細資料數量。如果您要的話,可以選取 [只顯示我的工作時間內的時間] 核取方塊,將共用的詳細資料限制為 Outlook 內指定的工作時間。

行事曆詳細資料

預設會定期更新這個行事曆,而此行事曆的變更會在下一次手動或自動傳送/接收時,發佈到 WebDAV 伺服器。根據預設,每一個 [傳送/接收] 群組的每一次傳送/接收之間會有 30 分鐘的間隔;如果您將自動傳送/接收間隔變更為少於 20 分鐘,則會以最低的 20 分鐘間隔來傳送對 WebDAV 伺服器的行事曆更新。

若要上載這個行事曆,而且永遠都不要提供更新,請按一下 [進階],然後按一下 [單次上載: 不會上載更新]

  1. 按一下 [確定]

在共用行事曆之後,功能窗格中的行事曆圖示會變更,如底下所示。

共用行事曆

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將行事曆儲存為網頁

您可以將行事曆儲存為網頁,然後與其他人共用。例如,您可能會將包含重要專案日期的行事曆當做網頁公佈在公司的內部網路上,或是將您的足球隊賽程當做網頁公佈在個人網站上。然後,您只要散佈網頁的 URL,就可以輕鬆地讓其他人查閱此行事曆。此外,如果您的 Internet 服務供應商 (ISP (ISP:一種商務行為,提供對網際網路的存取,以使用諸如電子郵件、聊天室或全球資訊網等服務。部分 ISP 是跨國性的,提供在許多位置的存取:而其他 ISP 僅限指定地區使用。)) 為您提供一個網站或地方來與大家共用檔案,您也可以將您的行事曆當做網頁來共用。

 秘訣   一個比較好的解決方案是使用 Microsoft Office Online 行事曆發佈服務,您可以直接從 Outlook 儲存及發佈行事曆,而且會自動管理更新。

當您將行事曆儲存為網頁時,可以指定行事曆的開始和結束日期,以及是否要在約會的文字區段中包含所輸入的約會詳細資料。您也可以加入背景。

  1. [行事曆] 中,選取某個行事曆,讓它成為檢視中的使用中行事曆。
  2. [檔案] 功能表上,按一下 [另存成網頁]
  3. [期間] 底下的 [開始日期][結束日期] 方塊中輸入日期,然後針對行事曆按一下向下箭號。

預設值是當月和下個月。

  1. 您可以在 [選項] 底下選擇包含約會的詳細資料;如果您要的話,也可以針對您要建立的網頁挑選背景圖形。
  2. [另存新檔] 底下的 [行事曆標題] 文字方塊中,輸入您希望以網頁標題形式出現的名稱。
  3. [檔案名稱] 上,瀏覽至您要儲存網頁的位置,然後輸入檔案名稱。
  4. 根據預設,當您按一下 [儲存] 之後,會在網頁瀏覽器中開啟這個網頁。如果您不想要看到此網頁,請取消選取 [瀏覽器中開啟已儲存的網頁] 核取方塊。
  5. 按一下 [儲存]

 附註   在某些網頁瀏覽器 (如 Windows Internet Explorer) 中,此網頁可能不會如預期般出現,這是因為使用中的內容遭到封鎖。如果您在最上方看到資訊列,請按一下文字,然後按一下 [允許被封鎖的內容],再按一下 [是]

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透過電子郵件傳送行事曆

  1. [行事曆]功能窗格中,按一下 [使用電子郵件傳送行事曆]

 附註   如果您在 [最小化] 檢視中使用功能窗格,請在功能窗格中按一下 [行事曆] 按鈕 按鈕圖像 ,然後按一下功能窗格,再以滑鼠右鍵按一下您要共用的行事曆,然後按一下 [使用電子郵件傳送]

  1. [收件者] 方塊中,輸入訂閱資訊傳送對象的人員名稱。
  2. [行事曆] 清單中,選擇您要傳送的行事曆;預設會選擇您的預設行事曆,也就是用來對其他人顯示您的空閒/忙碌資訊並接受會議邀請的 Outlook 行事曆。
  3. [日期範圍] 清單中,選擇要併入電子郵件中之行事曆日期的範圍,或是按一下 [指定日期],輸入自訂日期範圍。

 秘訣   如果您選擇大的日期範圍或選取 [整個行事曆],您可能會建立大型的電子郵件。

  1. [詳細資料] 清單中,選擇要對收件者顯示的詳細資料數量,預設會選取 [僅可與會時間] 選項。

 附註   除非您變更 [進階] 底下的隱私權選項,否則不會有任何選項包含標示為私人的項目。

  1. 您也可以選取 [只顯示我的工作時間內的時間] 核取方塊,將電子郵件中所包含的資訊限制為您的工作時間。若要變更您的工作時間,請按一下 [設定工作時間]
  2. 您也可以選擇按一下 [顯示],查看 [進階] 選項。
    • 包含標示為私人的項目詳細資料     這個選項需要將 [詳細資料] 設定為 [有限的詳細資料][完整詳細資料]。將會註明有私人項目存在,但是不會共用進一步的資訊。
    • 在行事曆項目內包含附件     這個選項需要將 [詳細資料] 設定為 [完整詳細資料]。將會包含行事曆項目上的所有附件 (例如,試算表)。

 附註   這個選項可能會讓電子郵件的大小大幅增加。

  • 電子郵件版面配置     您可以包含您的 [每日排程][事件清單]
  1. 您也可以選擇要求能夠檢視收件者預設行事曆的權限;若要這樣做,請選取 [要求權限以檢視收件者的行事曆] 核取方塊。

 附註   這個選項只會要求對於收件者預設行事曆的存取權。如果您想要求存取收件者建立的另一個行事曆 (例如,個人行事曆),您必須傳送電子郵件來要求該特定行事曆的權限。

  1. 按一下 [傳送]
  2. 檢閱確認對話方塊,如果正確無誤的話,按一下 [確定]

如果您的行事曆未包含任何項目,則會出現一個對話方塊,讓您有機會取消傳送電子郵件。

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當您不在辦公室時自動回覆電子郵件

當您外出,而無法使用電腦來檢查電子郵件時,可以設定 Office Outlook 2007 傳送自動回覆給傳送郵件給您的某些人或所有人。您需要知道您所使用的電子郵件帳戶 (電子郵件帳戶:Outlook 用來連線到電子郵件服務的伺服器名稱、使用者名稱、密碼及電子郵件位址。使用管理員或網際網路服務提供者 (ISP) 提供的資訊,您可以在 Outlook 中建立電子郵件帳戶。)類型,以決定可使用哪些功能來設定自動回覆。

您使用哪一種類型的電子郵件帳戶?

如果您知道您所連接的電子郵件伺服器類型,可以移至下列其中一節來尋找如何設定自動回覆的步驟:

如果您需要識別您所使用的帳戶類型,請繼續閱讀本節。

查看您是否使用 Exchange 帳戶的一個最簡單的方法,就是檢查 [工具] 功能表上是否有 [郵件答錄機助理員] 命令。請務必按一下此功能表底部的展開按鈕 按鈕圖像 ,以便可以顯示 [工具] 功能表上的所有命令。

如果在 [工具] 功能表上有 [郵件答錄機助理員] 命令,而且當您按一下此命令時,看到下面的對話方塊,則表示您在 Exchange 2007 上有帳戶。這樣的話,請繼續進行 Exchange 2007 帳戶的自動回覆一節中的步驟。

[郵件答錄機助理員] 對話方塊

如果在 [工具] 功能表上有 [郵件答錄機助理員] 命令,而且當您按一下此命令時,看到下面的對話方塊,則表示您在 Exchange 2003 或之前的版本上有帳戶。這樣的話,請繼續進行 Exchange 2000 和 Exchange 2003 帳戶的自動回覆一節中的步驟。

[郵件答錄機助理員] 對話方塊

如果在 [工具] 功能表上沒有 [郵件答錄機助理員] 命令,則表示您可能沒有 Exchange 帳戶;但是,您可以使用規則來取得近似於 [郵件答錄機助理員] 的大多數行為。若要瞭解其作法,請繼續進行 POP3 和 IMAP 帳戶的自動回覆一節中的步驟。

顯示識別您所使用的電子郵件帳戶類型的另一個方法

您可以檢查 Outlook 的 [帳戶設定] 對話方塊,以識別您在 Outlook 設定檔中所使用的電子郵件帳戶類型。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [帳戶設定]
  2. [電子郵件] 索引標籤上,[類型] 一欄會針對每一個電子郵件地址列出其帳戶類型。

[帳戶設定] 的 [電子郵件] 索引標籤

某些功能可能需要特定的 Exchange 版本。例如,「Outlook 無所不在」需要 Exchange 2003 或 Exchange 2007。

若要識別您所連接的 Exchange 版本,請參閱判斷我的帳戶所連接的 Microsoft Exchange 版本

Exchange 2007 帳戶的自動回覆

此功能要求您使用 Microsoft Exchange Server 2007 帳號。大部分的家用和個人用帳號並不會使用 Microsoft Exchange。 若需有關 Microsoft Exchange 帳號的詳細資訊,以及如何決定帳號要連結到哪個版本的 Exchange,請前往「請參閱」區段。

當您搭配 Exchange 2007 帳戶使用 Outlook 時,您便可以存取新的 [郵件答錄機助理員] 功能及改良式使用者介面。這些新的功能包括:

  • RTF 格式設定     在您的回覆中使用字型、色彩和格式設定。
  • 能夠傳送自動回覆給組織外的人     可以針對組織內和組織外的收件者自訂 [郵件答錄機] 自動回覆功能。例如,您可能會想要對公司外的人傳送較普通的郵件,可能是未列出其他連絡人名稱、電話號碼或電子郵件地址的郵件。
  • 能夠事先排程郵件答錄機自動回覆 (包含開始時間和停止時間)     您需要永遠都不會忘記開啟 (或關閉) [郵件答錄機] 自動回覆功能。請排程應該傳送自動回覆的日期和時間。
  1. [工具] 功能表上,按一下 [郵件答錄機助理員]

[工具] 功能表上的 [郵件答錄機助理員] 命令

  1. 按一下 [傳送 [郵件答錄機] 自動回覆]
  2. [在我的組織內] 索引標籤上,輸入當您不在辦公室時所要傳送的回覆。

您可以使用控制項來變更字型、字型大小和其他文字格式設定。

您也可以選擇傳送自動回覆給組織外的人。您可選擇是要傳送自動回覆給傳送電子郵件給您的每一個人,還是只傳送給連絡人中所列的人。

 附註   該連絡人必須存在於您的 Exchange [連絡人] 資料夾中。如果該連絡人只存在於屬於個人資料夾檔案 (.pst) 之一部分的資料夾內,將不會傳送自動回覆郵件。

  1. [在我的組織外] 索引標籤上,輸入當您不在辦公室時所要傳送的回覆。

您可以使用控制項來變更字型、字型大小和其他文字格式設定。

  1. 選取 [自動回覆給我的組織之外的人員] 核取方塊。
  2. 按一下 [僅限我的連絡人][我的組織之外的任何人],指定自動回覆之傳送對象的人員。

當您選取 [自動回覆給我的組織之外的人員] 核取方塊時,[在我的組織外] 索引標籤會在索引標籤名稱的旁邊顯示 [(開啟)]

Exchange 2000 和 Exchange 2003 帳戶的自動回覆

這項功能需要 Exchange 2000 或 Exchange 2003 帳戶。大多數的家用和個人帳戶不會使用 Microsoft Exchange。 若需有關 Microsoft Exchange 帳號的詳細資訊,以及如何決定帳號要連結到哪個版本的 Exchange,請前往「請參閱」區段。

  1. [工具] 功能表上,按一下 [郵件答錄機助理員]
  2. 按一下 [我目前不在辦公室]
  3. [只用下列文字自動回覆一次給每個寄件者] 方塊中,輸入當您外出時要傳送給其他人的訊息。
  4. 如果您要的話,可以建立規則來管理內送郵件。
    1. [工具] 功能表上,按一下 [郵件答錄機助理員]

[工具] 功能表上的 [郵件答錄機助理員] 命令

 附註   除非您是使用 Exchange 電子郵件帳戶,否則不會出現 [郵件答錄機助理員] 命令。

  1. 按一下 [新增規則]
  2. [符合下列條件的郵件到達時] 底下,指定郵件必須符合哪些條件,才會發生與此規則有關的動作。
  3. 如果您要指定更多的條件,請按一下 [進階],然後選取您想要的選項,再按一下 [確定]
  4. 如果您要指定這個規則必須最後套用,請選取 [只套用第一個相符的規則] 核取方塊。
  5. [執行下列動作] 底下,選取您要的選項,您可以選取一個以上的選項。

 附註   如果您指定必須刪除某個郵件,則如果規則是遵循 [郵件答錄機助理員] 對話方塊中規則清單內的刪除規則,將不會影響該郵件。

POP3 和 IMAP 帳戶的自動回覆

如果您的設定檔未包含 Exchange 帳戶,您可以結合 Outlook 電子郵件範本與 Outlook 規則,以重現 [郵件答錄機助理員] 的功能。當您使用這項結合之後,就可以使用您的 POP3 或 IMAP 電子郵件帳戶來傳送自動回覆給內送郵件。

 重要事項   您必須讓電腦維持開機狀態並讓 Outlook 維持在執行中狀態,才能傳送自動回覆。

  1. 指向 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [郵件]
  2. [選項] 索引標籤上,按一下 [格式] 群組中的 [純文字]
  3. 在郵件本文中,輸入您要當做自動回覆傳送的訊息。
  4. 在郵件視窗中,按一下 [Office 按鈕]按鈕圖像 ,然後按一下 [另存新檔]
  5. [另存新檔] 對話方塊的 [檔案類型] 清單中,按一下 [Outlook 範本 (*.oft)]
  6. [檔案名稱] 方塊中,輸入郵件範本的名稱,然後按一下 [儲存]
  7. [工具] 功能表上,按一下 [規則及通知]
  8. [規則及通知] 對話方塊中,按一下 [新增規則]
  9. 按一下 [從空白規則開始] 底下的 [當郵件送達時進行檢查],然後按 [下一步]
  10. 選取 [您要檢查的條件是?] 底下的 [僅傳送給我] 核取方塊以及您想要的任何其他準則,然後按 [下一步]
  11. 當您看到一個對話方塊通知您,這個規則將會套用到您所收到的每一封郵件時,請按一下 [是]
  12. 選取 [您處理郵件的方式是?] 底下的 [使用特定範本回覆] 核取方塊。
  13. 按一下 [步驟 2: 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)] 底下的 [特定的範本]
  14. [選取回覆範本] 對話方塊上,按一下 [查詢] 方塊內的 [檔案系統中的使用者範本]
  15. 選取您在上一節中所建立的範本,然後按一下 [開啟]
  16. 請按 [下一步]
  17. 您也可以選擇針對此自動回覆規則的任何例外狀況選取其核取方塊。
  18. 請按 [下一步]
  19. [步驟 1: 指定規則的名稱] 底下,輸入此自動回覆規則的名稱,然後按一下 [完成]

在單一工作階段期間,[規則精靈] 中的 [使用特定範本回覆] 規則只會將自動回覆傳送一次給每一個寄件者,這個規則可避免 Outlook 傳送重複的回覆給寄出多封郵件給您的單一寄件者。在工作階段期間,Outlook 會保留一份它已經回覆過的使用者清單;但是,如果您結束 Outlook 後再重新啟動,則會重設已收到自動回覆的寄件者清單。

 重要事項   為了要讓 [規則精靈] 能夠自動傳送回覆,Outlook 必須在執行中,而且必須設定為可定期檢查新的郵件。

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適用:
Outlook 2007