開啟、變更或關閉 Outlook 資料檔案

當您使用 Microsoft Outlook 時,資料檔案可以用來儲存電子郵件訊息、行事曆、工作和其他項目,讓您能將資料保留在電腦上。您可以新增密碼、變更資料檔案位置,或決定要顯示在 Outlook 中的資料檔案。

您想要做什麼?


開啟 .pst 檔案

如果您建立了不會顯示在 [功能窗格] 中的 .pst 檔案,請將 .pst 檔案新增到 Outlook,如此就能處理其中的項目。

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [開啟],然後按一下 [Outlook 資料檔案]。
  2. 按一下您要開啟的 .pst 檔案,然後按一下 [確定]。

與資料檔案相關聯的資料夾名稱會出現在資料夾清單中。若要檢視資料夾清單,請按一下 [執行] 功能表上的資料夾清單。根據預設,該資料夾會命名為 [個人資料夾]。

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資料檔案位置

以下是在您電腦上儲存 Outlook 資料檔案的位置清單,某些資料夾可能會隱藏,若要檢視隱藏的資料夾,請執行下列其中一項:

  1. 按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]
  2. 按一下 [資料夾選項]

資料夾選項

  1. 按一下 [檢視] 索引標籤,然後按一下 [顯示隱藏的檔案及資料夾] 選項。

Windows Vista 中的檔案位置

Outlook 資料檔案 (.pst)    drive:\User\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

離線資料夾檔案 (.ost)    drive:\User\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Microsoft XP 及 Windows Server 2003 中的檔案位置

Outlook 資料檔案 (.pst)    drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

離線資料夾檔案 (.ost)    drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

如需 Outlook 檔案儲存位置的詳細資訊,請使用在請參閱一節中找到的連結。

請注意下列事項:

  • 您可以將資料檔案 (而非用來做為預設傳送位置的檔案) 儲存、複製或移動到硬碟上的其他位置或網路共用位置。不過,請記得您必須擁有讀取/寫入權限,才能從網路共用位置開啟個人資料夾檔案 (.pst)。
  • 如果您需要存取任何儲存在網路共用位置或其他電腦上的資料檔案,請關閉任何可能正在使用該檔案的程式。資料檔案一次只能由一個使用者或程式存取。
  • .pst 資料檔案不支援 CD 和 DVD 光碟等唯讀媒體。

如果您使用 Microsoft Exchange 帳戶,則您的電子郵件訊息、行事曆、連絡人及其他項目通常會傳送到並儲存在您位於伺服器上的信箱中。當您在新電腦上安裝 Outlook 並設定 Exchange 帳戶後,所有您位於伺服器上的項目都可以再次供您使用。除非曾經封存本機資料檔案或指定將 Exchange 電子郵件訊息傳送到本機資料檔案,否則本文中的其餘資訊並不適用於您。

如果您使用 POP3 電子郵件帳戶 (這是較常見的個人電子郵件帳戶類型之一),則電子郵件訊息會從網際網路服務提供者 (ISP) 的 POP3 電子郵件伺服器下載到您的電腦,並且會傳送到且儲存在本機稱為 Outlook.pst (預設資料檔案名稱) 的個人資料夾檔案 (.pst) 中。Outlook.pst 是儲存在 drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook 資料夾中。

 附註   .pst 檔案的預設位置是隱藏的資料夾。若要使用 [Windows 檔案總管] 來瀏覽此資料夾,必須先開啟隱藏資料夾的顯示。在 [Windows 檔案總管] 的 [工具] 功能表上,按一下 [資料夾選項]。於 [檢視] 索引標籤上的 [進階設定] 中,[檔案和資料夾] 的 [隱藏檔案和資料夾] 下,選取 [顯示隱藏的檔案及資料夾]。如果您想要看到所有檔案的副檔名,請取消選取 [檔案和資料夾] 底下的 [隱藏已知檔案類型的副檔名] 核取方塊。隱藏的資料夾會呈現變暗色,表示它們不是一般資料夾。

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移動個人資料夾檔案 (.pst)

您可以將 Outlook .pst 檔案移到電腦上的任何位置;例如,有些人喜歡將 Outlook 資料檔案保存在磁碟機 D 中或 [我的文件] 底下,以方便建立備份檔案。

在您移動 .pst 檔案前,最好將其顯示名稱從 [個人資料夾] 變更為更有意義的名稱,如此可以在您使用多個 .pst 檔案時,協助您區分不同的 Outlook 資料檔案。

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],然後按一下 [個人資料夾的內容]。

個人資料夾快顯功能表

 附註   [個人資料夾] 一定是 [郵件] 內,[功能窗格] 中的頂層資料夾。

個人資料夾內容對話方塊

  1. 按一下 [進階]。
  2. 在 [名稱] 文字方塊中輸入對您有意義的名稱,例如「Greta 的 Outlook 資料」。

個人資料夾對話方塊

  1. 按兩下 [確定]。

現在您可以開始將 Outlook 資料檔案移到電腦上的其他位置。

  1. 在 Outlook 中,記下檔案位置和名稱。
    1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾] 或您的 .pst 檔案顯示名稱,然後按一下 [資料夾名稱的內容]。
    2. 按一下 [進階]。
    3. 在 [檔案名稱] 文字方塊中,記下 .pst 檔案的完整路徑與檔案名稱。
  2. 結束 Outlook。
  3. 移動檔案。
  • 使用 [Windows 檔案總管] 將位於 drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook 資料夾中每個預設位置的 .pst 檔案,複製到所需電腦上的任何資料夾。

 附註   此預設位置是隱藏的資料夾。若要使用 [Windows 檔案總管] 來瀏覽至此資料夾,您必須先開啟顯示隱藏資料夾。在 [Windows 檔案總管] 中的 [工具] 功能表上,按一下 [資料夾選項]。於 [檢視] 索引標籤上的 [進階設定] 中,在 [檔案及資料夾] 的 [隱藏的檔案及資料夾] 下,選取 [顯示隱藏的檔案及資料夾]。如果您想要看到全部檔案副檔名,請取消選取 [檔案和資料夾] 底下的 [隱藏已知檔案類型的副檔名] 核取方塊。隱藏的資料夾會變暗,表示它們不是一般資料夾。

  1. 按一下 Windows [控制台] 中的 [使用者帳戶],然後按一下 [郵件]

 附註   如果您在 [控制台] 中使用的是 [傳統檢視],請按兩下 [郵件]。

  1. 按一下 [顯示設定檔],然後選取包含 .pst 檔案的設定檔。
  2. 按一下 [內容],然後按一下 [資料檔案]。
  3. 從清單中選取資料檔案,然後按一下 [設定]。
  4. 當出現通知您無法在舊位置找到資料檔案的訊息時,按一下 [確定]。
  5. 瀏覽至新資料夾位置,選取資料檔案,然後按一下 [開啟]。
  6. 按一下 [確定],然後按兩下 [關閉]。
  7. 按一下 [確定]。
  8. 重新啟動 Outlook。

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移動離線資料夾檔案 (.ost)

如果您離線使用 Outlook 或搭配使用 Exchange 與 [快取 Exchange 模式],您可以將本機離線資料夾檔案 (.ost) 的位置變更到不同的資料夾或硬碟。

  1. 結束 Outlook。
  2. 按一下 [開始],然後按一下 [控制台]。
  3. 按兩下 [郵件],然後按一下 [電子郵件帳號]。
  4. 按一下 [顯示設定檔],然後選取包含 .pst 檔案的設定檔。
  5. 按一下 [內容],然後按一下 [資料檔案]。
  6. 選取 Exchange 帳戶,然後按一下 [設定]。
  7. 取消選取 [進階] 索引標籤上的 [使用快取 Exchange 模式] 核取方塊。

當您看到 [您必須重新啟動 Outlook 讓變更生效] 這個訊息時,按一下 [確定]。

  1. 按一下 [設定]。
  2. 按一下 [進階] 索引標籤上的 [離線資料夾檔設定]。
  3. 按一下 [停用離線功能],然後在出現的對話方塊中按一下 [是]。
  4. 按一下 [離線資料夾檔設定]。
  5. 按一下 [瀏覽],移至您要儲存 .ost 檔案的位置,並在 [檔名] 方塊中輸入名稱,然後按一下 [開啟]。
  6. 按一下 [確定]。
  7. 選取 [使用快取 Exchange 模式] 核取方塊。
  8. 按一下 [確定]。當您看到 [您必須重新啟動 Outlook 讓變更生效] 這個訊息時,按一下 [確定]。
  9. 按一下 [關閉]。

下次當您啟動 Outlook 時,新的 .ost 檔案會與執行 Exchange 的伺服器上的信箱進行同步處理。

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資料檔案安全性

如果您想不使用 Microsoft Windows 登入密碼或者專為密碼保護 Outlook 而設計的協力廠商軟體,而能夠快速離開電腦,目前並沒有方法可以在啟動時以密碼保護 Outlook 或鎖定 Outlook。不過,您可以在個人資料夾檔案 (.pst) 上設定密碼。如果您在 Outlook 中使用網際網路電子郵件帳戶,例如 POP3 或 HTTP 帳戶,您的電子郵件訊息會傳送至電腦硬碟上的 .pst 資料檔案。您可以在 .pst 檔案上使用密碼,協助防止與您共用電腦的其他使用者意外侵入。

  1. 按一下 [到] 功能表上的資料夾清單。
  2. 執行下列其中一項:
    • 如果您有 POP3 電子郵件帳號,請以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],然後按一下快顯功能表的 [個人資料夾的內容]。

 附註   如果您已自訂資料檔案的顯示名稱,請以該名稱取代 [個人資料夾]。

  • 如果您有 HTTP 電子郵件帳戶,例如 Microsoft Windows Live Mail,請以滑鼠右鍵按一下帳戶的名稱,然後按一下快顯功能表上的 [戶名稱 的內容]
  1. 按一下 [一般] 索引標籤上的 [進階]。
  2. 按一下 [變更密碼]。
  3. 在 [變更密碼] 對話方塊中,輸入您的新密碼,再輸入第二次以驗證新密碼。密碼長度最多為 15 個字元。

 附註    請使用大寫字、小寫字、數字及符號相結合的強式密碼。鬆散密碼不將這些元素混用。強式密碼:Y6dh!et5。鬆散密碼:House27。密碼的長度應該要有 8 個以上的字元,使用 14 個字元以上則更好。如需詳細資訊,請參閱使用強式密碼協助保護您的個人資訊。您必須記住您的密碼。如果忘記了,Microsoft 也無法擷取該密碼。請將您寫下的密碼儲存在安全的地方,而不要與使用該密碼保護的資訊存放在同一個地方。

  1. 確定已取消選取 [將密碼儲存在密碼清單中] 核取方塊,如此可以防止密碼被快取,且您每次執行 Outlook 時都需要輸入密碼。因此,請記住密碼。

 重要事項   無論是 Microsoft、網際網路服務提供者 (ISP) 或郵件管理員都無法存取您的密碼,如果您忘記密碼,他們也無法協助您復原 .pst 檔案的內容。

  1. 按三次 [確定]。

當您按一下電子郵件帳號資料夾,會提示您輸入密碼。可以存取之後,不需要在此工作階段再次輸入密碼。如果您結束並重新啟動 Outlook,當您按一下電子郵件帳號資料夾,會提示您輸入密碼。

 重要事項   .pst 密碼功能的用途不是提供安全性來抯擋駭客。它只是一種防止您信任並與您共用電腦的其他使用者,例如家人,意外侵入的方法而已。保護您在與他人共用之電腦中的資料,較安全的方法是為每一位電腦使用者,建立密碼保護的 Windows 使用者帳戶。

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自訂資料檔案的顯示名稱

個人資料夾檔案 (.pst) 的預設顯示名稱為 [個人資料夾],如果使用多個相同名稱的 .pst 檔案,可能會造成混淆,因此最佳作法是自訂顯示名稱。

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],然後按一下 [個人資料夾的內容]。

個人資料夾內容對話方塊

  1. 按一下 [進階]。

個人資料夾對話方塊

  1. 在 [名稱] 方塊中輸入對您有意義的名稱,例如「Greta 的 Outlook 資料」。
  2. 按兩下 [確定]。

在 [功能窗格] 中,您會看到名稱是由您所輸入的頂層資料夾,現在您便可以快速區別自己的資料檔案。

 秘訣   自訂檔案名稱在您擁有多個 .pst 檔案封存時也十分有用。例如,如果您要建立每月的 .pst 檔案,以儲存該月的所有寄件備份,您可以將顯示名稱「個人資料夾」重新命名為更好記的名稱,例如「寄件備份封存 – 2007 12 月」

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從功能窗格移除 .pst 檔案

如果您有保留電子郵件的習慣,最好取消選取 [功能窗格] 中的一些項目以避免雜亂。您不一定總是需要立即存取封存的 .pst 檔案,您可以將 Outlook 資料檔案從 [功能窗格] 移除,而不需要刪除電腦中的檔案。

  • 以滑鼠右鍵按一下要從 [功能窗格] 移除的「個人資料夾」檔案,然後按一下 [關閉個人資料夾]。

如果無法使用 [關閉個人資料夾] 選項,您可能正嘗試移除 Outlook 用來儲存新郵件的 .pst 檔案,如果移除該資料檔案,新郵件將沒有地方可以放置。

 秘訣   請不用擔心不慎刪除檔案或遺失資料,關閉 .pst 檔案並不會刪除檔案或其中所含的任何項目,該檔案只是不再顯示於 [功能窗格] 中,您可以隨時執行下列動作將任何 .pst 檔案新增回顯示畫面:

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [開啟],然後按一下 [Outlook 資料檔案]。
  2. 按一下您要開啟的 .pst 檔案,然後按一下 [確定]。

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適用:
Outlook 2007