將電子郵件保留在電子郵件伺服器上

適用於
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002

您收到的所有電子郵件,都會經過電子郵件帳號 (電子郵件帳戶:Outlook 用來連線到電子郵件服務的伺服器名稱、使用者名稱、密碼及電子郵件位址。使用管理員或網際網路服務提供者 (ISP) 提供的資訊,您可以在 Outlook 中建立電子郵件帳戶。)電子郵件伺服器 (電子郵件伺服器:儲存電子郵件的電腦。)。您的電子郵件是以下列一或多種方式處理,視您使用的電子郵件帳號而定。

郵件位置

圖說文字 1 郵件保留在伺服器中。Outlook 連接伺服器,您可以讀取或刪除郵件。
圖說文字 3 郵件複本會被下載,且與電子郵件伺服器上的郵件進行同步處理。Microsoft Exchange Server 建立本機離線資料夾檔案 (.ost) (離線資料夾檔案:您硬碟上包含離線資料夾的檔案。離線資料夾檔案的副檔名為 .ost。您可在設定 Outlook 時或在首次離線使用資料夾時自動建立。),提供這個功能。當您無法或不希望連接電子郵件伺服器時,即可使用這個檔案來離線工作。Outlook 2003 的快取 Exchange 模式功能也使用這個檔案。

不同的電子郵件帳號類型,在儲存電子郵件以及與電子郵件伺服器同步處理電子郵件的方式上,都有所不同。例如,根據預設,電子郵件下載到 Outlook 後,POP3 電子郵件帳號會刪除電子郵件伺服器中的電子郵件;但是,您可以自訂電子郵件的擷取和儲存方式。根據預設,Exchange Server 電子郵件帳號等的其他電子郵件帳號,會將所有電子郵件儲存在電子郵件伺服器中。您可以設定 Exchange Server 電子郵件帳號在您的電腦上保留電子郵件複本,方便您離線讀取電子郵件。下面介紹各種電子郵件帳號處理電子郵件的方式:

顯示POP3 電子郵件帳號

當您收到 POP3 (POP3:用於從網際網路電子郵件伺服器擷取電子郵件的一般通訊協定。) 電子郵件帳號的電子郵件時,根據預設,電子郵件下載到您的電腦後,會從電子郵件伺服器中刪除。對很多人而言,這很方便。

但是如果您經常從不同的電腦檢查電子郵件,就必須設定 Outlook 不刪除電子郵件伺服器中的電子郵件。這種情況對於要在公司檢查家用 Internet 服務供應商 (ISP) (ISP:一種商務行為,提供對網際網路的存取,以使用諸如電子郵件、聊天室或全球資訊網等服務。部分 ISP 是跨國性的,提供在許多位置的存取:而其他 ISP 僅限指定地區使用。) 電子郵件帳號,但是要將郵件永久儲存在家用電腦的人而言,應該相當普遍。

如果電子郵件放在電子郵件伺服器上,您可以選擇很多方法來刪除電子郵件。選擇刪除方法時,必須考慮電子郵件的使用情形;例如,可以從多台電腦檢查電子郵件的期限,以及電子郵件伺服器管理員設定的儲存限制。如果超出儲存限制,您可能會無法接收新的電子郵件,或是必須額外付費。通常最好預設一台電腦不將電子郵件保留在電子郵件伺服器上。當您使用這台電腦擷取電子郵件時,電子郵件下載後,就會從電子郵件伺服器中刪除。如果您不這麼做,Outlook 會讓您選擇伺服器保留電子郵件的期限。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [電子郵件帳號]
  2. 按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號],然後按一下 [下一步]
  3. 選取您的 ISP 帳號,然後按一下 [變更]
  4. 按一下 [其他設定]
  5. 按一下 [進階] 索引標籤,然後在 [傳送] 底下,選取 [在伺服器上保留一份郵件複本] 核取方塊。

[網際網路郵件設定] 對話方塊

  1. 選取下列其中一個選項:
    • 超過下列天數後就從伺服器移除:x     電子郵件下載到您的電腦後,電子郵件伺服器仍然會保留郵件到您指定的天數。那些要在公司讀取郵件,但是要將郵件永久儲存在家用電腦中的人,通常會選擇這種設定。我們建議您選擇符合您需求的最短天數。電子郵件保留在電子郵件伺服器上愈久,超出信箱大小配額的風險愈大。
    • 從 「刪除的郵件」中移除時從伺服器移除     電子郵件下載到您的電腦後,電子郵件伺服器仍然會繼續保留郵件,直到您在 Outlook 中刪除郵件並且清空 [刪除的郵件] 資料夾。只是刪除郵件,郵件並不會從電子郵件伺服器中移除。

如果您沒有選擇任何核取方塊,伺服器會一直保留郵件。最後,您會超出信箱配額,除非您從有設定 Outlook 從電子郵件伺服器移除郵件的別台電腦連接電子郵件伺服器。

  1. 按一下 [確定],再按 [完成]

如需在多台電腦上使用 POP3 電子郵件帳號的詳細資訊,請參閱本文的 [請參閱] 一節。

顯示IMAP 電子郵件帳號

當您存取 IMAP (IMAP (網際網路訊息存取通訊協定):IMAP 和只提供一個伺服器 [收件匣] 資料夾的網際網路電子郵件通訊協定 (如 POP3) 不同,IMAP 允許在伺服器上建立多個資料夾,以儲存並組織可供多台電腦存取的郵件。) 電子郵件帳號時,系統會在本機複製郵件。電子郵件伺服器仍然會保留郵件,直到您標示刪除郵件,並且使用 [清除刪除的項目] 指令。如需刪除 IMAP 郵件的詳細資訊,請參閱本文中的 [請參閱] 一節。

顯示HTTP 電子郵件帳號

當您存取 HTTP (HTTP (超文字傳輸協定):您從網際網路存取網頁時使用的通訊協定。Outlook 將 HTTP 用作電子郵件通訊協定。) 電子郵件帳號時 (例如,MSN Hotmail),電子郵件伺服器仍然會保留郵件,直到您刪除郵件。

顯示Exchange Server 電子郵件帳號

當您存取 Exchange Server 電子郵件帳號時,電子郵件伺服器仍然會保留郵件,直到您刪除郵件。

 
 
適用:
Outlook 2003