將郵件自動轉寄到他人的帳號

適用於
Microsoft Office Outlook® 2003

利用您所建立的規則 (規則:一個或多個自動動作,動作的對象是符合特定條件及任何例外條件的電子郵件及會議邀請。規則也稱為篩選。),Outlook 可以對您收到的每封郵件檢查特定的特性,並將符合特性的郵件轉寄到不同的電子郵件帳號 (電子郵件帳戶:Outlook 用來連線到電子郵件服務的伺服器名稱、使用者名稱、密碼及電子郵件位址。使用管理員或網際網路服務提供者 (ISP) 提供的資訊,您可以在 Outlook 中建立電子郵件帳戶。)。此帳號可能代表個人或是通訊群組清單 (DL)。

您也可以建立將特定內送郵件重新導向到不同帳號的規則。轉寄郵件與重新導向郵件的差別在於:在轉寄內送郵件時,該郵件的副本會留在您的收件匣,或是郵件原本要傳遞到的資料夾中。在重新導向內送郵件時,並不會留下郵件的副本。就像是每封郵件都從您的帳號「彈出」並落入規則所指定的帳號。

顯示手動轉寄郵件到他人的帳號

使用此方法將郵件轉寄給一個或多個人,或轉寄給通訊群組清單。

  1. 選取您要轉寄的郵件。
  2. 如果要轉寄 2 封或更多郵件,請選取第一封郵件,按住 CTRL 鍵,然後選取每封額外郵件。

多封郵件將會以新郵件附件的形式轉寄。

  1. 按一下 [轉寄]
  2. [收件者]、[副本] 和 [密件副本] 方塊 ([收件者]、[副本] 及 [密件副本] 方塊:郵件會傳送到 [收件者] 方塊中的收件者。[副本] 及 [密件副本] 方塊中的收件者也會得到該郵件,但其他收件者看不到 [密件副本] 方塊中的收件者名稱。)中,輸入收件者名稱。

我該如何顯示 [密件副本] 方塊?

 秘訣   如果要從通訊清單中選取收件者姓名,請按一下 [收件者][副本][密件副本] 按鈕。

  1. 如果要轉寄多封郵件,請在包含附加郵件的郵件之 [主旨] 方塊中輸入主旨。
  2. 按一下 [傳送]

顯示將內送郵件自動轉寄到他人的帳號

使用此方法為規則所轉寄的每封郵件保存副本。

 附註   下列步驟會解釋如何建立規則 (規則:一個或多個自動動作,動作的對象是符合特定條件及任何例外條件的電子郵件及會議邀請。規則也稱為篩選。),並將規則套用到您的收件匣或其中一個私人資料夾。如果要 為公用資料夾建立規則,您必須從資料夾的 [摘要資訊] 對話方塊開始進行。

  1. [郵件]功能窗格 (功能窗格:可供您存取用來組織資訊之資料夾的欄位。按一下資料夾即可顯示當中所包含的項目。功能窗格也會包含 [我的最愛資料夾] 區段,以及可用來在 [郵件]、[行事曆]、[工作] 以及其他檢視之間進行切換的按鈕。)中,按一下 [工具] 功能表上的 [規則及通知]
  2. 如果您在Outlook 電子郵件設定檔 (Outlook 電子郵件設定檔:Outlook 使用設定檔來記錄電子郵件帳戶以及電子郵件存放位置的設定值。)中擁有多個電子郵件帳號 (電子郵件帳戶:Outlook 用來連線到電子郵件服務的伺服器名稱、使用者名稱、密碼及電子郵件位址。使用管理員或網際網路服務提供者 (ISP) 提供的資訊,您可以在 Outlook 中建立電子郵件帳戶。),請在[將變更套用於此資料夾] 清單中,按一下您要套用規則的 [收件匣]
  3. 按一下 [新增規則]
  4. 按一下 [從空白規則開始]
  5. [步驟 1:選取郵件應檢查的時機] 底下,按一下 [當郵件送達時進行檢查],然後按 [下一步]
  6. [步驟 1:選取條件] 底下,選取您希望內送郵件符合的每項條件旁的核取方塊。
  7. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下對應到條件的加上底線的值,然後選取或輸入必要的資訊。

顯示範例:轉寄您從 Katarina Larsson 收到的每封郵件

  1. [步驟 1:選取條件] 底下,選取 [寄件者個人或通訊群組清單] 核取方塊。
  2. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下 [個人或通訊群組清單]
  3. 在其中一個通訊清單中,按兩下 Katarina 的名字,然後按一下 [確定]
  1. [下一步]
  2. [步驟 1:選取動作] 底下,選取 [轉寄給個人或通訊群組清單] 核取方塊。
  3. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下 [個人或通訊群組清單]
  4. 在其中一個通訊清單中,按兩下您要將郵件轉寄過去的人名或通訊群組清單,然後按一下 [確定]
  5. 按兩次 [下一步]
  6. [步驟 1:指定規則的名稱] 底下,輸入名稱。

如果要對已經在資料夾中的郵件執行這項規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

如果要對您所有的電子郵件帳號和收件匣套用這條規則,請選取 [在所有帳號中建立此規則] 核取方塊。

  1. 按一下 [完成]

顯示自動將內送郵件重新導向到他人的帳號

如果不希望為規則所轉寄的每封郵件保留副本,請使用此方法。

 附註   下列步驟會解釋如何建立規則 (規則:一個或多個自動動作,動作的對象是符合特定條件及任何例外條件的電子郵件及會議邀請。規則也稱為篩選。),並將規則套用到您的收件匣或其中一個私人資料夾。如果要 為公用資料夾建立規則,您必須從資料夾的 [摘要資訊] 對話方塊開始進行。

  1. [郵件]功能窗格 (功能窗格:可供您存取用來組織資訊之資料夾的欄位。按一下資料夾即可顯示當中所包含的項目。功能窗格也會包含 [我的最愛資料夾] 區段,以及可用來在 [郵件]、[行事曆]、[工作] 以及其他檢視之間進行切換的按鈕。)中,按一下 [工具] 功能表中的 [規則及通知]
  2. 如果您在Outlook 電子郵件設定檔 (Outlook 電子郵件設定檔:Outlook 使用設定檔來記錄電子郵件帳戶以及電子郵件存放位置的設定值。)中擁有多個電子郵件帳號 (電子郵件帳戶:Outlook 用來連線到電子郵件服務的伺服器名稱、使用者名稱、密碼及電子郵件位址。使用管理員或網際網路服務提供者 (ISP) 提供的資訊,您可以在 Outlook 中建立電子郵件帳戶。),請在[將變更套用於此資料夾] 清單中,按一下您要套用規則的 [收件匣]
  3. 按一下 [新增規則]
  4. 按一下 [從空白規則開始],然後按 [下一步]
  5. [步驟 1:選取郵件應檢查的時機] 底下,按一下 [當郵件送達時進行檢查],然後按 [下一步]
  6. [步驟 1:選取條件] 底下,選取您希望內送郵件符合的每項條件旁的核取方塊。
  7. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下對應到條件的加上底線的值,然後選取或輸入必要的資訊。

顯示範例:重新導向主旨中含有 Contoso Pharmaceuticals 文字的每封內送郵件。

  1. [步驟 1:選取條件] 底下,選取 [主旨中有特定單字] 核取方塊。
  2. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下 [特定單字]
  3. [搜尋規則] 對話方塊中,將 Contoso Pharmaceuticals 輸入到 [指定要在主旨中尋找的單字或片語] 方塊,按一下 [新增],然後按一下 [確定]
  1. [下一步]
  2. [步驟 1:選取動作] 底下,選取 [重導至個人或通訊群組清單] 核取方塊。
  3. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下 [個人或通訊群組清單]
  4. 在其中一個通訊清單中,按兩下要將郵件重導過去的人名或通訊群組清單,然後按一下 [確定]
  5. 按兩次 [下一步]
  6. [步驟 1:指定規則的名稱] 底下,輸入名稱。

如果要對已經在資料夾中的郵件執行這項規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

如果要對您所有的電子郵件帳號和收件匣套用這條規則,請選取 [在所有帳號中建立此規則] 核取方塊。

  1. 按一下 [完成]

請勿自動轉寄或重新導向從組織外電子郵件地址收到的郵件。當郵件脫離您的企業網路保護之後,就有可能遭受到非預期收件者的攔截或轉移。事實上,許多組織會將對於外部地址的自動郵件轉寄,視為對他們網路和電腦使用原則的違規。

顯示我如何能知道電子郵件地址是否位於我的組織以外?

來自您組織外的電子郵件地址,都會含有 @ 符號,就像是 pat@contoso.com 地址。

 附註 

除非寄件者使用「資訊版權管理 (IRM)」來防止收件者與他人分享郵件內容,否則您可以轉寄或重新導向收到的任何郵件。只有原始的寄件者能夠移除郵件的限制權限。

您只可以在 Microsoft Office Professional Edition 2003 及 Microsoft Office Outlook 2003 中使用「資訊授權管理」建立具有限制權限的電子郵件。

 
 
適用:
Outlook 2003