Outlook 會議邀請:基本行為守則

適用於
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2000 與 2002

電腦前年輕女性

您有沒有聽人說過「今天 3 點半開會?我沒有收到會議通知啊!」。無論您安排或參加會議,下列會議邀請的行為守則可以協助您準時順利進行:

  • 進行選擇     接受、暫訂接受,或拒絕您收到的每個會議邀請,尤其是先前接受的會議邀請的更新資料。藉由進行選擇,可以通知會議召集人您的決定,並防止不慎刪除您要參加的會議。如果您需要參加某個會議,但是無法配合排定的時間,您可以建議新的會議時間

請勿立即刪除會議邀請,否則會議會「消失」。

  • 傳送更新資料    在修改過自己的會議邀請後,請記得按一下 [傳送更新資料],將更新的邀請傳送給所有收件者。
  • 取消單一會議     如果需要取消會議,請通知您所邀請的人員。請刪除行事曆中的會議,按一下 [傳送取消通知並取消會議],並向所有受邀者傳送取消通知。
  • 取消週期性會議     如果您身為會議召集人,且需要結束一系列的週期性會議,請開啟您行事曆中的會議,設定新的結束日期,然後傳送更新資料。如此一來,既可保留所有人行事曆上的過去會議,也可移除結束日期後的未來會議。
  • 變更會議召集人     如果週期性的會議要變更新的召集人,您並無法重新指定會議的擁有權。原始的召集人應該傳送具有新結束日期的更新資料,如此一來,既可保留所有人行事曆上的過去會議,也可移除結束日期後的未來會議。然後,再由新的會議召集人傳送未來會議的新會議邀請。
  • 防止失去會議     如果您在兩台電腦上執行 Outlook,並在使用其中一台時接受會議邀請時,請勿在另一台電腦的 [收件匣] 中刪除會議邀請。如果會議邀請依然在該處,請再次接受。在一台電腦上接受會議邀請之後,再到另一台電腦刪除會議邀請,會導致行事曆上的會議消失。
  • 從收件匣處理會議邀請及更新     永遠從 [收件匣] 接受或拒絕會議邀請。Outlook 雖然能讓您能夠從行事曆時段接受或拒絕會議,但是這樣做會將議邀請留在 [收件匣] 中。這樣一來,您不但事後會感到混淆不清,您指定的任何代理人 (代理人:被授與權限可開啟他人資料夾、建立項目及回應他人要求的某人。授與代理人權限的人員決定代理人可以存取的資料夾,以及代理人可以進行的變更。)也不知道究竟是否已接受會議。
  • 分開保存會議記事     會議與會者應該避免在行事曆的會議邀請本文中加入個人記事,以免記事在會議召集人更新會議時遺失。
  • 不移動會議邀請     在您接受或拒絕會議邀請,或是會議在行事曆中出現之前,請勿將 [收件匣] 中的會議邀請移到不同的資料夾。

當會議邀請送達 [收件匣] 時,Outlook 程式碼 (暱稱「通天鼻」) 會將會議新增到行事曆中,並標示為暫訂。這是為了防止您沒有看到 [收件匣] 中的會議邀請而遺漏會議。不過,通天鼻不會回覆會議召集人。您仍然必須接受、暫訂接受或拒絕該邀請。

如果通天鼻尚未處理會議邀請,而您或您所建立的規則就將 [收件匣] 收到的會議邀請移到別處,行事曆就不會顯示這個會議,您也就可能會錯過此會議。

  • 別人也能參加嗎?     如果您收到會議邀請時認為某人也應該參加,與其將會議邀請轉寄給此人,您應該要求會議召集人將此人加入與會者清單,並將會議邀請更新資料傳給所有與會者。如此一來,即可事先通知召集人,也能防止會議邀請遺失。
  • 隨時歡迎蒞臨指教     如果您是會議召集人,在傳送會議邀請後又想邀請別人,您可以將此人加入原始的會議系列或週期性約會的與會者清單中 ([收件者] 行),再將會議更新資料傳給所有與會者。
  • 將約會轉換成會議邀請     如果您想根據行事曆上的約會建立會議,請開啟約會,按一下 [邀請與會者],然後選取您想邀請的人。如此就會將約會轉換成會議邀請。
  • 正確移除     收到會議取消通知時,請按一下 [從行事曆中移除] 以移除行事曆中的會議。從 [收件匣] 移除取消通知並不會從行事曆中移除會議。
  • 盡量不變更現有的與會者清單    假設某個會議邀請的與會者清單中有兩個相同人名。如果您刪除其中一個人名,再將會議更新資料傳送給「移除的或新增的與會者」,此人就會收到取消通知。同樣的,如果您將會議更新資料傳送給「所有與會者」,此人則會同時收到取消通知與更新資料。
  • 謹慎使用 DL     避免將會議邀請傳給通訊群組清單 (DL),尤其當您也是成員之一。如果您需要邀請某個通訊群組清單的所有成員,請在傳送邀請之前,在 [收件者] 行中展開清單。當您已經將會議邀請傳送給未展開的通訊群組清單時,如果要從中新增或移除與會者,請勿展開清單並開始新增或刪除名稱。請直接取消會議,並另外建立新的會議。
  • 不自動接受邀請     如果您授權一或多位代理人存取您的行事曆,或者您具有他人行事曆的代理人存取權,請關閉自動接受會議邀請。關閉自動接受,即可避免代理人工作流程的問題。
  • 不濫用行事曆     如果要讓別人知道您的排程和外出計畫,請勿傳送會議邀請或轉寄約會,否則會在別人的行事曆上列出您的部分排程。您應該與別人共用您的行事曆

如果您不想與別人共用行事曆,您還是可以使用會議邀請通知別人您何時外出。傳送會議邀請之前,請先將 [顯示時間為] 設定為 [空閒],這樣您的 [忙碌] 或 [不在辦公室] 時間就不會列在別人的行事曆上。

如果別人傳送的會議邀請或約會列在您的行事曆上呢?如果您接受這個項目 (項目:項目是包含 Outlook 中資訊的基本元素 (類似於其他程式中的檔案)。項目包括電子郵件、約會、連絡人、工作、日誌項目、備忘錄、張貼的項目及文件。),請將項目中的 [顯示時間為] 設定為 [空閒]

  • 如果不想收到會議邀請回覆...     通常您會希望能夠事先知道有哪些人會參加您所排定的會議。根據預設,Outlook 會議邀請會要求每個受邀者回覆。您可以選擇不接收會議邀請回覆,不過這樣您就不知道誰接受、誰暫訂接受,以及誰拒絕此邀請。

如果您排定的是大型會議或事件,因而不想收到每個受邀者的回覆,您可以先關閉 [要求回覆] 選項,然後再傳送會議邀請。

 
 
適用:
Outlook 2003