郵件回收如何運作

適用於
Microsoft Office Outlook® 2003

此功能需要 Microsoft Exchange 帳號。許多個人或家用電子郵件帳戶 (包括 Windows Live Hotmail 或 Google Gmail) 會使用不同的帳戶類型,例如 POP3 (POP3:用於從網際網路電子郵件伺服器擷取電子郵件的一般通訊協定。)IMAP (IMAP (網際網路訊息存取通訊協定):IMAP 和只提供一個伺服器 [收件匣] 資料夾的網際網路電子郵件通訊協定 (如 POP3) 不同,IMAP 允許在伺服器上建立多個資料夾,以儲存並組織可供多台電腦存取的郵件。),而這類型的帳戶便無法使用這項功能。 您想回收的郵件收件者必須也使用 Exchange 伺服器電子郵件帳號。例如,您不能回收傳送到某人的個人 Internet 服務供應商 (ISP) (ISP:一種商務行為,提供對網際網路的存取,以使用諸如電子郵件、聊天室或全球資訊網等服務。部分 ISP 是跨國性的,提供在許多位置的存取:而其他 ISP 僅限指定地區使用。) POP3 電子郵件帳號。

每個人都會犯錯。電子郵件是一種能與您的同事溝通、排程會議和共用文件的快速方法。不過有時因為太過匆忙,可能會忘記要附加檔案,或是在按一下 [傳送] 將資訊傳送出去後,才發現還要變更某些項目。

案例

您傳送一封電子郵件,請求您的同事檢閱本年度的銷售數字。在傳送郵件後,開始湧進這樣的郵件:「什麼附件?」「我沒有收到附件!」「可否請您再傳送一次附件?」

您要如何復原這樣的錯誤?您想要回收原始郵件,然後重新傳送一封含有該附件的郵件。至於那些尚未開啟該封郵件的同事,則可以施點電子郵件的小技巧,以含有附件的郵件取代原始郵件。

執行下列動作:

  1. [郵件]功能窗格中,按一下 [寄件備份]
  2. 開啟您要回收或取代的郵件。
  3. [執行] 功能表上,按一下 [回收這封郵件]
  4. 按一下 [刪除這封未閱讀郵件並以新郵件取代]

 附註   如果您要傳送郵件給許多人員,可以考慮清除 [回報從各收件者回收是否成功] 核取方塊。

  1. 按一下 [確定],然後鍵入一封新郵件並包括該附件。
  2. 按一下 [傳送]

另一個案例則是,您不小心傳送了一封郵件向您的員工宣佈當天下午有聚會。這是一個很體貼的動作,不過,該令人意外的聚會卻是在下個星期。此時您想要回收該郵件,而不是取代郵件。

執行下列動作:

  1. [郵件]功能窗格中,按一下 [寄件備份]
  2. 開啟要回收或取代的郵件。
  3. [執行] 功能表上,按一下 [回收這封郵件]
  4. 按一下 [刪除這封未閱讀郵件]

 附註   如果您要傳送郵件給許多人員,可以考慮清除 [回報從各收件者回收是否成功] 核取方塊。

[回收這封郵件] 對話方塊

圖說文字 1 選取是否要刪除郵件或要刪除和取代郵件。
圖說文字 2 選取核取方塊以接收回收已成功的確認。

我的回收會成功嗎?

回收成功與否取決於收件者的 Outlook 設定。下列四個案例說明各種情況會發生的結果,並包括一個額外的案例,說明關於回收傳送到 Microsoft Exchange Server 公用資料夾的郵件。

動作 結果

您傳送電子郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,已選取 [追蹤選項][當有邀請或回覆來到時自動處理]

收件者的 [收件匣] 中會收到原始郵件與回收郵件。

假設原始郵件尚未被讀取,則會刪除原始郵件,並會通知收件者關於寄件者已從他或她的信箱刪除郵件。

 附註   如果原始郵件已標示為已讀取 (在 [讀取窗格] 檢視並不構成此案例中的讀取),當處理回收郵件時,會通知收件者關於寄件者想刪除該郵件,但是該郵件仍在收件者的 Outlook 資料夾中。

您傳送電子郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,沒有選取 [追蹤選項][當有邀請或回覆來到時自動處理]

收件者的 [收件匣] 中會收到原始郵件與回收郵件。

在收件者的電腦上,會發生下列其中一種情形:

  • 如果收件者先開啟回收郵件,則會刪除原始郵件,並會通知收件者關於寄件者已從他或她的信箱刪除郵件。
  • 如果收件者先開啟原始郵件,則回收失敗,可以閱讀舊與新的郵件。

 附註   如果原始郵件已標示為已讀取 (在 [讀取窗格] 檢視並不構成此案例中的讀取),當處理回收郵件時,會通知收件者關於寄件者想刪除該郵件,但是該郵件仍在收件者的 Outlook 資料夾中。

您傳送電子郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦中,原始郵件依照規則或是被收件者移至另一資料夾,而回收郵件仍然在 [收件匣] 中 (或是它已移至另一個資料夾)。

只要回收郵件與原始郵件在不同的資料夾中,收件者就會收到一封郵件說明回收嘗試失敗。不論 Outlook 的設定與郵件的讀取狀態為何,都會產生這種情況。

收件者可以閱讀原始郵件與新郵件。

 附註   如果收件者已閱讀原始郵件,並將它標示為未讀取,Outlook 會將它視為從未被讀取過,並成功地回收它。

您傳送電子郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,這兩封郵件不論是依規則或是被收件者移到相同的資料夾。行為結果類似未設定 Outlook 自動處理郵件時的情況。

在收件者的電腦上,會發生下列其中一種情形:

  • 如果收件者先開啟回收郵件,則會刪除原始郵件,並會通知收件者關於寄件者已從他或她的信箱刪除郵件。
  • 如果收件者先開啟原始郵件,則回收失敗,可以閱讀舊與新的郵件。

 附註   如果收件者已閱讀原始郵件,並將它標示為未讀取,Outlook 會將它視為從未被讀取過,並成功地回收它。

您傳送電子郵件給公用資料夾。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

會發生下列其中一種狀況:

  • 如果收件者閱讀已建立的回收郵件,並擁有公用資料夾所有項目的讀取權限,而且尚未閱讀原始郵件,則回收會成功,只會剩下新郵件。而寄件者會收到表示回收已成功的郵件。
  • 如果收件者已將原始郵件標示為已讀取,會通知他或她回收已失敗,而且只會刪除回收郵件。

如果擁有其他公用資料夾權限的使用者開啟回收郵件,則回收會失敗,而使用者會收到一封郵件說明回收已失敗。舊與新的郵件仍然會在公用資料夾中。

 附註 

  • 如果收件者已閱讀原始郵件,並將它標示為未讀取,Outlook 會將它視為從未被讀取過,並成功地回收它。
  • 在公用資料夾中是讀者的權限,而非寄件者的權限,可以決定回收的成功或失敗。
 
 
適用:
Outlook 2003